档案名称编码规则
档案编号规则范文
档案编号规则范文
1.全局唯一性：每个档案都需要有一个唯一的编号。
这可以通过不同的规则来实现，例如基于时间顺序、基于主题分类、基于所属单位等。
2.可读性：档案编号应该易于理解和识别，以方便用户进行档案的查询和使用。
一般来说，使用数字、字母等字符的组合进行编码能够提高可读性。
3.分类归档：档案编号规则应该考虑到档案的分类和归档规则，以方便按照不同的主题和目的对档案进行分类和归档。
例如，可以使用前缀或者特定的编码规则表示不同的类别或者主题，如A001表示文书档案，
B001表示人事档案等。
4.可扩展性：档案编号规则需要考虑到档案的扩展性，即能够应对新的档案的增加和变动。
例如，可以使用多级编号规则，其中的每一级可以表示不同的类别、主题、时间段等，以应对档案的不断增加和变动。
5.档案编目信息：档案编号除了能够表示档案的唯一性，还应该能够提供一定的编目信息，以方便用户了解档案的基本情况。
例如，可以在档案编号中添加档案名称、所属单位、创建时间等信息。
根据以上原则，一个具体的档案编号规则可以如下：
1.使用数字和字母的组合进行编码，例如A001、B002等。
2.使用特定的前缀表示不同的类别或者主题，例如A表示文书档案，B表示人事档案等。
5.根据需要，可以使用多级编号规则，以方便按照不同的类别、主题和时间段进行档案的分类和归档。
需要注意的是，不同的机构和组织可能会有不同的档案编号规则，具
体规则的制定需要结合实际情况和需要进行相应的调整和优化。
总体来说，档案编号规则应该简洁、易于操作和维护，并能够满足档案管理的需要。
档案编号规则(完整版)
档案分类编号方案（一）一、分类原则1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。
2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。
3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。
二、类别设置本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属类用阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属类设置如下：（1）文书类档案（代字：A）；A1 永久A2 30年A3 10年（2）城市勘测类档案（代字：B）；B1 工程地质B2 水文地质B3 控制测量B4 地形测量B5 摄影测量B6 地图（3）城市规划类档案（代字：C）；C1 国土规划C2 总体规划C3 分区规划C4 详细规划C5 规划基础资料（4）城建管理类档案（代字：D）；D1 土地管理D2 用地规划管理D2.1 建设用地规划管理D2.2 违法用地管理D2.3 选址意见书管理D3 建筑工程管理D3.1 建筑工程规划管理D3.1.1 公共建筑类工程规划管理D3.1.2 联建楼建筑类工程规划管理D3.2 规划设计审批管理D3.3 违法建设管理D3.4 市政基础设施工程管理（5）会计档案（代字：E）；E1 会计报告E2 会计账本E3 会计凭证E4 其他（6）照片类档案（代字：F）;F1 永久F2 长期F3 短期（7）实物类档案（代字：H）；Ｈ１锦旗类Ｈ２奖牌类Ｈ３奖杯类Ｈ４其他类（8）声像类档案（代字：R）；R1 照片（底片）R2 录像带R3 录音带R4 光盘与磁盘三、编号方法1、文书类档案的编号●旧方法: 2007年以前，采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。
保管期限代号：永久1，长期2，短期3；永久长期合编为1 2；永久长期短期合编为0。
例：A 1.2004—001案卷号（第1个案卷）年度保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）●新方法：2008开始，采用单件归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号＋文件所属年份＋件号组成。
公司编码管理制度
第一章总则第一条为规范公司内部档案管理，提高档案工作效率，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有档案资料的编码、归档、保管、借阅、销毁等环节。
第三条公司档案编码管理应遵循统一、科学、系统、便捷的原则。
第二章分类与编码第四条公司档案按照以下十大类进行分类：1. 基础建设类2. 经营管理类3. 党群类4. 人事类5. 科学研究类6. 设备仪器类7. 会计类8. 行政类9. 其他类10. 特殊档案类第五条特殊且数量较大的档案可独立分一个大类，如：专利档案、合同档案等。
第六条档案编码采用字母与数字相结合的方式，具体编码规则如下：1. 第一位字母代表档案类别；2. 第二位字母代表档案来源部门；3. 第三位至第五位数字代表档案序号；4. 第六位数字代表档案年度；5. 第七位至第九位数字代表档案文件页数。
第三章归档与保管第七条档案资料归档前，应进行整理、分类、编码，确保档案资料完整、准确。
第八条归档的档案资料应按照类别、来源部门、年度等进行排列，便于查阅和管理。
第九条档案资料应妥善保管，确保档案实体安全。
具体保管要求如下：1. 档案资料应存放在通风、干燥、防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 档案柜应定期检查、清洁，确保档案资料安全；3. 档案资料应按照编号顺序存放，便于查阅。
第四章借阅与利用第十条公司内部员工因工作需要借阅档案资料，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可借阅。
第十一条借阅档案资料时，应填写借阅单，注明借阅目的、借阅时间、归还时间等。
第十二条借阅的档案资料应在规定时间内归还，如需延长借阅时间，应提前向档案管理部门申请。
第十三条档案管理部门应定期对借阅情况进行统计，确保档案资料的有效利用。
第五章销毁与报废第十四条档案资料达到销毁条件时，应由档案管理部门提出销毁意见，经公司领导批准后进行销毁。
第十五条销毁档案资料时，应按照国家有关规定和档案资料的性质进行分类、打包、封存，并做好销毁记录。
档案管理编码规则
档案管理编码规则
编码形式：
□□ □□□ □ □□□□□□ □□□ □□□
采用18编码：2
位公司简称，3位部门编码，1位档案级别，6位归档日期，3位员工姓名的第一个大写拼音字母，二个字的情况下，第三个用数字8代替，（公司档案的情况下，以“888”代替），3位归档序号。
1、公司简称 BW ：江苏巴威 SF ：上海巴威 SW ：上海巴威管理 AT ：江苏爱伊替 ST ：上海爱伊替 ZQ ：镇江清源 2、部门及类目编号
3、档案级别
档案分以下3个级别：
A：机密级别：需何总批示方可查阅的文件。
B：重要级别：需部门总监批示方可查阅的文件。
C：一般级别：查本部门资料无需批示，查其他部门资料需要部门总监批示。
4、归档日期
各部门档案管理员收到需归档文件时的日期为归档日期，以日期后六位为编码。
5、归档编号
由001开始的3位数字依次排序，不得重复。
例：BWD01A111024888001此编码表示：
BW D01 A 111024 888 001：江苏巴威资料关于采购合同机密文件，归档日期为2011年10月24日第一个文件。
人事档案管理的档案编目与编码
人事档案管理的档案编目与编码人事档案是组织管理中至关重要的一环，它记录了员工的个人信息、职业发展轨迹以及各类人事变动情况。
为了更加高效地管理这些档案，档案编目与编码是不可或缺的步骤。
本文将介绍人事档案管理中档案编目与编码的重要性，并探讨一些常用的方法和策略。
一、档案编目的重要性档案编目是对人事档案进行分类和标识的过程。
它的主要目的是方便对档案进行查找和管理，提高工作的效率和准确性。
通过合理的档案编目，可以将大量的档案信息进行有序整理和归类，使之易于检索和利用。
二、档案编码的基本原则1.一致性原则：同一类别的档案应采用相同的编码规则和方法，以确保编码的一致性和可比性。
2.简明性原则：编码应简明明了，易于理解和应用。
3.代表性原则：编码应能够代表档案的基本属性和内容，便于筛选和检索。
4.可扩展性原则：编码规则应具备一定的扩展空间，方便后续信息的添加和调整。
三、常用的编码方法1.数字编码法：通过将档案划分为不同的类别，为每个类别分配一个唯一的数字编码，如员工基本信息档案为1001，薪酬与福利档案为2001等。
这种编码方法简单直观，容易实施。
2.字母编码法：根据档案的关键词首字母进行编码，如员工基本信息档案编码为YGBX，薪酬与福利档案编码为XCFL。
这种编码方法易于记忆和应用，但对于较多的档案类别可能存在字母用完的问题。
3.混合编码法：将数字和字母结合使用，根据档案类别和属性进行编码，如员工基本信息档案编码为1001-YGBX，薪酬与福利档案编码为2001-XCFL。
这种编码方法既保留了数字编码的简洁性，又兼顾了字母编码的直观性。
四、档案编目的实施步骤1.确定编码规则：根据组织的需求和档案种类，制定适合的编码规则，确保编码的一致性和易用性。
2.制定编目清单：明确每个档案类别的名称和属性，建立档案编目清单，包括档案类别、编码规则和描述等信息。
3.分配编码：按照编码规则，为每个档案类别分配唯一的编码，并进行记录和管理。
档案名称编码规则
档案名称、编号规则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。
1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
4.档案编号规则4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”。
具体编码表见附件二（档案分类编码表）。
4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。
各公司名称的缩写见附表一。
4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。
如：行政管理类、经营管理类、基本建设类等等。
4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。
4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别，4.1.5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。
4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。
4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。
4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。
5.。
人事档案编号规则
人事档案编号规则1. 简介人事档案编号规则是指在企业或组织中管理和归档员工的个人信息和相关文件时，为每个员工设立一个独特的编号。
该编号用于标识和检索员工的档案信息，确保档案的准确性、完整性和可追溯性。
2. 目的人事档案编号规则的主要目的是简化人事管理过程，提高文件检索效率，并保护员工个人隐私。
通过统一的编号规则，可以快速定位和访问需要的档案信息，并确保档案数据的安全性。
3. 编号规则原则在制定人事档案编号规则时，应遵循以下原则：3.1 唯一性每个员工应有唯一的编号，不同员工之间不能重复。
这样可以避免混淆和错误，并方便快速查找。
3.2 可读性员工及相关部门应能够根据编号快速判断其含义。
因此，建议采用易读且有意义的编码方式，如结合部门、职位等信息进行编码。
3.3 可扩展性由于企业或组织可能会不断扩大或调整组织架构，编号规则应具有一定的可扩展性，以适应未来的变化。
3.4 保密性人事档案中包含员工的个人隐私信息，编号规则应确保员工信息的保密性，避免泄露和滥用。
4. 编号规则示例以下是一个示例的人事档案编号规则：AA-BBB-CCCCAA: 部门代码（2位）- 标识员工所属部门的代码。
例如：HR（人力资源部）、IT（信息技术部）等。
BBB: 职位代码（3位）- 标识员工所担任职位的代码。
例如：MGR（经理）、ENG（工程师）等。
CCCC: 序列号（4位）- 标识员工在同一部门和职位下的唯一序列号。
根据入职顺序或其他标准进行分配。
例如，某公司人力资源部经理的编号为：HR-MGR-00015. 使用与管理5.1 新员工入职当新员工入职时，人事部门根据编号规则为其分配一个唯一的编号，并将其个人信息与档案进行关联。
5.2 档案管理使用电子或纸质档案管理系统，将每个员工的档案信息与对应的编号关联起来，并建立索引以便快速检索。
5.3 档案更新当员工的个人信息发生变化时，如职位晋升、调动等，人事部门应及时更新档案信息，并保持编号的一致性。
学生档案编号规则
学生档案编号规则1. 规则目的学生档案编号的规则是为了确保学生档案管理的准确性和便捷性。
每个学生都会被分配一个独特的档案编号，用于识别和检索其相关档案信息。
2. 编号结构学生档案编号由以下几个部分组成：2.1 学校代码学校代码是一个唯一标识学校的数字或字母组合。
每个学校都有自己的特定代码。
例如，ABC学校的代码可以是ABC。
2.2 入学年份入学年份是一个四位数，表示学生的入学年份。
例如，2022年入学的学生的入学年份部分为2022。
2.3 班级代码班级代码是一个数字或字母组合，用于标识学生所在的班级。
例如，一年级一班的班级代码可以是1A。
2.4 流水号流水号是一个数字序列，从0001开始逐步递增，用于区分同一班级内的不同学生。
每个学生在班级内应有一个唯一的流水号。
例如，1A班的第一个学生的流水号可以是0001，第二个学生的流水号可以是0002，依此类推。
3. 示例以下是一个示例学生档案编号的结构：- 学校代码：ABC- 入学年份：2022- 班级代码：1A- 流水号：0001那么，该学生的学生档案编号为ABC-2022-1A-0001。
4. 使用和管理学生档案编号应在学生入学时进行分配，并在学生档案管理系统中进行记录。
每当有新的学生入学时，应根据规则生成新的学生档案编号，并将其与学生的个人信息关联起来。
在查询、存档或修改学生档案时，可以通过学生档案编号快速准确地定位到该学生的相关信息。
5. 结论学生档案编号规则的实施可以提高学生档案管理的准确性和便捷性，有助于学校更好地管理学生档案。
通过遵守规则并妥善管理学生档案编码系统，可以有效地维护学生档案的完整性和可追溯性。
档案分类编码试行规则
宁夏捷美丰友化工有限公司档案分类编码试行规则为深化公司档案业务管理，提高现代化科学管理水平，促进公司档案工作的整体建设，更好地服务于公司生产、经营管理和技术进步，根据国家档案局1991年7月04日发布的《工业企业档案分类试行规则》，结合本公司实际情况，特制定本规则。
第一条本规则规定了公司档案的分类原则、分类方法和类目设置及其所含基本范围。
第二条本规则适用于本公司档案的分类管理、组织案卷和排架管理。
第三条公司档案分类原则是以全部档案为对象，依据公司管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。
第四条公司档案分类设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、财务档案类、人事档案类。
如有些档案难以归入上述10大类目时，可根据实际需要增设一级类目。
第五条公司档案分类二级类目按照公司管理职能和档案特点设置（详见附表），附表中设置的二级类目是公司档案分类的基本二级类目，可结合实际需要增设或减少二级类目。
第六条公司档案分类二级以下类目设置，参照附表中的基本范围，结合行业特点和实际确定。
档案分类层次不宜过多。
第七条公司档案分类二级及二级以下类目的设置方法如下：1.党群工作、行政管理、经营管理生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置；2.产品、设备仪器类的二级及二级以下类目产品和设备仪器种类或型号设置；3.科学技术研究类的二级及二级以下类目按按课题性质或课题设置；4.基本建设类的二级及二级以下类目按工程性质或建筑项目设置；5.财务档案类的二级及二级以下类目按文件形式（名称）设置；6.人事档案类的二级及二级以下类目按档案类型分别设置。
第八条公司档案分类中的类目标识符号作统一规定。
第九条声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号，即互见号。
档案编码规则
附件3档案编码规则附件3一、档号结构全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案保管机构代码，用拼音字母与阿拉伯数字标识。
字母为公司代码，数字为部门代码；字母用公司中文简称的首位拼音表示。
如：集团总部行政部，其全宗号为“JT03”（“JT ”表示集团总部，“03”行政部）。
项目（公司）代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为XM01，其全宗号为“ZDXM01”。
（详见附件4-1《全宗代码一览表》）（二）年度类别·分类代码：年度用后两位阿拉伯数字表示，如： 09、11等。
分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，可根据需要灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“〃”隔开。
可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码，例如： 的分类代码表示为：WD 〃01（三）案卷号：案卷号用两位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依排列次序按流水编号，不应有空号。
（四）件号：件号同样用阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“001”开始往下排列。
附件3通过以上四部分实现档号的唯一性，使档号与每份档案一一对应。
范例1：集团总部各部门JT03 —12WD〃01 —01 - 001件号（第1件）案卷号（第1卷外部收文）类别号（2012年行政文档类〃01公文）全宗号（集团总部行政部）范例2：集团下属各公司WY01 —12SW —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷捐赠纪念品）类别号（2012年实物档案）附件3全宗号（北京东方城物业管理有限公司行政部）范例3：公司各项目ZDXM01 —WD〃02 —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等））类别号（分类代码（行政文档库资产管理类文件））全宗号（东方城置地股份有限公司加项目代码）。
档案的编码的方法
档案的编码的方法
档案编码是一种将文件归类和管理的方法，以便于存储、检索和跟踪档案。
下面介绍一些常见的档案编码方法：
1. 数字编码法：这种最简单的方法是为每个档案分配一个唯一的数字编码。
这可以是顺序的数字，也可以是基于特定规则的数字编码。
例如，可以按照档案的创建时间顺序进行编码。
数字编码法适用于档案数量较少且不太频繁使用的情况。
2. 字母编码法：字母编码法使用字母组合作为编码，可以根据档案的主题、名称或关键词来构建编码。
这种方法通常用于组织较少的档案，例如个人或小型公司的档案。
3. 混合编码法：混合编码法结合了数字和字母编码的特点，可以更加灵活地组织档案。
一种常见的混合编码方法是将数字编码用于主要分类，然后使用字母或其他符号进行子分类。
例如，将档案按照年份进行数字编码，然后使用字母编码来表示档案的具体类别。
4. 主题编码法：主题编码法根据档案的主题或内容进行编码。
这种方法通常用于大型机构或政府组织，可以根据具体需求设计不同的编码系统。
主题编码法可以根据档案的内容进行分类，便于快速准确地检索档案。
5. 条形码和二维码：条形码和二维码是一种自动化管理档案的编码方法。
通过将档案的信息编码到条形码或二维码中，可以使用扫描设备快速识别和检索档案。
这种方法适用于大型机构或档案馆，能够高效处理大量档案。
选择合适的档案编码方法取决于档案的规模、数量和频繁程度，以及组织的具体需求。
无论使用哪种编码方法，重要的是保持一致性和规范性，以确保档案的有效管理和检索。
公司档案编码管理制度
公司档案编码管理制度一、总则为规范公司档案编码管理工作，提高档案管理的效率和质量，便于档案的检索和利用，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门和岗位的档案管理工作。
三、档案编码原则1. 档案编码应当简单、规范、便于辨认和记忆。
2. 档案编码应当按照一定的分类和顺序规则进行，以利于档案的整理和检索。
3. 档案编码应当包括档案所属部门、档案类型、档案年份等信息，以便清晰表明档案的归属和属性。
四、档案编码规则1. 档案编码由数字和字母组成，数字表示档案所属部门和档案年份，字母表示档案类型。
2. 档案所属部门采用公司的部门编码，如人事部为01，财务部为02，市场部为03等。
3. 档案年份采用四位数字表示，如2022年为2022。
4. 档案类型采用字母表示，如合同类档案为C，财务类档案为F，人事类档案为P等。
5. 档案编码示例：人事部2022年合同类档案编码为012022C。
五、档案编码管理1. 档案编码由公司档案管理员负责制定和管理，确保档案编码的准确性和规范性。
2. 档案编码应当在档案建立时进行，由档案管理员记录和归档。
3. 档案编码可根据需要进行修改和调整，但应当及时通知相关人员。
4. 档案编码应当在档案管理系统中进行记录和查询，以便随时查阅和审阅。
5. 档案编码应当定期进行审查和整理，确保档案编码的统一和连续性。
六、违规处理对档案编码违规的个人和部门，公司将进行相应的纪律处分，情节严重者将给予停职或开除处理。
七、附则本制度自发布之日起正式实施，如有需要修改或完善，应当经过档案管理部门的审核和批准。
公司档案编码管理制度将有助于规范公司档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，便于档案的检索和利用。
希望全体员工能够严格遵守制度规定，共同维护公司档案管理工作的正常秩序。
档案名称编码规则
档案名称、编号规则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。
1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
4.档案编号规则4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”。
具体编码表见附件二（档案分类编码表）。
4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。
各公司名称的缩写见附表一。
4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。
如：行政管理类、经营管理类、基本建设类等等。
4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。
4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别，4.1.5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。
4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。
4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。
4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。
附件一附件二：档案分类编码表第11 页。
文档档案编号管理制度
文档档案编号管理制度一、总则为了规范文档档案的编码管理工作，提高文档档案管理的效率和质量，保障文档档案的安全和完整性，特制订本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于所有单位内部的文档档案管理工作，包括纸质档案和电子档案的管理。
三、文档档案编码的原则1.编码应简单明了，易于识别和管理；2.编码应具有唯一性，避免重复；3.编码应规范统一，统一规则适用于所有文档档案。
四、文档档案编码规则1.纸质档案编码规则：（1）档案编号由单位代码+档案类别+档案流水号组成，中间用“-”符号分隔；（2）单位代码为单位的唯一标识符，由单位名称首字母组成，如公司名称为ABC公司，则单位代码为ABC；（3）档案类别为档案的分类标准，如A表示行政档案，B表示财务档案，C表示人事档案等；（4）档案流水号为每个类别下的档案顺序号，每年从1开始编码，递增。
2.电子档案编码规则：（1）电子档案采用统一的编号系统管理，编号规则类似于纸质档案编码规则，由单位代码+档案类别+档案流水号组成；（2）电子档案编号应与纸质档案编号对应，保持一致。
五、文档档案编码管理流程1.文档档案编码申请：（1）单位负责人或档案管理员向档案管理部门提交文档档案编码申请；（2）档案管理部门审核申请内容，确认符合编码规则后，进行编码。
2.文档档案编码管理：（1）根据编码规则对文档档案进行编码；（2）录入档案信息到档案管理系统，并进行备份。
3.文档档案编号使用：（1）单位内部使用文档档案时，应根据编号查找目标档案；（2）对相关档案进行借阅、复制等操作时，应记录借阅、复制情况，并及时归还或销毁。
六、文档档案编号管理的责任1.单位负责人：（1）制定文档档案编号管理制度，督促全员执行；（2）对文档档案编码工作进行监督和检查。
2.档案管理员：（1）负责文档档案编号管理工作，确保编码准确无误；（2）对档案管理系统进行维护和更新。
3.全员：（1）严格遵守文档档案编号管理规定，不得私自更改编码；（2）积极配合档案管理工作，确保文档档案的安全和完整。
公司档案文件编码规则
编制审核核准公司档案文件编码规则一、目的规范和统一公司制度文件的格式及管理，明确制度文件编制、审核、签发程序及要求，维护制度文件的连贯性、权威性，保障管理组织有序、运行有效。
二、适用范围适用于XX公司，各驻外机构可参照执行。
三、权责（一）总经理负责公司各类制度文件的批准。
（二）各部门负责人负责本部门出具的各类制度文件的审核。
（三）人事行政部是公司制度文件的归口管理部门，负责公司制度建设的统筹规划、综合协调、组织实施与稽查落实；负责各类制度文件的初审；负责各类制度文件的档案管理。
（四）各部门负责本部门职能、职责范围内相关制度文件的起草与报批；负责按职责划分执行相关制度文件。
四、制度文件分类及编号规则。
（一）版本号和版次号制度文件版本分为版本号和版次号两部分：版本号代表文件的版本，版次号代表该版本修改次数。
版本号用大写英文字母组成，从A开始顺次递增；版次号用2位阿拉伯数码组成，从00开始，顺次递增。
（二）密级1、按制度文件保密程度，可将制度文件分为绝密文件、机密文件和普通文件。
制度文件应标明密级。
2、绝密文件：除公司总经理以外仅涉事及获准人员可以知悉；机密文件：除公司总经理、涉事及获准人员以外，各部门负责人可以知悉；普通文件：公司内部员工均可以知悉。
（三）正文格式正文一般包括：1.文件首页、2.标题、3.目的、4.范围、5.职责、6.内容、7.附则、8.相关文件与记录、9.附件说明、10.文件说明。
1、文件首页一般包括文件名称、文件编号、版本号、发行日期、密级、页数、分发号、修订记录、编制（人）、审核（人）、批准（人）。
2、“内容”一般指具体管理涉及的内容，如涉及管理内容、项目较多，可适当扩充章节，分类说明。
3、涉及专业管理、技术问题，或需经特别解释才能表达清晰，辨明歧义的，可适当增加“定义”章节。
4、文件说明一般包括编制（人）、审核（人）、批准（人），批准、颁发和生效日期，以及阅文批示及会签等内容。
档案名称编码规则
档案名称、编号规则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。
1. 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2. 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
3. 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
4. 档案编号规则4.1. 公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”。
具体编码表见附件二（档案分类编码表）。
4.1.1. “公司名称”表示文档归属公司名称, 用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。
各公司名称的缩写见附表一。
4.1.2. “一级目录”表示文档归属类别号。
如：行政管理类、经营管理类、基本建设类等等。
4.1.3. “二级目录” 表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。
4.1.4. “三级目录”表示更细分的类别，4.1.5. “流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。
4.2. 每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。
4.3. 新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。
5.4.4. 档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
4.5. 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。
5.附件各公司名称及缩写形式附件二：档案分类编码表。
档案分类及编码规则
04
证照及实物类
04 01
权证类
04 01 00 0000
括土地使用权证、房屋产权证、机动车辆登记证等
04 02
资质类
04 02 00 0000
03
经营类
企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、企业法人证、由金融部门 04 03 00 0000 （单位）颁发的各类有效证件如贷款卡等；
01 05
合同协议
01
05
00
0000
行政类、人力资源类（不包括劳动合同） 、审计法务类、董事会类、财务类、 营销类、投资运营类、设计类 、预决算、物业商业等
01 06
企业信息
01 06 00 0000
公司章程、大事记、组织沿革、注册及变更相关材料等
01 07
企业规划
01 07 00 0000
发展纲要、中长期规划等文件材料等
基建类档案以项目产生的每
市场调研资料，月度市场分析报告，销售计划及分期销售策略，各类销售表 个完整的工程单号为单位，
06 04 00 0000 单，策划等合同、协议、函件，平面图，面积与测绘 ，市场分析和用户调查材料，广 每单工程间的编码不接续。
告宣传材料，统计报表等
例如：名流·人和天地项目 中的“风和园”即为一个工
、验收会议材料、全套设计施工竣工图纸、图纸会审纪要等
基建类档案以项目产生的每 个完整的工程单号为单位， 每单工程间的编码不接续。 例如：名流·人和天地项目
备 注 中的“风和园”即为一个工
程单号。
06 06
项目交付及物业服务阶段
交房及客服工作计划、产权与工程技术资料、住（用）户档案、装修档案、 06 06 00 0000 维修资料、治安交通管理资料、设备设施管理资料（包括消防）、绿化清洁资料、社
档案归档编号方法
档案归档编号方法1 凡是归档文件上有自带编号的，档案管理员沿用原文件编号。
2 凡是归档文件上没有编号的，档案管理员则根据下表方法自行编号。
序号档案范围文件编号方式卷宗编号方式1公司对内发文（决定、规章制度及流程等）NAPC-NW -2011-001(公司缩写-内文-年份-序号)NAPC-NW-20112公司对外发文（申请与政府机关批复、报告和说明等）大西洋字[2011]1号(公司缩写-类别-年份-序号)NAPC-WW-20113公司接收的外部文件（行业标准、流程或法规性文件）（没有自带编号的）NAPC-SW -2011-001(公司缩写-外文-年份-序号)NAPC-SW-20114部门发文（联系函、通知、申请与批复等）NAPC-YYF-001-110101(公司缩写-部门缩写.发文-序号-年月日)NAPC-YYS-001-110101(公司缩写-部门缩写.收文-序号-年月日)部门缩写：技术部-JS项目部-XM采购部-CG财务部-CW预算部-YS行政人事部-XR例如：技术部发文NAPC-JSF-001-110101NAPC-YYF-W-2011NAPC-YYS-W-2011签订的合同或协议DXYG2011001DXYC2011001DXYZ2011001(公司缩写、合同类别、年份、序号)G-工程合同，C-采购合同Z-综合合同NAPC-HT-20116会议纪要、记录大西洋纪要[2011]1大西洋纪要[2011]7部门会议纪要大西洋部门纪要[2011]1大西洋部门纪要[2011]8工程技术资料、计划、总结或预决算文件NAPC-GSZL-001-110630(公司缩写、公司资料、序号、年月日) NAPC-YYZLF-001-110630(公司缩写、部门缩写.资料发、序号、年月日) NAPC-YYZLS-001-110630(公司缩写、部门缩写.资料收、序号、年月日)NAPC-GSZLNAPC-YYZLFNAPC-YYZLS9图纸接收、发放NAPC-JSST-00001(公司缩写、技术收图、序号)NAPC-JSFT-00001(公司缩写、技术发图、序号)NAPC-JSCT-00001(公司缩写、技术出图、序号)NAPC-JSSTNAPC-JSFTNAPC-JSCT10公司购买的各类软件或电子文件NAPC-YY-R-2011-001(公司缩写、部门缩写、软件缩写、年份、序号)NAPC-YY-R-201111重大公司活动或招待活动的文书、音像资料、荣誉奖项和题赠性资料NAPC-YY-Z-2011-001(公司缩写、部门缩写、综合缩写、年份、序号)NAPC-YY-Z-201112公司采购的各类资产的使用说明书及维修保养资料NAPC-ZC -2011-001(公司缩写、资产、年份、序号)NAPC-ZC-201113图书资料NAPCTS2011-001(公司缩写、图书缩写、年份、序号)NAPC-TS-201114公司各类证照、资质证书或许可证等自带编号"公司证照"或"项目"15人事档案"姓名"或"工号""在职"和"离职"16财务档案"档案类别""公司"和"年度"1. 技术服务合同编号方法：1.1一级编码：根据项目名称分类，一级编号代码由二到四个大写字母表示，大写字母是项目名称汉字拼音的第一个声母。
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档案名称编码规则
档案名称、编号规则
为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用
档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。
1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质
为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名
称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，
应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
4.档案编号规则
4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称一一级目录一二级目录一三级
目录加流水号”。
具体编码表见附件二（档案分类编码表）。
4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的
拼音缩写形式表示。
各公司名称的缩写见附表一。
4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。
女口：行政管理类、经营管
理类、基本建设类等等。
4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的
股东大会、董事会、监事会。
4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别，
4.1.
5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排
序。
4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置
存档。
4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书
一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。
4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应
先确定其主要类别，再编列档号。
附件
各公司名称及缩写形式
附件二：档案分类编码表。