订货管理规定(修改2018.6)

山东山歌食品科技股份有限公司
鲁山歌（销）[2018]01号
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山东山歌食品科技股份有限公司
订单管理规定（试行）
为规范公司订货管理工作，提高生产效率、跟进生产进度，避免工作过程中出现不必要的纰漏，特制定本制度：
1、订货流程示意图
订货流程作业说明：
一、订单管理‘预订单’制
1、山歌销售部文员接到订单后首先对订单进行编号（订单的编号以‘数
字盖章’方式，手写无效），‘预订单’的拟定分ABCD四类：（预订单格式见：附件一）
A类预订单（备货预订单）：
公司备货预订单由公司总经理授权，销售经理与生产经理协商后确定备货品种及数量，双方签字后由山歌销售文员通过今目标申请总经理批复，根据批复结果抄送予生产部，生产部按照批复结果安排安全库存：具体备货种类、数量（包括主辅料）由生产部牵头，供应和销售部配合确定。

A类订单直接向生产、供应、质检部下达。

说明：A类订单只有预订单，不存在CRM 实质订单
B类预订单（代理商、OEM加工商、中邮物流等特殊渠道、办公室礼品领用）：
（1）中邮物流等特殊渠道：由大客户经理制定‘预订单’，签字后扫描件（或拍照）发送至山歌销售文员；销售文员直接向向生产、供应、质检部下达。

（2）OEM加工商：由大客户经理制定‘预订单’，签字后扫描件（或拍照）发送至山歌销售文员；销售文员根据订单及客户合同约定预打款金额与山歌公司财务部（银行出纳员）核对货款。

确认收到约定货款后，向生产、供应、质检部下达。

发货前，销售文员与财务部（银行出纳员）核对剩余货款全部到位后，方可组织发货。

（3）代理商：由大客户经理制定‘预订单’，签字后扫描件（或拍照）发送至山歌销售文员；销售文员根据订单与山歌公司财务部（银行出纳员）核对货款。

确认收到全部货款后，向生产、供应、质检部下达。

（4）办公室礼品领用订单：由办公室制定‘预订单’通过今目标经分管
副总、总经理审批通过后，办公室主任在原始申请签字后送至山歌销售文员；销售文员直接向向生产、供应下达落实。

说明：1)除公司对公账户外，公司不接受其它任何形式的收款方式，严禁业务员用私人账户接受货款2)公司允许的账期客户只回传签字订单。

C类预订单（各办事处、阿巧商贸、彤大永华）：
由内务主管制定订货单，办事处经理（商贸公司经理）签字后，有各办事处文员扫描（或拍照）预订单通过今目标回传至山歌销售文员，销售文员必须与山歌厂部财务（厂部财务出纳员）核对资金往来账，若出现资金不足情况，不得下订单。

注：加急订货单山歌销售文员需注明并由销售经理签字（或电话确认，过后补签字）后方可生效。

D、网购订单：
网购专员接到网购订单后，一日内转给销售文员，销售文员建立生产订单并统一编号后，并下达到生产部。

2、（1）普通预订单一式三联（一联山歌销售部文员留存，二、三联生产部、供应部分别留存确定生产货源、主料、辅料等），留存单位分别在第一联签字确认并把所接收订单存档。

（2）OEM加工订单一式四联（一联山歌销售文员留存，二、三联生产、供应分别留存确定生产货源、主料、辅料等，四联由质检部留存确定标签），留存单位分别在第一联签字确认并并把所接收订单存档。

（3）B类订单，数量不做要求。

（4）C类订单单笔数量不得低于240箱，高于1000箱（发货时必须整车，否则物流部有权缓发或不发，直至满足最低发货要求）。

（5）对不符合公司订货要求或不切实际的订单销售文员有权驳回。

3、生产部接到山歌销售文员拟定的已编号订单后，与仓管确认主辅料库存并制定生产计划，组织货源。

生产必须严格按照订单先后顺序（编号顺序）依次生产，5天内必须完成本订单货物的生产（无特殊情况，网购订单必须当日完成）。

特殊情况或特殊货品的生产备货，生产部若不能按时完成，在确定最迟交货日期后，生产部应及时和销售文员协调沟通，调整订单顺序。

销售文员及时与本批货物的需求负责人沟通延期交货，并由此负责人告知客户预计交货日期。

如遇加急订单，需要调整生产顺序的，应与销售文员沟通，销售文员需及时和总经理汇报，得到同意后方可调整订单顺序。

并保证原订单按时发货。

严禁生产部私自调整生产顺序，否则处以不低于200元的处罚。

二．‘CRM实质订单’的下发及物流发货:
1）生产部根据‘预订单’备货完毕后，通知山歌销售文员。

山歌销售文员即时联系仓管通过CRM入库，仓管入库后销售文员建立crm订单（A类预订单不必下CRM实质订单），由销售经理审批通过后，销售文员通知物流部组织发货；
2）物流部接到山歌销售文员通知后，及时组织车辆提货（1天内），送货。

3）在没有CRM审批通过的情况下，物流部严禁发货，违规发货将对相关主管处以不低于500元的罚款。

三、产品调度流程及注意事项：
1）根据公司运营需要，任命供应部经理为生产总调度员。

全面负责产运销各个环节的统一调度。

2）调度员收到销售文员订单后2小时内（不得超过1天）在今目标应用中任务功能中编辑新任务，真正做到负责到底、追溯到底；发现调度员任务编辑不及时或未使用今目标任务功能一次对调度员处于50元处罚，依次类推。

3）销售文员订单要做到产品名称标注规范，严格按照《山歌产品目录汇总表》（见附件三）填写订单，发现不规范销售文员可拒绝接收订单，如因产品名称不规范而导致发货失误对第一责任人销售文员处于不低于500元罚款。

4）所有订单任务的参与人遇见问题要主动（或提前）利用今目标向调度员汇报，切忌口头传话。

如因口头传话或汇报不及时导致订单延误或出现失误对订单主线参与人及调度员各处于200元罚款。

订单核对“档案”制
一、销售上游：生产环节‘预订单’档案核对制：
1、生产部销售文员每月必须与生产、供应、质检核对订单编号及数量，核对无误后填写‘订单月核对表’（见附件二），各部门核对人均要在核对表上签字，月核对表需附于相关生产环节部门所有‘月预订单’的背面封存。

每月5日前销售文员必须将月核对表电子版通过今目标抄送予总经理，销售经理，财务经理。

逾期不核对或不抄送，每拖延一天对相关责任人处以不低于50元的日处罚。

2.各部门必须建立‘预订单档案’并在专门的档案盒及时备档：订单不得遗失，否则对当事人及主管处以50元/单的处罚并及时补充。

二．销售下游：销售环节‘预订单’档案核对制：
1.山歌销售文员每月必须与办公室礼品部、大客户部业务人员、各办事处（经销商）及内务主管或负责人、仓库管理员进行订单核对，填写订单核对表(附件三）并签字确认，月核对表需附于相关部门所有‘月预订单’的背面封存。

每月5日前销售文员必须将月核对表电子版通过今目标抄送予总经理，销售经理，财务经理，逾期不核对或不抄送，对相关责任人处以不低于100元的处罚。

2.各销售部门必须建立‘预订单档案’并在专门的档案盒及时备档：订单不得遗失，否则对当事人及主管处以50元/单的处罚。

说明：在大客户部暂无文员的情况下，大客户经理暂时负责‘月核对订单’的主体责任人，同其它办事处一样按规定流程实现‘存档和及时核对’。

附件一
订单编号：
山歌科技股份预订货单
阿巧商贸彤大永华泰安办事处
办公室，其他：
送货地址：
打款日期：订货
日期：
加急：
说明：1、此单与打款回执补充使用，单独使用无效
2、此清单必须签名确认并加盖本单位公章或财务专用章
3、订单与打款回执同时传真至我公司。

0634--6401099
备注：
公司账号：91202070020100030314
开户行：山东莱芜农村商业银行股份有限公司辛庄支行
开户名;山东山歌食品科技股份有限公司
附件二
山歌科技上游订单（）月核对表
生产部：
供应部： 质检部： 文员确认：
核对日期：
注：1、各部门必须建立‘预订单档案’并在专门的档案盒及时备档：订单不得遗失，否则对当事人及主管处以50元/单的处罚并及时补充；2、本表签字后，相关部门各留存一份，并附于所有‘月预订单’的背面，封存。

山歌科技下游订单（ ）月核对表
订单所属单位阿巧商贸 彤大永华 淄博办事处
/网购/办公室礼品
相Array关
部
门
确
认
：
销
售
文
员
确
认
：
对
日
期
：
注：1、各部门必须建立‘预订单档案’并在专门的档案盒及时备档：订单不得遗失，否则对当事人及主管处以50元/单的日处罚并及时
补充；2、本表签字后，相关部门各留存一份，并附于所有‘月预订单’的背面，封存。

附件三
山歌产品目录汇总表山歌单品目录
山歌食品单品条码目录(阿巧系列)
山歌食品单品目录（代加工）
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文件共13份，考核部自留1份，抄送至销售部1份、供应部1份、质检部1份、生产部1份、财务部1份、物流部1份、泰安办事处1份、淄博办事处1份、济南办事处1份、阿巧商贸1份、大客户部1份、办公室1份。