“数据透视表”的使用方法

高效率办公手把手(五)

财务Excel上篇（一）

张卓 | 2007-03-30 13:11:51 | 《微电脑世界》2007年2月1日出版

引:对于财务人员，熟练掌握Microsoft Office的一些操作技巧也是非常有用的。特别是对Excel这样强大的电子表格软件，驾驭好了，可以帮你节省大量的数据演算时间。继前两期我们向行政助理人员介绍了Excel中一些据快速导入技巧后，这期咱们就来帮财务人员了解一些数据演算/分析处理方面的方法。

你遇到过这样的困扰吗？

作为一名财务工作者，在每天使用Excel跟各种数据打交道的时候，你是不是经常遇到这样的问题：

1. 面对庞大的数据，怎么快速得到你最需要的分析结果呢？

2. 在进行数据排序或者筛选的时候，总是得不到自己想要的结果，那该怎么办？

3. 在处理复杂的数据时，经常需要使用求和、计数等函数，而已令你“谈函数色变”。即使是通过函数计算出来了结果，但还需要复制到别的表格中去，不但操作麻烦，还容易出错！

接下来的内容将帮助你了解：

Excel中最强大的数据分析工具——“数据透视表”的使用方法。

数据透视表——Excel中最强大的分析工具

什么是数据透视表？

数据透视表是一种在Excel中对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。数据透视表能帮助用户分析、组织数据。利用它可以很快地从不同角度对数据进行分类、汇总，记录数量众多、以流水账形式记录、结构复杂的工作表。为了将其中的一些内在规律显现出来，可将工作表重新组合并添加算法，即建立数据透视表。

数据透视表的使用方法和技巧

以图1中的这样一个大的数据表格为例，这张表格是某一家公司的在1996年到1998年的产品销售的详细表格，在表格中间有包括“销售人”、“货主地区”、“货主城市”、“订购日期”、“产品名称”、“单价”、“总价”等信息，非常的详细。那么面对这样一张表格，我们如何使用数据透视表来进行数据的分析呢？

图1 Excel数据表格

1\有明确的目标

首先，在使用数据透视表之前，我们要明确一点，那就是我们要从这样的一张数据表格中得到什么样的分析结果，很多人都觉得透视表好，但是始终都觉得很难驾驭它的一个很重要的原因就是，没有明确的目标。例如：在如图1所示的表格中，我想从中分析出来，在“1997年”销售人为“金士鹏”和“孙林”这两个人，他们在货主地区为“华北”的这个地区的年销售总额为多少？

2\正确的分析思路

其实，使用数据透视表分析数据，大家只要掌握四个字就能很好地使用了。这四个字就是“分类”和“汇总”。透视表帮助我们做的就是把相关的数据进行分类，然后，再汇总的一个过程。那么，我们接下来就通过具体的操作来带大家体会了解一下。

3\数据透视表的使用方法

1、在图1这样的Excel表格中，单击【数据】|【数据透视表和数据透视图】命令，如图2所示。

图2 【数据透视表和数据透视图】命令的位置

2、在单击【数据透视表和数据透视图】按钮以后，出现了一个【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1】，如图3所示，直接单击【下一步】按钮，在出现的【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之2】中(如图4所示)，选择数据表格区域(如果把单元格定位在数据区域中的话，数据透视表将会自动的把数据区域选中)。单击【下一步】按钮，在出现的【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3】中(如图5所示)，我们可以选择让生成的透视表是在【现有的工作表】中，还是在【新建的工作表】上。当然，大部分时候我们都会选择在【新建的工作表】上，因为透视表的一大特点就是能够在新的工作表中生成，这是有别于“筛选”和“分类汇总”的。然后，单击【完成】按钮。这时，就生成了一个新的工作表，这是一个初始的还没有进行分析的数据透视表。如图6所示。

图3 【数据透视表和数据透视图】步骤1

图4 【数据透视表和数据透视图】步骤2

图5 【数据透视表和数据透视图】步骤3

图6 数据透视表初始状态

3、在新生成工作表中(如图6所示)。我们能看到【数据透视表】工具栏和【数据透视表字段列表】。单击【数据透视表】工具栏中的最右边的按钮，就可以打开或者关闭【数据透视表字段列表】。从【数据透视表字段列表】中，我们可以看到，出现的字段都是Excel数据表格中的表头部分的字段。在数据透视表中我们能看到几个用蓝色线条划分出来的区域，最上面的叫“将页字段拖至此处”页字段下面是“将列字段拖至此处”，旁边的叫“将行字段拖至此处”。中间一块区域叫做“将数据项拖至此处”如图6所示。那么，在具体制作数据透视表的时候，只需要将【数据透视表字段列表】中的，一些字段通过鼠标拖到相对应的蓝色线条区域中的字段处就好了。

4、可能这时候你还在纳闷，什么样的字段要拖至页字段中？什么样的字段拖至行字段中或者列字段中吧？其实，这很简单，还记得我在前面分析思路中所说的，数据透视表其实就是做“分类”和“汇总”这样的工作，在透视表中，很明显中间的一块最大的区域“请将数据项拖至此处”，这块区域是放数据的，也就是我们所说的“汇总”项，旁边的那些页字段、列字段、行字段中自然就是放置各个“分类”项的了。

在我们分析目标中我已明确说明了，我要分析的是：在“1997年”销售人为“金士鹏”和“孙林”这两个人，他们在货主地区为“华北”的这个地区的年销售总额为多少？在这个分析目标中，“年份”、“销售人”、“货主地区”，这些都是“分类”项，而“销售总额”则是“汇总”项。

通过分析，我们很快就可以把透视表做好，首先，先放置“分类”项，在【数据透视表字段列表】中，将【货主地区】字段拖至“页字段”上，将【销售人】字段拖至“列字段”上。将【订购日期】字段拖至“行字段”上，拖放完“分类”项以后，最后就放置“汇总”项，在【数据透视表字段列表】中，将【总价】字段拖至中间最大的区域“数据项”中，这样一个数据透视表就初步制作完成了，如图7所示。

图7 将各个字段拖至相应位置后初步完成的数据透视表

5、透视表大体出来了以后，我们就要去想办法得到我们想要的分析结果了，按照我们分析的目的，我们只需要看到“金士鹏”和“孙林”这两个人的销售业绩，那么，单击透视表中【销售人】字段旁边的下拉箭头，就留下“金士鹏”和“孙林”，把其他人名前面的勾都去掉(如图8所示)。单击【货主地区】字段旁边的下拉箭头，选择“华北”地区，如图9所示。

6、到现在我们已经把【销售人】和【货主地区】都选择好了，就差年份了，我们的目的是要看“1997

年”销售人为“金士鹏”和“孙林”这两个人，他们在货主地区为“华北”的这个地区的年销售总额为多少？

显然对【订购日期】字段直接单击旁边的下拉箭头去筛选是没有办法直接筛选出年份的，那我们如何得到年份这样信息呢？将鼠标定位在【订购日期】字段上，单击右键。选择【组及显示明细数据】|【组合】命令，如图10所示，在弹出的【分组】对话框的【步长】区域内选择【年】，然后【确定】(如图11所示)。这样就把【订购日期】字段按照年份给筛选出来了。然后，再单击字段旁边的下拉箭头，选择“1997年”。这样我们所要求的分析结果就出来了，如图12所示。