记录管理规程

1.目的

本制度规定了公司内记录的下发、印制、保管、分发、填写、归档、保存与销毁等的基本程序与要求，确保记录使用规范。

2.范围

本规程适用于公司内所有实施的相关记录。

3.职责

3.1.各部门（车间）负责人对本规程的实施负责。

3.2.质保部负责监督本规程的实施情况。

4.规程

4.1.记录样张下发

体系文件管理员在文件下发时，应提供用于使用的记录专用空白样张，并加盖受控章，作为受控标示。体系文件管理员在新记录执行的当天，应收回所有过期的空白记录，并按《文件管理规程》的要求进行处理。

4.2.空白记录印制

4.2.1.少量使用的记录，由部门文件管理人员用有受控标示的专用记录样张复印，复印件应能清楚的识别记录受控标示。当专用样张破损或者复印件不清楚时，部门管理文件人员应凭旧样张到体系文件管理员处换领新样张。

4.2.2.对于大量使用的空白记录，使用部门将设计好的样张交由体系文件管理员备案存档，需要印刷时由使用部门提出请购申请，部门经理审核后交由公司常务副总经理批准，最终使用部门将受控后的样张及请购单一起交由行政部进行印刷。

4.2.3.如果纸质记录存在某方面限制，而导致无法正常进行书写的现象，记录使用人员可以申请使用电子记录。记录填写完成后需打印出来到体系文件管理员处加盖受控章，否则判定此记录无效。

4.2.4.各部门不得私自打印空白记录使用。

4.3.空白记录保管

空白记录复印或者印刷后由使用部门文件管理人员集中保管。

4.4.空白记录分发

4.4.1.批生产记录（批包装记录）：车间管理人员在下达当班生产任务时，同时将该批相关的批生产记录下发给生产工序负责人。

4.4.2.检验记录：质保部主管在分配检验样品时，同时将相关的检验记录分发给检验员。

4.4.3.对于装订成册的记录，部门文件管理人员第一次只发一册，记录填完后，记录使用人员凭使用完的记录换领新记录。

4.4.4.对于大量使用的通用的无法准确计数的空白记录，如物料卡，部门文件管理人员可按大致使用一定周期的数量发放，如一周。

4.5.记录填写

4.5.1.填写记录应及时、准确、真实，不得提前填写、事后回忆或臆造。

4.5.2.填写记录应使用黑色中性笔(退料单可用红笔)，字迹应工整、清晰、无错别字。

4.5.3.记录不得撕毁或任意涂改；填写发生错误时，在错误处划一短横线，在旁边更正并签名，注明更改日期，错误部分应清晰可辨认。例：214 215 张三 2010.08.18。

4.5.4.记录的签名均应签写操作者、复核者的全名，不得简写。

4.5.5.记录编号的填写其标准格式为部门代号-XXXXXXX，其中“XXXXXXX”由七位阿拉伯数字组成，前两位为年份，三四位为月份，后三位为该月的流水号，如ZB-2008001：表示质保部2020年8月第1份记录。部门代号表如下：

4.5.6.日期的填写其标准格式为 XXXX.XX.XX,如：2010.08.18，不得少写、简写。

4.5.7.产品和物料的名称应按企业内控质量标准规定的名称填写，不得使用简写、别称、习用名与地方名称。

4.5.8.数据的修约应按照GB/T8170的规定进行，即“4舍6入5留双”；数值有效位数的保留应与标准一致，如合格率标准要求是大于98.0%”，则最后填写的数据应填写为“99.1%”，如果填写为“99%”或者“99.13%”则均为不规范。

4.5.9.表格的填写应规范，当无内容时，若为连续多项空格，则在第一项空格中划一从左下至右上的斜线；若为单项空格，则在空格中央划一横线；若为括号，则在每个括号内打短横线；内容与上项相同时，不得使用打点或“同上”表示。

4.5.10.出现操作失误、数据偏差或其他生产异常时，应在“备注”栏、“偏差说明”栏或者记录的最后等适宜的地方说明真实情况。

4.5.11.填写完的记录应干净、整洁，无污迹和涂改痕迹。

4.6.记录归档

4.6.1.批生产记录（含批包装记录）：各工序负责人在生产任务完成后，当整理好记录交质保部QA审核，QA 审核合格后的记录交车间批生产记录汇总人员；车间在成品入库后的第二工作日内汇总审核好记录，经车间或者部门负责人签字后交质保部放行审核人员；放行审核人员汇总批检验记录组成批记录，交质量授权人审核放行。放行后的批记录由质保部放行审核人员按品种归档保存，于每月月底交公司体系文件档案室存档。

4.6.2.批检验记录：检验人员完成检验后应及时整理检验记录并交复核人员复核，复核合格的检验记录由质保主管审核签发报告，签发报告后的检验记录连同检验报告原件由质保主管在第二工作日内交质保部放行审核人员归档审核。

4.6.3.设备、设施维修记录：在维修完成后，相关人员应及时整理好相关记录交部门主管，部门主管审核合格后于每月底汇总上交公司文件档案室，存于设备、设施档案中。

4.6.4.培训记录：各部门文件管理员应在每月底汇总本部门的培训记录交于人力资源部，然后人力资源部将各部门的培训记录按时间顺序归档，在每年的7月与1月分别将半年的记录分类整理装订成册，交公司文件档案室存档。

4.6.

5.其他记录：一份或者一本记录完成后，记录填写人员应及时将记录上交部门记录管理人员；部门记录管理人员应按时间顺序归档，在每年的7月与1月分别将半年的记录分类整理装订成册，交公司文件档案室存档。

4.7.记录保存

4.7.1.产品注册报批备案资料、产品质量档案、设备设施档案、验证报告长期保存。

4.7.2.产品批记录保存至产品有效期后一年。

4.7.3.未归入批记录的物料检验记录的保存时间，与最后一批使用该批物料的产品批记录的保存时间一致。

4.7.4.其他与产品质量相关联的记录的保存时间，与该册记录涉及到的保存最晚的批记录保存时间一致。

4.7.

5.其他与产品质量无关联的记录保存三年。

4.7.6.记录销毁

4.7.7.文件管理员每年度第一个季度统计汇总保存到期的记录，填写记录销毁申请，经质量体系小组负责人审核同意后进行销毁处理。

5.记录

无

6.相关文件

无

7.参考文献

无

8.修订历史