商务英语写作 2

A Example of Meeting Agenda
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2. 与客户会谈后的跟进 （follow up letter）
• 商务谈判后的邮件跟进（follow up letter）的目的： 战果确认 战场清理 写作过程： logic thinking fact oriented be constructive and practical 留有余地
设计流程 （2） ）
6. 安排自由讨论时间 7. 将“签到时间”放入议程 – 签到时间通常是正 式开始前10-15分钟。 8. 将“会议须知”放在议程之后 - 通常包括会场的 路线图，需要与会者准备的物品和信息，会议 主办方联系方式等等。 9. 会议时间不宜过紧 – 留有一定的休息时间，看 看 似牺牲了时间，实际上换回的是效率。 似牺牲了时间，实际上换回的是效率。 10. 提前分发会议资料 11. 发出会议议程后的两三天内，联系与会者以确 认其收到议程并能够参会。
follow up letter 的内容(2)
完成上次会谈中双方决定由乙方随后完成 的事件： 的事件 1. As per your request, please find attached, (*). Should you have any questions, or require additional information regarding (*), please feel free to contact me. 2. Enclosed please see the… •
follow up letter 的内容(1)
• 感谢对方出席先前的会议: 感谢对方出席先前的会议
1. It was a pleasure to meet you at (*) on (*). I appreciate your interest in (*) and our products. 2. We are very interested in (*). The Senior Management of (*) is ready to conduct any further negotiations regarding (*).
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1. Meeting Agenda 2. follow-up-letter
1. Meeting Agenda
Purposes: 虽然有不少会议是因为参会者意见分歧过大 导致无果而终， 导致无果而终，但会议失败最主要的原因 还是会前准备不周 会议议程混乱。 会前准备不周， 还是会前准备不周，会议议程混乱。 这篇主题的目的就是帮助设计一套富有效率 的会议议程。 的会议议程。
The function of follow-up-letter
• 确认先前谈判过程中的主要共识 (common ground or consensus ) • 确认先前谈判过程中的主要分歧 (difference or disagreement) • 确认下一步工作 (next step ) • 如有必要，提出一些新的建议 (alternatives) 和方案 (options)
设计流程（ ） 设计流程（1）
1. 设定会议目标 2. 如有可能，告诉与会者每个议题最终需要取得 怎样的成果（或结论） 3. 如果议题太多， 可以考虑在每个步骤设置一个 “指导性时间”，以确保不会因为一个问题影 响整个会议进度。 4. 如果与会者很多，且发言人数很多，可以考虑 限制每个人的最长发言时间。 5. 严格限制与会者人数- 安排是可将与会者分为 “必选”，“可选”，“排除”。一般只安排 “必选” 名单的人员参会。
follow up letter 的内容(3)
• 确认上次会谈的成果和分歧： 确认上次会谈的成果和分歧： • 提出下一步的建议： 提出下一步的建议： • 期待再次会面： 期待再次会面： Thank you for your interest in (*) and we look forward to your favorable reply.