PPT内容设计原则

PPT内容设计原则一、强调重点原则强调重点是幻灯片内容设计的核心原则。

在设计幻灯片时，要谨记：每张幻灯片都要有鲜明的观点，重点要非常突出。

图1 强调重点原则PowerPoint是幻灯片的英文写法，由Point和Power组成。

其中Point意为“点”，Power指“有能量、重量”，概括起来就是“有重量的点”，即“重点”。

PowerPoint软件的特点就是观点鲜明（Point），突出重点（Power）。

也就是说，只有把Power和Point 都做好，才能称之为真正的幻灯片。

1.一张幻灯片不等同于word的一个页面在Word中，编辑的单位跟页码没关系，其无需打字，只要使用60个回车，就能从一个页面跳到另一个页面，因此，与其说Word的一页纸是编辑的单位，还不如看成是打印单位。

相较之，幻灯片不同，一张幻灯片不能等同于word的一个页面。

很多人都有过这样的经历：字数太多，当一张幻灯片写不下时，就再建一张接着写。

事实上，这是典型的“Word 搬家”，这样的幻灯片显然没有达到强调重点的原则，不提倡使用。

2.一张幻灯片等同于word的一个章节幻灯片大纲的英文版叫“Outline”，相当于Word中的标题，属于结构性文字。

一般来说，在幻灯片中，只能放入标题和结构性的文字，而不能放入过多的正文。

如果实在需要放入较多正文，可以添加在备注中。

也就是说，幻灯片中的文字应该是纲要性的，因此等于一个章节，只有章节和标题才可以体现明确的观点和重点。

图2是某人做的一张幻灯片，其表示，由于Word文字多，幻灯片编辑区空间小，只能节选一部分来粘，所以把节选的部分称作“片断”。

图2 某人做的幻灯片由图2可知，此类幻灯片有两个错误：一是标题没有论点，不能叫“片断”；二是所节选的文字没有重点。

事实上，该幻灯片三段文字中的第一句都是核心，可直接提取核心内容，把每段第一句做成一级标题，同时把标题换成“实施方案”，如图3所示：图3 修改后的幻灯片通过对比不难发现，图3的观点表述更加明确，但这仍然不是幻灯片，只是多了背景颜色，没有观点和重点，因此只能称为“多级Word”或者“记事本”。

通常，幻灯片中的重点，要先提取出来，然后做加强。

只有把核心明确突出的表现出来，在幻灯片打开时，观众才能够了解所讲的重点，使幻灯片达到质的变化，如果配合动画，就能够达到更好的效果。

图4是二次修改后的效果。

图4 二次修改后的幻灯片值得一提的是，图4中的三段文字不一定都要加在幻灯片中，事实上，只要把三个标题做好，其余的由内容演示者说出来即可。

须知很多观众不会看过多的文字，文字太多会让人产生疲倦感，也就起不到吸引观众的效果。

因此，与其这样，不如将幻灯片打印出来让观众自己看，这样还能节省时间。

总之，制作幻灯片一定要考虑观众的感受，学会换位思考，从而达到重点突出的效果。

二、形象生动原则形象生动原则的特点在于：简短、简洁，便于观众记忆。

所谓便于记忆，是指让人们记住幻灯片的观点和重点。

在设计幻灯片时，如果文字量非常大，是不方便观众记忆的，只有把幻灯片做得简洁简短，观点才能更加明确和突出。

须知相比冷冰冰的文字，人更愿意看形象生动的事物，这也是Excel中把表单信息转化成图表的原因。

1.视觉朗读不可取在幻灯片设计中，视觉朗读的方法是不可取的。

图5 视觉朗读与视觉展示如图5所示，内容同样是“打开任务管理器的方法”，左边幻灯片的设计即为“视觉朗读”，这种设计方法是不可取的。

正确的做法应该是，在放映幻灯片的同时，让观众的思路跟随演讲者而动，使观众时刻牢记演示文稿的观点，而只有形象生动才能够吸引观众，让人记忆犹新，进而达到“视觉展示”的效果（如右边的幻灯片）。

2.文字多也可以做出优秀幻灯片【操作演示】图6所示幻灯片出自某企业的工会主席之手，其经常去地方参加各种会议，但是每年年终总结的述职幻灯片，所受到的关注度都比较低。

究其原因，原来其只是对着幻灯片读，观众不爱看也不爱听。

该工会主席感觉自己的工作不受重视，想在新述职时将幻灯片进行一番修改。

图6 年终述职总结（一）相较于形式多变的数据类型幻灯片，文字列表型幻灯片由于没有办法转化成其他形式，因此是最难修改的。

仔细研究图6中的幻灯片内容，可以找到突破口：每一行的最后都有开会地点，因此可以通过网上地图抓屏找到照片，然后对照地图，在幻灯片中直接标记出相应的地点，配合动画效果，开会地点就会清晰地逐次出现，如图7所示。

图7 年终述职总结（二）在进行PPT演示时，当说到会议主题，只要点击鼠标，地图上所有图标就会紧急集合，地图淡淡地隐去，取而代之的是每一行文字，同时为了体现更好的效果，可在右上角添加党旗Logo。

如图8所示：图8 年终述职总结（三）经过修改后的幻灯片，开会时关注度明显增高，达到了这位工会主席想要的效果。

修改之后的幻灯片的文字量并没有减少，只不过借助地图效果做了一个转化，结果明显提高了幻灯片的等级，达到了形象生动的效果，使PowerPoint的重点更突出。

由此可见，想要提高幻灯片的等级，并不一定要减少文字，也可以借助其他手段实现。

有人曾说：“文字是优秀幻灯片的天敌。

”，认为幻灯片中的文字过多就会降低幻灯片的优秀率。

事实上，有些文字较多的幻灯片，优秀程度也并没有降低，因此，更精准的观点应该是“多余文字是优秀演示文稿的天敌”。

3.多用图型和图表说话在PPT的设计中，为了减少在文稿中多使用文字，需要牢记多用图型代替文字和多使用图表两条锦囊妙计。

多用图型说话用图型代替文字。

这里的“图型”是指图形和模型。

图形和模型的配合本身已经表达了幻灯片的观点，也就没有必要再写多余的文字，自然而言减少了文字的使用。

图型的优势包括表达文字内容、减少冗余文字、表现力强、形象生动四个方面。

图9 滑轮模型效果图9所做的是一个模型效果，其滑轮是固定的，表达份额的大小。

经过对其大小和颜色的区分，在数据简单更新的基础上，又增加了动画效果，使滑轮有一个滑动的过程，就形成了比较，如图10所示。

在比较的同时形成了对比过程，省略了语言和文字，使观众很直观就能知道份额多少的关系，既形象，又生动。

图10 修改后的滑轮模型效果图10中的组合可以分解为很多幻灯片自带的图形，只要进行组合、复制，再配合动画就可以完成。

做这样的效果看上去很复杂，事实上，熟能生巧，只要熟练了就会节省很多时间。

在实际操作中，有些效果也可以做得很简洁。

【操作演示】新建一张幻灯片，斜着画条直线，直接在流程图中找到三角形绘制出来，并稍微调整其位置，然后再画一条直线，接着在下方画一个矩形，再接着画个圈，圈住直线和矩形，在画圈时没有包含旁边的三角形，随后按Ctrl键直接拖，变成“复制”效果，通过Ctrl键的配合可以直接拖到指定位置。

整张幻灯片只要加上标题，即只需在矩形中点右键添加文字，即使忽略动画制作，这张幻灯片的演示效果也会一目了然。

概括来说，在绘制图形时，有两个小建议：第一，只要选择Shift键，就能画成规则的图形。

按Shift画直线，会形成没有任何锯齿的直线；按Shift键画矩形，会变成正方形；按Shift键画椭圆，会形成正圆。

不仅如此，在Office 所有软件和PhotoShop等绘图软件中，都可以配合Shift键完成规则图形的绘制。

第二，在幻灯片中复制文字和图形不建议使用“Ctrl+C”和“Ctrl+V”。

因为复制后再粘贴时，粘贴的位置还需要再调整，不好操作，因此可以直接画个圈，圈选，按住Ctrl键直接拖到制定的位置，再做微调，就可以实现想要的效果。

注意，对于工作中用到的数据对比，平衡关系等情况，在幻灯片设计时，同样也可以利用相应的图形关系绘制。

【操作演示】按Shift键画一条直线，再画一条向上的直线，可以通过复制多画几条，并将线的位置微调，之后画一个圈圈住这些直线，点右键做一个组合，把多个图形变成一个。

按住Ctrl键复制，做三个相同的图形。

紧接着，画一段弧，旋转绿色空点将其转成所需要的角度。

此时弧的两边都是线，要做跨栏的感觉，就要把右侧的线变成箭头：首先把该线选中，点击“绘图工具栏”的“箭头样式”的按钮，选择样式五，直接单击，右侧箭头就会出现，按Ctrl键拖动。

然后，在左侧画一个实心的大圆，右边画一个实心的小圆，在下方用文本框填写每一个的主题。

如图11所示：图11 跨栏效果比如，某企业的研讨会的主题为“如何让消费者轻松越过三关”，其中，第一关是品牌关，第二关是质量关，第三关是价格关。

很多人都是用文字表现数据对比的效果，一张幻灯片写一关，结果用了三、四张幻灯片，最后还增加一个小结和总结，这样的幻灯片做出来后关注度非常低；也有人通过“一越过三关”的图型表达，路径动画，随着讲解让圆不断地跳动，让观众联想到一关跳过一关，能够让实际消费人群和有意向人群近似。

这种幻灯片的关注度最高，效果最好。

“SmartArt”的运用。

在Office2007和2010版本中，有一个非常重要的功能，即“插入”中的“SmartArt”。

SmartArt由Smart（聪明）和Art（艺术）组成，概括起来就是“聪明的艺术图式”。

当在窗口中点击“SmartArt”时，就会打开各种事物关系，从而省去自己做模型。

比如，在“列表”中，有六边形蜂窝状多级列表、上下多级图文列表、图文列表；在“流程”中，有步骤和阶段；在“循环”中，有相互循环的关系，有齿轮咬合相互的关联；在“层次结构”中，有常见的制作组织结构图效果；在“关系”中，有平衡关系、有漏斗做筛选、有矛盾和冲突，还有做工作总结和计划时常用的目标图、同心圆等。

通过这些模型，可以在工作时很轻易就能把幻灯片的效果做得非常好。

以介绍今年的优秀员工和销售冠军为例。

【操作演示】选择“图文列表”，点击“确定”，可以在页面上看到三个框，上面是图，下面是文字介绍。

由于需要介绍四个人，所以需要添加一个框：选中“设计”，在左边“添加形状”处单击。

在幻灯片中点右键编辑文字，直接就可以填写所有人名，然后点击图片框中“插入图片”的按钮，单击图片即可插入。

完成以上操作后，在“设计”—“颜色更改”中更改颜色，在SmartArt样式中，将其改成三维的光影效果。

图12 图文列表效果在制作幻灯片时，很多其他关系也可以通过SmartArt来展示。

【操作演示】点击“插入”—“SmartArt”—“关系”中的向右倾斜，如图13所示，天平的右上方是三个，左上方是二个，光标在左侧添加一个形状，两边都是三个，就会自动达到SmartArt平衡关系。

图13 平衡关系效果图接着，更改颜色为“彩色”，点击“样式”做“三维光影”，不用加文字，就可以得到很好的效果。

图14 SmartArt的功效在工作中，经常会制作表示相互关系的图表，比如“目标图”，可以在“插入”—“关系”中直接添加。

也就是说，在PowerPoint中，只要掌握技巧，做出效果很好的幻灯片是不需要花费很多时间的。