文件记录管理程序
试验室《程序文件》记录管理程序
试验室《程序文件》记录管理程序一、目的为了确保试验室的各项活动和结果能够得到准确、完整、可靠的记录，并能够有效地管理和利用这些记录，特制定本程序。
二、适用范围本程序适用于试验室所有与检测、校准、检验等活动相关的记录的产生、标识、收集、归档、存储、检索、查阅、保存和处置等过程。
三、职责1、试验室主任负责批准《程序文件》记录管理程序，并对记录管理工作进行监督和指导。
2、质量负责人负责组织制定和修订《程序文件》记录管理程序，并对记录的质量进行审核。
3、各检测/校准/检验人员负责按照规定的格式和要求填写原始记录，并对记录的真实性、准确性和完整性负责。
4、资料员负责对记录进行收集、整理、归档、存储和保管，并建立记录的索引和目录，以便于检索和查阅。
四、记录的分类1、质量记录内部审核和管理评审记录人员培训和考核记录仪器设备的校准、维护和维修记录标准物质的采购、验收和使用记录质量控制活动记录投诉和申诉处理记录2、技术记录检测/校准/检验的原始记录数据处理和计算记录报告和证书的副本方法验证和确认记录不确定度评定记录五、记录的格式和要求1、记录的格式应统一、规范，并经过审批和备案。
2、记录应使用黑色或蓝色墨水笔填写，字迹清晰、端正，不得涂改。
如确需修改，应在修改处划上两条横线，并在旁边注明修改内容、修改人姓名和修改日期。
3、记录应包含足够的信息，以能够重现检测/校准/检验过程和结果。
记录的内容应包括：样品名称、编号、规格、数量、来源、检测/校准/检验项目、方法、依据、环境条件、仪器设备名称、型号、编号、校准状态、使用参数、检测/校准/检验数据、计算过程、结果判定、检测/校准/检验人员签名、审核人员签名和日期等。
六、记录的标识1、每一份记录都应具有唯一的编号，编号规则应明确并易于识别。
2、记录应标明记录的名称、编号、页码、总页数和日期等信息。
七、记录的收集1、各检测/校准/检验人员应在工作完成后及时将原始记录交给资料员。
文件和记录管理程序
促进组织内部和外部 的信息交流
文件和记录管理的重要性
提高组织的工作效率 保障组织的合法权益
有助于组织的知识积累和创新发展
02
文件和记录管理程序概述
文件的分类
01
02
03
按重要性划分
重要文件、一般文件、临 时文件
按内容划分
行政文件、技术文件、人 事文件、财务文件等
按保密程度划分
机密文件、秘密文件、普 通文件
电子文件和记录的可追溯性
建立电子文件和记录的版本控制和历史记录，能够追踪文件的修改 历史和操作记录。
电子文件和记录的存储和备份
选择合适的存储介质
01
根据电子文件和记录的重要性、使用频率和存储期限，选择适
当的存储介质，如硬盘、光盘、磁带等。
定期备份
02
建立定期备份机制，确保电子文件和记录的安全，防止数据丢
根据人员的职责和工作需求，设 置不同的权限级别，确保只有适 当的人员能够访问敏感信息。
数据加密和哈希函数
数据加密
采用加密技术对文件和记录进行加密，确保信息在传输和存储过程中的保密性 。
哈希函数
使用哈希函数对文件和记录进行哈希处理，确保数据的完整性和真实性。
定期审计和验证
定期审计
定期对文件和记录的管理程序进行审 计，检查程序是否得到有效执行，及 时发现和纠正问题。
文件和记录管理程序
汇报人： 202X-12-29
contents
目录
• 引言 • 文件和记录管理程序概述 • 文件和记录的创建、维护和销毁 • 文件和记录的保密性和完整性 • 电子文件和记录的管理 • 文件和记录管理程序的审核与改进
01
引言
目的和背景
文件和记录控制程序文件
文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理，保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本文件和记录控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。
3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。
4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。
四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。
2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。
3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号，确保文件的唯一性和可识别性。
2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。
六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求，确保文件的内容准确、清晰、完整。
2、文件编制完成后，应由相关部门负责人进行审核，审核其内容的合理性、有效性和符合性。
3、经过审核的文件，应由公司授权的人员进行批准，批准后方可正式发布和使用。
七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放，确保相关人员能够及时获得有效的文件。
2、文件发放时应填写《文件发放登记表》，记录文件的发放情况。
3、当文件需要修订或作废时，应及时回收旧文件，并填写《文件回收登记表》。
八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。
2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方，便于查阅和使用。
九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时，应由原编制部门提出修订申请，并填写《文件修订申请表》。
文件记录管理控制程序
文件/记录管理控制程序1 目的对质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保其有系统的分类、编号、制定、审核、批准、发放、保管、更改、作废的规定，使公司各部门、单位均使用管理体系文件的有效版本。
对记录（表格）的收集、编目、标识、归档、贮存、查阅、保管和处理做出规定，使记录得到有效控制，并为证明其符合规定要求和管理体系有效运行提供证据。
2 适用范围适用于公司管理体系有关文件/记录的控制、使用和管理，包括适用的外来文件/记录（表格）。
3 术语和定义《管理手册》中0.3章的有关术语和定义适用本程序。
4 职责4.1总经理负责质量/环境/职业健康安全管理体系的总体框架策划，对公司《管理手册》、《程序文件》及有关管理制度的批准发布实施。
4.2管理者代表负责《管理手册》、《程序文件》的审核及有关管理体系文件的审批，必要时组织进行修改、换版。
4.3副总经理负责有关管理制度的审核及有关管理体系文件的审批。
4.4安质部4.4.1负责公司《管理手册》的编制、评审和管理。
4.4.2负责与“质量、环境、安全”相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.4.3负责编制、管理公司和本部门的“记录（表格）控制清单”，确定记录的主管部门、单位和保管期限。
4.4.4负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
4.5 办公室负责公司外来文件、网上办公文件、公司行政文件的控制管理。
4.6人力资源部4.6.1负责与人力资源、职业健康相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.6.2负责网络办公系统的升级维护，为文件控制提供良好的技术支撑。
4.6.3负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
4.7财务部4.7.1负责与财务相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.7.2负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
4.8技术部4.8.1负责与设备设施管理、维修、保养相关的规章制度、技术标准的审查、管理。
4.8.2负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
文件记录管理程序
文件记录管理程序1、合同主体11 甲方：＿___________________12 乙方：＿___________________2、合同标的21 本合同旨在确立甲乙双方在文件记录管理程序方面的权利和义务，确保文件记录的准确性、完整性、安全性和可追溯性。
22 涵盖的文件记录包括但不限于业务合同、财务报表、会议纪要、员工档案等各类与双方业务和运营相关的文件资料。
3、权利义务31 甲方的权利和义务311 有权要求乙方按照约定的程序和标准进行文件记录的管理。
312 应向乙方提供必要的资源和支持，包括但不限于提供存放文件的场地、设备等。
313 有责任对乙方的文件记录管理工作进行监督和检查。
32 乙方的权利和义务321 有权根据合同约定获取合理的报酬。
322 应建立健全文件记录管理制度，确保文件的收集、整理、归档、保管和检索等工作有序进行。
323 负责对文件记录进行分类、编号，保证文件易于查找和使用。
324 严格遵守保密规定，不得泄露文件记录中的机密信息。
325 定期对文件记录进行备份，防止数据丢失。
4、违约责任41 若甲方未按照合同约定提供必要的资源和支持，导致文件记录管理工作无法正常进行，甲方应承担相应的责任，赔偿乙方因此遭受的损失。
42 若乙方未按照约定的程序和标准进行文件记录管理，导致文件丢失、损坏、泄露或其他不良后果，乙方应承担责任，包括但不限于恢复文件、赔偿甲方因此遭受的经济损失，并承担可能的法律责任。
43 若双方违反保密义务，泄露文件记录中的机密信息，应按照法律规定和合同约定承担赔偿责任，情节严重的还可能面临刑事处罚。
5、争议解决方式51 本合同在履行过程中如发生争议，双方应首先通过友好协商解决。
52 若协商不成，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。
6、其他条款61 本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为______年。
62 本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。
文件记录管理控制程序
文件/记录管理控制程序1 目的对质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保其有系统的分类、编号、制定、审核、批准、发放、保管、更改、作废的规定，使公司各部门、单位均使用管理体系文件的有效版本。
对记录（表格）的收集、编目、标识、归档、贮存、查阅、保管和处理做出规定，使记录得到有效控制，并为证明其符合规定要求和管理体系有效运行提供证据。
2 适用范围适用于公司管理体系有关文件/记录的控制、使用和管理，包括适用的外来文件/记录（表格）。
3 术语和定义《管理手册》中0.3章的有关术语和定义适用本程序。
4 职责4.1总经理负责质量/环境/职业健康安全管理体系的总体框架策划，对公司《管理手册》、《程序文件》及有关管理制度的批准发布实施。
4.2管理者代表负责《管理手册》、《程序文件》的审核及有关管理体系文件的审批，必要时组织进行修改、换版。
4.3副总经理负责有关管理制度的审核及有关管理体系文件的审批。
4.4安质部4.4.1负责公司《管理手册》的编制、评审和管理。
4.4.2负责与“质量、环境、安全”相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.4.3负责编制、管理公司和本部门的“记录（表格）控制清单”，确定记录的主管部门、单位和保管期限。
4.4.4负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
4.5 办公室负责公司外来文件、网上办公文件、公司行政文件的控制管理。
4.6人力资源部4.6.1负责与人力资源、职业健康相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.6.2负责网络办公系统的升级维护，为文件控制提供良好的技术支撑。
4.6.3负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
4.7财务部4.7.1负责与财务相关的规章制度、标准的审查、管理。
4.7.2负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
4.8技术部4.8.1负责与设备设施管理、维修、保养相关的规章制度、技术标准的审查、管理。
4.8.2负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。
文件记录控制程序
文件记录控制程序引言概述：文件记录控制程序是一种用于管理和维护组织中的文件记录的软件程序。
它可以帮助组织实现文件记录的有效管理和控制，提高工作效率和数据安全性。
本文将探讨文件记录控制程序的定义、功能和优势，并分析其在组织中的应用。
正文内容：一、定义和特点1.1定义：文件记录控制程序是一种用于管理和控制组织中的文件记录的软件程序。
它可以帮助组织对文件进行分类、标记和归档，实现对文件记录的有效管理。
1.2特点：1.2.1自动化管理：文件记录控制程序通过自动化的方式管理文件记录，提高了工作效率和准确性。
它可以根据预设的规则和流程对文件进行分类和归档，减少人工处理的时间和错误率。
1.2.2数据安全性：文件记录控制程序可以通过设置权限和加密等方式，提高文件记录的安全性。
它可以限制用户对文件的访问权限，并保护文件记录不被未经授权的人员访问和篡改。
1.2.3协作和共享：文件记录控制程序提供了协作和共享功能，可以方便不同部门和团队之间的文件共享和协作。
它可以实现多人同时对文件进行编辑和审批，提高工作效率和团队合作能力。
二、功能和应用2.1文件分类和标记2.1.1对文件进行分类：文件记录控制程序可以根据文件的属性和内容进行分类，方便用户对文件进行管理和查找。
它可以根据文件类型、日期、作者等信息进行分类。
2.1.2文件标记和检索：文件记录控制程序支持对文件进行标记和检索，用户可以为文件添加标签和关键字，方便后续的查找和管理。
2.2文件归档和存储2.2.1文件归档：文件记录控制程序可以将文件归档到统一的存储系统中，实现对文件的长期保存和备份。
它可以将文件压缩和加密，节省存储空间并保护文件的安全性。
2.2.2文件存储管理：文件记录控制程序可以管理组织的文件存储系统，包括空间分配、存储策略和备份等。
它可以监控存储空间的使用情况，并提供报警和优化建议，保证文件存储的可靠性和可用性。
2.3文件审批和流程管理2.3.1文件审批流程：文件记录控制程序可以定义文件的审批流程和权限，实现文件的在线审批和签批。
文件和记录控制管理程序
文件和记录控制管理程序一个完善的文件和记录控制管理程序应包含以下几个方面：1.文件分类和标识：文件和记录按照特定的分类标准进行归类和标识，以便于查找和访问。
常见的分类标准包括文件类型、部门分类、日期等。
2.文件创建和流程审批：文件的创建应有明确的流程和审批要求，确保文件的准确性和合规性。
流程和审批可以根据文件的重要性和敏感性进行不同的设置。
3.文件存储和保护：文件应有统一的存储位置和保护措施，以防止文件的丢失、损坏或未经授权的访问。
存储和保护措施可以包括实体文件柜、电子文件库、数据备份等。
4.文件访问和使用：文件的访问和使用应有明确的权限控制和操作规范。
只有经过授权的人员才能够访问和使用文件，并遵守规定的访问和使用规范。
5.文件保留和销毁：文件的保留时间和销毁方式应根据法规要求和组织的需要进行规定。
一些重要的文件可能需要长期保留，而一些过期或无效的文件则需要及时销毁，以降低信息泄露的风险。
6.文件审计和追踪：文件的审计和追踪可以帮助组织了解文件的使用情况和变更记录。
这对于监督文件的合规性和追溯文件的使用历史具有重要意义。
7.文件培训和意识：组织应定期开展文件管理培训和意识宣传活动，提高员工对文件管理的重要性和技能的认识，以确保文件管理程序的有效实施和遵守。
1.提高组织效率：通过合理分类和标识文件，可以更快速地查找和访问所需信息，从而提高办公效率。
2.提升信息安全：通过设定权限和访问控制，可以防止未经授权的人员访问和使用文件，提高信息安全性。
3.降低风险和成本：通过规范文件流程审批和文件保留销毁，可以降低信息泄露的风险，并减少不必要的存储和管理成本。
4.提升组织形象：一个良好的文件和记录控制管理程序可以提升组织的形象和信誉，增强利益相关方对组织的信任。
综上所述，文件和记录控制管理程序对于任何组织来说，都是一项重要的管理工作。
通过建立和实施这样的程序，可以更好地管理和控制文件和记录，提高组织的工作效率、信息安全性和形象，降低风险和成本。
文件和记录管理控制程序
文件和记录管理控制程序文件和记录管理控制程序是一种计算机软件，用于管理和维护组织内的各种文件和记录。
随着企业和机构的信息化程度不断提高，文件和记录数量的增加使得简单的手动管理已经无法满足需求。
文件和记录管理控制程序通过电子化的方式，对文件和记录进行管理，提高了工作效率和管理水平。
1.文件存储和分类：通过文件和记录管理控制程序，用户可以将不同类型的文件和记录进行分类存储。
例如，可以按照部门、项目、时间等不同维度进行分类，方便用户查找和管理。
2.文件检索和：在文件和记录管理控制程序中，用户可以通过关键字或条件对文件和记录进行检索和。
通过高效的和检索功能，用户可以快速找到所需的文件和记录，提高工作效率。
3.文件版本控制：在工作中，文件的版本管理非常重要。
文件和记录管理控制程序可以对文件进行版本管理，保留不同版本的文件信息，方便用户对文件进行比较和回溯。
同时，用户也可以通过程序锁定文件，避免多人同时修改同一个文件而引发的冲突。
4.权限管理和安全性：文件和记录管理控制程序可以对文件和记录的访问权限进行管理。
通过设定合适的用户权限，可以确保文件和记录的安全性，防止未授权的用户访问和修改文件。
同时，程序还可以详细记录用户的操作日志，方便管理者对文件的使用情况进行监控和审计。
5.文件共享和协作：文件和记录管理控制程序可以实现多用户共享和协作。
用户可以通过程序共享文件给其他用户，方便多人协同办公。
程序还可以提供评论、审批等功能，方便用户之间的沟通和交流。
6.数据备份和恢复：文件和记录管理控制程序通常会自动进行数据备份，避免由于机器故障或数据丢失等原因导致文件和记录的丢失。
在需要时，用户可以通过程序进行数据恢复，保证数据的完整性和可靠性。
文件和记录管理控制程序的应用领域非常广泛，包括政府部门、企事业单位、学校、医院等各种组织和机构。
通过使用文件和记录管理控制程序，可以提高工作效率，减少纸质文件的使用和存储成本，同时提供更安全和可靠的文件管理解决方案。
文件与记录管理程序
文件与记录管理程序在任何组织或企业中，文件与记录管理都是至关重要的环节。
它们不仅承载着企业的历史和当前活动，而且是未来决策和规划的基础。
本文将探讨文件与记录管理的程序，以及为何其对于组织的成功至关重要。
一、文件与记录管理的重要性1、法律法规遵守：文件和记录管理是遵守各种国家和地方法律法规的基础。
例如，财务记录需要符合税务法规，而健康和安全记录需要符合工作场所安全法规。
2、决策支持：文件和记录包含的信息可以为决策制定提供宝贵的数据。
例如，销售记录可以显示产品的销售趋势，从而为新产品开发和营销策略提供依据。
3、审计追踪：文件和记录是审计和财务审查的基础。
它们提供了交易活动的完整记录，使得审计员可以验证交易的准确性和合规性。
4、改进机会：通过对文件和记录的分析，可以发现流程中的瓶颈和问题，从而为改进和优化提供机会。
二、文件与记录管理程序1、文件分类与标识：根据文件的重要性和性质，对文件进行分类和标识。
这有助于在需要时快速找到关键文件。
2、文件存储与备份：采用适当的存储介质和方法来存储文件，并确保备份的安全性和可用性。
3、文件访问控制：为防止未经授权的访问，应对文件进行访问控制。
只有经过授权的人员才能访问敏感文件。
4、文件销毁与归档：定期对过期或不再需要的文件进行销毁，以保护敏感信息不被泄露。
同时，将重要文件归档以供未来参考。
5、记录管理：确保记录的准确性和完整性，遵循适当的记录保留政策，以避免数据丢失或不当修改。
6、电子文件安全：对于电子文件，应采取额外的安全措施，如加密和防火墙，以防止数据泄露和未经授权的访问。
7、培训与意识提升：定期为员工提供培训，提高他们对文件和记录管理的意识和技能。
8、定期审计：定期对文件和记录管理程序进行审计，以发现潜在的问题并采取纠正措施。
9、持续改进：根据审计结果和市场变化，不断优化文件和记录管理程序。
三、结论有效的文件与记录管理对于组织的成功至关重要。
它不仅有助于遵守法律法规，还能为决策提供支持，同时为审计提供追踪途径。
文件记录控制程序.
文件记录控制程序【摘要】文件记录是组织中重要的信息资产，确保文件的安全、准确和可访问性对于组织的日常运营至关重要。
为了有效地管理和控制文件记录，一个高效的文件记录控制程序是必不可少的。
本文将介绍文件记录控制程序的定义、目标、重要性以及如何建立和维护一个有效的文件记录控制程序。
【定义】文件记录控制程序是指为了确保文件记录的安全和准确性而制定的一系列规定、流程和控制措施的集合。
它涵盖了文件记录的创建、存储、访问、保护和销毁等方面，以确保文件记录的完整性、可用性和保密性。
【目标】文件记录控制程序的主要目标是确保文件记录的完整性、准确性和可用性，同时保护文件记录的机密性。
具体包括以下几个方面：1. 创建准确的文件记录：通过制定文件记录的规范和标准，确保文件记录的质量和准确性，避免错误或冗余的文件记录的产生。
2. 安全存储文件记录：建立安全的存储设施，包括电子存储和纸质存储，以确保文件记录不会遭到破坏、丢失或被未授权人员访问。
3. 确保文件记录的可访问性：建立适当的访问控制措施，确保合适的人员能够在需要时快速地访问到文件记录，同时避免未授权的访问。
4. 文件记录的保护和备份：制定文件记录的保护措施，包括加密、防病毒扫描和定期备份等，以应对安全威胁和灾难。
5. 文件记录的销毁：建立合规的文件记录销毁程序，确保不再需要的文件记录能够在适当的时候被安全地销毁，以防止未经授权的访问和泄露。
【重要性】文件记录控制程序的重要性不可忽视，以下是几个方面的重要性：1. 合规性要求：许多行业都有相关的合规性要求，要求组织必须建立有效的文件记录控制程序来确保合规性。
例如，金融行业要求建立良好的文件记录控制程序，以符合监管机构的要求。
2. 信息安全保护：文件记录中可能包含组织的重要信息和机密信息，如客户数据、财务记录等。
有效的文件记录控制程序可以保护这些信息不被未授权的人员访问，降低信息泄露的风险。
3. 高效的工作流程：一个良好的文件记录控制程序可以帮助组织建立高效的工作流程。
文件和记录管理控制程序文件
文件和记录管理控制程序文件在当今的组织运营中，文件和记录的有效管理至关重要。
它们不仅是组织决策的依据，也是追溯历史活动、证明合规性的重要证据。
为了确保文件和记录的准确性、完整性、可用性和安全性，制定一套科学合理的管理控制程序文件是必不可少的。
一、目的本文件和记录管理控制程序的目的在于建立一套规范的流程和制度，以有效地管理组织内的各类文件和记录，确保其能够满足组织的运营需求、法规要求以及质量标准。
二、适用范围本程序适用于组织内所有部门和活动中产生的文件和记录，包括但不限于行政管理文件、业务文件、财务文件、质量控制记录、客户信息记录等。
三、职责分工（一）文件和记录管理部门负责制定、修订和监督本程序的执行，统筹文件和记录的分类、编号、存储和检索系统的建立与维护。
（二）各部门负责本部门文件和记录的生成、收集、整理、归档和定期审查。
确保所产生的文件和记录符合规定的格式和内容要求，并按照规定的时间和流程进行移交和处理。
四、文件分类与编号（一）分类根据文件和记录的性质、用途和所属业务领域进行分类，例如可分为行政类、业务类、财务类、人力资源类等。
（二）编号为每一类文件和记录分配唯一的编号，编号规则应清晰明确，易于识别和检索。
编号可以包含分类代码、日期、流水号等元素，以确保唯一性和可追溯性。
五、文件和记录的生成（一）格式要求制定统一的文件格式规范，包括字体、字号、行距、页边距等，确保文件的外观整洁、规范。
（二）内容要求文件和记录的内容应准确、清晰、完整，能够真实反映相关业务活动的情况。
避免使用模糊、含混或易产生歧义的语言。
（三）审批流程文件在发布前应经过适当的审批，审批人员应根据其职责和权限对文件的内容、格式和合规性进行审查，确保文件的质量和有效性。
六、文件和记录的存储（一）物理存储选择合适的存储设施，如文件柜、档案室等，确保存储环境安全、干燥、通风，并具备防火、防潮、防虫等措施。
（二）电子存储建立电子文档管理系统，对电子文件和记录进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。
EMS文件记录管理程序
页次1/7 文件名称EMS文件记录管理程序生效日期XXXX版本修订日期修订内容摘要版本版次修订日期生效日期发行章批准审核制定页次2/7 文件名称EMS文件记录管理程序生效日期XXXX1 目的公司所有环境管理体系文件和记录从编制、修改、审批、发放、回收、保存和销毁的全部环节都受控，并明确各部门的职责和范围。
2 范围本程序适用于公司所有的与环境管理体系有关的文件控记录控制。
3 职责：内部文件与资料制定、审核及批准管理权责表序号文件阶层审批审核制定收发管理部门1 一阶文件总经理管理者代表管理者代表品质部2 二阶文件管理者代表部门经理部门主管品质部3 三阶文件部门经理部门主管公司各部门品质部4 四阶文件部门经理部门主管公司各部门品质部5 外来文件管理者代表部门主管/经理外部公司或机构品质部4 定义4.1 一阶文件：环境管理手册，说明环境管理系统原则与管理重点之系统指导文件；4.2 二阶文件：程序文件，供管理者控管跨部门作业流程之文件；4.3 三阶文件：作业指导书、操作规范、检验规范、设计文件、技术图纸、各部门运行环境管理管理体系的常用实施细则；工作标准、岗位责任制和任职要求、一般对程序文件形成支持和补充；4.4 四阶文件：环境管理记录，用来记录执行结果的表格或报告单，需充分体现过程的客观证据；4.5 外来文件：为国家、国际法律法规、客户提供的相关文件及与环境管理有关的技术性文件数据；4.6 内部管理文件：公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，各作为公司内部的管理文件，不受本环境管理体系控制，属非受控文件。
5 作业程序5.1 文件的架构记录表单一阶：环境管理管理手册二阶：程序文件三阶：WI，工程规范，技术图纸，检验规范，技术文件，外来文件等四阶：环境管理记录表单页次3/7 文件名称EMS文件记录管理程序生效日期XXXX5.2文件制作规范：本规定限定于一、二阶文件适用：5.2.1文件表头制作要求：5.2.1.1 公司名称：东莞赛诺高德蚀刻科技有限公司；5.2.1.2 文件名称：环境管理手册或各程序文件名称；5.2.1.3 文件编号：详见文件编号规则（5.5）；5.2.1.4 制定部门：对应文件的制定责任部门；5.2.1.5 版本班次：详见5.7 相关内容；5.2.1.6 页码页次：用对应页次/总页数表示，如“1/2”表示总页数2页，所在第1页；5.2.1.7 制定日期：制作文件日期；5.2.1.8 生效日期：文件开始生效日期。
文件和记录管理控制程序
文件和记录管理控制程序
文件和记录管理控制程序的主要作用是管理和控制不同类型的文件和
记录，包括文档、电子邮件、数据库记录、图像和音频文件等。
它可以通
过创建文件和记录的索引、目录和分类来组织和管理这些文件和记录，使
其更容易被找到和访问。
1.存储和保护：程序可以将文件和记录存储在安全的位置，通过访问
权限来保护敏感信息，防止未经授权的访问和修改。
2.检索和访问：程序可以通过关键字、日期、类型等条件进行高效的
检索和访问，使用户能够快速找到所需的文件和记录。
3.版本控制：程序可以跟踪和记录文件和记录的变更历史，包括修改、删除和添加等操作，以确保数据的完整性和一致性。
5.自动化流程：程序可以自动化文件和记录管理的流程，包括文件的
创建、审批、分发和归档等，减少人工操作和提高工作效率。
6.数据分析和报告：程序可以分析文件和记录的数据，生成各种报表
和图表，帮助用户更好地了解数据和做出决策。
7.备份和恢复：程序可以定期备份文件和记录的数据，并提供灾难恢
复和紧急响应功能，确保数据的安全性和可靠性。
8.审计和合规性：程序可以跟踪和记录用户对文件和记录的操作，包
括查看、修改和删除等，以便进行审计和合规性检查。
总之，文件和记录管理控制程序是一种重要的管理工具，可以帮助组
织和管理大量的文件和记录，提供方便和高效的查询和访问方法，确保文
件和记录的安全性和保密性。
通过使用文件和记录管理控制程序，组织可以实现更好的文件和记录管理，提高工作效率和质量，减少风险和成本。
文件和记录管理控制程序文件
文件和记录管理控制程序文件一、目的为了确保公司的文件和记录得到有效的管理和控制，保证其准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本程序文件。
二、适用范围本程序文件适用于公司内部所有文件和记录的管理，包括但不限于质量体系文件、技术文件、管理文件、合同文件、财务文件、人事文件等，以及与产品和服务相关的记录，如检验记录、生产记录、客户投诉记录等。
三、职责分工1、文控中心负责制定和修订文件和记录管理的相关制度和流程。
负责公司文件的编号、登记、发放、回收、销毁等管理工作。
负责建立和维护文件和记录的管理台账。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准和归档工作。
负责按照规定的流程和要求使用和管理本部门的文件和记录。
四、文件的分类1、按性质分类管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
技术性文件：包括产品标准、工艺规程、检验规范等。
外来文件：包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
2、按控制程度分类受控文件：需要对其更改进行控制的文件，如质量手册、程序文件等。
非受控文件：不需要对其更改进行控制的文件，如宣传资料、参考书籍等。
五、文件的编号1、编号原则唯一性：每个文件都应有唯一的编号，以便识别和管理。
系统性：编号应体现文件的分类和层次关系，便于查找和检索。
可扩展性：编号应预留一定的扩展空间，以适应公司业务的发展和文件数量的增加。
2、编号规则管理性文件编号：公司代码部门代码文件类别代码流水号技术性文件编号：公司代码技术类别代码流水号外来文件编号：外来文件来源代码流水号六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制文件应由具备相应专业知识和经验的人员负责编制。
编制人员应根据公司的实际情况和业务需求，确保文件的内容准确、清晰、完整、可操作。
2、文件的审核文件编制完成后，应由相关部门的负责人进行审核。
审核人员应重点审核文件的合法性、合规性、协调性、有效性等方面。
3、文件的批准审核通过的文件，应由公司的高层领导进行批准。
文件和记录管理控制程序
文件与记录管理控制程序文件编号：XTQ-QP-001版本：A0编制：日期：审核：日期：批准：日期：深圳市xxx科技有限公司版本历史1 目的为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。
2 适用范围2.1 公司各部门管理文件的编制、管制方法。
2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。
2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。
2.4 确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。
2.5 适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制3 定义注释3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。
3.2 非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。
3.3 文件：3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。
3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素（过程）。
3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求的具体说明。
3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。
3.4 记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。
4 职责4.1 总经理：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。
4.2 管理者代表：负责制定质量手册及审核相关程序文件。
4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回文控室。
4.4 文控室：负责公司文件、记录表单的编号、审核、存档、发放和管理；负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。
文件记录管理程序QP
1. 目的：规范本公司文件和记录的制定、发行、使用、更改、回收、保存作业,提高文件标准化程度,并正确使用和妥善保管2. 范围:质量管理体系文件和记录的管理均属之3. 定义:文件----信息及其承载媒体质量手册----规定组织质量管理体系的文件程序----为进行某项活动或过程所规定的途径记录----阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件4. 权责:总经理：体系文件的核准发行管理者代表：质量手冊编制、程序文件审核、文件修订、补发申请的核准文管中心：文件之建档、编号、发行、签收、保管、变更、补发、回收、作废、销毁等作业相关部门：部门文件的制定、修订及使用文件的保存,配合文管中心文件管制工作5. 内容:文件类型:本公司质量管理体系文件类型:①一阶文件QM: 质量手册②二阶文件QP: 部门间运作所使用之各种执行程序;③三阶文件WI: 作业规范、制造标准、测试与检验规范、技术文件等作业指导文件④四阶文件FM: 表单记录;⑤外来文件：基于体系运行与管理目的自公司外取得作为作业依据之文件,应对其进行管理,如：各类国际标准、规范及客户、供货商提供之图面、规格等;文件结构及版式:质量手册:①由以下部分构成：1.封面、2.目錄、3.修订履历、4.手冊正文、5.附件②手冊正文结构如下：1.目的 2.范围 3.引用标准 4.質量管理体系 5.管理職責6.资源管理7.产品實現8.测量、分析与改进程序文件:①由以下部分构成：1.封面、2.程序正文②正文结构如下： 1.目的 2.范围 3.定义 4.权责 5.内容、作业流程 6.相关文件7.附件一、二阶文件使用A4纸,纵向版面;页面设置为：上㎝、下㎝、左㎝、右㎝；页眉㎝、页脚㎝；页次在页脚,水平置中文件汉字统一使用宋体,由左至右横向书写；题头公司中文名称为14号字黑体；标题栏文件名为14号字黑体,其它均为12号字黑体；正文一阶条目为12号字黑体,其它均为12号普通字体；程序文件名为12号黑体,文件编号为14号黑体前三阶条目编号使用阿拉伯数字排序,如条目编号：其中1.是一阶条目,是二阶条目,是三阶條目；第四阶条目,使用序号①、②…依次排序；若有五阶条目,则使用a、b…依次排序各阶子条目向右缩进两个字节子条目编号第一位数与上阶条目编号第二位数对齐；条目编号后间隔一个字节书写该条目内容三阶、四阶文件以适宜实际使用为原则,力求简洁、美观,由使用单位进行标准化设计,但須符合体系的文件要求文件编码规则:手册：程序书:指导书:表单记录:外来文件:①外来文件有编号的直接以原编号列管,否则以如下方式编号:T- 0608001其中T---外来文件代号,0608---表示2006年8月接收,001---接收文件流水号,每月从001编起②外来文件来源须在外来文件接收记录上注明部门代号对照表:总经理室 01 工程部 02 业务部 03 生产部 04品保部 05 资财部 06 管理部 07文件版次与页次编码原则:版次:①版次编号以阿拉伯数字编号,如：,其中1是版本号、0是版次,新做成文件均为版,修改一次即为版,依此类推……；②文件修订五次,版本号变更,即版次时,再修订后的版次变成,依此类推……；③版本变更五次,文件版本号变更为,即版次时,再修订后的版次变更为,作为新文件发行；④当体系变更时,所有文件版次全部变更为,如依ISO-9001 94标准建立的体系变更为依ISO-9001 2000标准建立体系时⑤版次修订原则：经申请核准后修改文件内容,无论修改篇幅皆视同改版一次;⑥文件改版采用整份换版方式,即文件修订后,整份文件版次增加一次,修订前之文件全部替换页次:①页次编码说明如下:1/2 --- “/”左边数字表示当前页为第1页, “/”右边数字表示总页数②文件页次以文件正文页数计算,不含附件及附表;文件的撰写:质量手册由管理代表编写,总经理核准颁布实施程序文件由相关职能单位撰写,管理者代表审核,总经理核准发行作业指导书类文件由相关职能单位组织撰写,单位主管审核,部门主管核准一、二阶文件須依要求格式进行编写,顺序合理、内容充分、要求明确、版面清晰、条款清楚、文字正确、整体美观品质记录表单由相关职能单位自行设计,部门主管审定,样本交文管中心登录①品质记录应规范填写,原则上记入栏位均需填写；无记入内容栏位,用“/”明示②品质记录须客观、真实、字迹工整、清晰、不可任意涂改,在规定的时间内上交审核③品质記錄更改内容或改错时,应用横杠划掉,更改前之内容应可辨识,記錄人更改人应在更改内容旁签名及注明更改日期④记录上各职人员签核,应用全名;不可使用英文缩写、汉语拼音、符号等无法/不易辨识的方式签核；且应注明日期⑤记录填写须用原珠笔或油性水笔,不可使用红色墨水笔或铅笔文件核决权限:文件发行：经相关权责主管人员核准发行之管制文件,原稿至文管中心编号,登录于体系文件一览表,加盖“原稿管制章”于每份文件正文每页左下角边框内,保存于文管中心文管中心依体系文件一览表上所列单位确定复印份数,将已加盖“原稿管制章”的原稿进行复印,于复印文件正文第一页右下角正文处加盖“发行章”文管将各文件接收单位及发行份数等填写于文件分发/回收記錄表,接收单位在接收栏签收；有旧版文件时,文管将回收状况记入回收栏旧版文件均需收回,当时未收到,文管事后应追回,以防止混淆误用一、二阶文件是在公司内使用的受控文件,提供给顾客和认证机构时,不属受控文件；非受控文件无需加盖“发行章”文件保存、借阅与补发:各单位需指定对文件负责的人员责任单位须妥善保管文件与记录, 放置于合适的文件夹和文件柜内,防止撕毁、潮湿或浸水、虫蛀及丢失；进行分类标识和建立索引,以便于识别和查找需查阅或调阅文件时,要注意爱惜,使用完毕要归原处；需带离或长时调用时,需做借阅登记提供给第二方或第三方之手册和程序书,可不受控,但需经管理才代表或总经理许可若文件丢失或损坏或因需要增发时,需由需求单位填写文件增补/修订申请单,相关主管审核、管理者代表核准后,至文管中心办理一、二、三阶文件保存期限至新版发行后止;若某文件取消,应得到确认及明确的许可,则可即时取消记录的保存期限见质量记录一览表体系文件的电子文档保存在文管专用电脑的D盘“体系文件”文件夹,各阶文件分別存入体系文件夹下的相应文件夹,如“质量手冊”、“程序文件”、“三阶文件”、“四阶文件”文件夹；另在体系文件专用的移动硬盘USB上做备份；以上两份文档均设定为只读,非经文件更改程序不得修改;文件的更改、回收与销毁:文件表单使用单位人发现文件存在错误或不再适用时,可以提出修改；填写文件增补/修订申请单,写明需修订内容、修订理由及修订后之内容,征求原制定人意见,部门主管审核、管理者代表核准后方可进行更改若原制定人已去职,可向其主管人员征求意见文件更改后审批与发行依本文件、执行,更改记入文件首页文件修订履历新版文件发行时,旧版文件应同时回收,回收情况应可查；加盖“作废章”于回收文件中央,可作再生纸使用；作废文件原稿需继续保存的,加盖“作废章”后明确标识,隔离放置已满保存期限之质量記錄,可予销毁；销毁需向管理者代表提出申请,并保存销毁记录本程序作业流程如下：作业流程图权责流程说明指定人员文件撰写依本章、、、执行权责人员审核依本章文件核决权限权责人员核准依本章文件核决权限文管中心编号登录文件编号,原稿管制后列入体系文件一览表文管中心依需分发单位确定拷贝份数,加盖“发行章”分发接收单位签收,若为修订文件,旧版需同时回收各相关单位文件保存应妥善保存、保护、分类、标识,便于查找各相关单位文件更改、补发填写文件增补/修订申请单,权责人员批准6. 相关文件:无7. 附件:外来文件接收记录体系文件一览表文件分发/回收記錄表文件增补/修订申请单质量记录一览表“原稿管制章”“发行章”“作废章”。
程序文件一文件和记录管理程序
程序文件一文件和记录管理程序程序文件一：文件和记录管理程序在当今的工作环境中，文件和记录的有效管理对于组织的高效运作和合规性至关重要。
一个完善的文件和记录管理程序能够确保信息的准确、完整、及时和安全，为决策提供可靠的依据，并有助于追溯和审计。
一、文件和记录的定义与分类首先，我们需要明确文件和记录的定义。
文件是指为了特定目的而创建、收集、整理和保存的各种信息载体，包括但不限于政策、程序、手册、报告、合同等。
记录则是对活动、事件或结果的客观记载，例如会议纪要、工作表单、检验报告、客户投诉处理记录等。
文件和记录可以根据其性质、用途、保存期限等进行分类。
常见的分类方式包括按照业务部门、文件类型（如行政文件、技术文件、财务文件等）、机密程度（如公开、内部、机密等）以及保存期限（如短期、长期、永久）。
二、文件和记录的创建与审批文件和记录的创建应当遵循一定的规范和流程。
创建者需要明确文件或记录的目的、内容和格式，并确保所包含的信息准确、清晰、完整。
在创建过程中，应参考相关的法律法规、行业标准和组织内部的规定。
文件创建完成后，需要经过适当的审批流程。
审批人员应具备相应的权限和专业知识，对文件的内容、格式、合规性等进行审核。
审批通过的文件才能正式发布和使用。
对于记录，应在活动进行的同时如实进行记录，不得事后补记或篡改。
三、文件和记录的存储与保管文件和记录的存储应当安全、有序，并便于查找和检索。
可以采用纸质档案、电子文档库、数据库等方式进行存储。
纸质文件应当存放在防火、防潮、防虫蛀的档案柜中，并按照分类进行编号和归档。
电子文件则需要存储在稳定可靠的服务器或存储设备中，并定期进行备份，以防止数据丢失。
保管文件和记录的环境应当受到严格控制，只有授权人员能够访问和查阅。
同时，要建立相应的访问权限管理制度，明确不同人员的访问级别和操作权限。
四、文件和记录的检索与使用为了提高文件和记录的利用效率，需要建立有效的检索系统。
可以通过索引、目录、关键词等方式，让使用者能够快速准确地找到所需的文件或记录。
ISO27001-2022程序文件之记录管理程序
##有限公司信息安全管理体系文件程序文件汇编###-ISMS-0000-2023密级内部公开受控状态受控分发号01版本A/0编制：## 审核：## 批准：######-##-##发布 ####-##-##实施修改履历2、记录管理程序###-ISMS-0002-20231 目的为正确实施记录的标识、贮存、保护、保存期限和处置,以提供产品符合规定要求和信息安全管理体系有效运行的证据,实现其可追溯性和信息安全改进,特制订本程序。
2 范围适用于对信息安全管理体系所有记录的管理。
3 职责3.1综合部是记录的归口管理部门，负责信息安全管理体系记录的管理与控制。
3.2 相关部门负责主管业务范围内信息安全管理体系记录的编制、收集、保管和使用等工作。
4 程序4.1 记录的范围，包括所有与公司信息安全管理体系有关的记录及相关方的记录。
4.2 综合部根据程序文件的要求及各部门具体实施的需要，适当考虑现有记录的情况编制《记录一览表》。
4.3 记录的格式由使用部门设计，综合部统一审核，对管理内容相同的，力求统一。
4.4 所有记录均应编号标识，记录的编号如下：JL □□□□--□□记录顺序号文件类别和文件顺序号信息安全管理记录代号4.5记录的密级分类按《商业秘密管理程序》规定进行，涉密信息应将密级标识在记录上。
4.6 记录的填写必须实事求是，字迹清晰，按规定的份数及时传递，如发现错误应重新填写，不能随意涂改。
4.7 记录持有部门每月底对记录进行收集、整理，放在适当场所贮存，以防止破损丢失，且应便予存取和查阅。
4.8综合部根据记录的重要情况，规定各类记录的保存期限，并记入《记录一览表》。
如顾客有要求的，由顾客在合同中提出保存期限。
4.9 因工作需要借阅记录的，由借阅人提出申请，经得保管部门负责人同意方可借阅，借阅者在借阅期内，应妥善保管，并按期归还，如合同有规定，有关的记录应提供给顾客。
4.10 到期作废的记录，由持有部门填写《记录销毁记录》，综合部统一销毁。
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过程运行情况追溯
各部门需指定专人收集保管相关的质量环境记录。
各部门文员定期针对本产部门形成的记录按照记当的类别、性质、编号、日期、型号等归档保存,以便必要时能即时查阅(包括来自相关方的记录)。
相关部门
记录保存
针对本部门的记录保存，应注意储存环境要求，做到防潮、防火、防虫鼠及丢失变质损坏。
针对汽车质量要求的相关记录，要求填写《记录交接保存明细表》文控中心统一进行存储管理。
部门主管
总经理
文件审批
一阶文件：体系组制定、管理代理审核，总经理批准；
二阶文件：部门相关负责人制定、部门经理审核，管理代理批准；
三四阶文件：部门权责人员制定、部门主管审核，部门经理批准。
各部门
文件排版
具体参照《文件版面设计管理办法》
文控
文件受控
质量手册编号规定:
程序文件编号规定:
三阶文件编号规定:
外来文件编号规定:
可追溯性
其它原因
注：“记录”也包括顾客规定的记录。记录控制应满足法规和顾客的要求。如：汽车产品的设计开发记录保存期限必须满足客户及法律法规要求,原则上保存到产品淘汰后一个日历年以上。
填写《记录总览表》进行登录。
《记录总览表》
相关部门
过程运行记录
表格记录人员填写相关记录时,应严格并按以下规定填写记录，以便追溯：
记录填写必须及时、准确、清晰
不可使用铅笔
用统一、规范、合理的记录表格
记录不得随意涂改，若需涂改可用划线方式，并在划旁签名或盖章，且注明涂改日期。
客户有特殊要求时,需按客户要求填写。
记录完成后应交组长级以上人员
确认记录的正确性、完整性、有效性，
经确认合格的记录交专人分类保存。
相关部门
过程运行记录审核
填写完整的记录须相关单位人员签核（若填写不符合要求退回重新填写）认可后方为有效。
《文件回收率分析表》
文控
文件保管
文控人员每月对各部门文件资料管理情况进行检查，不符合的要求责任部门进行整改。
各使用单位应严格保管文件，阅读时不得于文件上任意涂改，发放至各部门受控文件副本，由各部门保管，避免出现受潮、涂改、标记、掉页、复印、遗失等现象，保持书面整洁。
相关部门
电子文件
文控中心将经审批后管理体系相关文件，电子档保存于公司公共系统平台，并更新、存储（资讯部进行电子文件资料的杀毒备份）
文控
作废文件
使用部门针对临时或非预期使用的文件加盖“暂行使用”“有效期限”印章进行受控发行使用
“暂行使用”“有效期限”
相关部门
文件评审
每年进行一次针公司所有受控文件体系文件资料的评审，在管理评审会议上进行。如果不适用，则进行修改。
对承载媒体不是纸张文件的控制（包括光盘、软盘、E-MAIL文件、电子文档、菲林、照片等形式），按以上程序执行。
3.定义：
外来文件：非公司内部产生的有利用价值的文件。
记录：阐述取得的结果或提供活动完成证据的文件。
4权责：
4.1文控：负责文件资料的整理、受控、发行、回收、变更、登录﹑归档、保存和销毁作业等。
4.2相关部门：按规定使用本部门文件，进行文件记录的修订﹑借阅、填写保管内部文件记录。
4.3总经理：负责质量环境管理手册的批准。
XX汽车零部件有限公司
文件编号
版 本 号
A/0
文件记录管理程序
Байду номын сангаас制定部门
生效日期
1.目的：
为确保本公司质量环境系统文件、资料、记录得以有效合理的管制，以落实公司政策并达成管理目标，进而使各项管理工作得以改善，特制定本程序。
2.适用范围：
适用于本公司质量环境系统文件（外来文件）资料、记录的制订﹑发行﹑回收﹑归档﹑作废、设计、填写、保存、保护、检索管理。
5.文件与资料管理程序：
作业流程图
文件与资料管理程序
负责部门
输入
过程重点提示
输出文件/表单
相关部门
文件编写
各部门针对依据体系管理和实际工作的需求，对文件的制定，记录表格实行“谁使用，谁设计”原则。
相关部门
需求申请
各部门针对依据体系管理和实际工作的需求，对文件的制定责任部门填写：《文件审批通知单》。
《文件审批通知单》
四阶表单记录编号规定:
部门代号:
参照《编号规则》（见附件）进行编号，不可出现重复的文件编号。
文控
文件受控
各部门将发行文件统一交文控进行统一受控（印章）填写《文件总览表》。
文控
文件发放、回收
再根据文件分发的范围、权限和使用，分发给相关部门，接收部门人员收到文件后要在《文件分发签收表》上签名，以便追溯。
相关部门
外来文件
各部门依据公司体系运行及本部门实际的需要，应主动同外部联络索取相关外来文件资料如：
客户图纸、
产品变更资料、
供方材质报告、
外训资料、
政府/行业法规（包括国际标准、国家标准、行业标准、国家法律与法规）
其它需求的资料
文控
外来文件管理
收到的外来文件，经相关部门负责人审核签收，统一交到文控。
由文控在外来文件封面盖红色“文件接收”印章，并进行外来文件编号后，依其版本要求进行登录填写《文件总览表》。
因工作需要若某一职能部门需要多份受控文件时,需向文控申请，经部门负责人批准后，方可办理填写《补发申请表》
文控发放的文件应有明确的生效日期，若在文件中未另加规定，按批准日期为生效日期，文控负责发放的文件，受控日期即生效日期及时发放到需要场所。
《文件分发签收表》
《补发申请表》
文控
文件回收
各部门文员依据文件管理要求针对本部门需回收的文件进行回收统一交文控中心回收处置填写《文件回收率分析表》
后再分发给相关部门使用，接收部门人员收到文件后在《文件借阅记录表》上签名，以便追溯。
“文件接收”印章
《文件借阅记录表》
记录管理
相关部门
新增/修订
需求
表格实行“谁使用，谁设计”的原则，
文控
新订/改版记录表格
使用部门必须参考相关要求制定记录保存期限。
参考原则：
内部管理需要
顾客特殊要求
认证审核要求
相关法律法规要求
7.3 《文件资料制定/修订/领用/销毁批准单》
7.4 《外来文件受控一览表》
7.5 《外来文件发放回收记录表》
《记录交接保存明细表》
相关部门
作废记录
各部门依据文控中心的时间要求，定期清理部门过期的记录，统一交至文控进行销毁处理。
相关部门
保存记录
参照《记录管理程序》
附表：文件编码原则
6．参考文件：
6.1《记录管理程序》
6.2《电子档管理规定》
7．使用表单：
7.1 《受控文件一览表》
7.2 《文件发放回收记录表》
相关部门
文件更改
各职能部门认为受控文件存在不合理或条件发生变化时,修订新的文件填写《文件审批通知单》经批准后交文控办理。
《文件审批通知单》
相关部门
文件作废
针对各部门文件破烂严重、过有效性的文件由文控中心必须进行回收加盖“作废文件”印章，由文控统一保存并记录在《文件发放回收记录》上。
收回的作废文件应在作废的文件上盖上“作废”及“保存”章填写《文件回收率分析表》作为回收利用或直接销毁。