办公物资采购与领用管理规定

办公物资采购与领用管理规定

1 总则

为使公司各种办公物资的配置和领用规范化、程序化、合理化，防止因管理不善造成的混乱、浪费，使之既能满足日常办公所需，又节约成本，开源节流，特制定本规定。

2 适用范围

本规定适用于公司各类办公日耗用品及名片、办公设备等的配置、领用。

3 职责

3.1 行政部负责制度的编制和实施；

3.2 集团各公司总经理负责各公司物资管理制度的审批和各种购置计划的审批；

3.3 各相关部门负责本规定的贯彻实施；

3.4 财务部以及成本控制中心负责各项财务支出计划的稽核，控制成本支出。

4 工作程序

4.1 物资配置

4.1.1 行政部在年初或年中汇总各部门各项办公用品计划数，结合仓库库存量，编制采购计划，填写《物资采购申请单》（一式三联，一

联自存，二联采购联，三联财务联），报总经理审批后交采购部门实施采购（一联自存，其余二联交采购）；

4.1.2 成本控制中心负责对采购过程的监督、控制，对大件、贵重件进行招标控制，发现异常情况及时报总经理；

4.1.3 采购物资到付后，由采购经办人员认真核对产品品名、规格及数量等，送入仓库待检区或申购部门，填报入库通知单经申购部门验收后（随附《物资采购申请单》第二联），由仓库人员签字入库；验收不合格的物资由采购人员办理退货手续。采购人员应做好日常采购台帐以备查；

具体采购过程管理依据质量管理体系《采购控制程序》执行

4.1.4零星采购由申请部门填写《物资采购申请单》，说明详细理由，部门领导签字后送呈总经理审批，审批通过转交采购部门采购，理由不充分的或无配置理由的退回；

4.1.5 办公设备购进后必须办理入库手续，由仓库人员、申购部门或网管配合采购人员对其包装有效性、整机完整性、配套材料和零配件数量以及使用说明书、图纸等有关资料和产品合格证书进行验收，验收合格办理入库、入帐手续，验收不合格由采购经办人员负责联络退、补手续；

4.1.6采购经办人员凭《采购申请单》（财务联）以及《物资入库单》、发票等手续经财务稽核后，报总经理审批，办理入帐、报销手续；4.2 物资领用

4.2.1 各部门计划内办公用品的领用，需填写《领料单》，经部门领导

审签后，凭单到仓库领用；

4.2.2 仓库保管人员认真核对计划，对超出计划的领用可拒绝发放，退回各部门，补充说明详细理由报总经理审批后填写《领料单》，仓库予以发放。

4.2.3 紧急或特殊情况下，可由领料人签字先行发料，但仓库发料人应负责跟催领料人及时补齐手续；对不及时补全手续造成帐卡物不相符的，由发料人承担相应责任；

4.2.4对复印机、打印机、电脑等大件办公设备，经总经理审批后采购经办人员可直接将货送至申请部门，但采购经办人员、领用部门应及时补全入库、领用手续，无入库手续的采购，财务稽核时应予退回，并责令补齐，否则不予报销；

5 以上规定自本规定公布之日起正式施行。

6 相关附件

6.1 《物资采购申请单》

6.2 《入库单》

6.3 《领料单》