(会议管理)时代光华课件高效会议管理技巧

时代光华课件——高效会议管理技巧

学习课程：高效会议管理技巧

单选题

1.半岛型的会议布局适用于什么样的会议？回答：正确

1. A 会议人数超过10人

2. B 全体会议

3. C 5到7人的会议

4. D 3-4人的会议

2.下面不属于权威决策优点的是：回答：正确

1. A 决策迅速高效

2. B 在急需行动的情况下最实用

3. C 在权力界限明显的地方最有效

4. D 实际支持和执行建议比较容易

3.哪种情况不需要开会？回答：正确

1. A 有些事情需要当众表扬或批评

2. B 给小组分派任务

3. C 会议成本太大

4. D 听取部门汇报工作

4.全体工作人员同意支持新的程序变动，团队制定了一套工作方针，属于哪种决策？回答：正确

1. A 少数服从多数决策

2. B 权威决策

3. C 共识决策

4. D 无异议决策

5.在沟通漏斗中，如果一个人心里想的是100%的东西，别人具体行动时，变为了：回答：正确

1. A 80%

2. B 60%

3. C 40%

4. D 20%

6.对沟通金三角理解错误的是：回答：正确

1. A 沟通金三角反映的是一种换位思考的思维模式

2. B 沟通金三角呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势

3. C 在三角形的底端，“自己”和“对方”在两边说话

4. D 在金三角的顶端，设身处地的为对方考虑

7.达成协议与解决问题一般需要经过几个步骤？回答：正确

1. A 三个

2. B 四个

3. C 五个

4. D 六个

8.下面哪一项不属于有效沟通的原则？回答：正确

1. A 有明确的沟通目标

2. B 有明确的时间约束

3. C 重视一部分细节

4. D 努力达成目标

9.对于处理突发事件的会议，开会频率应为：回答：正确

1. A 至少每月一次

2. B 至少每两月一次

3. C 随时

4. D 按需要

10.在沟通漏斗中，你心里想的是100%，真正被别人理解并消化了的是：回答：正确

1. A 80%

2. B 60%

3. C 40%

4. D 20%

11.解决冲突最理想的方式是：回答：正确

1. A 妥协型

2. B 回避型

3. C 迁就型

4. D 协作型

12.会议设施租用费、场地费等费用，属于哪种会议成本？回答：正确

1. A 会议的时间成本

2. B 会议的金钱成本

3. C 直接的会议成本

4. D 效率损失成本

13.因不及时接听重要客户的生意而损失一大笔生意，属于会议的哪种成本：回答：正确

1. A 会议的时间成本

2. B 会议的金钱成本

3. C 会议的直接成本

4. D 效率损失成本

14.以下哪一项不属于会议规范的内容？回答：正确

1. A 会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录

2. B 2小时之内的会议不需要有书面通知

3. C 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任

4. D 所有与会者都要准备在会上发言

15.如果是全体会议，会议布局应该是：回答：正确

1. A “Ｕ”字型

2. B 阶梯教室的形式

3. C 圆桌型

4. D 半岛型

第1讲当今会议面面观

【本讲重点】

会议的意义

会议的目的

会议的种类

会议的频率

会议成本的计算

会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。

会议的意义

1．会议是一个集思广益的渠道

图1-1 集思广益图

如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

2．会议显示一个组织或一个部门的存在

会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

图1-2 组织或部门与会议

3．会议是一种群体沟通的方式

开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

会议的目的

◆开展有效的沟通

会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。

◆传达资讯

通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。

◆监督员工、协调矛盾

许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

◆达成协议与解决问题

达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。

图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤

◆资源共享

利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。

◆开发创意

开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。

◆激励士气

年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。

◆巩固主管地位

经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。

会议的种类

会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。

按人数分类按开会方式分类按开会目的分类

●团体会议●一对一会议●面对面会议

●电话会议

●视频会议

●宣布人事安排、讲解政策的会议

●当众表扬或批评别人的会议

●临时处理突发事件的会议

●固定的团队会议