董事长秘书日常工作

董事长秘书日常工作

董事长秘书的日常

一、处理董事长总经办日常工作事务

1、董事长办公室文件分类整理。

2、董事长办公室日常清洁卫生。

3、注重个人素质、着装形象，言谈举止，讲话时注意场合地点。

4、手机必须保持24小时开机，因公事随叫随到。

5、接听电话，谨慎妥当应答，必须做好电话记录。

6、董事长出差期间随行，并安排好吃、住、行的全部工作。

7、掌握好董事长的日常安排，做好接见访客预约及登记工作。

二、正式文件的处理。

1、汇总各部门的月工作所完成的下达任务完成的准确性。

2、起草、打印、登记和存档总经办签发文件。

3、收发传真，并及时交由总经办处理。

4、汇总各部门报销单等相关文件定时交由董事长签字确认。

三、组织安排及接见事项

1、协助的协调和工作任务下达的作用。

2、协助总经办对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各

部门关系。

3、协调部门与部门之间的矛盾，并进行临时处理。

4、下传董事长下达的月任务目标及上传各部门情况、问题及意见。行政部经理做好公司来宾的接待工作，并及时做好登记。

5、配合董事长处理外部公共关系，必要时出席适量的宴会应酬。

四、相关会议工作

1、跟进落实公司董事会总经办会议等公司会议纪要。

2、起草整理公司董事会会议材料，及开会前必要的布置准备工作。

3、做好会前准备工作。

五、根据部队的保密守则保守公司秘密。

六、董事长助理对各部门工作协调和工作任务下达的作用。

1、协助总经办对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各

部门关系。

2、协调部门与部门之间的矛盾，并进行临时处理。

3、下传董事长下达的月任务目标及上传各部门情况、问题及意见。

以上是指国内企业董事长秘书的一般职能。

董事长秘书的含义和工作特征

董事秘书

对每一个上市公司而言，董事会秘书的身份特殊，同时又不可或缺。在上市公司董秘圈中，女性的身影逐渐活跃起来，比例在近年

来一直呈现稳步增多势头。尤其在2009年创业板开通后，80后董

秘成批出现，走向前台。而更值得关注的是，在创业板上市公司的

80后董秘中，女性的比例大增。据2011年的统计数据显示，女性

约占到了一半。

在A股上市公司中，女董秘的比例近年呈稳步提高态势。以浙江为例，据统计，在浙江245家A股上市公司中(包括2013年12月

19日新上市的浙能电力)，至少有57位女董秘(不包括以董事长或

总经理身份临时兼任董秘职务者)，占比近1/4。梳理浙江女董秘群

体的部分细节，或能管窥这一特殊群体的概况。

列入统计的57位女董秘，有近半都曾担任证券事务代表职务。

她们平均年龄40岁，年龄最大的51岁，最小的只有29岁;年薪相

差悬殊，最高达100万元，最低者仅9.8万元，平均年薪为32万元;以所持股份市值计，身家最高者超过6亿元，但仍有不少董秘没有

任何股份。

职业特征【(一)秘书的职业】

服务的直接性和稳定性，知识化和专业化，年轻化和女性化

【(二)秘书日益成为现代社会急需的软人才】

秘书是“软人才”中的代表之一。，秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。

董事长秘书的工作特性，工作要求和工作职能

工作性质

(一)秘书的根本性质——辅助性

辅助性是秘书部门天生的属性，是领导工作对秘书工作的必然要求，是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的。

(二)秘书工作的特征

与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征：

1.中介性，秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的

辅助工作。

2.直接性，秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上。

3.全面性，是体现在职能辅助的全面性上和过程辅助的全面性上。

4.服务性，人们把秘书工作比喻为“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，把秘书工作说成“没大没小，没完没了”。

5.被动性，秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职，秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。

6.潜隐性，秘书工作的潜隐性表现在三个方面：

活动名义的假借性

活动过程的幕后性

劳动成果的潜在性

7.机密性，关于这点，我们将在后面具体阐述。

5工作要求

主要可概括为“四个转变”和“六个要求”

(一)秘书工作的“四个转变”

秘书工作“三服务”(为中央服务;为中央个部门和各省、自治区、直辖市服务;为人民服务)

秘书工作应该发挥“四个作用”(参谋作用、助手作用、提供信

息作用、协调作用)

实现“四个转变

1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策;

2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息;

3.从被动服务转变为主动服务：

4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动

服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。

(二)秘书工作的六个强调

强调调查研究工作，强调信息工作，强调信访工作，强调协调工作，强调督察工作，强调党务、政务服务工作

6工作内容

职能和职责的区别

职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

(一)秘书的职能

1.辅助决策

(1)辅助决策的含义：在决策过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

(2)辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

辅助内容的综合性，辅助时间的经常性，辅助环节的全过程性，(3)辅助决策的原则

超前原则，定位原则，信息原则，谏诤原则

(4)辅助决策的过程

协助领导确定目标，协助领导设计方案，协助领导评优选优，协助领导实施反馈

2.协调关系

(1)协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

(2)协调关系的特征