办公用品管理制度

1.目的

为规范办公用品的管理和流程，减少铺张浪费，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于粤澳中医药科技产业园开发有限公司，其下属各子公司可参考。

3.职责与权限

3.1 总体上遵循“人事行政部统筹管理，各部门协助监督”的原则。办公用品由人事行政部负责采购、验收、发放、付款和费用成本管控。

3.2 各部门指定专人负责本部门办公用品的申请、领用、统计需求及发放。

4、办公用品的分类

办公用品根据使用价值分为易耗品，低值耐用品，高值耐用品三种。

4.1 易耗品

指一般常用、消耗量大的文具。包括但不限于：各类书写笔类、胶水、透明胶、固体胶、双面胶、回形针、订书钉、笔记本，便条纸、橡皮擦、长尾夹、印台、印油等。

4.2 低值易耗品

指能使用较长一段时间的非消耗品。包括但不限于：各种文件夹、文件架、档案盒、笔筒、剪刀、订书机、计算器等。

4.3 高值耐用品

指能使用较长一段时间的非消耗品。包括但不限于裁纸机、重型订书机、重型打孔机等。

5.办公用品的管理规范

5.1办公用品

5.1.1新员工入职配发标准《办公用品新员工发放标准》（公共盘内Public文件夹内查看）。领用时需提供入职员工姓名及部门信息并经领用人签名确认。

5.1.2根据节约资源的要求，公司内部会议及各项培训一律不予配备纸、笔、本，由参会（参训）人员自备。

5.2管理规范

5.2.1人事行政部定时进行办公用品台账更新，确保账物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况。

5.2.2各部门根据公司制度配备办公用品，需遵循开源节流、降本增效原则，严格把控。

5.3.3办公用品由人事行政部统一保管，各部门严格审核把控办公用品申请及订购，每两个月按需申请领用。

6.办公用品的管理流程

6.1办公用品申请

6.1.1各部门按需申请办公用品，经人事行政部审核后方可进行订购。

6.1.2各部门于每个单月（两个月一次）的10-15日通过OA系统流程上提交《办公用品领用流程》。

6.2办公用品采购

6.1.1需求部门提交申请5-8个工作日内，由人事行政部汇总OA审批后统一向供应商下单。

6.1.2收到办公用品后由人事行政部验收并通知申请部门领用。

6.3办公用品领用

6.1.1办公用品申请优先领用库存文具，无库存情况下将订购同等质量价格低的产品。在不影响使用的前提下优先领用库存旧文具，不得以任何理由要求订购新文具。

6.1.2办公用品原则为一次领清，不得另行申请。如有特殊需求由部门申请员提前向人事行政部申请。

6.1.3如各部门发现办公文具有质量问题或不符合使用需求，请及时联系人事行政部办公用品管理员提出退换货要求，且商品包装完好，无人为损坏，由发现部门退至人事行政部办公用品管理员处。

7、办公用品存放管理

7.1 采购原则：低值易耗类办公用品可根据使用情况保持一定的库存量，对低于库存量的办公用品，在每次采购时酌情进行采购。

7.2 入库、出库情况必须详细登记在册。

按照“先入先出”的原则出库。

8、其他

8.1 领用办公文具时，办公用品管理员应要求领用人在《办公用品领用表》上做登记，且离职或调岗时必须按登记记录将相应用品转交给工作交接人或归还至行政部。

8.2 提倡环保节约，诸如笔类文具，在笔杆可用时，只换笔芯。

8.3 本制度自发布之日起施行，由人事行政部负责修订与解释。