合同管理工作流程梳理

《合同管理暂行办法》

修订的基本情况（三稿）

2018年，我们对学校《合同管理办法》进行了修订，并于2018年11月16日以庆师发〔2018〕47号文件形式下发。此次修订主要是因为两点：一是针对学校审计检查工作中发现的合同问题，如闭环管理不到位，责任不明确，监督不全面等，需要从制度上来规避和解决这些问题；二是随着社会经济的发展，学校的经营管理也发展诸多变化，原有的合同管理办法已不能满足现在的内外部形势需要，特别是学校正处于转制的关键时期，合同管理工作也要做相应的调整和改变。为了加强合同制度建设，提高管理，明确权责，合同管理办法需要进行修订完善。

在修订过程中，我们主要借鉴学习油田公司、省内其它高校在合同管理方面好的经验和作法，同时结合学校合同工作实际，深入查找工作中存在的问题，全面研究原《合同管理办法》中的薄弱环节，不断总结修改，最终完成了《合同管理办法》的修订，从而极大的提升了我校合同管理工作水平。

修订后的《合同管理办法》在合同签订、合同审批、合同付款、合同验收等关键环节均做了较大调整，全面界定了

各个部门应担负的责任，更加突出“管业务必须管合规”原则，使内容更加全面、科学、具体，更加符合工作实际，有利于提高合同管理工作的规范性。

在修订内容上，从原来的5章25条修订为现在的10章38条，内容更加充实全面，规定更加科学合理，更符合工作规范流程。也对原办法中语言叙述不准确不规范的条款进行了修订，对不符合实际工作的规定进行了删减，使新规定能够更加符合现实要求，可行性强，规定清晰、全面。

一是将原办法中仅规定了合同综合部门和承办部门的职责调整为综合部门、归口部门、承办部门、财务部门和法律部门五部分，明确各个岗位及环节的工作内容及应履行的职责，使得权责规定清晰明了，权限界定科学合理。

二是对“合同选商谈判”到“合同终止”整个过程进行了细化和补充，重新梳理了合同签订、合同审批、合同履行等关键点的工作规范和要求，明确了各职能部门的审查审批职责内容，进一步加强了合同审查的力度，提升了闭环管理水平以及防范潜在风险的能力。

三是新增了合同验收和合同付款的规定。对各个部门应履行的督促、检查、验收和付款的责任都提出了具体要求，目的是为了加强对合同履行的过程监督，保证资金支出能够得到全面审查和监管，保障学校利益。

四是新增了合同检查与合同监督的条款。对合同相关部

门在合同工作检查、审计和监督应履行的工作内容做了全面规定。目的是为了能够及时发现问题并整改，加强失责失职问题的责任追究与处罚。

合同工作流程解读（三稿）合同工作对于学校的合法合规运行十分重要，涉及到学校的教学、科研、法律和稳定等方方面面。一旦发生疏忽，就可能给学校造成经济利益损失，影响学校的健康发展，引起不必要的法律纠纷，甚至导致学校名誉受损。为此，我们学校各个单位部门必须要严肃对待合同工作，熟悉掌握《管理办法》，了解合同工作流程，学习相关知识，共同努力提高学校合同管理水平。下面我们将依据新《办法》的规定，结合学校工作实际，将日常合同流程及应该注意的问题说明如下。

（一）合同立项

1.签订条件：《办法》在第一章第四条中规定了必须签订合同的几种情形。在工作中，要避免发生应签订但未不签订或不及时签订的情况发生。大家要认识到合同不但约束对方，规定对方承担的责任与义务，更重要是保护自己。合同一旦签订，那么保护我们的就是法律。若对方违反合同约定，我们就可以依靠法律手段来维护学校权益。

需要签订合同的情形有：

(一)单项金额在5万元及以上的项目。项目类别包括但不限于购置设备、采购物资、购买服务、建设工程、装饰维修、出租租赁等；

(二)与国（境）外的自然人、法人或其他组织签订合同；

(三)对外合伙、合作、联营、投资、收购合同；

(四)融资、贷款、借款合同；

(五)资产抵押、质押、出售、租赁、置换、转让合同；

(六)涉及知识产权及商业秘密的合同；

(七)由学校党委会或校长办公会批准的其他重大合同。

其中第一条，发生金额在5万元以上的项目都应该签订合同，是大家在工作中最常见的情况，一定要注意。

2.合同承办单位因工作计划和实际需要，需对外购置设备、采购物资、购买服务、建设工程、装饰维修、出租租赁等，达到了必须合同签订条件的，应提前30天将有关情况以书面的形式做详细说明，上报给业务主管部门、财务处、党政办公室和主管校领导审批。合同承办单位的主要负责人在上报之前，要对本单位的合同立项工作做好把关。指定专人作为业务人员，开展具体合同工作。

在书写说明时，要注意写清楚几项：拟签订合同的目的、预算金额、资金来源（是否落实）、资金使用计划等。说明上要有单位负责人签字。

在这里，要注意的是：为了避免发生事后合同，合同立项须在合同签订之前。在没有签订合同，就已开始使用对方企业提供的产品、服务、建设工程项目或将学校相关房屋设备转让给对方使用等，这样的情况是不允许的，不符合合同管理规定。因为没有合同约束，对方很容易违反我校提出的各项要求，将我校陷入被动的境地，引起不必要的纠纷矛盾。事后合同是上级单位合同检查、考核的重点，必须予以高度

重视。合同管理部门也要严格审查，严格考核，发现此类问题，要拒绝办理合同。

3.业务主管部门、财务处和党政办公室在收到合同承办单位的合同立项申请之后，要在2个工作日内对申请做出明确回复，签字表示通过，不签字要说明原因或存在的问题。业务主管部门要从立项的必要性、可行性方面做出审核。财务处要审核资金来源，资金使用计划。党政办公室主要从是否符合合同管理规定的角度对合同做综合审查。

（二）合同选商

合同立项经批准后，合同承办单位要将签订需求报给国有资产管理处。由其开展邀请或竞争性谈判、招标工作等，组织谈判工作，确定合作企业。

2.按照《办法》第三章合同谈判中的规定，由国有资产管理处负责组织竞争性谈判、邀请谈判或招标工作。负责组织谈判小组，就合同内容（价款、产品服务、质量、承诺保证、违约责任等方面）和合同履行后可能发生的各类问题，与对方企业和个人进行充分协商，确定合作意向。对于影响重大、专业性强或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判协商内容要形成会议记录，作为合同签订的凭证，做好留存和保管。

2.党政办公室、法律顾问一同参与谈判工作中。党政办