XX公司甲方招标代理机构管理办法-最新

xxx有限责任公司招标代理机构管理办法第一章总则第一条为加强对招标代理机构监管，全面落实“真招实招”工作要求，切实做到“放权不放责”，确保采购项目委托招标代理规范运作，制订本办法。

第二条本办法主要依据《烟草企业采购管理规定》、《烟草企业“真招实招”实施指南》和公司《采购管理程序》制定。

第三条本办法所称招标代理机构是指依法设立的具有独立法人资格，由国家有关部门批准具备从事招标代理服务资质，经公开招标进入“公司招标代理机构库”，并在其资格许可、招标人委托范围、招标代理委托合同约定的职责和权限内办理相关招标事宜的社会中介组织。

第四条本办法适用于“公司招标代理机构库”内招标代理机构的管理。

第二章管理职责第五条公司采购管理部门负责建立公司招标代理机构库，并签订《招标代理框架协议》；负责牵头组织选取公司本部委托项目的招标代理机构；负责协调招标代理机构与相关部门、单位的工作关系；负责招标代理机构的监督管理工作，根据各部门（单位）项目评价结果，对招标代理机构进行动态管理，并进行年度综合考核评价。

第六条各部门（单位）按照“谁使用、谁管理”的原则，对招标代理机构进行管理、考核评价；各单位采购管理部门牵头组织从公司招标代理机构库中选取本单位委托项目的招标代理机构；负责协调招标代理机构与本单位采购项目实施部门的工作关系；负责对招标代理机构在本单位代理项目的监督管理工作，对招标代理机构进行项目评价，参与招标代理机构的年度综合评价工作。

第七条公司及各单位采购项目实施部门负责签订《招标代理业务约定书》（附件1），协调具体项目的招标代理工作；负责牵头组织委托项目的评价，实行“一项一评”。

第八条投标保证金的管理（一）公司本部实施的采购项目由公司财务管理部统一收取、保管和按规定退还；各单位实施的采购项目由各单位财务部门统一收取、保管和按规定退还。

（二）招标代理机构负责及时填写《投标保证金交纳通知及回执单》（附件2），向采购项目实施部门反馈应交纳投标保证金信息，主要包括应交纳金额、交纳单位名称、交纳账号及开户行等信息。

（三）招标代理机构负责及时填写《投标保证金退还通知单》（附件3），向采购项目实施部门反馈应退还投标保证金信息。

（四）在项目所在地公共资源交易中心招标的项目，按所在地公共资源交易中心规定执行。

第三章招标代理机构的管理第九条公司以公开招标确定招标代理机构，原则上按工程、物资和服务三个类别组建招标代理机构库，每三年组建一次。

第十条签订《招标代理框架协议》时，应约定双方权利义务、工作要求、付费标准、考核措施、违约、索赔和争议处理等主要内容。

框架协议中的付费标准应按招标确定的《招标代理服务付费标准》确定（附件4），可结合市场实际和执行情况，参照相关政策变化进行适当调整。

第十一条公司采购管理部门应建立招标代理机构信息档案，记录招标代理机构服务期限、违规记录、考核评价、人员变动等方面信息，对招标代理机构的服务实施痕迹化管理。

第十二条在从事招标代理服务过程中，招标代理机构应做到以下要求：（一）严格遵守相关法律法规、烟草行业以及公司的制度、标准和规范，维护国家、社会公共利益和服务主体的合法权益。

（二）遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，发现相关当事人有违反国家有关法律法规的行为，应当及时向相关单位和部门如实反映情况。

（三）在投标报名阶段应重点审查与招标人存在利害关系可能影响招标公正性的法人、其他组织或者个人参加投标；单位负责人为同一人或者存在控股、管理关系的不同单位，参加同一标段投标或者未划分标段的同一招标项目投标等法律法规禁止的内容；出现上述情况的，相关投标均无效。

（四）严格保守在代理服务过程中掌握的国家秘密、商业和技术秘密，及其他依据法律法规要求或者委托合同约定应当保密的信息。

（五）具备使用河南省发改委或政府采购评标专家库的条件。

（六）代理机构提供的开标、评标场地应便于公司采购工作开展；开标、评标场地应各自独立、相对隔离，具备全程录音录像等设施。

（七）招标代理机构应成立项目组负责公司采购项目的招标代理工作。

项目组成员应具备招标采购相关的技术、经济、管理和法律政策等专业知识，以及综合运用专业知识分析和解决招标采购实际问题的能力，能够满足公司对招标采购过程管理的需要。

项目组成立后原则上不得更换项目组成员，确需更换的，应提前向公司采购管理部门备案。

（八）积极协助招标人依法、妥善处理从资格预审申请人、投标人或者其他利害关系人提出的异议、投诉等问题。

第十三条招标代理机构发生下列情况之一的，须在政府资格管理部门办理相关手续后30日内以书面形式到公司采购管理部门登记备案。

（一）分立或者合并，相关经营业务变更的情况。

（二）变更单位名称、法定代表人、项目负责人、项目组成员、经营地点的情况。

（三）宣布机构解散、破产或者其它原因终止业务，办理注销手续的情况。

（四）主管部门对招标代理机构评价和资格年审情况。

第十四条在项目代理过程中，招标代理机构不得存在以下行为：（一）隐瞒发现的问题或者与有关单位、个人串通舞弊的。

（二）利用受托工作之便获取不正当利益的。

（三）将受托成果用于与受托事项无关目的的。

（四）违反保密纪律或回避规定的。

（五）拒绝接受指导和监督的。

（六）不履行框架协议规定义务的。

（七）资格信息发生变更不按规定备案的。

（八）擅自修改评标结果及相关记录，弄虚作假，误导招标人确定中标结果的。

（九）对异议、投诉不能及时给予解决，造成不良影响的。

（十）违反烟草行业、公司招标采购管理规定的。

（十一）因违法违纪，受到相关政府监管部门、行业主管部门通报、暂停业务等处罚的。

第四章招标代理机构的选取和使用第十五条招标代理机构的选取原则上按照类别和轮次随机抽取，抽取轮次在公司本部及各单位内循环进行，所有招标代理机构均被抽中一次后，重新开始下一轮抽取；某一类别代理机构有多家被暂停业务等特殊情况下，可跨类别抽取代理机构。

方式如下：（一）采购项目实施部门按照采购管理相关规定填写《招标代理机构选择审请表》。

（二）采购管理部门通知监督人员到场监督。

（三）通过采购管理信息系统随机抽取招标代理机构。

（四）参与抽取的人员共同签字确认并留存记录。

第十六条招标代理机构确定后，采购项目实施部门应与招标代理机构签订《招标代理业务约定书》，重点约定项目完成时间、服务人员、开评标地点、代理服务费计算基数、归档资料移交等主要内容。

第十七条招标代理工作结束时，招标代理机构应按照框架协议约定的付费标准，填写《招标代理服务费用确认单》（附件5），并由招标代理机构、采购项目实施部门（单位）、采购管理部门共同确认签字盖章。

第五章招标代理机构的评价第十八条招标代理机构的评价分为项目评价和年度评价。

项目评价是指对招标代理机构组织单个项目的过程评价；年度评价是指对招标代理机构年度内代理项目的总体评价。

第十九条项目评价项目评价由采购项目实施部门会同相关部门有关人员，按照公司《招标代理项目评价表》(附件6，以下简称《评价表》）的内容，采取“一项一评”方式进行。

（一）每一项目评价满分100分，80分（含）以上为合格，80分（不含）以下为不合格。

（二）公司本部采购项目实施部门应在《中标通知书》下达后15个工作日内填写《评价表》，直接报公司采购管理部门，必要时注明扣分原因。

各单位采购项目实施部门应在《中标通知书》下达后15个工作日内填写《评价表》并报本单位采购管理部门；各单位采购管理部门3个工作日内报公司采购管理部门，必要时注明扣分原因。

（三）项目考评应严肃认真、实事求是，通过评价引导招标代理机构提升工作质量和服务水平，严禁出现“走过场”、打“人情分”、“关系分”等现象，严禁擅自将项目评价结果透露给招标代理机构相关人员。

（四）严禁招标代理机构人员参与、干涉项目评价工作。

第二十条年度评价（一）年度评价由公司采购管理部门统一组织，以相关部门（单位）项目评价平均得分为基础，结合公司采购管理部门对招标代理机构日常管理情况进行评价。

年度评价满分为100分，其中项目评价占90%，公司采购管理部门组织的评价占10%。

（二）公司采购管理部门的评价，根据年度内对招标代理机构日常管理情况，由公司采购管理部门组织法改、财务、审计、规范等部门相关人员进行评价。

年度整体代理服务工作优秀9-10分，良好6-8分，一般3-5分，差0-2分。

（三）评价得分汇总某招标代理机构代理项目平均得分=Σ所有项目评价得分/总项目数。

某招标代理机构年度评价得分=代理项目平均得分*90%+公司采购管理部门评价得分。

第六章评价结果运用和处罚第二十一条项目评价考核（一）招标代理机构项目评价合格时，作如下处理：1.项目评价得分在90分（含）以上的，按照《招标代理服务付费标准》（附件4）支付相应代理费用。

2.项目评价得分在80（含）-90分的，项目实施部门和单位可结合项目代理服务情况对招标代理机构进行约谈警告、适当调减代理费用或暂停一个抽取轮次的代理业务。

（二）招标代理机构项目评价不合格时，作如下处理：1.项目评价出现一次不合格的，在全公司范围内暂停3个月代理业务（通过公司采购管理信息系统执行）；由代理机构进行整改并出具整改报告，通过采购管理部门组织的验收且暂停期满后，方可恢复代理业务。

2.项目评价累计出现两次不合格的，在全公司范围内暂停6个月代理业务（通过公司采购管理信息系统执行）；由代理机构进行整改并出具整改报告，通过采购管理部门组织的验收且暂停期满后，方可恢复代理业务。

3.项目评价累计出现三次不合格的，终止业务代理合同。

第二十二条年度评价考核年度评价出现一次不合格的，在全公司暂停6个月代理业务。

由代理机构进行整改并出具整改报告，通过公司采购管理部门的验收且暂停期满后，方可恢复代理业务。

年度评价出现两次不合格的，终止代理合同业务。

第二十三条公司采购管理部门应按公开要求将代理机构年度评价结果公示。

第二十四条招标代理机构违反本办法第十四条情形之一的，根据情节轻重暂停一年或终止代理合同业务、或列入行业供应商不良行为记录。

第七章附则第二十五条公司全资企业、控股企业和实际控制企业参照执行。

第二十六条本办法由公司采购管理部门负责解释。

第二十七条本办法自2020年1月1日起施行，原《招标代理机构管理办法》（xxx〔20xx〕x号）同时废止。

附件：1.招标代理业务约定书2.投标保证金交纳通知及回执单3.投标保证金退还通知单4.招标代理服务付费标准5.河南中烟工业有限责任公司招标代理服务费用确认单6.河南中烟工业有限责任公司招标代理项目评价表附件1招标代理业务约定书甲方：xxx有限责任公司乙方：经甲方在本公司招标代理机构库中随机抽取，确定贵公司为我公司项目招标代理服务单位，经双方协商，就有关事项约定如下：一、甲乙双方按照签订的《招标代理框架协议》履行各自的权利和义务。