会计档案归档范围及归档要求

会计档案归档范围及要求

会计档案归档范围主要包括四个方面

（一）会计凭证主要指原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，银行存款余额调节表。（二）会计帐簿主要指现金银行存款日记账，明细账，总账，固定资产卡片，辅助账簿及外事的会计账簿。

（三）财务报表主要指财

务指标快报，月、季会计报表，年度会计报表及文字说明，职工开支花名表。（四）其他会计文件材料主要指会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行对账单及其他应当保存的会计专业资料。

一、组卷

（一）会计凭证的组卷

手工会计凭证及纸质电算化凭证的组卷均按如下步骤进行：

1、排序检查。凭证在记账、汇总、审核等传递过程中可能产生颠倒凭证号、缺少凭证等情况。因此，在凭证整理前应将凭证按日期、编号排列，检查各顺序号的凭证是否齐全或颠倒、附件是否漏缺。缺少凭证或附件要找回；凭证颠倒要重新排列；破损票据应修补，残缺处如有重要内容，应查清补齐或在空白处说明，并签章；虚线连接的票据，应裁开；检查中发现的重要情况应另纸说明作附件放在该凭证之后。

2、拆金属物。订书钉、大头针、回形针等金属易发生氧化，影响会计凭证的保管，应拆除。

3、折叠接边。一般来讲，原始凭证应比记账凭证略小，原始凭证要折叠整齐，最好能翻过上一号的记账凭证，就能看到下一号记账凭证的上边和右边。

（1）大幅面票据的折叠。对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，一般采取先自右向后，再自下向后再次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅如果装订线内有文字，可采取接边或抄移的方法。此外，由于原始凭证大于记账凭证时需折叠，小于记账凭证时则贴在记账凭证背面的中间，这样整个凭证就显得整齐了。

（2）中等幅面票据的接边及装订。对于纸张面积略小于记帐凭证的原始凭证，可采取两种方法，一是直接装订法，即先用回形针或大头针将原始凭证别在记账凭证后面，待装订整本凭证后，抽去回形针或大头针；二是对原始凭证接边法，即用大小适当的毛边纸，将其用粘胶剂贴在原始凭证上，然后再对整本凭证装订。（3）小幅面票据的粘贴。对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先将原始凭证按一定类别排列，再将其贴在一张比记账凭证略小的白纸或粘贴单上。如果是板状票证（如以前的火车票），可以将票面票底轻轻撕开，丢弃厚纸板，粘贴薄票面。

（4）数量特别多的票据的处理。有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，如人数特别多的职工工资单、社保所等单位收费、收款收据等，这类凭证可单独装订，但应在记账凭证上注明保管地点或编号。

4、案卷组合。会计凭证按记帐凭证（后附原始凭证）的顺序（即凭证分类后的时间顺序），根据凭证数量的多少组合为若干卷（本），按照多则分、少则合的案卷组合方法（一般每卷1.5至2.5厘米为宜），按日、旬、月组合成若干卷。

5、装订。

（1）装订的部位和方式。装订的部位一般在凭证的左上角，有的地方规定在左

侧装订。装订的方式有两孔一线和三孔一线装订法。在侧面装订的一般用三孔一线装订法，在左上角装订的一般用两孔一线装订法。

（2）装订的方法。①左上角装订法。要求每本凭证的左、上侧对齐，左上角的两条边要直，无毛边，呈直角。其一是有凭证封面的凭证装订法。在左上角部位用手电钻等打孔工具钻开两个针孔，在针孔中穿线后衽两孔一线打结。装订凭证应使用棉线，结扣应是活的，结头在凭证背面，棉线在凭证过去封皮的里面。其二是无凭证封面的凭证装订法。首先用牛皮纸包住凭证的左上角；然后在牛皮纸上打两个针孔，穿线后实行两孔一线打活结；最后由装订人在牛皮纸上盖章。②左侧装订法。将一本凭证的左侧、下侧对齐后，用钢夹等工具固定这本凭证后，在凭证的左侧钻开三个等距孔，穿线后实行三孔一线打活结，再贴上凭证封面。

6、封面填写。凭证外面一般要有封面，封面纸用牛皮纸印制，封面规格略大于所附记帐凭证。每本封面上填写好立档单位、凭证名称、起止日期、册数、记帐凭证号、财会主管（签章）、经办会计（签章）、保管期限等项目。需永久保存的会计凭证应在案卷备考表、案卷封面空白处，注明凭证编号、内容摘要，以防会计档案鉴定销毁时将其销毁。

（二）会计账簿的组卷

同一会计年度内会计账簿按账簿种类组卷，一般一本账为一卷，同时应针对账簿的不同情况作如下处理：

1、填表检查。

（1）填表。在账簿启用及整本账簿记完后，应填写“账簿启用表”及“经管账簿人员一览表”。账簿启用表设置在账簿或账夹的封里，其栏目主要有：账簿名称、账簿编号、账簿册数、第几册、启用日期、账簿页数、主管签章、会计主管签章、接管日期、接管人签章、会计主管签章等。

（2）检查核对账表。按账簿启用表的有关记载核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续。

（3）检查排列顺序。正确的排列顺序为：账簿封面、账簿启用表、经管账簿人员一览表、账户目录、账页、封底。

在对账簿填表检查完后，根据账簿是活页账簿还是固定账簿的情况分别进行组卷。

2、活页账簿组卷的要求。

对会计电算化打印出的账簿与手工材料明细账、内部往来账、固定资产分户账等活页账簿，应针对不同情况进行如下处理：

（1）手工活页账簿应去除空白页、撤掉账夹等固定物品，保留有内容的账页，将其账页数填写齐全。纸质账簿应用牛皮纸做封面和封底，将其装订成册。装订的会计账簿应牢固、平整，不得有错页、掉页、空白纸及折角、缺角等情况。（2）把同类业务的账页装订在一起。多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活账等不得混装。

（3）填写封面。在账簿封面上填写账目的种类，会计主管人员和装订人（经办人）签章。

3、固定账簿的组卷要求。

手工的现金日记账、银行日记账等常作固定账。固定账不拆去空白页，但一般在记录账页的最末一行的上下分别划一条红线，以示结束。此外，还应在会计档案案卷备考表中详细注明已使用账页的页数和空白页数。

会计业务量小的单位，账簿可以不贴口取纸；会计业务量大的单位，账簿上应贴