大型国内学术会议流程(PPT44页)
学术会议举办流程与技巧
会议准备工作， 您做好了吗？
案例分享
省级论坛的开展
会后跟进
方案提交
会议当天
组织 流程
筹备会议
讲者沟通
客户邀请
一、会议方案提交
会议方案提交
会议意向沟通 会议酒店选择
会议意向沟通
• 1、根据公司相应政策及市场需要，明确论 坛的目的
• 2、筛选论坛的大会主席、主讲专家
• 3、当面与专家沟通论坛主题、讲座内容及 时间安排
• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排 • 专家接送
• 会议进行
• 答谢晚宴 • （投影欢迎词并播放欢迎音乐）
开幕致辞及嘉宾介绍
（一般为公司领导）
大会主席致辞
（内容需提前沟通，可以拟草稿）
茶歇时间
（各区域推广人员积极参与促进客情）
第一讲者授课
（内容需提前沟通、注意讲课时间）
房牌号、签到表，统一登记发放
（为简化流程，制作只需客户打钩的表格）
会议议程注意每人发放一份
引导专家于报到处题词
用餐安排
• 1、会议当日午餐 我方人员：需提前（11：00）分批吃饭 客户：商务简餐
• 2、答谢晚宴
• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排
• 专家接送
• 会议进行 • 答谢晚宴 • 会后事宜
•
天生我材必有用，千金散尽还复来。01:25:1301:25:1301:252/11/2021 1:25:13 AM
•
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。21.2.1101:25:1301:25Feb-2111- Feb-21
•
得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。01:25:1301:25:1301:25Thur sday, February 11, 2021
学术会议举办流程与技巧
• 3、参考资料不要使用公司LOGO模板
• 4、会议前5天，确保讲者的内容与论坛 的主题吻合。
• 5、会议前1天，支付专家讲课费，通过 最终版课件确保学术观点植入效果。
五、会议当天
会 议 当 天
会场布置
集体合影 场地安排
• 2、答谢晚宴
• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排
• 专家接送
• 会议进行 • 答谢晚宴 • 会后事宜
• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排 • 专家接送
• 会议进行
• 答谢晚宴 • 会后事宜
6、提示会议
进行
1、开幕致辞
的议程
会议进行
5、自由讨论 环节
2、茶水茶歇
4、提醒
3、照相
嘉宾入场
会议准备工作， 您做好了吗？
案例分享
省级论坛的开展
会后跟进
方案提交
会议当天
组织 流程
筹备会议
讲者沟通
客户邀请
一、会议方案提交
会议意向沟通
会
议
方
会议酒店选择
案
提
交
会议意向沟通
• 1、根据公司相应政策及市场需要，明确论 坛的目的
• 2、筛选论坛的大会主席、主讲专家
• 3、当面与专家沟通论坛主题、讲座内容及 时间安排
No Image
• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排 • 专家接送 • 会议进行
• 答谢晚宴
• 会后事宜
答谢晚宴
（公司人员分散坐于客户中间）
No Image
• 会场布置 • 前台接待 • 用餐安排 • 专家接送 • 会议进行 • 答谢晚宴
大型国内学术会议流程(ppt 共44页)
目的：保障会议品质
2. 审核报名表 不符合要求的，与相 关销售沟通返回 审核后的报名表提交 总监审核
参会审核
4. 根据名单安排会议生 活 会务专员根据审核后 名单通知一线销售人员 联系票务公司出机票。 (会务通知1） 参会客户变更，需要 重新审核。会前四天， 不可变更参会人员，客 户因故无法参加，可取 消行程
一般参加全国学会会议，会议前一天招集所有内部与会人员 参加会前动员会： 主要目的有三个： 一鼓舞士气，要求大家拿出良好的精神面貌； 二是明确第二天的会议分工，做好服务； 三明确意外情况发生的处理办法。 公司自办全国会议，一般会前3天开电话会议，明确各项分工 及进度。 会前沟通的时间和形式可根据情况由会议组织者决定
4、会议物品准备
1.2三生自办会议---安排会议生活
会前四天取得客户行程信息，联系供应商安排住宿、接待、餐饮、用车。 会前三天发“会务通知2”给销售人员，告知相关服务内容和流程的时间、地点、周边环境、联络人等 餐饮：
餐饮
• 根据公司标准和会议预算定 制不同的餐标 • 提前确认好菜单 • 确认是否可自带酒水 • 容纳人数，餐厅布置
• 根据目的确定会议的 时间、主题、受众、 预算以及宣传重点
参会客户确认和分工 • 审核参会客户品质
安排会议流程
• 会议签到时间、 • 正式开始时间、 • 讲者的讲话时间、提 问时间
各分工人员协作执行
• 确定需要参加会议的 部门和人员（公司内 部），召开准备会 （或简单协商），明 确分工和职责
• 茶休时间、会后餐时 间
会 议 流 程 图
目录
1. 会前准备
1.1 会议组织者工作 1.2 各分工人员协作
2. 会议服务
2.1 会前动员会 2.2 会议报到日 2.3 会议进行中
学术会议举办详细流程
学术会议举办详细流程学术会议是学术界进行学术交流和分享研究成果的重要平台。
它为学者提供了展示自己研究成果的机会，也是学者之间相互了解和互动的场所。
下面将介绍学术会议的详细流程。
1.会议筹备阶段：在开始举办学术会议之前，需要进行一系列筹备工作。
首先，确定会议的主题和议题，选择适合的会议地点并订立场地租赁协议。
然后，确定大会日期，并组建组织委员会和科学委员会来负责会议的组织和学术内容的评审。
接下来，制定会议的目标和议程，确定邀请的特邀嘉宾和主讲人，并邀请他们参加会议。
同时，制定会议的议题征集和征文要求，并设定截止日期以便参与者提交论文摘要和全文。
2.论文评审和接受通知：在论文提交截止日期之后，组织委员会和科学委员会将对所收到的论文进行评审。
评审的目的是筛选出高质量的论文，并决定是否接受论文。
评审过程通常包括两到三名独立的评审专家对每篇论文进行匿名评审。
评审专家将根据论文的质量、创新性、方法学和研究成果等方面进行评价。
评审结果将被记录并用于决定论文的录用情况。
3.议程安排：在论文评审结束之后，组织委员会将根据评审结果制定会议的最终议程。
议程包括会议主题、各个议题的时间分配、各个嘉宾和主讲人的报告时间等。
会议议程应该合理安排，以确保会议内容的有序进行，并给予参与者充足的时间进行交流和讨论。
4.参会者注册和交流：5.会议举办和演讲：在会议举办的当天，参会者将按照议程的安排到达会场。
会议将在主持人的开场致辞后正式开始。
各位特邀嘉宾和主讲人将按照分配的时间进行演讲和报告。
他们将介绍自己的研究成果、方法和理论，并回答参会者的提问。
演讲过程可能包括展示幻灯片、使用多媒体工具或进行实地考察等，以帮助参会者更好地理解演讲内容。
6.论文展示和讨论：7.会议总结和反馈：在会议结束之前，主持人将对会议进行总结，并邀请一些专家进行综述并提供对会议的反馈和展望。
这一环节有助于回顾会议的主要成果和亮点，并为未来相关领域的研究方向带来启示。
科室学术会流程培训教材(PPT32张)
⑦地区经理致谢。
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二、学术会议方案
（二）会议方案 4、会中安排 ⑧每桌必须保证有一名公司的员工，便于进
一步沟通和交流。
⑨聚餐结束后，分发礼品和样品，建议办事
处安排车辆送医生回家。
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三、如何会后跟进
会后要趁热打铁,随后要进第一次跟进拜访, 时间最好安排在当天下午或次日的上午。
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尽量提到所有对客户有用的利益 针对不同情况要有侧重点推介利益 根据客户的倾向提及重点利益 对于重点利益反复强调 有把握,有证据
异议的积极意义
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异议表明医生在聆听,并感兴趣 通过异议可以判断医生是否需要 通过异议及时发现自己解说的不足 通过异议能知道医生在作出决定之前需要什么 通过异议能明白医生做决定的障碍 只要异议得以消除,医生会更信赖产品
访前准备 策略先行-为拜访制定一个指导方案 合理安排拜访频率：至少每周一次
选择合理的拜访时机，以不妨碍医生工作为前
提
适当夜访
开场白
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寒暄式：爱好，天气，新闻 赞美式：恰当，具体，火候 目的式：您最近用的怎么样？ 呈现式：介绍产品 好奇式：你也看足球？ 关心式：听说您刚出差回来，很辛苦吧
二、学术会议方案
（一）前期的选择
1、医院的选择：在本办事处中占20-30%用量的大医院以及
销量潜力提升较大的医院。 2、科室的选择：目前或期望成为科室主导用药，依据用量 优先选择已入院的品种所对应的目标科室，例如妇科、儿 科、呼吸科、消化科、内科等。
学术会议的流程
学术会议的流程介绍学术会议是学术界交流和展示研究成果的重要平台。
本文将深入探讨学术会议的流程，包括会前准备、会议日程安排、演讲和展示、论文评审以及会后总结等方面。
会前准备在学术会议举办之前，组织者需要进行一系列准备工作，以确保会议的顺利进行。
以下是会前准备的主要步骤：1. 确定会议主题和目标组织者首先需要明确会议的主题和目标，以便吸引相关领域的研究者参与，并确保会议内容的一致性。
2. 确定会议时间和地点确定会议的时间和地点是组织者的重要任务之一。
他们需要考虑参会者的时间安排和交通便利性，以选择一个合适的时间和地点。
3. 邀请特邀嘉宾和演讲者组织者需要邀请一些在相关领域有重要影响力的研究者作为特邀嘉宾或演讲者。
他们的参与可以提升会议的学术水平和吸引力。
4. 发布会议通知和征稿启示通过学术期刊、研究机构的网站、邮件列表等方式，组织者发布会议通知和征稿启示，邀请研究者提交论文和报名参会。
5. 确定论文提交和审稿时间组织者需要确定论文提交和审稿时间，以便参会者按时提交论文，并为审稿人留出足够的评审时间。
会议日程安排会议日程安排是学术会议的重要组成部分，合理的日程安排可以使会议高效有序地进行。
以下是一般会议日程的安排：1. 开幕式会议正式开始前，通常会有一个开幕式。
开幕式上，组织者会介绍会议的背景和主题，欢迎参会者，并邀请特邀嘉宾发表开幕演讲。
2. 分会场演讲和展示会议通常设有多个分会场，每个分会场有一系列的演讲和展示。
参会者可以根据自己的研究领域选择感兴趣的分会场参加，并与其他研究者进行交流和讨论。
3. 平行讲演和海报展示为了提供更多的交流机会，会议还会安排平行讲演和海报展示环节。
在这些环节中，参会者可以选择参加自己感兴趣的讲演或浏览展示的海报，并与作者进行深入交流。
4. 特邀嘉宾演讲会议期间，特邀嘉宾会进行演讲，他们通常是在相关领域有重要影响力的知名研究者。
他们的演讲可以为参会者提供前沿的研究动态和思路。
第四章-会议基本流程PPT课件
•
欢迎各设备制造商，咨询、投资机构及产业有关单位向会务组报
名参会。
• 3、会议时间与地点：
•
会议定于3月21日在北京京都信苑饭店举行，会期一天。
•
为做好会议的宣传与组织工作，特请人民邮电报社承担此次会议
的会务工作。
•
特此通知。
•
信息产业部综合规划司
•
二O一O年元月二十一日
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3，会议通知的形式
（1）口头通知/墙报通知 （2）电话/传真通知 （3）书面通知 （4）电子邮件通知
会场秩序维持方案； 会议秘书服务方案；
财务咨询服务；
会议期间社会活动（会务考察及夜间娱乐）安排。
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十四 会议秘书处
对于大中型会议应成立会议秘书处，具体开展会 议筹备工作。会议秘书处下属工作小组主要包括：
1，会务组：各轮公告的编辑和印刷；
•
论文集的印刷；
•
各轮公告的邮寄；
•
会场和设备的保障；
•
所有会议期间社会活动的安排；
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六，确定会议日程和议程
会议议程指对已确定的议题列出讨论 的先后顺序，是安排日程的前提和基础。
会议日程是结合会议议程对会议期间的 所有活动作逐日的具体的时间安排，以保 证会议的正常进行。
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19
招标会会议议程范文 • 会议时间：200*年*月*日下午1：30时至4：00时。 • 会议地点：食堂 • 会议形式：公开招标 • 会议主持人：** • 会议记录人：** • 会议出席人：招标小组成员，竞标人员 • 会议列席人：全体管理人员（包括工段班组长以上的人员）。
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4，大专院校 价格低于其他会议中心，具有很浓的
学习氛围，其实验室和图书馆都可以加以 利用，学术会议、 专业培训最适合在此举 行。大专院校内的招待所可以解决基本住 宿需要，校园附近也有饭店或宾馆可选用。 但大专院校的会议场所不能够太早的提前 预定，这对于制定会议的中长期计划形成 一定障碍。
学术会议流程
0-会议物品准备-。-茶休：水果点心，数量按照参会人数的2/3安排即可-仪器：电脑、投影激、光笔、无线话筒 20208/17-签到表：-桌卡：讲者、大会主席、相关VIP-引导牌：会议张贴海报、带有箭头的引导牌-挂旗 横幅/易拉宝：和大会主题、公司文化及产品相关的-会议工具：相机及资料、BATS、本子、笔、袋子（数量与-参 人数一致-·奖品：备有会议提问及有奖问答的奖品-外协劳务收据及大会主席、讲者感谢信：打印与劳务费放-在一起
学术会议-0-会议内容：演讲题目及内容（较新学术关注点或较热-的学术论点、最新文献，能引起医生的听会兴趣， -202008/17-利于产品优势的宜传-会议时间：尽量有利于医生参会，如周五下午、周六-周日-讲者：区域 名教授，有较高学术地位或是有较高的-学会行政职务；会前和讲者过片子，确认需要他重点-讲解的内容，告知讲课时 、会议议程-大会主席：有较老的学术界资质，学术带头人，区域-内有一定的学术影响力，支持公司和产品；何其确认 此次会议的目的、会议日程，需要他重点总结的要点-会议地点：医生容易找到，交通便利，有学术交流的-氛围，带给 生专业化的形象
20208/17-会议进行中-9
会议吃住行-0餐饮-20208/17-·主桌安排：可以放置鲜花等做标识-代表分散入座：最好每桌设预留位以方 我们的人照顾客户-上菜：注意督促服务员的上菜速度-·酒水安排：之前和服务员去任好放置的种类和数量-。住宿房卡及胸卡的发放，根据实际情况设置签到台或者是交予负责人-·房间内：放置好水果及欢迎信，退房前放置好特产及 送信-叫早服务：每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间-接送站-·接站：和客户确认到达时间，以免错过接车时间 10-·送站：客户入住后和请客户确认撤离时间和交通工具
团队活动-0}-沟通会：每天晚上和旅行社确认当天客户反馈、满-20208/17-意程度和第二天详细行程安排 旅游景点-·提醒导游和客户确认每个景点的逗留及集合撤离时间-客户要全部责任到人，对于没有带队的客户也一定要 -排到位-o F-路途中活动-·上车分发食品和水，提醒客户吃晕车药-开车行进一会后，可以为活跃车内气氛组织 动，观察-客户反馈，如果已经疲惫了，可歇息后再进行活动-留言薄及活动反馈表：活动快结束时请客户写留言-薄， 填写活动反馈表-13
学术会议举办流程
学术会议举办流程一、会前准备1.拟定会议计划：1）会议主题、名称、地点、规模，会议的背景、类型、学术价值和社会意义；2）预算与会专家人数，择定会议主持（主席）、讲者、特邀嘉宾；3）确定主办单位、协办单位和赞助商；4）确定会议日期、日程及会议内容；5）排出会议作息时间及注意事项；6）做出会议经费的预算和筹资方案；7）组建会务组，并确立会务组的职责。
2.发出会议通知：1）会议征稿；2）第一轮通知：告知会议具体时间、地点、演讲专家及讲题等；制作微信邀请函3）正式通知及回执：会址、交通、报到、住宿要求、返程票预定、授课题目等；3.准备会议材料：1）会议审稿，确定大会发言名单；2）确定开幕式议程、开幕词或致辞稿；3）编印会议指南：包括会议日程、代表须知等；4）准备会议纪要和通讯录等；5）定制会议纪念品。
4.准备会议标识：1）代表证、工作证；2）会场背景幕布、横幅/条幅（宾馆门口/会场内）、带箭头引导牌（会议和就餐）、海报、会议日程（报到处张贴）等。
3）赞助商的展览布置：宣传标语、海报、易拉宝等。
5.安排会议生活：1）预定交通工具；2）预定宾馆，安排住宿、餐饮、会场；3）确定财务、接待、签到人员；4）安排茶歇活动：水果、点心、冷热饮、矿泉水等；6.选定布置会场：1）排定会议座次；2）布置会场：横幅/条幅的悬挂，海报的张贴，引导牌的摆放。
桌椅摆放方式，资料的摆放，主席台及演讲台的摆放，台签打印，分发纪念品的位置；3）检查并调试电子设备：电脑、投影仪的摆放和调试，音响、话筒的调试；两液晶屏；4）赞助商展台安排。
7.其它：1）整理注册信息，并为参会代表发送短信提醒；2）收集调试授课专家PPT，授课专家简介幻灯；3）联系、准备报到及会场使用的各类物资：电脑、打印机、验钞机、POS机、桌椅、饮水机、插座、胶带、剪刀、订书机(针)、打印纸（黑白、彩色）等，椅背贴名字；4）暖场视频或音乐；5）会诊、义诊安排。
会议接待1.会议报到：1）安排接站；2）填写签到簿；3）分发会议材料、纪念品、安排住宿；4）收取代表费用；5）通知有关事项。
举办学术会议流程
对于会议的会前准备、会场组织及会后安排等有一些体会,在此简要介绍以方便于后来者。
一、会前准备1。
拟定会议计划：①拟定会议主题、名称、地点、规模等（常常由总会在前一年11月份前后征求各分会意见确定），确定特邀嘉宾(含专题讲座专家）和赞助商；②确定会议日期、日程及议程及预备会议内容(如委员会议、换届选举会议等）;③排出会议作息时间及注意事项；④做出会议经费预算和筹资方案；⑤成立会务组，明确会务分工。
2.发出会议通知：①会议征稿（各委员、委员单位、杂志社);②第一轮通知（告知会议具体时间、地点、学术委员会名单、演讲专家及讲题等）；③正式通知及回执（包括会址、交通、报道和接站时间、回执时间、住宿要求、返程票预订、是否大会发言、会议壁报准备等等）.3.准备会议材料：①会议审稿,确定大会发言名单;②编辑出版论文集（包括投稿论文、讲座论文、会议日程、赞助商致谢、广告等；③确定开幕式议程、开幕词或致词稿代拟稿；④编印会议指南（包括会议日程、代表须知等）;⑤准备会议纪要和通讯录。
4.准备会议标识：①代表证；②会场背景幕布、会标（宾馆门口）、指引标志（会议和就餐）、海报、会议日程（报到处）等；③参展商的展览布置（宣传标语、广告牌、充气拱门等）;④壁报。
5。
安排会议生活：①预定交通工具;②预订宾馆，安排住宿、餐饮、会场；③联系安排参观、访问、旅游活动；④确定财务、接待、保卫人员;⑤安排茶歇和娱乐活动。
6。
选定布置会场：①排定会议座次；②布置环境；③检查并配置电化设备；④展台安排。
二、会议接待1。
会议报到：①接站;②填写报到单;③分发会议材料，安排住宿;④收取代表费用;⑤通知有关事项.2。
会场组织:①检查会议设备；②接待嘉宾；③保证会议主持人、发言人到位;④调动与会者提问和讨论;⑤会议记录；⑥评选优秀论文或优秀壁报。
3。
会议生活服务:①及时定购代表回程票;②印刷并分发会议代表通讯录；③检查住房设施;④征求膳食意见；⑤保证参观、访问及娱乐活动顺利进行。
学术会议举办详细流程
学术会议举办详细流程第一篇：学术会议举办详细流程一、会议前期通知1.定会议日期，请专家（包括嘉宾和授课专家）。
2.拟定会议通知红头文件，包括会议介绍，主办、协办单位，会议时间、低点，是否收注册费，学分等，会议联系人等。
附会议议程，参会回执。
3.通知发放四种方式：邮件、微信H5动态网页（带报名功能）、信件、电话。
4.应有专人通知和统计参会人员，方便会场大小准备、用餐、学分等数量限制。
二、专家联系（专人负责）1.联系专家，告知会议时间以及专家授课具体时间。
索要专家课件和个人简历。
课件用于印刷会议资料，简历用于宣传和主持人介绍。
2.专家接送：包括往返接送，会场与酒店接送。
协商完毕后，告知专家接送事宜。
3.去酒店查看，是否有早餐等4.专家如果提前1天到，会议负责人应去酒店接见。
三、会场前期准备1.会议资料：包括讲课PPT，厂家宣传资料，笔记本，笔。
会议资料袋、胸牌。
2.会场横幅，背景墙，展架，指引牌等3.根据参会人数，是否准备学分票、餐票等。
4.会场拍照人员，合影地点（有车占用需提前预定位置）。
5.会议当天专家就餐地点预定，参会人员就餐（盒饭、自助、围桌）四、会议前一天准备1.会场布置完毕。
可准备一些背景音乐。
2.茶歇食品、盆等，矿泉水，是否准备咖啡、茶等（备茶杯、开水）3.调试投影、舞台灯光控制（留工作人员电话，以防现场故障）、PPT（激光笔）、话筒（至少3个，讲者1个，主持1个，提问1个，其中1个无线麦）等。
4.台签。
上主席台的台签要准备2份，主席台1份，第一排1份。
5.签到表、笔等6.人员分组：①签到、注册；②PPT、讲者主持台签更换；③茶歇7.嘉宾是否准备讲稿五、会议当天1.报到组：报到、注册，发放资料等，根据报到人数，反馈就餐人数，订饭。
2.专家接待组：接待专家入场3.现场控制组：提前拷贝讲者PPT，主委定好主席台就坐嘉宾，排好台签顺序。
4.开幕式结束后，集体合影。
现场控制组需搬离主席台桌椅，留主持人桌椅，放讲者简介（或提前给主持人）、水等。
学术会议议程和流程
学术会议议程和流程学术会议是学术界活跃的重要组成部分，会议议程和流程的设计直接关系到会议的效果和成果的提升。
以下是一个常见的学术会议议程和流程的设计：一、开幕式：1.主持人介绍大会主题和目的，致开幕词；2.领导致辞；3.主办单位和承办单位代表发言；4.特邀嘉宾致辞。
二、主题演讲：1.邀请知名专家学者进行主题演讲；2.主题演讲一般分为45分钟到1小时，包括演讲和提问环节。
三、分论坛和大会报告：1.将会议分为若干专题分论坛，每个分论坛有不同的主题，每个主题有若干个演讲者；2.每个演讲者做20～30分钟的报告，包括研究背景、方法、结果和结论；3.通过主持人组织提问环节，与会者可以就演讲提出问题和交流讨论。
四、餐饮和休息时间：1.学术会议中一般会设置午餐和茶歇时间，以便与会者进行交流和休息。
五、学术海报展示：1.学术会议通常会有海报展示环节，展示论文研究成果；六、临床研究和案例研究报告：1.学术会议中一般设置临床研究和案例研究报告环节，以便分享和交流实践经验；2.演讲者通常会介绍临床研究或病例的背景、治疗方法、结果和总结。
七、闭幕式：1.主持人总结会议的主要议题和讨论结果；2.邀请会议重要嘉宾发表闭幕词；3.宣布下一届会议的举办地点和时间；4.播放会议纪实视频或照片。
在设计学术会议议程和流程时，需要注意以下几点：1.保证议程合理：在确定议程前，要充分调研与会者的需求和关注点，合理安排主题演讲、分论坛、报告等环节，以满足与会者的学术交流需求。
2.注意时间控制：每个环节的时间应该得到精确计算，避免会议超时或时间过短导致内容无法充分发挥。
3.知名专家的主题演讲：邀请有影响力和水平的知名专家进行主题演讲，可以增加会议的吸引力和学术水平。
4.鼓励互动和讨论：为会议设置充足的提问和讨论时间，鼓励与会者积极参与，展示和交流自己的观点和研究成果。
5.丰富的合作空间：会议期间要设置充足的茶歇和午餐时间，方便与会者进行交流和建立合作关系。
学术会议准备流程
学术会议准备流程一、确定会议主题1.选择研究领域（1）学科范围①自然科学②社会科学③工程技术（2）相关热点问题①当前研究趋势②领域内挑战2.明确会议目的（1）学术交流（2）研究成果展示（3）合作机会洽谈二、制定会议计划1.确定会议时间（1）选择最佳日期①避免假期②考虑其他会议安排（2）确定会议时长①一天会议②多天会议2.选定会议地点（1）室内场所①大学会议室②会议中心（2）室外场所①园区②休闲场所三、组织会议内容1.邀请专家（1）确定邀请名单①领域内知名学者②相关行业专家（2）发送邀请函①正式邀请②邀请回复确认2.会议议程安排（1）主题演讲①确定演讲嘉宾②安排演讲时间（2）分会场讨论①提交讨论主题②安排讨论主持人四、注册与宣传1.会议注册（1）在线注册系统①创建注册页面②收集参会者信息（2）注册费用设置①学生优惠②早鸟优惠2.宣传推广（1）制作宣传材料①海报②宣传册（2）利用社交媒体①创建会议专题页面②发布会议动态五、会议物资准备1.会议资料（1）会务手册①会议议程②嘉宾介绍（2）参会证件①制作参会证②分发证件2.设备租赁（1）音响设备①确定租赁公司②测试设备（2）视听设备①投影仪②录音设备六、会议执行1.现场布置（1）会场布置①座位安排②背景板设置（2）资料分发①会议资料包②礼品准备2.会议流程掌控（1）会议签到①确认参会人员②发放会议资料（2）会议进程管理①控制时间②处理突发事件七、会议总结1.收集反馈（1）参会者调查问卷①设计问卷内容②分发问卷（2）专家意见收集①进行访谈②收集建议2.撰写会议总结（1）总结会议成果（2）提出改进建议3.发布会议记录（1）整理会议纪要（2）发送给所有参与者。
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安排会议流程
• 会议签到时间、 • 正式开始时间、 • 讲者的讲话时间、提
问时间
• 茶休时间、会后餐时 间
1.2各分工人员协作
可依靠当地销售人员提供会议召开城市的资源：推荐会场酒店、餐饮地点和租 车供应商。会议组织者联系考察，确定场地。
签订协议
• 会场选择后，尽快 与宾馆签定协议， 技巧性的压低价格 和要求更好的服务。
• 如果会议需要安排 住宿、餐饮和茶歇， 一次性打包谈好。
• 商谈好退房时间、 预付款方式和时间、 结款方式、发票类 型。
邀请函
• 会场确定后，会议组织者 即可会议通知，包含：邀 请函、受众客户的标准和 报名截止时间
邀请讲者
• 由于讲者的地位、繁 忙程度及合作关系的 不同，需要提前15天 至3个月确认时间；一 般重要的会议要有备 用讲者。
邀请大会主席
• 根据实际需要邀请， 可以不设；一般大会 主席的设立是出于对 讲者的尊重、关系的 平衡、以及提高会议 的号召力等目的
各分工人员协作执行
参会客户确认和分工
• 审核参会客户品质
✓审核后的报名表提交 总监审核
4. 根据名单安排会议生 活
✓会务专员根据审核后 名单通知一线销售人员 联系票务公司出机票。 (会务通知1） ✓参会客户变更，需要 重新审核。会前四天， 不可变更参会人员，客 户因故无法参加，可取 消行程
3. 确认参会名单 ✓产品经理解答质疑 ✓确认参会名单
1.2各分工人员协作
大型国内学术会议流程
三生自办国内学术会议流程 国内学术年会会议流程
大型国内学术会议流程
三生自办国内学术会议流程
目录
1. 会前准备 2. 会议服务 3. 会后跟踪
1.1 会议组织者工作 1.2 各分工人员协作
2.1 会前动员会 2.2 会议报到日 2.3 会议进行中
3.1 会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进
会场选定
• 根据会议的档次和规 模选择会场，一般设 在四星以上宾馆
• 选择会场时一定要现 场观察（可请当地同 事踩点确认），考虑 以下因素是否满足会 议的需求：
会场格局、 租金、 投影仪及屏幕位置、 讲台的位置、 主席台的位置、 会场内受众的位置安排、 签到台的位置、 茶休点的位置、 宣传品的陈列、 音响效果以及灯光， 会场的服务等。
一般参加全国学会会议，会议前一天招集所有内部与会人员 参加会前动员会：
主要目的有三个： 一鼓舞士气，要求大家拿出良好的精神面貌； 二是明确第二天的会议分工，做好服务； 三明确意外情况发生的处理办法。
公司自办全国会议，一般会前3天开电话会议，明确各项分工 及进度。 会前沟通的时间和形式可根据情况由会议组织者决定
餐饮：
餐饮
• 根据公司标准和会议预算定 制不同的餐标
• 提前确认好菜单 • 确认是否可自带酒水 • 容纳人数，餐厅布置
机票
房间—确认房数
• 分房单间：VIP单间的 预留，标间客的分配按 照住宿时间、地区和年 龄分配 。
• 房间类型的核实 • 房间内收费项目取消。 • 放置水果、欢迎信等餐 饮
住宿
由一线销售联系票务公 司预定、退改签
2、客户生日：预先留意，为客
户安排生日庆贺
3、安排会议生活
✓机票 ✓住宿 ✓餐饮 ✓用车 ✓环境
1、讲者和主席沟通
✓会议组织者负责会前与 讲者过片子，确认需要他 重点讲解的内容。 ✓会前与主席沟通，确认 需要他重点总结的要点
4、会议物品准备
1.2三生自办会议---安排会议生活
✓会前四天取得客户行程信息，联系供应商安排住宿、接待、餐饮、用车。 ✓会前三天发“会务通知2”给销售人员，告知相关服务内容和流程的时间、地点、周边环境、联络人 等
1.2各分工人员协作---会议物品准备
会议物品准备
▪茶休 ▪印制品 ▪奖品/礼品
▪仪器 ▪酒店标识 ▪摄影师/摄像师 ▪签到表/收据/日程
水果点心，数量按照参会人数的1/2安排即可
挂旗/横幅/易拉宝/展架/欢迎卡/桌卡、DA资料制作，提前邮寄
会议提问及有奖问答的奖品、会后礼品申请购买 电脑、投影仪、激光笔、麦克、无线麦克 酒店指引牌、主席台/讲台/签到台鲜花 提前沟通拍摄流程 提前打印
会 议 流 程 图
目录
1. 会前准备 2. 会议服务 3. 会后跟踪
1.1 会议组织者工作 1.2 各分工人员协作
2.1 会前动员会 2.2 会议报到日 2.3 会议进行中
3.1 会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进
1.1会议组织者工作
明确开会的目的
• 根据目的确定会议的 时间、主题、受众、 预算以及宣传重点
1.2各分工人员协作---预算
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
▪预算 ▪确认到账
费用预算申请和审核 确认费用到账
目录
1. 会前准备 2. 会议服务 3. 会后跟踪
1.1 会议组织者工作 1.2 各分工人员协作
2.1 会前动员会 2.2 会议报到日 2.3 会议进行中
3.1 会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进
2.1 会前动员会
接送站 用车
会场周边环境介绍
接送站和用车：
•提前与供应商确认服务项目 和要求 ：司机礼仪、路线等 •制作接送站表：参会人员信 息，具体到达离开时间，航班 班次 • 制作接站牌：会议名称、公 司名称、产品形象名称 （根据 实际情况安排) • 根据到达离开时间及人数安 排车型起飞前3小时发送接送 站短信给客户，告知总调度联 系方式。
1.2各分工人员协作---参会人员审核
1. 受众邀请，提交报名 表
✓一般由一线销售人员 负责邀请，比较重要的 目标客户需要管理人员 协访邀请，提交报名表。
✓目标客户的邀请需要 两次以上的确认，即： 会前七天确认、会前四 天确认、会前一天确认。
目的：保障会议品质
参会审核
2. 审核报名表 ✓不符合要求的，与相 关销售沟通返回
• 邀请函上包含以下内容： 会议的主题、时间、地点、 主办方、日程（是否提供 会后餐在此注明）、讲课 内容及讲者的简单介绍。
• 邀请函一般应在会议2周 （不能少于1周）前发出， 以便代表提供更多的沟通 机会和方便客户的时间安 排。
• 会议通知明确写明对受众 客户的标准，以便代表按 照要求邀请客户。
• 会议通知明确受众客户报 名截止日期，一般为会前 七天。