进出口业务单证档案管理规定

进出口业务单证档案管

理规定

标准化管理处编码[BBX968T-XBB8968-NNJ668-MM9N]

进出口业务单证档案管理规定

1目的

为了规范进出口业务单证的存档管理，符合《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》等有关法律法规的规定。

2范围

适用于本公司进出口业务单证档案管理

3存档项目

一般贸易项下进出口业务单证的管理

3.1.1存档内容：进出口报关资料（包括进出口合同、进出口发票、进出口装箱单、进出口报关单、进出口商检证书、核销单），进出口议付资料（包括进出口信用证或其他单证要求、议付发票、议付装箱单、提单、产地证、其他规定存档交单据）；

按合同号顺序制作进出口合同台帐以及进出口明细

加工贸易进出口业务单证的管理

存档内容：进出口报关资料（包括进出口发票、进出口装箱单、进出口报关单、进出口提单），进出口合同资料（进出口合同、进出口信用证、手册、加工贸易审批进程中各主管部门所有审批文件、手册核销资料）；

单证员必须根据手册号进行存档管理

4工作制度

每一项业务操作完毕，操作员必须一周内整理留档资料进行存档；

月末由部门内档案管理人员进行检查，检查留档是否按规定操作；

进出口业务操作以季度为时间段。由部门主管进行抽查留档资料是否合格；

每一年度一次将当年产生的全部留档资料递交公司档案室

留档工作作为业务操作部门业绩考核一项内容

保管人员因工作调动，需作好书面工作交接

根据《中华人民共和国海关稽查条例》规定，进出口业务及与之直接关系产生的资料，一般贸易应自办结海关手续后保存三年，加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年，减免税设备应自办结海关解除监管（监管期：生产设备为五年）手续后保存三年。

查阅档案，必须经档案管理负责人批准。

档案销毁，必须经档案管理负责人上一级领导批准。

5本制度未尽事宜，在工作不断补充完善。