文书档案案卷格式

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按《文书档案案卷格式》立卷的优越性

按《文书档案案卷格式》立卷的优越性
耿士芳;赵建国
【期刊名称】《档案工作》
【年(卷),期】1989(000)003
【摘要】国家档案局1988年正式印发了国家技术监督局批准的《文书档案案卷格式》。

这无疑是在文书档案案卷格式上的一次改革,同时标志着档案工作朝标准化方向迈出了新的一步。

我省文书档案案卷格式标准化的试点工作是从1988年开始的。

当我们接到《文书档案案卷格式(报批稿)》(以下简称《格式》)后,根据《格式》的要求,并结合我省的实际情况,在省人民银行进行了《格式》
【总页数】2页(P24-25)
【作者】耿士芳;赵建国
【作者单位】不详;不详
【正文语种】中文
【中图分类】G272
【相关文献】
1.『文书档案案卷格式』的问题与建议 [J], 张玉英;祝振宇
2.有关《文书档案案卷格式》的几个问题 [J], 朱煜
3.中华人民共和国国家标准文书档案案卷格式 [J],
4.《文书档案案卷格式》有关问题答疑 [J], 李炬
5.谈谈在推行文书档案案卷格式中应亟待解决的问题 [J], 杨义琳
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各门类档案档号格式定义

各门类档案‎档号格式定‎义为规范档案‎目录数据库‎的建设工作‎，现将各门类‎档案的档号‎格式统一如‎下：1、文书档案：传统组卷方‎法：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)简化整理方‎法：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)2、会计档案：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)3、设备档案:全宗号(4)+年度(4) +分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)4、基建档案：全宗号(4)+目录号(3)+案卷号(4) +页号(4)5、声像档案：全宗号(4) +期限（代号）(3)+分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)6、实物档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(4)+分类号(4)+件号(4)7、电子档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)8、婚姻档案（传统）：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)婚姻档案（简化）：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4) 说明：1、凡编“目录号”的档案，档号格式均‎应参照：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)2、凡编“分类号”的档案，档号格式均‎应参照：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+[案卷号（4）]+件号(4)[页号（4）]3、“[]”内字段为对‎应可选项，即：若选用“案卷号”，则将“件号”改为“页号”。

婚姻登记档‎案按照年度‎—婚姻登记性‎质分为四类‎：1、结婚登记类‎2、撤销婚姻类‎3、离婚登记类‎4、补发婚姻登‎记证类注：1、人民法院宣‎告婚姻无效‎或者撤销婚‎姻的判决书‎副本归入撤‎销婚姻类档‎案。

2、婚姻无效或‎者撤销婚姻‎的，应当在当事‎人原婚姻登‎记档案的《结婚登记审‎查处理表》的“备注”栏中注明有‎关情况及相‎应的撤销婚‎姻类档案的‎档号。

档案装具标准

一、档案装具标准（档案装具国家行业标准DA/T6-92）1、本标准（档案装具国家行业标准DA/T6-9）适用于钢类、木类、纸类等材料的档案装具，其他材料的档案装具亦应参照执行。

2、固定架、密集架、案卷柜每层搁板承重应≥40KG。

3、常用柜类的顶板、正面板、侧面板、底板钢板厚度≥1.0mm，隔板、背板厚度≥0.8，轨道厚度≥1.5mm。

6、钢板的剪裁、弯折、机加件加工后均应打毛刺，并无裂纹和伤痕。

7、所有焊接件，应焊接牢固，焊接部位光滑、平整，露出的结合面必须磨平。

8、表面处理及深装底面必须用脱脂剂或其他方法将油脂和污物除净。

9、面板、侧板等重要零件应施以表面磷化处理，磷化后不应有油、锈斑和积水。

10、装具表面应平滑且不得有凹凸现象。

11、漆膜厚薄应均匀，无起毛、垂流、划伤、疙瘩、皱纹等影响外观的缺陷。

二、文书档案案卷格式（GB/T9705-88国家标准）硬卷皮格式：硬卷皮封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

软卷皮格式：使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。

软卷皮外形尺寸：软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格。

卷盒格式：卷盒外形尺寸采用300mm×220mm，其高度可设置30、40或50mm 的规格。

盒盖翻口处中部设置绳带，便于系紧卷盒。

卷内文件目录格式：目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(260mm×185mm)或国际标准A4型(297mm×210mm)。

卷内目录用纸上白边宽20±0.5mm，卷内目录用纸下白边宽15±0.5mm，卷内目录用纸左白边宽25±0.5mm，卷内目录用纸右白边宽15±0.5mm。

文书档案整理主要标准规范

档案见证历史。

近年来，国家档案局为规范档案工作，加快了档案标准制定步伐，截至2020年3月，已颁布的档案行业标准已达85项。

这些标准涉及档案工作的各个方面，对文书档案整理来说，档案整理主要会用到以下两项标准规范。

1、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。

它于2000年12月6日首次发布，国家档案局对其进行了修改完善后，2015年10月25日再次发布，新标准于2016年6月1日开始实施。

新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；（2）将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；（3）调整归档文件分类方法；（4）增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；（5）增加归档文件档号结构和编制要求；（6）将室编件号、馆编件号统一为件号；（6）在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）主要从组件、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案管理。

它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。

2、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。

它于1988年9月5日首次发布，2008年11月13日修改完善后再次发布，新标准于2009年5月1日开始实施。

新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000 进行了修改；（2）增加了前言；（3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸；（4）增加“归档号”为硬卷脊项目；（5）调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。

{档案管理制度}档案管理与案卷格式规范王燕英

• 档案形成责任部门：财务部
• 会计凭证：是各单位经费收支的原始记录，是明确经济责任的书面证明，是会计记账的依据。
• 会计账本：是以会计凭证为依据，全面地、连续地、科学地记录和反映各项经济业务的簿册。
• 2、文书档案的定义
• 文书档案的责任部门是公司行政人事部。
• 其大概可以分成二大类
• 立卷人：由负责立卷者签名。
五、档案的保管与移交（按照公司档案管理制度执行）
总原则：
各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，行政人事部档案管理员有责任向二级档案管理工作进行监督和指导，并且每年对二级档案管理工作进行一次系统的检查和验收。
• 1、文件资料移交
• （1）工程资料每季度向行政人事部档案室移交
{档案管理制度}档案管理与案卷格式规范王燕英
房地产档案管理与案卷格式规范
• 三、归档范围 • （重点） • （重点）
• 一、概述
•档案的概念
•是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。
六、案卷的整理和组织
（一）会计档案 1、会计档案的案卷整理要求 1）会计凭证----
A 折叠整齐； B 原凭证封面各项目填写齐全，装订牢固， C 在凭证右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚，凭证起止张数是指记账凭证数。
2）会计账簿—— A 会计账簿以自然形成的一本作为一个案卷； B 固定账薄不能拆去原封面，如现金和银行存款帐； C 活页账薄应拆去原封面和空白页，用“三孔一线”的方法将活页账簿装
•2、文件资料保管
•归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门按二级档案管理指定专人保管。

案卷文书格式(完整)

卷宗封面是烟草专卖局在查处案件结案后将案件材料立卷时所做的封皮。

这份文书是根据办案的实际需要制定的，反映了案件的主要情况。

制作时，应注意以下问题：1、“卷宗编号”是指该份卷宗在办案单位所办案件中的顺序号。

如安徽省烟草专卖局2009年度处理的第9起行政处罚案件，则编号为“2009年度皖烟第9号”。

安徽省合肥市烟草专卖局２００9年度处理的第９起行政处罚案件，则编号为“２００9年度合烟第９号”。

2、“案由”是指查处案件的违法行为名称。

3、“当事人”应写明所有当事人的姓名或名称。

4、“立案日期”应填写卷宗“立案报告表”中领导批准立案的日期。

5、“结案日期”应填写卷宗“结案报告表”中领导批准结案的日期。

6、“审批人”应填写卷宗中“行政处罚决定书”的批准人。

本卷宗连面带底共计页，附证物袋。

卷宗目录是烟草专卖局处理案件完毕后将案件材料装订成卷时所作的有关卷宗内材料顺序的提示检索文书。

卷宗的装订顺序为：(1)卷宗封面（2）卷宗目录（3）行政措施通知书或者行政处罚决定书（4）送达回证（5）其余文书按照办案时间顺序排列。

制作时，应注意以下问题：1、“文件名称”栏应填写清楚具体文件的名称。

2、“页次”栏是指该份文书在整个卷宗中的页码或起止页码。

如《行政处罚决定书》的起止页码为“第1～2页”。

卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角编写，页码之间应盖骑缝章。

烟草专卖局责令整顿通知书（）烟整[ ]第号：经查，你（单位）于年月日因，违反了的规定，依据的规定，责令你（单位）自收到本通知之日起至年月日暂停烟草专卖业务，进行整顿，并于年月日前将整顿情况书面报告我局。

烟草专卖局（印章）年月日责令整顿通知书是烟草专卖局依法责令当事人对违法行为进行整顿的通知性文书。

制作时，应注意以下问题：1、应填写清楚自然人的姓名、法人及其他组织的全称。

2、违法事实要填清具体违法时间、内容，写清依据的法律、法规或规章名称、条款项目序数。

文书档案案卷格式

文书档案案卷格式（国家标准）文书档案案卷格式(GB/T 9705-88)1 、适用范围本标准适用于我国各级档案馆( 室) 和文书处理部门。

2 、案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。

2.1 硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽) 。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边( 上、下、翻口处) 要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10 、15 、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

2.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。

各项目具体位置、尺寸。

2.1.3封面项目的填写方法2.1.3 .1 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。

填写全宗名称必须用全称或通用简称。

如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。

不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。

2.1.3 .2 类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。

在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

2.1.3 .3 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。

案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。

文字应力求简炼、明确。

2.1.3 .4 时间：卷内文件所属的起止年月。

2.1.3 .5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。

2.1.3 .6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。

2.1.3 .7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。

2.1.3.8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

各种档案盒主要装具的国家行业标准

各种档案盒主要装具的国家行业标准（DA/T6-92DA/T22-2000 DB37/T181-93 GB/T9705-88）时间： 2013年05月02日(浏览：1631)各种档案盒主要装具的国家行业标准一、档案装具标准（档案装具国家行业标准DA/T6-92）本标准（档案装具国家行业标准DA/T6-9）适用于钢类木类纸类等材料的档案装具，其他材料的档案装具亦应参照执行2固定架密集架案卷柜每层搁板承重应40KG3常用柜类的顶板正面板侧面板底板钢板厚度1.0mm，隔板背板厚度0.8，轨道厚度1.5mm6钢板的剪裁弯折机加件加工后均应打毛刺，并无裂纹和伤痕7所有焊接件，应焊接牢固，焊接部位光滑平整，露出的结合面必须磨平8表面处理及深装底面必须用脱脂剂或其他方法将油脂和污物除净9面板侧板等重要零件应施以表面磷化处理，磷化后不应有油锈斑和积水10装具表面应平滑且不得有凹凸现象11漆膜厚薄应均匀，无起毛垂流划伤疙瘩皱纹等影响外观的缺陷二、文书档案案卷格式（GB/T9705-88国家标准）硬卷皮格式：硬卷皮封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm封底尺寸同封面尺寸封底三边(上下翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌卷脊可根据需要分别设101520mm三种厚度用于成卷装订的卷皮，上下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮软卷皮格式：使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存软卷皮外形尺寸：软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格卷盒格式：卷盒外形尺寸采用300mm×220mm，其高度可设置3040或50mm的规格盒盖翻口处中部设置绳带，便于系紧卷盒卷内文件目录格式：目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(260mm×185mm)或国际标准A4型(297mm×210mm)卷内目录用纸上白边宽20±0.5mm，卷内目录用纸下白边宽15±0.5mm，卷内目录用纸左白边宽25±0.5mm，卷内目录用纸右白边宽15±0.5mm卷内备考表外形尺寸均同卷内目录文书档案案卷格式监制：在卷皮封底下部应印上由×××档案局监制字样三、归档文件整理规则（归档文件整理规则DA/T22-2000，中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准2001-01-01实施）档案盒封面应标明全宗名称档案盒的外形尺寸为310mm×220mm，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm30mm40mm等四、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000，发布时间19920720，公布形式：中华人民共和国国家标准）科技档案卷皮规格和制成材料：卷盒的外表面规格为：305mm×220mm，厚度分别为102030405060mm六种卷夹的外表面规格为：305mm×220mm，厚度为20mm卷皮宜采用牛皮纸板双裱压制，或黄板纸制作，外裱牛皮纸本标准推荐使用无酸卷皮卷内表格的规格和制成材料质量：卷内目录卷内备考表规格为：297mm×210mm或260mm×185mm卷内目录卷内备考表宜采用70g以上白色书写纸制作案卷脊背标签的规格和质量：案卷脊背标签与卷盒的长度和厚度相同，即305mm×10（2030405060）mm案卷脊背标签宜采用150g白色书写纸制作，案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上五、工业企业档案案卷格式（DB37/T181-93，发布时间19920720公布形式：山东省地方标准）卷皮可采用硬卷皮软卷皮卷盒卷夹四种形式硬卷皮格式：前封面封底尺寸采用280mm×210mm封底三边要有70mm宽的折叠纸舌脊背厚度尺寸为101520mm三种前封面封底左侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌硬卷皮使用250克牛皮纸制作软卷皮格式：前封面封底尺寸采用270mm×195mm封底翻口处有70mm宽的折叠纸舌软卷皮使用150克牛皮纸制作卷盒格式：卷盒上下表面尺寸采用305mm×220mm厚度尺寸为122030405060mm六种卷盒使用250克牛皮纸双裱压制案卷封面印制在卷皮卷盒的正表面上，尺寸与卷皮卷盒的前封面相同案卷脊背式样及制成材料：硬卷皮卷夹案卷脊背项目印制在卷皮脊背上卷盒案卷脊背规格与卷盒的长度和厚度相同，尺寸为305mm×12（2030405060）mm卷盒脊背使用150克白色书写纸制作卷内文件目录格式：目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（260mm×185mm）或国际标准A4型（297mm×210mm）卷内文件目录使用70克以上白色书写纸制作软卷皮备考表印制在封三上，其外形尺寸及制成材料均同卷内文件目录六、会计档案案卷格式会计档案案卷格式，包括案卷盒卷内备考表会计档案案卷目录会计档案移交清单会计档案销毁清单格式卷盒外形尺寸：封面尺寸采用230mm×125mm，其厚度可根据需要设置为30mm40mm或50mm 的规格硬卷皮封面和封底其封面和封底采用280mm×210mm的规格报表卷内文件目录备考表格式项目同文书档案卷内文件目录备考表，其纸幅面尺寸采用265mm×190mm的规格脊卷标签同卷盒卷脊标签会计账簿的案卷格式：订本账簿维持原装原封，须在原硬账簿夹封面上加贴规定封面，活页账应加装成册，再加贴规定封面，其纸幅面尺寸采用120mm×80mm的规格卷脊标签同硬卷皮卷脊标签,在离卷脊底边20mm处粘贴会计档案案卷目录形式：会计档案案卷目录封面用纸幅面尺寸用265mm×190mm的规格会计档案案卷目录用纸幅尺寸与会计档案案卷目录封面尺寸相同会计档案移交清单格式：会计档案移交清单用纸幅面尺寸采用265mm×190mm的规格七、DA/T24-2000无酸档案盒卷皮卷盒用纸及纸板无酸档案盒卷皮卷盒用纸及纸板为卷筒纸，卷筒宽度为1600mm或按订货合同；宽度偏差不超过±5mm卷筒直径为850mm±50mm无酸档案卷皮纸卷盒纸的技术指标及试验方法应符合规定外观：纸及纸板表面应平整光洁纤维组织均匀，不允许有褶子裂口洞眼透帘分层起毛等影响使用的纸病挂面的无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板尘埃或斑痕指标应符合规定卷筒两端面应平整，弓形不超过15mm，锯齿形不超过5mm每卷筒断头不允许超过3个，断头处用胶带对接粘牢并做明显标记。

案卷封面的内容和格式示例

案卷封面的内容和格式示例卷内文件目录和备考表
案卷封面的内容
全宗名称类目名称案卷提名时间保管期限件数文书处理号档号
案卷封面的1 磅
档号：
5cm 从档号以下按三号字空行至立卷单位
由管理局档案管理人员使用阿拉伯数字填写，华文新魏三号带下划线
案卷题名相互间行距为 1.5 倍
1.5～2cm
合同档案
档号以下按三号字距空三行，至第四行填写案卷题名，且应使用华文新魏三号字填写，居中，如两行打不下，字符间可紧缩 1～2 磅华文新魏三号带下划线，如一行打不下，字符间可紧缩 1 磅
装订打孔中点
黑体二号加粗，字符间加宽 1 磅
由管理局档案管理人员用红色印泥加盖相应的保管期限和密级章
使用阿拉伯数字填写，华文新魏三号带下划线
相立卷单位
互
间行
起止日期
距
为保管期限
43
磅
密级
中国××××××公司 2014-12-01～2015-12-31
注：凡涉及有行距要求的，均应将“格式”→“段落”设置中的“如果定义了文档网格，则对齐网
5cm
卷内文件目录及样表
顺序号发号责任者文件提名备注
卷内文件目录
案卷主题：
组卷部门：组卷时间
序号责任者
文号
1
2
：
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
文题
日期页码
卷内备考表
备考表
本案卷共有文件材料页,其中：
材料页,图样材料
页,
照片
张.
说明：
立卷人：年月日
审核人：年月日

文书档案案卷格式

文书档案案卷格式（国家标准）文书档案案卷格式(GB/T 9705-88)1 、适用范围本标准适用于我国各级档案馆( 室) 和文书处理部门。

2 、案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。

2.1 硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽) 。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边( 上、下、翻口处) 要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10 、15 、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

2.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。

各项目具体位置、尺寸。

2.1.3封面项目的填写方法2.1.3 .1 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。

填写全宗名称必须用全称或通用简称。

不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。

2.1.3 .2 类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。

在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

2.1.3 .3 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。

案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。

文字应力求简炼、明确。

2.1.3 .4 时间：卷内文件所属的起止年月。

2.1.3 .5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。

2.1.3 .6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。

2.1.3 .7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。

2.1.3.8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

文书档案案卷格式解读

文书档案案卷格式解读文书档案案卷是对某个事务、活动或个体所产生的文书资料进行分类整理的文件集合。

下面是一般情况下文书档案案卷的格式和一些基本要素的解读：* 案卷题名：* 解读：说明案卷主题的名称，通常简明扼要地概括案卷的内容。

* 案卷号：* 解读：为案卷分配的唯一标识号，便于检索和管理。

* 编制日期：* 解读：记录案卷编制的日期，有助于追溯信息的时序。

* 编制单位：* 解读：案卷编制的责任单位，通常是机构或部门。

* 责任者：* 解读：案卷编制的责任人，有时可能会注明联系方式。

* 案卷目录：* 解读：详细列出案卷中包含的各类文件和资料，以便用户快速了解档案内容。

* 文件题名：* 解读：描述文件的标题或主题，帮助用户迅速理解文件内容。

* 文件编号：* 解读：各个文件在案卷内的唯一标识号，便于检索和管理。

* 文件日期：* 解读：记录文件形成的日期，有助于追溯和归档。

* 文件责任者：* 解读：文件的责任人，即文件的作者或起草单位。

* 页数：* 解读：记录文件的页数，有助于估计文件的篇幅和维护文件的完整性。

* 文件附注：* 解读：对文件的特殊说明或备注，可以是文件的特殊性质、关联性等。

* 文件状态：* 解读：记录文件的状态，如原件、复制件、电子版等，便于管理和使用。

* 文件存放位置：* 解读：记录文件在案卷内的具体位置，以便快速检索。

* 审批意见：* 解读：记录文件经过的审批过程，包括批准、审核等。

以上内容可能会因不同的机构和档案管理规范而有所不同，但通常包含这些基本要素。

文书档案案卷的规范和准确有助于档案的整理、管理和检索。

各门类档案档号格式定义

各门类档案档号格式定义各门类档案档号格式定义为规范档案目录数据库的建设工作，现将各门类档案的档号格式统一如下：1、文书档案：传统组卷方法：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)简化整理方法：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)2、会计档案：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)3、设备档案:全宗号(4)+年度(4) +分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)4、基建档案：全宗号(4)+目录号(3)+案卷号(4) +页号(4)5、声像档案：全宗号(4) +期限（代号）(3)+分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)6、实物档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(4)+分类号(4)+件号(4)7、电子档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)8、婚姻档案（传统）：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)婚姻档案（简化）：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4) 说明：1、凡编“目录号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)2、凡编“分类号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+[案卷号（4）]+件号(4)[页号（4）]3、“[]”内字段为对应可选项，即：若选用“案卷号”，则将“件号”改为“页号”。

婚姻登记档案按照年度—婚姻登记性质分为四类：1、结婚登记类2、撤销婚姻类3、离婚登记类4、补发婚姻登记证类注：1、人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本归入撤销婚姻类档案。

2、婚姻无效或者撤销婚姻的，应当在当事人原婚姻登记档案的《结婚登记审查处理表》的“备注”栏中注明有关情况及相应的撤销婚姻类档案的档号。

3归档方法和要求编辑1、婚姻登记材料的立卷归档应当遵循下列原则与方法：（一）婚姻登记材料按照年度归档。

深圳龙岗文书档案案卷格式标准

深圳龙岗文书档案案卷格式标准
深圳龙岗文书档案案卷格式标准
一、档案案卷的名称
1、档案分类名：由省级国家档案馆提供；
2、档案机构和年份：指定档案机构代码和创建的年份编制；
3、档案项目及序号：根据档案机构的实际工作安排编制；
二、档案案卷内容
1、档案内容：内容交代明白，内容真实；
2、文种比例：原件占主要比例，而复印件以原件为主；
3、格式：格式规范，珍藏件及材料登记赋码；
三、档案案卷标记
1、完整性标记：主要用来锁档及日后的完整性检查；
2、异动标记：档案经异动变动时，由档案管理人员进行标记，便于后续查找档案及异动过程；
3、保护性标记：提示保管、保护规定以及遵守相关保护条约要求。

四、档案案卷存放
1、用于实体档案案卷储存：A3尺寸框架文件柜，每柜5层；
2、用于电子档案案卷存放：配备有U盘和移动硬盘；
3、用于网络档案案卷存放：按照档案分类提供网上档案馆，提供资料
全方位保存。

五、关于档案案卷的管理
1、档案应当按照分类指南编排，便于查找；
2、保证档案安全：适时进行复制、更新和调整，做好存档工作；
3、严格按照规定进行档案加密处理：文件加密标准应符合国家密码管
理部门的要求；
4、实施安全技术管理：实施多种安全技术配套措施，防止档案被窃取，及时发现网络安全威胁。

案卷格式

工业企业档案案卷格式2007-11-30 15:20:58DB37/T181-931 主题内容与适用范围本标准规定了工业企业档案案卷卷皮格式、案卷封面、脊背格式、卷内文件目录格式、卷内备考表格式、案卷各部分的排列格式。

本标准适用于各类工业企业档案馆（室）。

交通、建筑施工、电力、邮电、农业、林业和商业服务等企业亦可参照执行。

2 名词术语2.1 案卷是一组关系密切的单份文件的组合，有时称档案保管单位。

2.2 卷内文件目录案卷内登记文件及其排列次序的条目组合。

2.3 卷内备考表说明案卷内文件状况的表格。

3 卷皮格式卷皮可采用硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷夹四种形式。

3.1 硬卷皮格式3.1.1 前封面、封底尺寸采用长×宽为280mm×210mm。

封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折迭纸舌。

3.1.2 脊背厚度尺寸为10、15、20mm三种。

3.1.3 前封面、封底左侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见图1）。

3.1.4 硬卷皮使用250克牛皮纸制作。

3.2 软卷皮格式注：使用软卷皮订的案卷，必须装入卷盒内保存。

3.2.1 前封面、封底尺寸采用长×宽为270mm×195mm。

封底翻口处另有70mm宽的折迭纸舌（见图2）。

3.2.2 软卷皮脊背根据案卷厚度临时折迭。

3.2.3 软卷皮使用150克牛皮纸制作。

3.3 卷盒格式3.3.1 卷盒上、下表面尺寸采用长×宽为305mm×220mm（见图3）。

3.3.2 厚度尺寸为12、20、30、40、50、60mm六种。

3.3.3 卷盒使用250克牛皮纸双裱压制。

3.4 卷夹格式3.4.1 卷夹上、下表面尺寸采用长×宽为305mm×220mm（见图4）。

3.4.2 厚度尺寸为20mm。

3.4.3 卷夹使用250克牛皮纸双裱压制，也可用黄板纸制作，外裱牛皮纸。

3.5 硬卷皮、软卷皮适用于党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案案卷；卷盒适用于产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案不装订案卷；卷夹适用于装订案卷。

各门类档案档号格式定义

各门类档案档号格式定义各门类档案档号格式定义为规范档案⽬录数据库的建设⼯作，现将各门类档案的档号格式统⼀如下：1、⽂书档案：传统组卷⽅法：全宗号(4)+年度(4)+⽬录号(3)+案卷号(4)+页号(4)简化整理⽅法：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)2、会计档案：全宗号(4)+年度(4)+⽬录号(3)+案卷号(4)3、设备档案:全宗号(4)+年度(4) +分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)4、基建档案：全宗号(4)+⽬录号(3)+案卷号(4) +页号(4)5、声像档案：全宗号(4) +期限（代号）(3)+分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)6、实物档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(4)+分类号(4)+件号(4)7、电⼦档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)8、婚姻档案（传统）：全宗号(4)+年度(4)+⽬录号(3)+案卷号(4)+页号(4)婚姻档案（简化）：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4) 说明：1、凡编“⽬录号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)+年度(4)+⽬录号(3)+案卷号(4)+页号(4)2、凡编“分类号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+[案卷号（4）]+件号(4)[页号（4）]3、“[]”内字段为对应可选项，即：若选⽤“案卷号”，则将“件号”改为“页号”。

婚姻登记档案按照年度—婚姻登记性质分为四类：1、结婚登记类2、撤销婚姻类3、离婚登记类4、补发婚姻登记证类注：1、⼈民法院宣告婚姻⽆效或者撤销婚姻的判决书副本归⼊撤销婚姻类档案。

2、婚姻⽆效或者撤销婚姻的，应当在当事⼈原婚姻登记档案的《结婚登记审查处理表》的“备注”栏中注明有关情况及相应的撤销婚姻类档案的档号。

3归档⽅法和要求编辑1、婚姻登记材料的⽴卷归档应当遵循下列原则与⽅法：（⼀）婚姻登记材料按照年度归档。

文书档案案卷目录

新版紫光档案管理软件著录格式及刻盘要求（文书档案）一、档案录入要求1、文书档案传统方法（1）文书档案案卷目录：必著项目：全宗号、目录号、案卷号、档号、年度、题名、责任者、卷内文件份数、文件起止时间、保管期限、分类号、分类名称、总页数著录要求：全宗号：4位，例：0051目录号：2位（不足位的在前面补零占位，下同）例：01案卷号：3位，例：001题名：是卷内文件名称的概括，最大长度为80个汉字，例：鞍山市档案局行政办公会议记录年度：4位，例：1995责任者：指立档单位名称，必须著明全称。

例：鞍山市档案局文件起止时间：录入卷内文件成文日期的起始时间。

8位。

例1995年1月2日，录入格式：19950102至：录入卷内文件成文日期的终止时间。

8位。

例：1995年12月1日录入格式：19951201 保管期限：选择著录，例：永久分类号：分类方案的类目代码，双击“分类号”项字段，弹出“选择分类”，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。

例：01分类名称：根据分类号自动生成，与分类号一一对应，例：党群总页数：无位数要求，以实际为准。

例：一共为63页，著录格式：63（2）文书档案卷内目录：必著项目：全宗号、目录号、案卷号、页号、档号、卷内顺序号、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、控制标识、保管期限、密级、页数著录要求：全宗号：4位，例：0051目录号：2位，例：01案卷号：3位，例：001页号：为文件所在张页号，用3位数字表示，不足3位前面添“0”占位。

例：001卷内顺序号：用2位数字表示，不足2位添“0”占位，以卷内文件排列先后顺次编写的序号。

例：01文件编号：指文件制发机关的发文字号，由发文代字+年度+序号三项组成，例：鞍档发［2003］004号,其中［2003］不能录成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004为发文序号，用3位数字表示，不足添“0”占位。

题名：最大长度为60个汉字，例：鞍山市档案局关于XX活动的通知。