第5章 数据排序 筛选与分类汇总
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1）选择需要修改记录的数据清单中的任一单元格。 2）选择【数据】→【记录单】命令，打开记录单对话框。 3）拖动对话框中间的滚动条定位到需要修改的记录。 4）对需修改的记录进行修改后，按【Enter】键更新记录并可 移到下一条记录继续进行修改。
5.1 数据清单
3）删除记录 1）选择需要删除记录的数据清单中的任一单元格。 2）选择【数据】→【记录单】命令，打开记录单对话 框， 在定位到要删除的记录后单击 按钮。 3）在打开的提示对话框中单击 按钮即可删除该记 录，并自动移到下一条记录。 4）查找记录 1）选择需要查找记录的数据清单中的任一单元格。 2）选择【数据】→【记录单】命令，打开记录单对话框。 3）单击 按钮，在打开对话框的文本框中输入搜索 的关键字。 4）按【Enter】键将快速显示查找到的记录。
5.2 数据的排序
利用Excel数据排序的功能可以使工作表中的数 据按照需要的顺序或规律进行排列，这样可使排序 后的数据一目了然，便于对数据进行编辑、分析。 排序的工具按钮位于【数据】选项卡，如下图 所示。在【排序和筛选】组中包括【升序】按钮、 【降序】按钮和【排序】按钮，分别用于实现简单 或复杂的数据排序。
5.1 数据清单
1）添加记录
在原有记录的基础上添加一条记录： 1）选择需要向其中添加记录的数据清单中的任一单元格。 2）选择【数据】→【记录单】命令，打开记录单对话框。 3）单击 按钮，打开新建记录单对话框。 4）依次在对话框的文本框中输入新记录的内容，按【Enter】 键便完成添加记录的操作。
2）修改记录
5.2 Hale Waihona Puke Baidu据的排序
数据排序中出现的问题：
将EXCEL表格按某一列排序时，总是出现“此操作要求 合并单元格都具有相同大小”。 解决方法：选中所有单元格，点右键选择设置单元格格 式，在对齐菜单下将合并单元格前方框里的勾去掉即可。
5.2 数据的排序
数据的高级（复杂）排序是指按照多个条件对数据清单 进行排序，这是针对简单排序后仍有相同数据的情况进行的 一种排序方式。在Excel 2007中允许对不超过64列的数据进 行排序，即最多有64个关键字。 例如，在“期末成绩表”中，按“总分”降序排序，其中三 个学生的总分是相同的，如下图所示。
5.3 数据的筛选
“高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操 作，其筛选的结果可显示在源数据表格中，不符 合条件的记录被隐藏起来；也可以在新的位置显 示筛选结果，源数据表格会保留在原来的位置。 在新的位置显示筛选结果时，选择显示结果 的区域列数必须和选择的源列表区域列数一致， 否则会报“提取区域的字段名丢失或非法 ”。 在另一张工作表中显示筛选结果时，要先在 该工作表中设定好显示区域，再回到源工作表中 去选择列表区域，条件区域 ，否则会报“只能复 制筛选过的数据到活动工作表”。
5.4 数据的分类汇总
数据的分类汇总就是选取数据清单中的一部分，按照 某种分类方式进行汇总并将汇总（统计）结果显示出来的 操作。 分类汇总对数据表中指定的字段进行分类，然后统计 同一类记录的有关信息。统计的项目由用户设置，可以统 计同一类记录的条数，也可以对某些数值段求和 求平均值 和极值等。 进行分类汇总前，必须对数据清单排序，且排序的关 键字与分类汇总的关键字必须一致。如排序的关键字是 “职称”，则分类汇总的关键字也必须是“职称”。
5.3 数据的筛选
如果用户利用自动筛选的功能，选出各科成绩高于80分 的学生，操作步骤会比较麻烦。这时，可以使用高级筛选。 使用高级筛选之前，要先建立一个条件区域。条件区域用来 指定筛选的数据必须满足的条件。条件区域的首行输入字段 名，第二行输入筛选条件，如下图所示。
5.3 数据的筛选
（1）建立条件区域。 （2）切换到【数据】选项卡中，在【排序和筛选】组中选择 【高级】命令，弹出【高级筛选】对话框。 （3）在对话框中分别选择【列表区域】和【条件区域】， 【列表区域】指包括字段名在内的数据区域，【条件区域】 指包括字段名和筛选条件的数据区域，如图所示。 （ 4 ）回到【高级筛选】对话框，单击【确定】按钮。高级筛 选后出结果。
5.4 数据的分类汇总
假设上例进行了男女的分类汇总之后，还要按年龄的层 次进行分类汇总，那么此时需要使用到嵌套分类汇总。嵌套 分类汇总，就是在第一次分类汇总的基础上再次进行分类汇 总，在第二次分类汇总的时候保持原有的分类汇总结果。 （1）在完成上次的分类汇总之后，单击数据区域中的任意单 元格。 （2）切换到【数据】选项卡中，在【分级显示】组中选择 【分类汇总】命令，将弹出【分类汇总】对话框。这里，根 据题目要求，【分类字段】应选择“年龄”，【汇总方式】 选择“求平均值”，【选定汇总项】选择“总分”，并且取 消对【替换当前分类汇总】复选框的勾选。
5.5 思考与练习
3.将实践教学任务表中名称为经管的工作表
进行分类汇总，达到汇总每个班级该学期上 机课时和实验课时的总数的目的。 关键字是班级名称，汇总方式是求和，汇总 项是实验课时和上机课时。
5.4 数据的分类汇总
嵌套分类汇总字段选择
（3）单击【确定】按钮。分类汇总后的结果显示。
5.5 思考与练习
操作题
1.将实践教学任务表中名称为经管的工作表进行复 杂排序，第一关键字是班级名称(升序)，第二关键 字是班级人数(升序) 。 2.将实践教学任务表中名称为信息的工作表按班级 不是计算机，实验课时大于8，进行复杂筛选。 3.将实践教学任务表中名称为信息的工作表进行分 类汇总，达到汇总每个班级该学期上机课时和实验 课时的总和的目的。
若规定当“总分”相同时以“英语”成绩高低决定排序，当 “总分”和“英语”成绩都相同时，以“数学”成绩高低决 定排序。
5.2 数据的排序
5.3 数据的筛选
使用Excel的数据筛选功能，可以将不符合设置条件的记 录暂时隐藏起来，只显示符合条件的记录，使用户在数据量 大的工作表中快速查找到所需记录子集，对筛选后的子集进 行复制、查找、编辑、设置格式、制作图表等各种操作。 当只需要进行简单快速的筛选操作时，可使用自动筛选功 能。如筛选出“学生成绩总和”表中数学成绩为100的记录， 其具体操作如下： 1）选择需进行筛选的工作表中的任一单元格。 2）选择【数据】→【筛选】→【自动筛选】命令，此时数 据清单中各字段名称的右侧均出现 按钮（列筛选器）。 3）单击【数学】字段名右侧的列筛选器 按钮，在弹出的下 拉列表中选择【100】选项,即完成筛选。对参与筛选的字 段，其名称旁边的列筛选器将变为蓝色。
第5章 数据排序 筛选与分类汇总
Excel 2007拥有强大的排序、检索和汇总 等数据管理方面的功能。 Excel 2007不仅能够 通过记录单来增加、删除和移动数据，而且能 对数据清单进行排序、筛选和汇总的操作。
第5章 数据排序 筛选与分类汇总
本章章节内容安排如下：
5.1 数据清单
5.2 数据的排序
5.3 数据的筛选 5.4 数据的分类汇总
5.1 数据清单
数据清单是指包含一组相关数据的一系列数据 行的集合。 Excel 2007在对数据清单进行管理时， 把数据清单看作是一个数据库，数据清单中的行 相当于数据库中的记录，行标题相当于记录名， 列标题相当于数据库中的字段名。 运用表格中的数据清单可以方便地在数据库中 对记录进行各种操作，如添加记录、修改记录和 删除记录等，还可快速查找满足设定条件的记录。
5.2 数据的排序
如果只以单独某列作为排序依据，可以进行简单的数据 排序。 （1）选择要进行排序的数据区域。 （2）如果要按升序排序，则切换到【数据】选项卡中，在 【排序和筛选】组中单击【升序】按钮。这样，所选中的数 据值就会按由小到大的顺序排列，与数值相关的数据记录也 会相应发生变动。 （3）如果要按降序排序，则切换到【数据】选项卡中，在 【排序和筛选】组中单击【降序】按钮。这样，所选中的数 据值就会按由大到小的顺序排列，与数值相关的数据记录也 会相应发生变动。 如果排序的数值是字母，则是按字母的先后顺序来排序； 如果排序的数值是汉字，则按首汉字汉语拼音的首字母来排 序。
5.4 数据的分类汇总
例如，用“期末成绩表”为例，要算出班上的男生 和女生总分的平均值，并对其做比较，使用分类汇 总的操作步骤如下所述。
（1）选中“期末成绩表”中的“性别”列，切换到【数据】 选项卡，单击【升序】或【降序】按钮，排序后的结果如下 图所示。
按“性别”排序
5.4 数据的分类汇总
（2）单击数据区域中的任意单元格。 （3）切换到【数据】选项卡中，在【分级显示】组中选择 【分类汇总】命令，将弹出【分类汇总】对话框。 （4）在【分类汇总】对话框中分别有【分类字段】、【汇总 方式】和【选定汇总项】三个主要选择项。这里，根据题目 要求，【分类字段】应选择“性别”，【汇总方式】选择 “求平均值”，【选定汇总项】选择“总分”。 （5）单击【确定】按钮。显示分类汇总后的结果。 当不需要分类汇总的表格时，可以进行清除： 1）在含有分类汇总的数据清单中选择任意单元格。 2）选择【数据】→【分类汇总】命令，打开【分类汇总】 对话框。 3）单击 按钮便可清除分类汇总。
5.3 数据的筛选
当要进行较为复杂的筛选时，可使用自动筛选中的自定 义筛选功能。如要筛选出计算机成绩低于90分的记录，其具 体操作如下： 1）选择需要筛选的工作表中的任一单元格。 2）选择【数据】→【筛选】→【自动筛选】命令，单击 【计算机】右侧的 按钮，在下拉列表中选择【自定义】 选项，打开【自定义自动筛选方式】对话框。 3）在【计算机】栏下的第一个下拉列表框中选择【小于】 选项，在其后的下拉列表框中输入【90】。若还需设置 其他筛选条件，可选中 或 单选按钮，再以同 样的方法在下拉列表框中设置另外的筛选条件。 4）单击 按钮后便只显示符合筛选条件的记录。
5.1 数据清单
3）删除记录 1）选择需要删除记录的数据清单中的任一单元格。 2）选择【数据】→【记录单】命令，打开记录单对话 框， 在定位到要删除的记录后单击 按钮。 3）在打开的提示对话框中单击 按钮即可删除该记 录，并自动移到下一条记录。 4）查找记录 1）选择需要查找记录的数据清单中的任一单元格。 2）选择【数据】→【记录单】命令，打开记录单对话框。 3）单击 按钮，在打开对话框的文本框中输入搜索 的关键字。 4）按【Enter】键将快速显示查找到的记录。
5.2 数据的排序
利用Excel数据排序的功能可以使工作表中的数 据按照需要的顺序或规律进行排列，这样可使排序 后的数据一目了然，便于对数据进行编辑、分析。 排序的工具按钮位于【数据】选项卡，如下图 所示。在【排序和筛选】组中包括【升序】按钮、 【降序】按钮和【排序】按钮，分别用于实现简单 或复杂的数据排序。
5.1 数据清单
1）添加记录
在原有记录的基础上添加一条记录： 1）选择需要向其中添加记录的数据清单中的任一单元格。 2）选择【数据】→【记录单】命令，打开记录单对话框。 3）单击 按钮，打开新建记录单对话框。 4）依次在对话框的文本框中输入新记录的内容，按【Enter】 键便完成添加记录的操作。
2）修改记录
5.2 Hale Waihona Puke Baidu据的排序
数据排序中出现的问题：
将EXCEL表格按某一列排序时，总是出现“此操作要求 合并单元格都具有相同大小”。 解决方法：选中所有单元格，点右键选择设置单元格格 式，在对齐菜单下将合并单元格前方框里的勾去掉即可。
5.2 数据的排序
数据的高级（复杂）排序是指按照多个条件对数据清单 进行排序，这是针对简单排序后仍有相同数据的情况进行的 一种排序方式。在Excel 2007中允许对不超过64列的数据进 行排序，即最多有64个关键字。 例如，在“期末成绩表”中，按“总分”降序排序，其中三 个学生的总分是相同的，如下图所示。
5.3 数据的筛选
“高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操 作，其筛选的结果可显示在源数据表格中，不符 合条件的记录被隐藏起来；也可以在新的位置显 示筛选结果，源数据表格会保留在原来的位置。 在新的位置显示筛选结果时，选择显示结果 的区域列数必须和选择的源列表区域列数一致， 否则会报“提取区域的字段名丢失或非法 ”。 在另一张工作表中显示筛选结果时，要先在 该工作表中设定好显示区域，再回到源工作表中 去选择列表区域，条件区域 ，否则会报“只能复 制筛选过的数据到活动工作表”。
5.4 数据的分类汇总
数据的分类汇总就是选取数据清单中的一部分，按照 某种分类方式进行汇总并将汇总（统计）结果显示出来的 操作。 分类汇总对数据表中指定的字段进行分类，然后统计 同一类记录的有关信息。统计的项目由用户设置，可以统 计同一类记录的条数，也可以对某些数值段求和 求平均值 和极值等。 进行分类汇总前，必须对数据清单排序，且排序的关 键字与分类汇总的关键字必须一致。如排序的关键字是 “职称”，则分类汇总的关键字也必须是“职称”。
5.3 数据的筛选
如果用户利用自动筛选的功能，选出各科成绩高于80分 的学生，操作步骤会比较麻烦。这时，可以使用高级筛选。 使用高级筛选之前，要先建立一个条件区域。条件区域用来 指定筛选的数据必须满足的条件。条件区域的首行输入字段 名，第二行输入筛选条件，如下图所示。
5.3 数据的筛选
（1）建立条件区域。 （2）切换到【数据】选项卡中，在【排序和筛选】组中选择 【高级】命令，弹出【高级筛选】对话框。 （3）在对话框中分别选择【列表区域】和【条件区域】， 【列表区域】指包括字段名在内的数据区域，【条件区域】 指包括字段名和筛选条件的数据区域，如图所示。 （ 4 ）回到【高级筛选】对话框，单击【确定】按钮。高级筛 选后出结果。
5.4 数据的分类汇总
假设上例进行了男女的分类汇总之后，还要按年龄的层 次进行分类汇总，那么此时需要使用到嵌套分类汇总。嵌套 分类汇总，就是在第一次分类汇总的基础上再次进行分类汇 总，在第二次分类汇总的时候保持原有的分类汇总结果。 （1）在完成上次的分类汇总之后，单击数据区域中的任意单 元格。 （2）切换到【数据】选项卡中，在【分级显示】组中选择 【分类汇总】命令，将弹出【分类汇总】对话框。这里，根 据题目要求，【分类字段】应选择“年龄”，【汇总方式】 选择“求平均值”，【选定汇总项】选择“总分”，并且取 消对【替换当前分类汇总】复选框的勾选。
5.5 思考与练习
3.将实践教学任务表中名称为经管的工作表
进行分类汇总，达到汇总每个班级该学期上 机课时和实验课时的总数的目的。 关键字是班级名称，汇总方式是求和，汇总 项是实验课时和上机课时。
5.4 数据的分类汇总
嵌套分类汇总字段选择
（3）单击【确定】按钮。分类汇总后的结果显示。
5.5 思考与练习
操作题
1.将实践教学任务表中名称为经管的工作表进行复 杂排序，第一关键字是班级名称(升序)，第二关键 字是班级人数(升序) 。 2.将实践教学任务表中名称为信息的工作表按班级 不是计算机，实验课时大于8，进行复杂筛选。 3.将实践教学任务表中名称为信息的工作表进行分 类汇总，达到汇总每个班级该学期上机课时和实验 课时的总和的目的。
若规定当“总分”相同时以“英语”成绩高低决定排序，当 “总分”和“英语”成绩都相同时，以“数学”成绩高低决 定排序。
5.2 数据的排序
5.3 数据的筛选
使用Excel的数据筛选功能，可以将不符合设置条件的记 录暂时隐藏起来，只显示符合条件的记录，使用户在数据量 大的工作表中快速查找到所需记录子集，对筛选后的子集进 行复制、查找、编辑、设置格式、制作图表等各种操作。 当只需要进行简单快速的筛选操作时，可使用自动筛选功 能。如筛选出“学生成绩总和”表中数学成绩为100的记录， 其具体操作如下： 1）选择需进行筛选的工作表中的任一单元格。 2）选择【数据】→【筛选】→【自动筛选】命令，此时数 据清单中各字段名称的右侧均出现 按钮（列筛选器）。 3）单击【数学】字段名右侧的列筛选器 按钮，在弹出的下 拉列表中选择【100】选项,即完成筛选。对参与筛选的字 段，其名称旁边的列筛选器将变为蓝色。
第5章 数据排序 筛选与分类汇总
Excel 2007拥有强大的排序、检索和汇总 等数据管理方面的功能。 Excel 2007不仅能够 通过记录单来增加、删除和移动数据，而且能 对数据清单进行排序、筛选和汇总的操作。
第5章 数据排序 筛选与分类汇总
本章章节内容安排如下：
5.1 数据清单
5.2 数据的排序
5.3 数据的筛选 5.4 数据的分类汇总
5.1 数据清单
数据清单是指包含一组相关数据的一系列数据 行的集合。 Excel 2007在对数据清单进行管理时， 把数据清单看作是一个数据库，数据清单中的行 相当于数据库中的记录，行标题相当于记录名， 列标题相当于数据库中的字段名。 运用表格中的数据清单可以方便地在数据库中 对记录进行各种操作，如添加记录、修改记录和 删除记录等，还可快速查找满足设定条件的记录。
5.2 数据的排序
如果只以单独某列作为排序依据，可以进行简单的数据 排序。 （1）选择要进行排序的数据区域。 （2）如果要按升序排序，则切换到【数据】选项卡中，在 【排序和筛选】组中单击【升序】按钮。这样，所选中的数 据值就会按由小到大的顺序排列，与数值相关的数据记录也 会相应发生变动。 （3）如果要按降序排序，则切换到【数据】选项卡中，在 【排序和筛选】组中单击【降序】按钮。这样，所选中的数 据值就会按由大到小的顺序排列，与数值相关的数据记录也 会相应发生变动。 如果排序的数值是字母，则是按字母的先后顺序来排序； 如果排序的数值是汉字，则按首汉字汉语拼音的首字母来排 序。
5.4 数据的分类汇总
例如，用“期末成绩表”为例，要算出班上的男生 和女生总分的平均值，并对其做比较，使用分类汇 总的操作步骤如下所述。
（1）选中“期末成绩表”中的“性别”列，切换到【数据】 选项卡，单击【升序】或【降序】按钮，排序后的结果如下 图所示。
按“性别”排序
5.4 数据的分类汇总
（2）单击数据区域中的任意单元格。 （3）切换到【数据】选项卡中，在【分级显示】组中选择 【分类汇总】命令，将弹出【分类汇总】对话框。 （4）在【分类汇总】对话框中分别有【分类字段】、【汇总 方式】和【选定汇总项】三个主要选择项。这里，根据题目 要求，【分类字段】应选择“性别”，【汇总方式】选择 “求平均值”，【选定汇总项】选择“总分”。 （5）单击【确定】按钮。显示分类汇总后的结果。 当不需要分类汇总的表格时，可以进行清除： 1）在含有分类汇总的数据清单中选择任意单元格。 2）选择【数据】→【分类汇总】命令，打开【分类汇总】 对话框。 3）单击 按钮便可清除分类汇总。
5.3 数据的筛选
当要进行较为复杂的筛选时，可使用自动筛选中的自定 义筛选功能。如要筛选出计算机成绩低于90分的记录，其具 体操作如下： 1）选择需要筛选的工作表中的任一单元格。 2）选择【数据】→【筛选】→【自动筛选】命令，单击 【计算机】右侧的 按钮，在下拉列表中选择【自定义】 选项，打开【自定义自动筛选方式】对话框。 3）在【计算机】栏下的第一个下拉列表框中选择【小于】 选项，在其后的下拉列表框中输入【90】。若还需设置 其他筛选条件，可选中 或 单选按钮，再以同 样的方法在下拉列表框中设置另外的筛选条件。 4）单击 按钮后便只显示符合筛选条件的记录。