快消品客服投诉处理管理办法
客户服务投诉管理制度
客户服务投诉管理制度一、目的和范围为了提高公司客户服务质量,解决客户投诉,并及时处理投诉事项,特制定本管理制度。
二、投诉范围本制度适用于公司内部和外部客户投诉的处理,包括但不限于以下情况:1.产品或服务质量问题;2.售后服务不到位或不满意;3.员工服务态度差;4.延误交付或未按约定时间完成工作;5.信息沟通不畅或不准确。
三、投诉渠道2.邮件投诉:客户可通过电子邮件方式提交投诉;3.在线投诉:公司网站或其他在线平台提供投诉渠道;4.面对面投诉:客户可直接到公司相关办公室进行投诉。
四、投诉受理1.投诉受理时间:投诉应在收到投诉后的24小时内受理;2.投诉内容:客户投诉应包含具体问题、时间、地点、人物等详细信息;3.投诉证据:客户可提供相关证据支持投诉内容,如照片、录音等;4.受理人员:公司将指派专人负责投诉受理工作。
五、投诉处理1.初期沟通:受理人员应与客户进行初步沟通,了解投诉问题;2.审核核实:公司将展开对投诉事项的核实工作,收集相关数据和证据;3.处理方案:根据核实结果,公司将制定相应的处理方案,并与客户进行沟通;4.处理结果:处理结果应在与客户取得一致意见后,以口头或书面形式告知客户;5.效果评估:公司将对处理结果进行评估,确保问题得到解决,并通过改进相关流程来提高服务质量。
六、投诉管理记录1.投诉登记:公司需建立投诉登记簿并对每一次投诉进行记录;2.备案归档:每一次投诉受理后,公司应将相关文件及资料进行备案归档,并保存一年以上。
七、投诉反馈1.投诉回访:公司将对投诉的客户进行回访,了解处理结果是否满意;2.反馈改进:根据投诉回访结果,公司将及时调整和改进相关服务流程;3.报告汇总:投诉管理部门将定期对投诉情况进行统计,编制报告上报公司领导。
八、保密公司将对客户投诉信息进行保密处理,未经客户同意,不得向外部泄露。
九、监督检查公司将定期进行对投诉管理的内部检查,发现问题及时改进,并可由客户或相关监管部门进行监督和检查。
超市顾客投诉处理管理办法
超市顾客投诉处理管理办法1. 目的本管理办法旨在规范超市对顾客投诉的处理流程,提供高效、公正、及时的服务,以满足顾客的需求和维护超市的声誉。
2. 适用范围本管理办法适用于超市内所有顾客的投诉事项。
3. 投诉渠道顾客可以通过以下渠道向超市提出投诉:- 口头投诉:顾客可以直接与超市工作人员交流,口头述说投诉事项。
- 书面投诉:顾客可以向超市提交书面投诉信函,详细描述投诉事项。
4. 投诉受理超市将在接到顾客投诉后进行以下处理:- 口头投诉:超市工作人员将立即记录投诉内容,并进行初步调查和处理。
- 书面投诉:超市将在收到投诉信函后,及时回复确认,并展开详细的调查和处理。
5. 投诉调查超市将根据具体情况进行投诉的调查,包括但不限于以下方式:- 调阅相关的销售记录和收据。
- 召集相关人员进行询问和取证。
- 视情况安排现场勘察,并记录相关证据。
6. 处理结果超市将在投诉调查完成后,根据调查结果采取相应的处理措施:- 如发现超市的过失或违规行为,将向顾客道歉,并进行合适的赔偿。
- 如投诉事项与超市无关,将向顾客解释,并给予合理的解决方案。
- 超市将保护顾客投诉的信息安全,并对处理结果进行记录。
7. 投诉反馈超市将及时向顾客反馈投诉的处理结果:- 口头投诉:超市工作人员将直接向顾客反馈处理结果,并解答顾客的疑问。
- 书面投诉:超市将在处理结果确定后,以书面形式向顾客提供反馈并解释处理过程。
8. 监督与改进超市将定期进行投诉数据的分析和整理,对投诉处理流程和服务质量进行监督与改进,以提升顾客满意度。
9. 生效日期本管理办法自发布之日起生效。
以上为超市顾客投诉处理管理办法,欢迎各位顾客提出宝贵意见和建议。
超市将积极听取并改进服务,以提供更好的购物体验。
客户服务投诉处理制度
客户服务投诉处理制度1. 引言本文档旨在明确公司的客户服务投诉处理制度,以确保客户的投诉能够及时、有效地得到处理,并提高客户满意度。
该制度适用于公司所有员工,涉及到客户服务的任何投诉都应按照本制度进行处理。
2. 客户投诉渠道客户可以通过以下渠道提交投诉:- 客服热线:拨打公司提供的客服热线,并按照提示选择投诉选项。
- 电子邮件:发送投诉邮件至公司指定的投诉邮箱。
- 在线投诉表单:在公司官网或指定平台上填写投诉表单并提交。
3. 投诉受理与登记一旦收到客户的投诉,公司将立即进行受理和登记。
客服人员应在收到投诉后的24小时内与客户取得联系,并确认投诉的具体内容和要求。
4. 投诉调查与处理公司将组织专门的投诉处理小组对投诉进行调查和处理。
小组成员应具备专业的客户服务技能和独立思考能力。
调查过程中,小组将与相关部门合作,收集相关证据和数据,并尽快解决投诉问题。
5. 处理结果通知公司将在投诉处理完毕后的五个工作日内向客户发送处理结果通知。
通知中应包括对投诉的核实情况、处理结果以及公司对客户的补偿措施(如适用)。
6. 投诉记录与分析公司应对每一起投诉进行记录并定期进行分析。
投诉记录应包括投诉内容、受理时间、处理流程以及处理结果等信息。
通过对投诉数据的分析,公司可以及时发现问题并采取改进措施,以提升客户服务水平。
7. 投诉处理的监督与评估公司应建立监督机制,定期对投诉处理过程进行评估。
监督部门应独立于客服部门,对投诉处理流程和结果进行评估,并向公司管理层提出改进建议。
8. 处罚措施对于严重违反投诉处理制度的员工,公司将采取相应的处罚措施,以保证制度的执行和公平性。
9. 附则本投诉处理制度的内容根据实际需求进行调整和补充。
公司将定期进行制度的评估和更新,并及时通知员工有关变动。
客户投诉处理制度
客户投诉处理制度
是指为了提高客户满意度和解决客户投诉而建立的一套规章制度。
该制度包括以下内容:
1. 投诉渠道:建立多种投诉渠道,包括电话、邮件、在线留言等,以方便客户随时提出投诉。
2. 投诉受理:设立专门的投诉受理部门或人员,负责接收客户投诉并进行记录。
要保证投诉信息的真实性和保密性。
3. 投诉分类:根据投诉的性质和原因将投诉进行分类,以便进行有针对性的处理。
4. 投诉处理时限:规定投诉处理的时限,一般不超过3个工作日。
对于特殊情况,应及时通知客户,说明处理的进展和预计完成时间。
5. 投诉调查:对收到的投诉进行调查,了解客户的具体情况和所提出的问题,以便采取相应的措施。
6. 投诉处理:根据调查结果,采取合理的措施解决客户的投诉,包括道歉、退款、补偿等。
7. 投诉跟进:及时跟进投诉的处理情况,向客户解释处理过程和结果。
如果客户对处理结果不满意,可以提出进一步投诉。
8. 投诉记录:对每一次投诉进行记录,包括客户信息、投诉内容、处理过程和结果等,以便后续的分析和改进。
9. 投诉分析:定期对投诉进行统计和分析,找出共性问题和改进的方向,以提高产品和服务的质量。
10. 投诉反馈:向客户提供投诉反馈渠道,鼓励客户对投诉处理进行评价和反馈,以便改进投诉处理制度和流程。
售后服务部投诉处理管理规章制度
售后服务部投诉处理管理规章制度一、引言售后服务是企业与客户沟通的重要环节,对于客户来说,售后服务的质量直接关系到其购买产品后是否能够获得满意的使用体验。
为了确保售后服务的高效、公正和规范,本公司特制定本投诉处理管理规章制度,以便客户在投诉过程中得到妥善处理和解决。
二、投诉渠道1. 客户可以通过公司售后服务部门提供的电话、电子邮件或是在线客服系统提交投诉。
2. 公司亦设立投诉受理箱,客户可以书面形式将投诉内容送达公司总部。
三、投诉受理1. 售后服务部门应当及时记录客户投诉的时间、内容、方式以及联系人信息,并给予受理号码。
2. 售后服务部门应尽快将客户投诉受理信息转交相关责任部门,并进行记录。
四、投诉调查1. 相关责任部门应立即启动投诉调查程序,认真核实投诉内容,并按照制度要求进行调查并取证。
2. 调查过程中,相关人员应妥善保管相关证据,确保调查结果客观公正。
五、处理结果1. 调查结果应在规定的时间内形成书面报告,并发送给相关责任部门和售后服务部门。
2. 根据调查结果,售后服务部门应迅速与客户取得联系,向其详细介绍投诉处理结果,并且提出解决方案。
3. 对于投诉属实的情况,售后服务部门应当及时采取措施予以修复和补救,并向客户致以诚挚的道歉。
六、结果反馈1. 售后服务部门应当确保客户已经遗忘之前的不满情绪,并了解客户是否对投诉处理结果感到满意。
2. 必要时,售后服务部门应邀请客户填写满意度调查问卷,以收集客户对投诉处理过程的评价和建议。
七、数据统计与分析1. 售后服务部门应当按照规定的时间周期对投诉数据进行统计和分析,并形成报表。
2. 结合报表分析结果,售后服务部门应当对相关问题进行深入分析,并提出改进措施。
八、追踪与监督1. 售后服务部门应定期追踪投诉处理结果,并与相关责任部门进行沟通,确保改进措施的实施效果。
2. 公司管理层应对各部门的投诉处理情况进行监督,确保规章制度的有效执行。
九、附则1. 本规章制度自发布之日起生效。
客户投诉处理管理制度
客户投诉处理管理制度一、引言客户是企业发展的重要资源,有效地处理客户投诉对于提升企业形象、增强客户满意度至关重要。
为了规范客户投诉处理流程,我们制定了客户投诉处理管理制度,以确保及时、准确地解决客户投诉,保护客户权益,提升客户忠诚度,维护企业声誉。
二、适用范围本制度适用于本公司所有部门、员工以及涉及与客户互动的工作人员。
三、客户投诉的定义客户投诉是指客户对于公司产品、服务或者工作人员的不满意表达,并要求得到合理解决的行为。
四、投诉渠道1. 口头投诉:客户可以通过电话、面谈等口头方式向公司提出投诉。
2. 书面投诉:客户可以通过邮件、信函等书面方式向公司提出投诉。
五、投诉接收与记录1. 接收投诉:公司接到客户投诉后,相关工作人员应立即受理,并向客户确认投诉内容。
2. 记录投诉:公司应建立完整的投诉记录表,包括客户姓名、联系方式、投诉时间、投诉内容等重要信息,并及时对投诉进行分类归档。
六、投诉处理流程1. 初步调查:经过初步了解后,工作人员应尽快召集相关部门负责人进行会商,以确定投诉的性质和涉及的责任人。
2. 深入调查:针对涉及的责任人,公司应进行深入调查,搜集相关证据和资料,并对问题进行分析和定性。
3. 解决方案:公司应根据调查结果,制定详细的解决方案,并与客户进行沟通,征求其意见和建议。
4. 实施措施:公司应按照解决方案的要求,采取相应的措施解决问题,并确保问题的彻底解决。
5. 结果反馈:公司应及时将解决结果反馈给客户,并对解决结果进行跟踪、评估和总结。
七、投诉处理时限1. 初步调查:公司应在接到投诉后的24小时内完成初步调查。
2. 深入调查:公司应在初步调查完成后的3个工作日内完成深入调查。
3. 解决方案:公司应在深入调查完成后的5个工作日内制定解决方案。
4. 实施措施:公司应在解决方案确定后的10个工作日内实施措施。
5. 结果反馈:公司应在实施措施完成后的3个工作日内向客户反馈解决结果。
八、监督与改进1. 监督机制:公司应建立定期的客户满意度调查,以监督投诉处理流程的有效性和工作人员的服务质量。
客服投诉处理管理办法及流程
客服投诉处理管理办法及流程第一条目的为求迅速处理客户投诉案件,维护公司信誉,促进质量改善与售后服务,制修订本办法。
第二条定义:所谓客户投诉,是指客户对企业产品质量或服务工作不满意,而提出的书面或口头上的异议、抗议、索赔和要求解决解决问题等行为。
(以下简称“客户投诉")第三条客诉分类根据本公司客户类型将客户投诉的不同区分为:(一)经销商投诉:一手代理、经销商对于货物运输到达,卸货过程中,对于物流服务投诉、货物短装或错装、货物破损等物流环节引起的客诉问题,以及由于销售政策引发的客诉等。
(二)终端客户投诉:终端客户对产品质量异常客诉:产品包装不符合国家标准、产品含有异常添加剂、产品沉淀等客诉.(三)重大投诉:1、同批问题产品破损、短缺较多。
3、工商、质检等政府管理部门介入;5、投诉方(产品消费者)产生健康变化并进行医疗检查(费用100元以上);6、媒体介入;7、重点客户(直供大客户或是大型渠道合作商)投诉等。
第四条处理投诉的原则:坚持“分级负责,归档处理”、“有理有据”“损耗最小化”的原则。
第五条客诉流程1、经销商投诉处理流程1)客服部作为公司顾客投诉的主要负责部门,应及时、冷静、友好、高效、负责地对顾客投诉进行处理,并做好协调沟通工作;2)接到客户投诉时,应初步做好投诉类型分类.(一)物流问题:A、货物短缺、破损问题:由于运输过程中造成的产品残损、短缺,从而引发的客诉问题。
①需在货物接收当场提出客诉,逾期通知均视为验收合格我司不予受理;②如收货时发现运输过程造成产品的残损,客户须和承运物流就残品残损问题现场协调赔偿;③若现场与承运物流协商无果,可联系我司客服人员,协助协商赔偿,另需与物流商在签单上备注实际收货情况(如破损数量)并双方签字复印。
④若我司与物流协调无果,且客户破损较为严重,客服部可根据情况填写《客诉问题处理审批表》申请对客户相应的补偿.⑤执行审批意见后,填写《客诉问题汇总台帐》,进行客诉归档.❖赔偿标准:若货品是由于物流问题造成损失,正常情况下客户与物流商自行协商理赔事宜,公司不负责赔偿;双方协商无果,公司介入协助协调,依旧协调无果,若客户破损较为严重,客服部可根据B、物流服务引发的客诉问题:由于货物运输的时效性、服务引发的客诉。
客户投诉处理制度
客户投诉处理制度一、目的为了提高客户满意度,及时有效地解决客户投诉问题,维护公司形象,提高客户忠诚度,特制定本客户投诉处理制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门和员工,以及所有客户投诉处理工作。
三、投诉渠道1. 客户可以通过以下渠道提出投诉:(1)电话:拨打公司客服电话;(2)电子邮件:发送邮件至公司客服邮箱;(3)在线客服:通过公司官方网站的在线客服系统;(4)信函:邮寄至公司客服地址;(5)其他:公司指定的其他投诉渠道。
2. 公司应确保投诉渠道畅通,并及时回复客户。
四、投诉处理流程1. 接收投诉:客服人员接到投诉后,应详细记录投诉内容,包括投诉人信息、投诉时间、投诉事项等。
2. 分类处理:根据投诉内容,将投诉分为以下几类:(1)产品问题;(2)服务质量问题;(3)价格问题;(4)其他问题。
3. 调查核实:客服人员应尽快调查核实投诉情况,必要时可联系相关部门协助处理。
4. 提出解决方案:根据投诉情况,提出合理的解决方案,如退换货、退款、赔偿等。
5. 沟通反馈:与投诉人沟通解决方案,并征得投诉人同意。
6. 执行解决方案:按照双方约定的时间、方式执行解决方案。
7. 跟踪回访:在解决方案执行完毕后,对投诉人进行回访,了解其对处理结果的满意度。
8. 总结分析:对投诉处理情况进行总结分析,提出改进措施,防止类似问题再次发生。
五、投诉处理时间1. 客服人员应在接到投诉后24小时内与投诉人取得联系,了解投诉详情。
2. 客服人员应在48小时内提出解决方案,并与投诉人沟通。
3. 解决方案执行完毕后,应在72小时内对投诉人进行回访。
六、投诉处理要求1. 客服人员应保持良好的服务态度,耐心倾听客户投诉,积极解决问题。
2. 处理投诉时,应保护客户隐私,不得泄露客户个人信息。
3. 投诉处理过程中,应保持公正、公平、公开的原则。
4. 对重大投诉事件,应及时向上级领导汇报,并采取相应措施。
5. 对恶意投诉,应进行调查核实,必要时可采取法律手段维护公司权益。
快消品售后服务管理的关键原则与技巧
快消品售后服务管理的关键原则与技巧快消品行业的竞争日益激烈,售后服务的质量对企业的声誉和客户满意度至关重要。
良好的售后服务管理可以增强企业的竞争力,提高客户黏性和口碑。
本文将介绍快消品售后服务管理的关键原则与技巧,帮助企业提升售后服务质量。
一、关键原则1. 快速响应:快消品的售后服务需要及时响应客户的问题和需求,确保客户能够得到及时的解决和回复。
尽量避免延迟回复或拖延处理问题,以免给客户带来不满和不良体验。
2. 个性化服务:了解客户的需求和偏好,提供个性化的售后服务。
通过收集客户信息和了解客户历史购买记录,提供个性化的建议和解决方案,满足不同客户的需求。
3. 专业技术支持:为客户提供专业的技术支持,解决他们的问题和疑虑。
培训售后服务团队提升他们的专业知识和技能,确保能够提供高质量的技术支持。
4. 全面沟通:与客户保持良好的沟通和互动是良好售后服务的关键。
及时更新客户的问题处理进展和结果,避免信息不对称和误解。
建立有效的沟通渠道,包括电话、电子邮件和在线客服等,以满足客户不同的沟通方式。
二、技巧和实施方法1. 建立健全的售后服务体系:快消品企业应建立完善的售后服务体系,包括售后服务热线、客户投诉处理流程、技术支持团队等。
确保客户能够方便地获得售后支持和服务。
2. 售后服务培训:为售后服务团队提供培训和专业知识的更新。
培训内容可以包括产品知识、售后服务流程、客户沟通技巧等。
通过培训提升团队的专业能力和服务质量。
3. 建立客户数据库:建立完善的客户数据库,包括客户信息、购买记录、售后服务记录等。
通过客户数据库,了解客户需求和购买习惯,提供个性化的售后服务。
4. 及时回复客户问题:客户的问题和疑虑是需要优先解决的。
快消品企业应设立专门的客服团队,及时回复客户的问题和需求。
回复内容要准确、详细,并尽量提供解决方案和建议,让客户感到被重视和满意。
5. 投诉处理流程:建立健全的客户投诉处理流程,确保投诉能够及时被发现和解决。
《消费投诉处理管理制度》
《消费投诉处理管理制度》一、总则为确保消费者的合法权益,提高企业服务水平,建立健全消费投诉处理管理制度,并依法规范对消费者的投诉进行处理,维护企业经营秩序,维护市场稳定,特制定本制度。
二、目的1. 为消费者提供一个便捷、高效、公正的投诉渠道,解决消费过程中所遇到的问题和矛盾,保障消费者的合法权益。
2. 促进企业提高服务质量,优化企业管理,增强消费者对企业的信任度,提升企业形象和竞争力。
三、适用范围本制度适用于被投诉的企业(以下简称"被投诉企业")对消费者提出的投诉进行受理、回复和处理的过程。
范围包括但不限于商品质量、服务态度、价格抬高等与消费活动有关的问题。
四、投诉渠道消费者可以通过以下途径向被投诉企业提出投诉:1. 客服热线:被投诉企业应建立专门的客服热线,提供24小时服务,接听消费者的投诉并及时记录。
2. 网络平台:被投诉企业应建立官方网站或者微信公众号等在线平台,提供在线投诉通道,方便消费者提交投诉信息。
3. 书面投诉:消费者可以书面形式向被投诉企业投诉,企业应在收到投诉后及时给予回复并展开调查。
4. 第三方投诉平台:消费者也可以通过相关政府部门或者消费者协会等第三方投诉平台提交投诉,由第三方机构向被投诉企业转达投诉信息。
五、投诉受理和处理流程1. 投诉受理(1)收到投诉后,被投诉企业应在24小时内予以回复,并告知消费者投诉已受理,相关工作人员将尽快处理。
(2)核实投诉内容:被投诉企业应对投诉内容进行核实,采取措施保证真实性。
(3)确认投诉有效性:被投诉企业应根据法律法规和公司规定,确认投诉是否合法有效,是否跟产品质量和服务有关。
2. 投诉处理(1)调查核实:被投诉企业应指派专人负责对投诉事项进行调查核实,并在规定的时间内完成相关处理。
(2)沟通协商:被投诉企业应主动与消费者联系,协商解决方案,并在规定时间内向消费者提出解决方案或者合理解释。
(3)处置结果:被投诉企业应及时向消费者反馈处理结果,并记录相关信息。
投诉客服管理制度
投诉客服管理制度我是一名长期使用贵公司产品的客户,我对贵公司的产品一直持有高度评价,但是最近我在与贵公司客服部门的沟通中遇到了一些问题,我认为贵公司的客服管理制度存在一些值得改进的地方,希望能够引起贵公司的重视和改进。
以下是我对贵公司客服管理制度的一些投诉和建议。
首先,我要对贵公司的客服人员表示诚挚的感谢,他们在解决客户问题和处理投诉方面做出了很大的努力和贡献。
然而,我发现在面对一些复杂的问题时,客服人员的应对能力和处理效率还有待提高。
有时候我打电话咨询问题,客服人员给出的回答行文敷衍,未能解决我的问题,或者说一些与问题无关的内容,让我觉得很无语。
我认为,为了提高客户满意度和改善服务质量,贵公司需要对客服人员的培训和管理进行一番重新思考。
其次,我认为贵公司的客服管理制度在处理客户投诉方面存在一些不足之处。
在我与贵公司的客服部门沟通时,我发现有时候我的投诉并不能得到及时有效的解决,或者投诉处理的流程过于繁琐,导致问题长时间得不到解决。
我认为,贵公司应该建立更加高效的客户投诉处理流程,并加强对客服人员的监督和考核,以确保客户的投诉能够得到及时妥善的处理。
再者,我对贵公司的客服管理制度在客户服务质量监管方面提出了一些建议。
在我与贵公司的客服人员交谈的过程中,我发现有时候客服人员的回答不够专业,导致我的问题得不到及时解决,这对我的使用体验造成了一定影响。
我认为,贵公司应该加强对客服人员的培训和监管,确保他们具备足够的产品知识和解决问题的能力,提高客户服务质量。
最后,我建议贵公司在客服管理制度方面加强与客户的沟通和反馈机制。
在我提出问题和投诉后,我希望能够得到贵公司的回应和解决方案,但是有时候我并不能得到及时有效的反馈。
我认为,贵公司应该建立更加完善的客户沟通和反馈机制,确保客户的问题能够得到及时有效的解决,并提高客户满意度。
综上所述,我对贵公司的客服管理制度提出了一些投诉和建议,希望贵公司能够引起重视并及时改进。
投诉处理管理制度
投诉处理管理制度一、制度目的及适用范围本制度旨在规范投诉处理流程,保障顾客权益,提高企业服务质量。
本制度适用于所有从事服务行业的企业。
二、投诉渠道1、顾客可以通过企业网站、客服热线、邮件、微信等多种方式提交投诉。
2、企业应当在客户服务中心、公众号等渠道设立“投诉建议”通道,接受顾客的反馈和投诉。
3、顾客也可以通过相关政府部门、消费者组织等途径反映问题和投诉。
三、投诉受理1、企业应当在接到投诉后24小时内予以回复,确认投诉情况。
2、企业应当在接到投诉后48小时内进行初步处理,并告知顾客处理结果。
3、对于需要进一步调查的投诉,企业应当在接到投诉后5个工作日内完成初步调查并告知顾客进展情况。
如需要延长处理时间,企业应当事先告知顾客并说明原因。
4、企业应当以书面形式记录每一次投诉处理的过程及结果,并对投诉情况进行综合分析,为改进服务提供参考。
四、处理原则1、企业应当以顾客为中心,认真听取顾客的诉求,及时给予回复和处理。
2、企业应当依法依规处理投诉,充分尊重和保护顾客的合法权益。
3、企业应当积极主动的采取措施解决问题,并不追究责任。
4、对于恶意投诉,企业应当坚决予以打击,追究相关责任人的法律责任。
五、处理流程1、接受投诉企业应当及时接受各种渠道的投诉,并在24小时内回复。
回复应当明示企业的处理流程和时限。
2、初步处理企业应当在48小时内进行初步处理,确定投诉问题和责任方,并在此基础上作出处理方案,并在48小时内通知顾客处理结果。
3、进一步调查如果初步处理的结果不满足顾客的要求或需要进一步调查的,企业应当在5个工作日内完成初步调查,并在此基础上作出处理方案,并在5个工作日内通知顾客进展情况。
4、处理结果反馈企业应当在处理完成后及时通知顾客处理结果,并承担相应的责任。
5、维护顾客满意度企业应当对投诉的原因和处理结果进行综合分析,在不违反法律法规和企业政策的前提下,对投诉问题进行改进和整改,以提高服务质量,维护顾客满意度。
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快消品销售客户投诉处理管理办法一、总体规定(一)目的为及时、高效地处理好客户投诉案件,维护本企业的形象与信誉,促进企业产品质量的改善与售后服务的升级,特制定本方案。
(二)方案处理范围本方案对客户投诉的调查处理、追踪改善、成品退货和处理期限等都做了详细规定,相关人员均应遵照执行。
(三)适用范围凡本企业产品遇客户反映质量异常的投诉时,均依本方案进行办理。
二、投诉处理部门职责划分(一)客户服务部门相应职责1.详细检查被投诉产品的订单编号、数量及交运日期。
2.了解投诉要求并确认投诉理由。
3.协助客户解决疑难或提供必要的参考资料。
4.进行投诉案件的登记及处理时效管理,并跟踪逾期反应。
5.投诉内容的审核、调查及上报。
6.处理方式的拟定及责任归属的判定。
7.改善投诉解决方案,监督执行成果及进行效果确认。
8.协助有关部门进行投诉的调查及妥善处理。
9.迅速传达处理结果。
10.定期进行投诉回访。
(二)质量管理部相应职责1.进行投诉案件的调查、上报以及责任人员名单的拟定。
2.协助调查问题发生原因,并制定处理对策。
3.投诉处理质量的检验、确认。
三、客户投诉处理程序(一)客户投诉受理1.客户投诉首先由客户投诉专员详细填写“客户投诉登记表”,并由客户进行确认,然后根据其投诉内容确定是否受理投诉。
2.受理投诉后,必须明确告知客户处理等待时间,如果不予受理,需详细向客户解释不予受理的原因。
3.根据客户反映情况及异样品状况确认责任部门,若客户要求退/换货,应于“客户要求”栏内注明“客户要求退/换货”。
(二)产品质量调查及责任归属判定1.为及时了解客户反映的质量异常内容及处理情况,由质量管理部或有关人员于调查处理后一日内提出报告,上报总经理批示。
2.客户投诉部门应对投诉案件进行编号,并将其登记在“客户投诉案件登记追踪表”上,然后送质量管理部追查分析原因、判定责任归属部门,再送生产部门分析异常原因并拟定处理对策,最后送经理室批示。
(三)客户投诉处理方案的提出及审核1.将质量异常检验、分析状况送研发部,由其提出意见后送总经理室查核,经查核后再送回客户投诉部门拟定处理意见。
客诉处理流程及管控办法
文 件 修 改 履 历 序号修订日期页 次版次修 订 说 明备 注1XXXXXX全部A.11.更改部门名称;2.修订营销客服部责任3.修订流程图;文件名称文件编号 客诉处理流程及管控办法版本/次 A.1实施日期 XXXX 年XX 月XX 日页数 共10页制 定审 核批 准1.0 目的为规范公司客户投诉的认定及处理,确保客户投诉得到及时响应,防止非预期性的缺陷重复发生。
2.0 适用范围本办法适用于公司所有的外部客户投诉。
3.0 定义3.1 客户投诉:由于交期、质量、交付数等情况未能满足客户确定的要求,而致使其产生的抱怨。
3.2 一般性客诉:发生不涉及到产品本身特性方面的诸如质量、物流运输的少量损坏、轻微的外观不良等客户抱怨。
3.3 严重客诉:产品性能。
关键尺寸、使用功能等方面出现的客户抱怨以及客户批量退货的抱怨。
4.0 职责4.1 营销中心(承担产品发多发少及发错的责任)负责与顾客日常沟通,受理客户投诉,填写《顾客投诉登记及处理报告》发给LED质控部传递客户投诉事件,相关投诉措施报告回复于客户,以及协助客户现场处理;4.2 质控部(承担检测失败的责任)4.2.1 负责组织相关部门进行原因分析﹑提出纠正措施,并对改善对策进行检查。
4.2.2 负责按期向客户提交临时处理措施,以及完成客诉8D报告。
4.3 技术部(承担技术资料缺失或者技术资料指导异常的责任)负责对涉及产品技术性问题作分析与改进。
4.4 制造部(自制部分)承担偶发性尺寸偏差责任,配合改进措施的实施。
4.5 物控部延迟交付的责任,配合改进措施的实施。
5.0 流程5.1客户投诉确认营销客服部接到客户投诉后,需与客户进行确认其投诉详细信息:缺陷(缺陷照片)、发生时间、发生地点、数量、产品批号、发货日期、是否退货等;并将以上信息准确的输入在《顾客投诉登记及处理报告》,在4H内传递至质控部。
5.2顾客投诉的责任认定a)质控部在接到投诉信息后,同相关部门人员予以初步对缺陷的产生原因进行分析,并判定其责任归属(客户或公司)。
客户投诉处理制度
客户投诉处理制度一、概述客户投诉是企业与客户之间的一种互动,是客户对企业产品或服务不满意的表达。
为了及时有效地处理客户投诉,提高客户满意度,本公司制定了客户投诉处理制度。
二、投诉渠道本公司充分重视客户的意见和建议,设立了多种投诉渠道,以保证客户可以随时随地进行投诉:1. 客户服务热线:客户可以致电我们的客户服务热线,将投诉内容告知客服人员。
2. 电子邮件:客户也可以通过电子邮件向我们发送投诉内容,我们将尽快回复并处理。
3. 在线投诉表单:我们的官方网站上设有在线投诉表单,客户可以直接填写并提交,我们将尽快处理。
三、投诉受理与登记1. 投诉受理:一旦接到客户投诉,我们将立即进行受理,并向客户确认收到投诉信息。
2. 投诉登记:我们将投诉内容、投诉时间、投诉人信息等进行登记,并生成投诉编号,以方便后续跟进。
四、投诉处理流程1. 初步核实:首先,我们将对投诉内容进行初步核实,了解客户的具体问题和意见。
2. 多部门协同:如果涉及多个部门的问题,我们将组织相关部门协同处理,以解决客户的投诉。
3. 反馈与修正:我们将在指定时间内向客户反馈处理结果,并且根据客户的反馈进行修正。
4. 结案处理:一旦客户对我们的反馈结果表示满意,我们将结案并进行记录。
五、投诉记录与分析为了不断提升我们的产品和服务质量,我们将对所有投诉进行记录和分析,以便及时发现问题并采取相应措施:1. 投诉记录:对每一次投诉进行详细记录,包括投诉内容、处理结果等信息。
2. 统计分析:定期对投诉数据进行统计和分析,找出问题的共性和规律,并针对性地进行改进。
3. 持续改进:我们将根据投诉分析的结果,制定改进措施并追踪改进效果,以提高客户满意度。
六、保密与安全客户的投诉信息将被严格保密,仅限相关工作人员知晓,并且将按照相关隐私保护法规进行处理。
我们将采取必要的安全措施,防止客户投诉信息的泄露和滥用。
七、反馈机制客户对我们的服务有任何不满意,可以通过投诉处理制度进行投诉,我们将积极对待并及时处理。
用户投诉客服管理制度
用户投诉客服管理制度我是一位长期使用贵公司产品的忠实用户,但遗憾的是,近期我遇到了一些与客服相关的问题,特此向您提出投诉。
我希望通过这封信,能够引起您的重视,改正存在的问题,提升客服管理制度,为用户提供更好的服务。
首先,我想指出的是客服管理制度的不完善。
在我与客服沟通的过程中,经常遇到客服人员无法及时回复我的问题,甚至有时候根本没有人接听我的电话。
这让我感到非常沮丧和无助,因为我作为用户需要在遇到问题时能够获得及时的帮助和支持。
然而现实情况是,客服管理制度存在明显的不足,导致用户体验大打折扣。
其次,客服人员的素质和培训也需要加强。
在与客服沟通的过程中,我发现有些客服人员态度恶劣,甚至对用户的问题不耐烦地进行回答,这让我感到非常失望。
客服人员是公司的形象代表,他们的态度和服务水平直接影响用户对公司的印象。
因此,我建议公司加强对客服人员的培训,提高他们的服务意识和专业水平,以更好地满足用户需求。
此外,我认为客服管理制度缺乏有效的监督和反馈机制。
在与客服沟通的过程中,我发现有些问题并没有得到很好地解决,而且没有得到任何有效的反馈。
这让用户感到被忽视和不被重视。
因此,我建议公司建立更加完善的监督和反馈机制,及时跟进用户投诉和问题,确保用户的利益得到保障。
最后,我希望公司能够重视用户的意见和建议,积极改进客服管理制度,提升用户体验。
作为用户,我们希望能够得到更好的服务,也希望公司能够不断提高自身的管理水平和服务质量。
相信在公司的努力下,客服管理制度一定会得到改善,为用户提供更好的服务。
再次感谢您的阅读和关注,希望我的投诉能够引起您的重视,促使公司采取积极措施,改进客服管理制度,为用户提供更好的服务。
此致敬礼用户敬上。
快消品销售公司投诉处理工作指引
快消品销售公司投诉处理工作指引一、市场上常见法律问题的处理方法公司的销售人员在日常的经营活动中,经常会遇到一些法律问题,为便于及时、正确地处理这些突发的纠份,尽量减少公司的损失,特在以往实践的基础上,结合有关法律规定,提出一些法律方面的建议:(一)、处理与消费者的纠纷。
应该说,处理与消费者的纠纷,是公司的业务人员经常会遇到的问题,可能也是最为棘手的问题。
我们认为,处理这类纠纷应当掌握“合理合法、有节有度、讲究策略”的原则。
1.我们一贯坚持要依据《产品质量法》和《消费者权益保护法》等法律的规定来处理与消费者的纠纷。
发生产品质量问题的,我们目前一般的做法是依法予以调换或者退货,同时赠送一些产品表示慰问。
如果消费者确因使用公司产品而导致人身、财产损害的,也应当依法予以合理的赔偿。
总之,我们的基本立场是在坚持以法律规定为依据的前提下,充分考虑消费者的正当要求。
2.对于一些别有用意的消费者,我们仍然要做充分的解释和说服工作,但是对于其“书面赔礼道歉、精神损害”等无理要求,坚决不能接受。
当然在拒绝的同时也应当讲究策略与方式,态度要和缓;同时也可以请当地的有关部门出面予以协调;如有必要也应与有关的新闻媒体做好通气和防范工作,以免日后工作被动;最后,要争取消费者书面出具含有其无理要求的书面材料,报公司备案,为今后可能发生的诉讼做好准备。
(二)、处理与经销商的纠纷。
目前在这一方面主要是与合同有关的问题,突出表现在解除合同、终止经销权的随意性和不规范性。
近期也集中发生了几起由于终止客户经销权而导致的诉讼案,因此,在考虑取消客户经销权时,一定要注意确认其是否违反了双方的联销体协议,并且已经严重到我方可以单方解除合同的程度,如果确属对方违约,也要掌握相关的证据后才能解除。
另外,解除合同的手续一定要齐备,解除合同的通知一定要书面送达客户手中并尽量让客户在回执上签字确认。
在处理与经销商的关系时,平时的合同签订与执行、管理工作也是十分重要的一环:1.签定合同时的手续必须齐全,营业执照、税务登记、授权委托书、身份证复印件等相关资料应当一次性向公司提交,提高效率、减少材料的往返时间。
快消品客服投诉处理管理办法
《客服投诉应急处理管理办法》第一条目的:为求迅速处理客户投诉案件,维护公司信誉,促进质量改善与售后服务,制修订本办法。
第二条定义:所谓顾客投诉,是指顾客对企业产品质量或服务工作不满意,而提出的书面或口头上的异议、抗议、索赔和要求解决解决问题等行为。
(以下简称“客户投诉”)第三条客诉分类:根据客户投诉异常原因的不同区分为:(一)非质量异常客诉:服务投诉、货物短装或错装引起的客诉问题等;(二)质量异常客诉:油污、脏污、毛发、印刷不良、纸标不良等客诉;(三)重大投诉:1、同批次单品在7天内被投诉达10起以上;2、从接到投诉之日起超过五天以上未解决的投诉;3、与投诉方商定最终赔偿金额在500元以上的;4、工商、质检等政府管理部门介入;5、投诉方(产品消费者)产生健康变化并进行医疗检查(费用100元以上);6、媒体介入;第四条处理投诉的原则:坚持“分级负责,归口办理”和“逐级处理”的原则。
第五条职责:(一)客服部门:(客诉主要负责部门)1、经营管理部作为公司顾客投诉的主要负责部门,应及时、冷静、高效、负责地对顾客投诉进行处理,并做好协调沟通工作;2、负责客服电话(1370829221)接听;3、负责做好客诉信息的登记汇总工作。
客诉信息包括:投诉人姓名、(工作单位)、联系方式、地址、购货单位、产品名称、购货数量、购货日期、产品批次、投诉问题等;4、对于典型、重大质量投诉事件,客服负责人接到投诉后及时通过电话通报品控负责人;对于重大投诉事件,客服负责人接到投诉后即时了解情况立即电话汇报分管领导。
5、对于重大投诉事件,接到投诉后,直接处理人与负责客服工作的部门经理要第一时间以电话、面谈的方式向公司相关领导汇报,并及时汇报处理进程与最终结果。
6、顾客投诉的信息反馈:(1)每周一,客服员及时将上周客户投诉反映的产品质量问题的处理汇总表,以QQ 形式发给客服负责人,经审核后及时以QQ形式发给生产系统品控部负责人及相关负责人;(2)每月第一个工作日,客服员及时将上月顾客投诉反映的产品质量问题处理汇总表以QQ形式发给客服负责人,经审核后及时以QQ形式发给经营管理部、生产系统品控部负责人和生产负责人;7、对于典型、重大质量投诉事件,客服负责人接到投诉后及时通过电话通报品控负责人;对于重大投诉事件,客服负责人接到投诉后即时了解情况立即电话汇报分管领导。
快消品售后服务管理的关键要点与流程设计
快消品售后服务管理的关键要点与流程设计快消品售后服务管理是一项关键的业务环节,对于企业的品牌形象和消费者的满意度具有重要影响。
合理设计售后服务管理流程,确保及时、高效地解决消费者的问题,是实现良好售后服务的关键。
本文将探讨快消品售后服务管理的关键要点和流程设计。
首先,快消品售后服务的关键要点之一是建立完善的售后服务体系。
企业应该投入足够的人力资源和技术支持,确保能够快速响应和处理消费者的投诉和问题。
建立24小时在线客服热线、建立客户投诉系统、培训专业的售后服务团队等措施,能够提高售后服务的质量和效率。
其次,快消品售后服务管理的关键要点还包括与供应商的合作关系。
供应商是售后服务的重要支持者,他们能够提供关于产品生产和技术方面的专业知识和支持。
建立稳定的合作关系,与供应商进行良好的沟通和协作,能够更好地解决售后服务中的问题,并加快问题解决的速度。
另外,快消品售后服务管理的关键要点还涉及售后服务技能和知识的培训。
售后服务团队需要具备良好的沟通和协调能力,能够准确地理解和解决消费者的问题。
定期组织培训,提高售后服务人员的技能和专业知识,能够更好地满足消费者的需求。
针对快消品售后服务管理的关键要点,下面将介绍一个基本的售后服务流程设计。
首先,消费者需要向企业提出投诉或问题,可以通过电话、邮件、在线客服等方式进行联系。
企业应该为消费者提供多种投诉渠道,并确保这些渠道的畅通。
其次,企业应该建立一个客户投诉管理系统,将接到的投诉和问题进行记录和分类。
记录消费者的个人信息、投诉内容、投诉时间等信息,以便后续追踪和处理。
然后,企业应该对接收到的投诉和问题进行及时的处理和回复。
售后服务团队需要仔细分析和调查问题的原因,并提供恰当的解决方案。
在处理过程中,要与消费者保持良好的沟通,及时告知问题的处理进展。
在问题解决后,企业应该采取补偿措施,如提供产品替换、退货退款等方式满足消费者的合理要求。
同时,企业需要对问题进行总结和反馈,以便改进产品质量和售后服务质量,避免类似问题再次发生。
客诉处理管理制度
客诉处理管理制度1. 介绍客诉处理管理制度的重要性客诉处理是企业管理中不可忽视的一部分,它直接关系到企业的声誉和顾客满意度。
为了更好地管理客诉,提高处理效率和质量,公司制定了客诉处理管理制度,以明确客诉的处理流程和责任分工,确保客诉及时得到妥善处理,并保持与顾客的良好互动。
2. 客诉处理的流程与责任分工(1)接受客诉:公司设立了专门的客诉受理中心,负责接受来自顾客的投诉、建议和意见,并及时记录。
(2)初步调查:客诉受理中心会将客诉转交给相关部门,负责进行初步调查,了解客诉的具体情况并收集相关证据。
(3)细致调查:若初步调查确认客诉的有效性,相关部门将进行更加深入的调查,包括与涉事员工和顾客的沟通交流,并收集所有相关的证据和资料。
(4)解决方案:在细致调查的基础上,相关部门将提出解决方案并报告给管理层,包括对责任人的处理、问题的纠正和对顾客的补偿措施。
(5)反馈与回访:解决方案获得管理层的审核通过后,客诉受理中心将第一时间向顾客反馈处理结果,并根据具体情况进行回访,以确保顾客满意度的提高。
3. 执行细则(1)快速响应:客诉受理中心要设立专人负责对每项客诉进行及时处理,并确保在规定时间内给予顾客反馈。
(2)保密性和诚信原则:对于提供的顾客信息和涉及业务流程的内部信息,所有员工都必须遵守保密原则,确保顾客的权益和公司的声誉。
(3)数据统计和分析:公司要建立完善的客诉数据统计和分析机制,及时总结客诉处理经验,发现问题并改进管理,以减少客诉的数量和提高处理质量。
(4)持续改善:公司要定期对客诉处理管理制度进行评估和改进,确保其与业务发展和市场需求相适应,不断提升管理水平和服务品质。
4. 客诉处理管理制度的效益(1)提高顾客满意度:通过规范的客诉流程和高效的处理方式,能够更好地解决顾客的问题,提高顾客满意度,增加回头客和口碑传播。
(2)快速响应能力:建立客诉处理管理制度,可以使企业能够及时响应和处理客诉,提高问题解决的效率,及早消除潜在的危机。
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《客服投诉应急处理管理办法》
第一条目的:
为求迅速处理客户投诉案件,维护公司信誉,促进质量改善与售后服务,制修订本办法。
第二条定义:
所谓顾客投诉,是指顾客对企业产品质量或服务工作不满意,而提出的书面或口头上的异议、抗议、索赔和要求解决解决问题等行为。
(以下简称“客户投诉”)
第三条客诉分类:
根据客户投诉异常原因的不同区分为:
(一)非质量异常客诉:服务投诉、货物短装或错装引起的客诉问题等;
(二)质量异常客诉:油污、脏污、毛发、印刷不良、纸标不良等客诉;
(三)重大投诉:
1、同批次单品在7天内被投诉达10起以上;
2、从接到投诉之日起超过五天以上未解决的投诉;
3、与投诉方商定最终赔偿金额在500元以上的;
4、工商、质检等政府管理部门介入;
5、投诉方(产品消费者)产生健康变化并进行医疗检查(费用100元以上);
6、媒体介入;
第四条处理投诉的原则:
坚持“分级负责,归口办理”和“逐级处理”的原则。
第五条职责:
(一)客服部门:(客诉主要负责部门)
1、经营管理部作为公司顾客投诉的主要负责部门,应及时、冷静、高效、负责地对顾客投诉进行处理,并做好协调沟通工作;
2、负责客服电话(1370829221)接听;
3、负责做好客诉信息的登记汇总工作。
客诉信息包括:投诉人姓名、(工作单位)、联系方式、地址、购货单位、产品名称、购货数量、购货日期、产品批次、投诉问题等;
4、对于典型、重大质量投诉事件,客服负责人接到投诉后及时通过电话通报品控负责人;对于重大投诉事件,客服负责人接到投诉后即时了解情况立即电话汇报分管领导。
5、对于重大投诉事件,接到投诉后,直接处理人与负责客服工作的部门经理要第一时间以电话、面谈的方式向公司相关领导汇报,并及时汇报处理进程与最终结果。
6、顾客投诉的信息反馈:
(1)每周一,客服员及时将上周客户投诉反映的产品质量问题的处理汇总表,以QQ 形式发给客服负责人,经审核后及时以QQ形式发给生产系统品控部负责人及相关负责人;
(2)每月第一个工作日,客服员及时将上月顾客投诉反映的产品质量问题处理汇总表以QQ形式发给客服负责人,经审核后及时以QQ形式发给经营管理部、生产系统品控部负责人和生产负责人;
7、对于典型、重大质量投诉事件,客服负责人接到投诉后及时通过电话通报品控负责人;对于重大投诉事件,客服负责人接到投诉后即时了解情况立即电话汇报分管领导。
(二)销售渠道:(客诉第一经办部门)
1、销售一线人员作为第一经办人,负责在第一时间安抚顾客,在权限范围内处理客诉,避免事态升级。
2、负责在处理客诉的时候(质量投诉),须第一时间将客诉信息反馈给客服部门,由客服员作好信息记录;
第六条处理程序
客户投诉处理流程,如下表。
免责规定
1、退回总仓的货物如没有分支机构和总部的审批手续的,不予受理,因此产生的一切后果由退货单位负责;
2、总部的货物中如没有《退换货货物确认单》的,我司将不予受理,因此产生的一切费用由退货单位负责;
3、退货物的数量、品种必须与我司审批的数量、品种相符,如不符合我司不予接受,因此产生的相关费用由客户承担。
一、目的:
为规范投诉处理流程,促进产品质量改善及销售服务水平提高,最大限度维护公司及品牌形象,特制定本管理办法。
三、处理投诉的原则:
按照“分级负责,归口办理”和“逐级投诉”的原则。
四、注意事项:
(一)在处理客诉过程当中,在没有看到实物前,不得下任何结论或做出任何承诺。
(二)各级人员在处理顾客投诉时,如有新闻媒体、工商、消协、质监、卫监等部门介入,应立即报告上级部门或领导,不得擅自接待或接受询问。
(三)投诉处理过程中,需和公司相关领导或部门沟通时,应注意回避开顾客。
五、投诉处理工作小组构成:
(一)组长:销售副总
(二)组员:销售副总助理、市场总监、市场部经理、行政人事经理、客
第6 页共11 页服人员、各销售渠道负责人、生产部负责人、品控部负责人
(三)媒体负责人:行政总监
六、投诉处理工作小组职责:
(一)销售副总
1、组织、协调重大投诉的处理;
2、呈报集团公司媒体负责部门接受采访或发布消息。
(二)销售副总助理
1、参与、指导、监督一般质量投诉、重大投诉的处理;
2、与销售副总就重大投诉进行沟通、协商投诉处理意见。
(三)市场总监、市场部经理
1、参与、指导、监督一般质量投诉、重大投诉的处理;
2、与销售副总就重大投诉进行沟通、协商投诉处理意见。
(四)媒体负责人:行政总监
新闻媒体、工商、消协、质监、卫监等部门介入的客诉处理,接受媒体发言或解释。
(五)行政人事经理、客服人员
1、接获投诉后,安抚顾客;
2、现场了解具体情况,处理投诉,并进行跟踪回访;
3、向投诉者提供正式答复和处理意见,必要时可邀请相关部门协同回答;
4、作好投诉处理记录,向领导汇报处理进展情况;
5、顾客回访,必要时寻求集团公关、法务等部门的支持。
(六)各销售渠道负责人
1、为把握好投诉处理的良好时机,业务员或渠道负责人应作为投诉现场第一处理人,了解顾客投诉原因,并进行安抚;
2、协助客服人员调查、处理投诉;
3、协助客服部门取回投诉产品;
4、协助客服部门为投诉顾客退(换)货、赔偿。
(七)生产部负责人
1、调查投诉产品,向客服负责人反馈调查结果;
2、制定改进措施,以防止再次发生类似问题;
3、追究相关责任人。
(八)品控部负责人
1、分析、检验问题产品,向客服负责人反馈结果;
2、协助客服答复投诉顾客及其询问,为客服提供技术支持。
七、投诉处理流程:
八、产品投诉处理赔偿办法:
十、产品投诉处理细则:
(一)各渠道销售人员在接到顾客投诉后,在权限范围内(1赔3以内”含”)可先行进行处理,并与客服沟通处理情况。
当出现1赔3以上情况的理赔或顾客身体原因需上门解决的,销售人员应及时通知客服人员进行处理。
(二)学校学生奶的投诉处理:达成处理协议后,客服人员开据《产品质量投诉处理单》,经部门负责人、分管领导签批后,交生产计划部开单送货。
(原文:在就近销售店购买产品,尽快给学校送过去;对于距离较远的乡镇学校,可委托配送驾驶员在鱼嘴大卖场购买产品代为换货,客服人员和驾驶员了结手续。
)(二)顾客退货的处理:达成处理协议后,客服人员交付现金给顾客,尽量要求顾客提供收银小票。
退回产品数量与退货金额要一致,有出入时要备注原因;有买赠活动或打折,尽量和顾客协商扣除折扣金额。
退回产品报废处理。
(三)顾客换货的处理:
“1赔10”比例以内的投诉由业务员监督进行预处理,限额50元。
(四)问题奶处理:
1、已开封的问题奶由客服人员在现场核实后进行销毁;
2、遇有异物的问题奶须带回公司经部门负责人及相关负责人核实后销毁;
3、退回产品要销毁。
(四)缺货投诉的处理:
因订货原因或物流未及时送到位引起的顾客退卡或其他情况的投诉,由销售人员进行协调处理,以调货等方式解决。
(五)、奶卡挂失、加磁、续期、销售服务原因造成的换货、销售人员为第一责任人进行协调处理。
当问题上升至媒体、工商等严重问题时由客服人员与媒体负责人处理。
(六)退卡、退货处理:
1、因产品质量问题引起的退卡、退货,由客服部门协调处理。
2、其他原因引起的退卡、退货(如销售服务问题),由销售人员负责处理。
(四)赔偿的处理:1、赔货:达成处理协议后,客服人员在就近销售店购买产品并取得小票,产品交给顾客时让顾客签收条,同时留下顾客姓名及联系方式备查。
2、赔钱:达成处理协议后,客服人员将现金或取奶卡交给顾客时,让顾客签收条,同时留下顾客姓名及联系方式备查。
(五)客服人员的费用报销:
第10 页共11 页客服人员定期将投诉处理的退换货及赔偿购货小票、顾客收条,按公司财务制度要求粘贴、报销。
(六)客服人员应每天对单批次产品的投诉情况进行统计和简单分析,如果发现单批次出现5次以上的投诉,应及时向相关部门进行沟通,向相关领导进行汇报,以便有关部门及时分析问题、解决问题。
十一、投诉预防:
(一)加强原辅料、生产、仓储、物流全过程的产品质量管理和关键点质量控制,持续提升质量水平,从根本上减少、预防投诉事件的发生。
(二)出现重大投诉问题时,各环节要做好信息传递工作,认真对待,不要存有侥幸心理,隐瞒事实真相。
(三)要及时对质量问题的产生原因进行认真分析,查明原因,消除隐患,避免类似问题再次发生。
(四)加强公司内部管理,提高服务水平,严格奖惩制度。
十二、本规定由行政人事部负责解释。
十三、本规定自签发之日起实施,并随着公司的发展不断修订和完善。
金玉塑料制品有限公司
2017年5月20日
第11 页共11 页。