文件记录管理程序
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
相关部门
文件更改
各职能部门认为受控文件存在不合理或条件发生变化时,修订新的文件填写《文件审批通知单》经批准后交文控办理。
《文件审批通知单》
相关部门
文件作废
针对各部门文件破烂严重、过有效性的文件由文控中心必须进行回收加盖“作废文件”印章，由文控统一保存并记录在《文件发放回收记录》上。
收回的作废文件应在作废的文件上盖上“作废”及“保存”章填写《文件回收率分析表》作为回收利用或直接销毁。
《文件回收率分析表》
文控
文件保管
文控人员每月对各部门文件资料管理情况进行检查，不符合的要求责任部门进行整改。
各使用单位应严格保管文件，阅读时不得于文件上任意涂改，发放至各部门受控文件副本，由各部门保管，避免出现受潮、涂改、标记、掉页、复印、遗失等现象，保持书面整洁。
相关部门
电子文件
文控中心将经审批后管理体系相关文件，电子档保存于公司公共系统平台，并更新、存储（资讯部进行电子文件资料的杀毒备份）
5.文件与资料管理程序：
作业流程图
文件与资料管理程序
负责部门
输入
过程重点提示
输出文件/表单
相关部门
文件编写
各部门针对依据体系管理和实际工作的需求，对文件的制定，记录表格实行“谁使用，谁设计”原则。
相关部门
需求申请
各部门针对依据体系管理和实际工作的需求，对文件的制定责任部门填写：《文件审批通知单》。
《文件审批通知单》
相关部门
外来文件
各部门依据公司体系运行及本部门实际的需要，应主动同外部联络索取相关外来文件资料如：
客户图纸、
产品变更资料、
供方材质报告、
外训资料、
政府/行业法规（包括国际标准、国家标准、行业标准、国家法律与法规）
其它需求的资料
文控
外来文件管理
收到的外来文件，经相关部门负责人审核签收，统一交到文控。
由文控在外来文件封面盖红色“文件接收”印章，并进行外来文件编号后，依其版本要求进行登录填写《文件总览表》。
可追溯性
其它原因
注：“记录”也包括顾客规定的记录。记录控制应满足法规和顾客的要求。如：汽车产品的设计开发记录保存期限必须满足客户及法律法规要求,原则上保存到产品淘汰后一个日历年以上。
填写《记录总览表》进行登录。
《记录总览表》
相关部门
过程运行记录
表格记录人员填写相关记录时,应严格并按以下规定填写记录，以便追溯：
文控
作废文件
使用部门针对临时或非预期使用的文件加盖“暂行使用”“有效期限”印章进行受控发行使用
“暂行使用”“有效期限”
相关部门
文件评审
每年进行一次针公司所有受控文件体系文件资料的评审，在管理评审会议上进行。如果不适用，则进行修改。
对承载媒体不是纸张文件的控制（包括光盘、软盘、E-MAIL文件、电子文档、菲林、照片等形式），按以上程序执行。
四阶表单记录编号规定:
部门代号:
参照《编号规则》（见附件）进行编号，不可出现重复的文件编号。
文控
文件受控
各部门将发行文件统一交文控进行统一受控（印章）填写《文件总览表》。
文控
文件发放、回收
再根据文件分发的范围、权限和使用，分发给相关部门，接收部门人员收到文件后要在《文件分发签收表》上签名，以便追溯。
记录填写必须及时、准确、清晰
不可使用铅笔
用统一、规范、合理的记录表格
记录不得随意涂改，若需涂改可用划线方式，并在划旁签名或盖章，且注明涂改日期。
客户有特殊要求时,需按客户要求填写。
记录完成后应交组长级以上人员
确认记录的正确性、完整性、有效性，
经确认合格的记录交专人分类保存。
相关部门
过程运行记录审核
填写完整的记录须相关单位人员签核（若填写不符合要求退回重新填写）认可后方为有效。
因工作需要若某一职能部门需要多份受控文件时,需向文控申请，经部门负责人批准后，方可办理填写《补发申请表》
文控发放的文件应有明确的生效日期，若在文件中未另加规定，按批准日期为生效日期，文控负责发放的文件，受控日期即生效日期及时发放到需要场所。
《文件分发签收表》
《补发申请表》
文控
文件回收
各部门文员依据文件管理要求针对本部门需回收的文件进行回收统一交文控中心回收处置填写《文件回收率分析表》
7.3 《文件资料制定/修订/领用/销毁批准单》
7.4 《外来文件受控一览表》
7.5 《外来文件发放回收记录表》
部门主管
总经理
文件审批
一阶文件：体系组制定、管理代理审核，总经理批准；
二阶文件：部门相关负责人制定、部门经理审核，管理代理批准；
三四阶文件：部门权责人员制定、部门主管审核，部门经理批准。
各部门
文件排版
具体参照《文件版面设计管理办法》
文控
文件受控
质量手册编号规定:
程序文件编号规定:
三阶文件编号规定:
外来文件编号规定:
后再分发给相关部门使用，接收部门人员收到文件后在《文件借阅记录表》上签名，以便追溯。
“文件接收”印章
《文件借阅记录表》
记录管理
相关部门
新增/修订
需求
表格ห้องสมุดไป่ตู้行“谁使用，谁设计”的原则，
文控
新订/改版记录表格
使用部门必须参考相关要求制定记录保存期限。
参考原则：
内部管理需要
顾客特殊要求
认证审核要求
相关法律法规要求
3.定义：
外来文件：非公司内部产生的有利用价值的文件。
记录：阐述取得的结果或提供活动完成证据的文件。
4权责：
4.1文控：负责文件资料的整理、受控、发行、回收、变更、登录﹑归档、保存和销毁作业等。
4.2相关部门：按规定使用本部门文件，进行文件记录的修订﹑借阅、填写保管内部文件记录。
4.3总经理：负责质量环境管理手册的批准。
相关部门
过程运行情况追溯
各部门需指定专人收集保管相关的质量环境记录。
各部门文员定期针对本产部门形成的记录按照记当的类别、性质、编号、日期、型号等归档保存,以便必要时能即时查阅(包括来自相关方的记录)。
相关部门
记录保存
针对本部门的记录保存，应注意储存环境要求，做到防潮、防火、防虫鼠及丢失变质损坏。
针对汽车质量要求的相关记录，要求填写《记录交接保存明细表》文控中心统一进行存储管理。
XX汽车零部件有限公司
文件编号
版 本 号
A/0
文件记录管理程序
制定部门
生效日期
1.目的：
为确保本公司质量环境系统文件、资料、记录得以有效合理的管制，以落实公司政策并达成管理目标，进而使各项管理工作得以改善，特制定本程序。
2.适用范围：
适用于本公司质量环境系统文件（外来文件）资料、记录的制订﹑发行﹑回收﹑归档﹑作废、设计、填写、保存、保护、检索管理。
《记录交接保存明细表》
相关部门
作废记录
各部门依据文控中心的时间要求，定期清理部门过期的记录，统一交至文控进行销毁处理。
相关部门
保存记录
参照《记录管理程序》
附表：文件编码原则
6．参考文件：
6.1《记录管理程序》
6.2《电子档管理规定》
7．使用表单：
7.1 《受控文件一览表》
7.2 《文件发放回收记录表》
文件更改
各职能部门认为受控文件存在不合理或条件发生变化时,修订新的文件填写《文件审批通知单》经批准后交文控办理。
《文件审批通知单》
相关部门
文件作废
针对各部门文件破烂严重、过有效性的文件由文控中心必须进行回收加盖“作废文件”印章，由文控统一保存并记录在《文件发放回收记录》上。
收回的作废文件应在作废的文件上盖上“作废”及“保存”章填写《文件回收率分析表》作为回收利用或直接销毁。
《文件回收率分析表》
文控
文件保管
文控人员每月对各部门文件资料管理情况进行检查，不符合的要求责任部门进行整改。
各使用单位应严格保管文件，阅读时不得于文件上任意涂改，发放至各部门受控文件副本，由各部门保管，避免出现受潮、涂改、标记、掉页、复印、遗失等现象，保持书面整洁。
相关部门
电子文件
文控中心将经审批后管理体系相关文件，电子档保存于公司公共系统平台，并更新、存储（资讯部进行电子文件资料的杀毒备份）
5.文件与资料管理程序：
作业流程图
文件与资料管理程序
负责部门
输入
过程重点提示
输出文件/表单
相关部门
文件编写
各部门针对依据体系管理和实际工作的需求，对文件的制定，记录表格实行“谁使用，谁设计”原则。
相关部门
需求申请
各部门针对依据体系管理和实际工作的需求，对文件的制定责任部门填写：《文件审批通知单》。
《文件审批通知单》
相关部门
外来文件
各部门依据公司体系运行及本部门实际的需要，应主动同外部联络索取相关外来文件资料如：
客户图纸、
产品变更资料、
供方材质报告、
外训资料、
政府/行业法规（包括国际标准、国家标准、行业标准、国家法律与法规）
其它需求的资料
文控
外来文件管理
收到的外来文件，经相关部门负责人审核签收，统一交到文控。
由文控在外来文件封面盖红色“文件接收”印章，并进行外来文件编号后，依其版本要求进行登录填写《文件总览表》。
可追溯性
其它原因
注：“记录”也包括顾客规定的记录。记录控制应满足法规和顾客的要求。如：汽车产品的设计开发记录保存期限必须满足客户及法律法规要求,原则上保存到产品淘汰后一个日历年以上。
填写《记录总览表》进行登录。
《记录总览表》
相关部门
过程运行记录
表格记录人员填写相关记录时,应严格并按以下规定填写记录，以便追溯：
文控
作废文件
使用部门针对临时或非预期使用的文件加盖“暂行使用”“有效期限”印章进行受控发行使用
“暂行使用”“有效期限”
相关部门
文件评审
每年进行一次针公司所有受控文件体系文件资料的评审，在管理评审会议上进行。如果不适用，则进行修改。
对承载媒体不是纸张文件的控制（包括光盘、软盘、E-MAIL文件、电子文档、菲林、照片等形式），按以上程序执行。
四阶表单记录编号规定:
部门代号:
参照《编号规则》（见附件）进行编号，不可出现重复的文件编号。
文控
文件受控
各部门将发行文件统一交文控进行统一受控（印章）填写《文件总览表》。
文控
文件发放、回收
再根据文件分发的范围、权限和使用，分发给相关部门，接收部门人员收到文件后要在《文件分发签收表》上签名，以便追溯。
记录填写必须及时、准确、清晰
不可使用铅笔
用统一、规范、合理的记录表格
记录不得随意涂改，若需涂改可用划线方式，并在划旁签名或盖章，且注明涂改日期。
客户有特殊要求时,需按客户要求填写。
记录完成后应交组长级以上人员
确认记录的正确性、完整性、有效性，
经确认合格的记录交专人分类保存。
相关部门
过程运行记录审核
填写完整的记录须相关单位人员签核（若填写不符合要求退回重新填写）认可后方为有效。
因工作需要若某一职能部门需要多份受控文件时,需向文控申请，经部门负责人批准后，方可办理填写《补发申请表》
文控发放的文件应有明确的生效日期，若在文件中未另加规定，按批准日期为生效日期，文控负责发放的文件，受控日期即生效日期及时发放到需要场所。
《文件分发签收表》
《补发申请表》
文控
文件回收
各部门文员依据文件管理要求针对本部门需回收的文件进行回收统一交文控中心回收处置填写《文件回收率分析表》
7.3 《文件资料制定/修订/领用/销毁批准单》
7.4 《外来文件受控一览表》
7.5 《外来文件发放回收记录表》
部门主管
总经理
文件审批
一阶文件：体系组制定、管理代理审核，总经理批准；
二阶文件：部门相关负责人制定、部门经理审核，管理代理批准；
三四阶文件：部门权责人员制定、部门主管审核，部门经理批准。
各部门
文件排版
具体参照《文件版面设计管理办法》
文控
文件受控
质量手册编号规定:
程序文件编号规定:
三阶文件编号规定:
外来文件编号规定:
后再分发给相关部门使用，接收部门人员收到文件后在《文件借阅记录表》上签名，以便追溯。
“文件接收”印章
《文件借阅记录表》
记录管理
相关部门
新增/修订
需求
表格ห้องสมุดไป่ตู้行“谁使用，谁设计”的原则，
文控
新订/改版记录表格
使用部门必须参考相关要求制定记录保存期限。
参考原则：
内部管理需要
顾客特殊要求
认证审核要求
相关法律法规要求
3.定义：
外来文件：非公司内部产生的有利用价值的文件。
记录：阐述取得的结果或提供活动完成证据的文件。
4权责：
4.1文控：负责文件资料的整理、受控、发行、回收、变更、登录﹑归档、保存和销毁作业等。
4.2相关部门：按规定使用本部门文件，进行文件记录的修订﹑借阅、填写保管内部文件记录。
4.3总经理：负责质量环境管理手册的批准。
相关部门
过程运行情况追溯
各部门需指定专人收集保管相关的质量环境记录。
各部门文员定期针对本产部门形成的记录按照记当的类别、性质、编号、日期、型号等归档保存,以便必要时能即时查阅(包括来自相关方的记录)。
相关部门
记录保存
针对本部门的记录保存，应注意储存环境要求，做到防潮、防火、防虫鼠及丢失变质损坏。
针对汽车质量要求的相关记录，要求填写《记录交接保存明细表》文控中心统一进行存储管理。
XX汽车零部件有限公司
文件编号
版 本 号
A/0
文件记录管理程序
制定部门
生效日期
1.目的：
为确保本公司质量环境系统文件、资料、记录得以有效合理的管制，以落实公司政策并达成管理目标，进而使各项管理工作得以改善，特制定本程序。
2.适用范围：
适用于本公司质量环境系统文件（外来文件）资料、记录的制订﹑发行﹑回收﹑归档﹑作废、设计、填写、保存、保护、检索管理。
《记录交接保存明细表》
相关部门
作废记录
各部门依据文控中心的时间要求，定期清理部门过期的记录，统一交至文控进行销毁处理。
相关部门
保存记录
参照《记录管理程序》
附表：文件编码原则
6．参考文件：
6.1《记录管理程序》
6.2《电子档管理规定》
7．使用表单：
7.1 《受控文件一览表》
7.2 《文件发放回收记录表》