论计划的重要性及措施
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论计划的重要性及措施
中国古代对于计划的重要性,可以追溯到2500多年前的《礼记中庸》。“凡事预则立,不预则废。言前定则不跆,事前定则不困,行前定则不疚,道前定则不穷”。
所以计划工作的重要性,其实是不言自明的。所有的管理者都知道计划的作用和意义,所有的管理者也都非常重视。做项目制定项目计划,每个周每个月度要有周计划月度计划,日常管理要考虑培训和学习计划。
然而,实际情况是,即便是制订了计划,哪怕只是一个周的计划,最终执行的过程中,也会存在着实际的偏差。如果计划放在一个周期长达数月的项目上,其存在的偏差可能和实际情况相差的更多。这也造成了包括我在内的很多管理者的困惑:既然计划根本没办法准确,那我制定它用来干什么。这种困惑带来影响便是,管理者把计划当做是与项目脱离开的事务性工作,项目进度该催催,每个周期的计划随意报,反正到了时候报一个实际进展和计划的偏离就可以了,反正每个周期都有偏离。这样做的问题是,尽管大家都很努力,实际执行进度仍然和
预期的相距很远,最后只能以当初计划制定考虑不周来解释,计划在事实上并没有起到相应的约束力。
由此可见,对于计划来说,其可执行性是非常重要的。不过,非常明显的是,计划的可执行性和其细致程度是成反比的。计划制定的越粗,各个阶段执行自由度相对高,可执行性会更强,但是也会使得一个阶段内所包含的内容过多,其执行过程的可控性也会随之降低;如果计划制定的太过细致,每个阶段的目标会被分解的比较小,相应的阶段的时间也会比较紧凑,这对于整体进度的可控性会得到提升,但是由于单个阶段的机动时间较少,一旦某一个阶段执行超时,后面的计划都会受到影响,从而导致计划必须不断地进行调整,其可执行性反而会大大的降低
在实际项目的规划过程中,对于管理者首先容易犯的错误是后者,在开始阶段
把计划制定的非常的细致,当然也许为此也花费的相当多的时间和精力。当然, 针对不同的可能出现的情况,也会有相应的预案。只可惜,有的时候就是天算不如人算,在执行过程中实际还是在某一个环节出现了进度的延迟,由于后面的各项工作安排也非常紧张,结果后面所有的计划都被推迟。此时,如果调整计划,必然又会带来大量的工作量,而且无法确定后面是不是还会调整;如果不调整,原先精心制定的计划就会变得毫无意义,最终陷入两难。
在之后的项目管控过程中,也就有可能出现矫枉过正的情况,把计划制定的比较粗,单个任务时间长,里面有着充足的机动时间,但是任务里面包含着大量的子任务,子任务的执行缺乏计划的约束,存在着很强的随意性,结果导致即便时间充裕,仍然存在执行超期的风险。
我在很多次的项目管理的过程中,发现这两种划分方式结合使用,会有比较好的执行效果。一般来说,项目的任务有这样的特点:在项目规划阶段,近期需要开展的工作任务是非常清晰的,因此执行时间相对可控,非常适合制定细致的工作计划;而后期需要开展的工作,一方面工作内容无法完全确定下来,另一个方面有可能根据近期工作的执行结果进行调整,因此难以确切的知晓执行的情况,计划也难以制定。
因此,在规划过程中,对于近期任务可以执行详细的执行计划,控制其能够
按时完成;对于远期的工作计划,可以根据关键时间节点要求进行倒排,然后给给出大致的时间计划即可。随着项目的不断推进,之后的具体工作内容也会逐渐清晰起来,此时可以在前期完成的相对粗线条的计划基础上进一步细化,此时如果发现前期制定的时间规划有问题也可以在此时进行调整。也就是说,计划根据
项目推演的过程而逐渐展开,最终可以得到一个完整的详细计划,也不需要额外付出更多的工作量进行计划的调整所以说,计划的制定是重要的,同时也是富有技巧的。一个好的计划,能够
为项目的执行过程提供保障,而一个糟糕的计划,会让项目组的成员的工作过程受到
计划的掣肘,成为项目管理者和执行者的负累。如何更有技巧的制定好计划, 确实是需要管理者认真思考和解决的问题。