内部沟通协调管理制度

内部沟通协作管理制度

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第1条目的

为提高工作效率，确保公司内部沟通的顺畅性和快捷化，加强各部门业务衔接，发挥协调功能，实现决策、管理的透明化与科学化，按照规范化要求，特制定

本制度。

第2条适用范围

适用于公司全体部门及员工，当公司内部涉及到会议沟通、文件沟通及其他形

式沟通时均适用。

第3条职责

3.1人力资源部负责本制度的制定并监督执行；

3.2各部门负责人对所在部门工作做整体规划，全权负责部门内部员工的沟通和协

调工作。

第4条内容

4.1会议沟通

4.1.1会议类型

（1）年度工作总结：每年年底召开年度工作总结，各部门负责人向总经理做年度工作总结及下一年度工作计划报告；

（2）全体员工大会：每半年举行一次，公司全体员工参加，做好全员沟通了解工作；

（3）季度工作报告：每三个月举行季度工作报告，部门负责人负责汇总本部门阶段性工作总结和下一季度工作计划；（季度为第一方案，或者可采取月度

或半年度工作报告）

（4）部门周会/月会：各部门每周/月举行周会/月会，做好各岗位工作总结和工作计划，同时做好部门内部员工沟通协调工作；

（5）临时性会议：因工作需要召开临时性会议，由相关权责部门依需要时动议召集。

4.1.2会议管理

（1）对于定期召开的常规会议，在会前应明确该次会议的主题和临时出席人员，与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据)；

（2）临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员；

（3）会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者,事先须向会议负责人请假并取得许可，或派代理人出席(代理人应向主持人报备)，迟到、早退者须

向主持人报备,取得谅解及同意；

（4）已列入计划的会议如需改期，或遇到特殊情况需要安排其他会议时，主办部门需至少提前1个工作日发出通知。

4.1.3会议结果反馈

会议前指定会议记录人员，负责做好会议纪要，会议纪要在会议结束后一个工作日内，以邮件形式发送给参会人员，电子档存档留存。

4.2正式的文件沟通

4.2.1规章、制度类文件

规定各种规章制度、管理办法等经相关权责主管审核、批准的正式文件，有专一主题、格式化，适用期长，一般不针对具体个人、具体时间，是在相应范围内必须遵循的基础性制度。

4.2.2签呈、报告、报表类文件

（1）签呈：下级对上级部门进行请求指示、答复询问和对重要事项提出建议或处理办法的一种文件形式，签呈通过不同部门的信息传递，最终由受文者签字确认；

（2）报告：按照工作安排或工作计划，用于反映工作中的基本情况、取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等的文件格式，用于向领导进行工作汇报或

取得上级领导的指导；

（3）报表：用表格、图表等格式来动态显示数据，向上级进行工作报告的文件。

4.2.3例行性工作沟通协作（以人力资源部为例）

（1）工作日志：每天通过QQ或微信等方式，向领导汇报当天工作内容及成果；

（2）工作周报：每周六下班前，汇总本周工作总结及下周工作计划，以邮件形式发送给上级领导；

（3）工作协作：部门内部员工、不同岗位之间及时进行沟通，做好分工协作，当某岗位员工临时不能在岗时，其他员工配合完成其例行工作。

4.3非正规场合、形式的沟通

4.3.1根据总经理时间安排，每周与各部门负责人进行一次非正式的交谈沟通，

4.3.2除工作接触外，各级主管应定期或不定期与下属进行交谈沟通，以增进彼

此了解，掌握各层次人员的动态信息，帮助决策层把握方向，适当准确地制定

相关政策。

4.4项目沟通

4.4.1对于因项目需要组建的团队，良好的项目沟通可以确保团队相关信息能及

时、正确地产生、收集、发布和储存，确保项目的顺利完成；

4.4.2项目主导部门负责项目成员间沟通桥梁的搭建，积极建立协作机制，达到

各部门成员间的最大融合；

4.4.3项目进行过程中，主导部门应按时做好《项目计划书》《项目进度表》《项

目评估表》等相关文件，根据需要召开项目沟通会议，确保项目内部工作安排

的合理性，工作目标的一致性。

4.5“绿色通道”沟通

人力资源部设立“绿色通道”沟通机制，公司内部任何职级的员工，因工作、

生活等各方面问题，都可以到人力资源部进行问题反映、沟通、协商；人力资

源部根据初期沟通情况，决定是否向总经办进行问题汇报、跟进。

第5条沟通协作原则

5.1内部沟通协作是企业日常运营中必不可少的关键环节和重要基础，各级各类人

员必须牢固树立一盘棋思想，立足本职，注重细节，以有效沟通为目标，分工

协作，共同构建顺畅完善的沟通协作和信息传输体系；

5.2内部沟通协调与信息传输实行双轨运行机制，一条自下而上，另一条自上而下，

二者同时作用，互为补充，并相互验证，穿插监督；

5.3按照层级管理模式，下级员工有问题应首先同主管上级取得沟通，属主管上级

职责范围内且能够自行处理的，由主管上级协调解决，超出职责范围或不能自

行解决的，可向更上一级反映，直至完全解决，对处理结果存在异议或难以接

受的，允许越级申诉，最高可达总经理，但申诉时原则上不能连跨两级，否则

作退回处理，若遇紧急事项，可随机安排办理，不受规定程序限制；

5.4公司倡导交流无限制，沟通零距离的环境氛围，领导与员工之间，员工与员工

之间可随时随地展开工作交流和思想沟通，任何人不得无故拒绝他人的咨询或

求助，更不得虚与应付，放弃责任;