中国嘉德、北京保利等艺术品拍卖公司库房管理制度

库房管理制度

一、目的

通过制定仓库房管理制度，指导和规范仓库管理人员的日常工作行为，使库房部的工作能够更加有条不紊的进行。

二、范围

库房管理工作人员

三、职责

库房管理员负责日常拍品的入库、出库、退货、保管、储存、包装、安全防护以及库房管理档案、资料的整理、装订、存档、保管等工作。另外库房管理员还负责协助业务部门做好拍卖前的文物局进出境、照相、调色、展览及其他工作。

（一）拍品的验收入库管理制度

1、拍品到公司后库管员依据清单/合同上所列的各项内容进行核对、清点，经业务部门或客户本人确认后，方可入库。（此过程需要一名业务人员陪同作业）

2、对入库拍品核对、清点后，库管员及时填写入库单，经业务人员、库房保管员签字后，库管员、业务员各持一份。

3、库管要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库。

1）没有合同的拍品。

2）与合同所述内容不相符的拍品。

3）有瑕疵但没有在合同中明确说明的拍品。

4、因其他特殊原因不能形成入库的拍品，库管员要与业务人员核对验收，并及时补填入库信息。

（二）拍品保管库房管理制度

1、拍品入库后，需按不同类别、性能、特点和用途分类分区码放，做到"二齐、三清、四号定位"。

1）二齐：拍品摆放整齐、库容干净整齐。

2）三清：种类清、数量清、位置清。

3）四号定位：按区、按排、按架、按位定位。

2、库房拍品要有照片与之相对应

3、库房外库不得放小件拍品、易碎拍品。（防止意外丢失及损毁）

4、出版物等拍品相关信息、文件单独保存并贴上与拍品相符的库号

5、库管员对每日有变动的拍品（尤其是拍卖前集中照相调色时）要随时核对、盘点，若发现问题需查找处理。

6、库存信息及时呈报。须对数量、文字、表格仔细核对，确保报表数据的准确性和可靠性。

7.艺术品的保管人员需接受培训，藏品一律不能用手直接接触。

8.纸质艺术品要置于橱柜和干燥通风处，不能过于干燥和潮湿，否则纸质会脆化，纸张会卷曲，发生霉变；纸质藏品（古籍善本、书画、油品等）湿度应控制在50°-55°之间不宜超60°；温度应控制16°-18°之间，夏季不宜超25°。古籍善本、邮票册数量多时可采用防潮箱保存。

9.纸质艺术品不能叠放，除邮票册外一律平放。邮票册应立放于橱柜。

10.金属类藏品（钱币）保存湿度应控制在45°-50°之间。

（三）拍品的出库库房管理制度

1、拍卖后买受人需凭的领取单领取拍品，若未见财务部门出具的领取凭证或总经理未签字、字据不清或被涂改的，库管员有权拒绝拍品出库。

2、临时出入库的拍品标明时间及经手人员。库房人员不得无故将拍品拿出库房。

（四）拍品退货库房管理制度

1、由于公司拍品数目较多，未成交拍品应及时与业务部门沟通办理退库及退库手续。

2、拍品的历史遗留问题及特殊的不退货拍品及时的入库到不常用的地方并做好记录和标识。

（五）文物局进出境管理制度

1、办理文物局进出境业务，业务人员可要求库管人员协同作业。

（六）拍照/调色管理制度

1、拍照前提前准备好照相所需的场地，器材及拍品。

2、合理安排拍照时间，避免各部门时间冲突。

3、尽量不适用外聘劳务人员，避免安全隐患发生。

4、提前通知各业务部门照相时间，给业务部门时间，安排跟盯照相、调色时间。

（七）外聘人员管理制度

1、尽量不安排外聘劳务人员参与库房的工作。

2、如必须使用外聘劳务人员（如打包），必须提前培训，不合格者一律不得参与工作。

3、外聘劳务人员一律不得进入里库，在外库作业必须有库管人员监督，如有违规操作追究当值库管人员责任。

（八）仓库卫生、安全管理制度

1、每天根据卫生值日表对负责区域内进行清洁整理工作，清理掉不要不用和坏的东西，将需要使用的工具和设备按指定区域进行整理达到整齐、整洁、干净、卫生、合理摆放的要求。

2、卫生工作可以在空余时间和每天上午上班和下午下班前进行。

3、部门将根据工作结果进行评分，作为奖金的依据。

4、考量拍品区域摆放是否合理，并做合理摆放和规划。

5、每天上、下班由库房管理员对库房内各项情况进行详细检查，按库房安全原则（防盗、防火、防蛀虫、防潮、防尘、防爆、防腐蚀、防漏电、防高温）检查拍品，异常情况及时处理和报告。

门禁管理：

1.公司库房分为里库与外库。里库除库房工作人员外禁止其他人员进入，

包括公司内部人员和外聘劳务人员；外库可以有外部人员进入，但必须要在库房人员陪同下进行作业。

2.库房人员离开库房前须检查电源等一切威胁库房安全因素。设置好门禁

报警系统，随时保持和门禁公司联系，一旦发现问题及早处理。

3.库房内严禁吸烟和禁止明火，禁止打闹，一旦发现立即报告处理。

4.保障疏散通道、安全出口畅通，以保证人员安全。

（九）单据、卡、帐务管理制度

1、库房所有单据的登帐要求及时完成。

2、电子表格只有库管员专人有权改动，其他部门享有查阅权。

3、合同录入完毕需要各业务部门检查、核实，对录入的信息有不一致的地方库管员要及时的改正并再次与业务部门确认。

4、电子表格如有改动或换号后告知各业务部门，方便业务部门下一阶段展开工作。

5、拍品的释文等后补信息由库管人员粘贴进电子表格，但必须由业务部门检查确认，如有出入库管人员第一时间作出修改。

3、每期拍卖相关的单据资料需要保管好，库房所有单据档案进行分类保管，专人保管。

4、库房对贵重拍品特殊登记，由指定人员管理。

（十）盘点管理制度

1、定期盘点安排在每次大拍后，不定期盘点随时根据工作需要进行部分拍品的不定期盘点。

2、盘点过程中发现异常问题及时反馈处理。

3、盘点时需要尽量保证盘点数量的准确性和公正性，弄虚作假，虚报数据，盘点粗心大意导致漏盘、少盘、多盘，书写数据潦草、错误，丢失盘点表，随意换岗等，不按盘点作业流程作业等需要根据情况追查相关责任。

4、盘点初盘、复盘责任人均需要签名确认以对结果负责。

5、库存拍品发现帐物不符时需要查明原因，查明原因后根据责任轻重进行处理。

（十一）包装管理制度