员工档案保管规定
员工档案保管保密制度
员工档案保管保密制度员工档案保管保密制度为保障企业和员工的权益，规范员工档案的保管和保密工作，确保员工档案的安全性、可靠性及保密性，制定本制度。
一、员工档案保管责任1. 人力资源部门负责对员工档案的收集、整理、归档、检索和销毁工作。
2. 各部门负责将员工档案及时提交至人力资源部门，并负责对员工的基本信息的准确性、完整性和及时更新。
3. 人力资源部门应为各部门安排专人负责员工档案的保管和归档工作，并建立档案保管责任清单，明确责任人。
二、员工档案的保管1. 全体员工的档案统一由人力资源部门负责存储和保管，并采用电子档案和纸质档案相结合的方式进行管理。
2. 电子档案应采取加密处理，设立专门的服务器进行存储，实行权限管理和备份机制。
纸质档案应存放在锁定的柜子或保险柜内，保持整洁、干燥、无尘的环境。
3. 员工档案的存储期限为员工离职后5年，期满后可以进行销毁。
但涉及重要保密信息的档案应另行保存。
4. 人力资源部门应定期对档案进行检查和清理，剔除过期的文件，保持档案的整洁和完整。
三、员工档案的保密1. 所有员工档案信息仅限于合法授权人员查询和使用，未经授权人员不得擅自查阅或泄露。
2. 人力资源部门应设立权限管理制度，确保只有经授权的人员能够访问档案，并定期对权益进行审查和调整。
3. 员工档案信息不得外传或用于非工作目的，禁止以任何形式泄露、复制、传阅或转让档案信息。
4. 当员工离职时，应立即收回他们所持有的与档案相关的任何材料，包括电子文档、纸质文件等。
5. 涉及重要保密信息的档案应单独存放，并定期进行备份和加密，以确保信息的安全性。
四、制度的执行和违规处罚对于故意泄露、篡改或滥用员工档案信息的行为，将依法追究相关责任人的法律责任，并由企业进行纪律处分，包括警告、停职、解雇等。
五、其他1. 本制度的解释权归企业所有，并应及时向员工进行宣传和培训，以确保员工的知情权和保护档案的安全。
2. 本制度自颁布之日起生效，适用于所有现有和未来的员工档案。
公司员工档案存档管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案资料的安全、完整、准确，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第三条公司员工档案管理遵循以下原则：（一）真实性：档案资料必须真实、准确、完整，反映员工实际情况。
（二）完整性：档案资料应包括员工的基本情况、工作经历、培训记录、考核结果等。
（三）保密性：严格按照国家有关保密规定，对涉及员工隐私的档案资料进行保密。
（四）安全性：采取有效措施，确保档案资料的安全。
第二章档案收集第四条公司各部门应按照档案收集范围，及时收集员工档案资料。
第五条档案收集范围包括：（一）员工基本情况：身份证、户口簿、学历证书、资格证书等。
（二）工作经历：劳动合同、工作交接单、奖惩记录等。
（三）培训记录：培训证书、培训考核成绩等。
（四）考核结果：年度考核、岗位考核、专项考核等。
（五）其他：与员工相关的其他材料。
第六条档案收集要求：（一）及时性：各部门应在规定时间内收集完毕。
（二）准确性：档案资料应准确无误。
（三）完整性：档案资料应完整无缺。
第三章档案整理第七条档案整理应遵循以下原则：（一）分类整理：按照档案资料的性质、内容进行分类整理。
（二）顺序排列：同一类档案资料应按时间顺序排列。
（三）编目标识：为每份档案资料编制编号和标识。
第八条档案整理流程：（一）分类：根据档案资料的性质、内容进行分类。
（二）排序：同一类档案资料按时间顺序排列。
（三）编目：为每份档案资料编制编号和标识。
（四）装订：将整理好的档案资料装订成册。
第四章档案保管第九条档案保管应遵循以下原则：（一）安全性：采取有效措施，确保档案资料的安全。
（二）保密性：严格按照国家有关保密规定，对涉及员工隐私的档案资料进行保密。
（三）完整性：确保档案资料的完整无缺。
第十条档案保管要求：（一）设置档案室：配备档案柜、档案架等设施。
员工档案管理规定通知
员工档案管理规定通知
员工档案管理规定通知
尊敬的全体员工：
为了规范和加强公司的人力资源管理工作，提高员工档案管理的效率和准确性，特制定了以下员工档案管理规定，现将通知如下：
1. 档案建立和归档：
(1) 新入职员工的档案应在入职当天建立，包括个人基本信息、合同、考勤记
录等。
(2) 档案应按照员工姓名和员工编号进行归档，确保档案的完整性和易查性。
(3) 档案室应定期进行整理和清理，确保档案的安全和保密性。
2. 档案查阅：
(1) 员工有权查阅自己的个人档案，但需提前向人力资源部门提出申请。
(2) 除员工本人外，其他员工查阅档案需经过上级主管和人力资源部门的批准，并确保信息的保密性。
3. 档案存储和保密：
(1) 档案室应具备防火、防潮、防虫等基本设施，确保档案的安全性和完整性。
(2) 档案应妥善保管，未经授权人员不得擅自取阅或复制档案。
(3) 涉及员工个人隐私的档案信息应严格保密，不得泄露或外传。
4. 档案销毁：
(1) 档案室应根据公司规定的保管期限进行档案销毁，确保档案管理的及时性
和有效性。
(2) 档案销毁应由专人负责，并按照规定的程序进行，确保档案的完全销毁。
请各部门和员工严格遵守以上员工档案管理规定，加强对员工档案的管理和保密工作，确保档案信息的准确性和安全性。
如有任何疑问或需要协助，请及时联系人力资源部门。
谢谢大家的支持与配合！
人力资源部
日期：。
公司档案管理规定（四篇）
公司档案管理规定第一条总则为了规范公司档案管理工作，有效保护公司档案的安全和完整性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，制定本规定。
第二条档案管理的目标公司的档案管理目标是：做到内容科学、归档规范、案卷完整、查阅便捷、利用高效、安全可靠。
第三条档案管理的原则公司的档案管理遵循以下原则：1. 确保档案的真实性、准确性、完整性和及时性。
2. 保护档案的安全性和机密性。
3. 优化档案的利用效率和服务质量。
4. 创新档案管理模式和方法，提高管理效能。
第四条档案分类公司的档案按照不同的分类标准进行分类，主要包括以下几类：1. 行政档案：包括机构设置、人事档案、办公档案等。
2. 经营档案：包括财务档案、合同档案、购销档案等。
3. 项目档案：包括项目计划、实施过程、验收报告等。
4. 技术档案：包括研发成果、技术标准、专利证书等。
5. 其他档案：包括培训资料、会议纪要、宣传材料等。
第五条档案管理责任1. 董事会：负责档案管理的决策和监督。
2. 档案管理部门：负责公司档案的管理、整理、归档和档案利用等工作。
3. 各部门和岗位：负责本部门档案的管理、整理、移交和归档等工作。
第六条档案管理流程1. 档案的生成：公司各部门根据工作需要生成档案，并及时归档。
2. 档案的整理：档案管理部门负责对生成的档案进行分类和整理。
3. 档案的归档：档案管理部门负责对整理好的档案进行归档，并制作相应的档案目录。
4. 档案的借阅：公司员工需要借阅档案时，需填写借阅申请，经过审批后方可借阅。
5. 档案的归还：借阅结束后，应及时归还档案，并填写归还登记表。
6. 档案的销毁：档案管理部门根据规定的保管期限和销毁程序，对已过期的档案进行销毁处理。
第七条档案管理的安全措施为了保护档案的安全性和机密性，公司采取以下措施：1. 设立专门的档案保管室，并加强门禁管控。
2. 配置相应的防盗防火设施，定期进行安全检查和维护。
规范员工纸质档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工纸质档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工的纸质档案管理，包括员工入职、在职、离职等各个阶段的档案。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案内容的完整、真实、准确。
2. 准确性原则：档案记录应与实际情况相符，不得随意篡改。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案丢失、损毁、泄密。
4. 保密性原则：严格保密档案内容，不得泄露员工隐私。
第二章档案收集与归档第四条员工档案的收集应遵循以下程序：1. 员工入职时，人力资源部门负责收集员工的身份证、学历证书、资格证书等证明材料。
2. 员工在职期间，各部门应定期收集员工的奖惩记录、考核结果等材料。
3. 员工离职时，人力资源部门负责收集员工的离职证明、工资结算单等材料。
第五条员工档案的归档应遵循以下要求：1. 档案应按照员工姓名、工号等进行分类整理，便于查阅和管理。
2. 档案归档时应填写档案目录，包括档案名称、档号、归档日期等。
3. 归档的档案应按照档案柜编号顺序排列，保持档案柜整洁有序。
第三章档案保管与维护第六条公司应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。
第七条档案保管应遵循以下规定：1. 档案应放置在通风、干燥、防潮、防虫、防鼠的环境中。
2. 档案柜应保持整洁，不得存放无关物品。
3. 档案柜钥匙应由专人保管，不得随意借出。
第八条档案维护应定期进行，包括以下内容：1. 定期检查档案的完好情况，发现破损、褪色等问题及时修复。
2. 定期对档案进行消毒，防止档案受到细菌、病毒等侵害。
3. 定期对档案进行整理，确保档案的整洁和有序。
第四章档案利用与保密第九条员工档案的利用应遵循以下规定：1. 档案利用应经档案管理部门审批，确保档案的合法利用。
2. 档案利用过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露员工隐私。
公司个人档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司人力资源管理工作，规范个人档案的管理和使用，保障员工的合法权益，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工的个人档案管理。
第三条个人档案管理应遵循真实性、完整性、保密性和规范性的原则。
第二章档案收集与整理第四条个人档案的收集包括以下内容：1. 员工的身份证、学历证书、专业技术资格证书等证件复印件；2. 员工的劳动合同、入职登记表、离职登记表等；3. 员工的工资单、考勤记录、奖惩记录等；4. 员工的体检报告、健康证明等；5. 员工的培训记录、考核记录等；6. 员工的各类证明材料及公司认为需要保存的其他资料。
第五条个人档案的整理应按照以下要求进行：1. 按照时间顺序整理，保持档案的连续性；2. 对收集到的资料进行分类、编号，确保档案的整齐有序；3. 档案资料应使用规范的档案盒和文件夹，确保档案的保存和使用安全；4. 档案资料的填写应字迹工整、内容准确，不得随意涂改。
第三章档案保管与使用第六条个人档案的保管由人力资源部门负责，设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施。
第七条档案保管应遵守以下规定：1. 档案室应保持通风、干燥，防止档案受潮、霉变；2. 档案应按照规定的温度、湿度存放，确保档案的安全；3. 档案室应配备防火、防盗、防虫害等安全设施；4. 严禁无关人员进入档案室，确保档案的保密性。
第八条个人档案的使用应遵循以下原则：1. 严格按照规定程序查阅档案，不得随意借阅、复制、泄露档案内容；2. 查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，详细记录查阅人、查阅目的、查阅时间等信息；3. 查阅档案时，应保持档案的整洁，不得在档案上乱涂乱画；4. 查阅档案后，应及时归还，不得私自留存档案资料。
第四章档案销毁第九条个人档案的销毁应按照国家有关法律法规和公司规定执行。
第十条档案销毁前，应进行以下程序：1. 由人力资源部门提出销毁申请，经公司领导批准；2. 对拟销毁的档案进行清点、核对，确保档案完整；3. 拟销毁的档案应在公司内部公示，接受员工监督；4. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。
公司档案管理规定范文(4篇)
公司档案管理规定范文第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，加强档案保管和利用，保护公司利益和员工权益，制定本规定。
第二条公司档案管理工作必须依法、及时、准确、完整地组织实施，保障档案安全和档案信息的安全。
所有涉及公司运营和员工利益的档案必须按规定管理，禁止私自销毁、私自外借档案。
第三条公司档案管理包括档案的建立、保管、整理、检索、利用、销毁等各项工作。
各部门和岗位应当按职责分工，协同配合，共同完成档案管理工作。
第二章档案的建立和归档第四条公司档案按照归档责任人负责制原则，由各部门和岗位负责建档归档工作。
同时，设立档案管理部门，负责全公司档案的综合管理和监督。
第五条各部门和岗位应当根据工作需要，建立和及时归档相关档案。
档案建立时应当填写有关信息，包括档案题名、文件编号、归档责任人等。
第六条档案的归档负责人应当按照规定的分类和归属原则，对档案进行分类归档和整理。
同时，建立档案目录和检索工具，便于查找和利用。
第七条档案的归档负责人应当定期对归档文件进行鉴定评审和整理。
档案鉴定评审应当清楚标明文件的保存期限和处理方式。
第八条公司档案应当按照档案法规定的保存期限进行保管。
保管期满的档案应当按照规定的程序进行销毁或移交。
第三章档案的保管和安全第九条档案的保管应当确保档案安全，防止遗失、损毁或泄露。
档案保管地点应当避免潮湿、漏雨、日晒和火灾等因素。
第十条档案保管人员应当具备相应的人员素质和岗位技能，按照规定的程序和流程进行档案保管工作。
第十一条档案应当进行编号和标识，确保档案的唯一性和辨识度。
保管人员应当定期进行档案清点和检查，确保档案完整。
第十二条档案的借阅应当按照规定的程序进行，并记录借阅情况。
借阅人应当提供真实有效的借阅理由，承诺保密并按时归还档案。
第十三条档案的电子化管理应当符合国家有关要求，采取合理的防护措施，防止档案信息的泄露和篡改。
第四章档案的利用和查询第十四条公司档案应当按照规定程序进行利用，严禁私自拷贝、外传档案和私自利用档案信息。
公司员工档案管理方法与制度（5篇）
公司员工档案管理方法与制度1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。
2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。
3、存档资料要分类按顺序存放。
例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。
顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。
4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。
5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。
注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。
6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。
员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。
2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。
通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。
3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。
4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。
员工档案管理制度_员工档案管理制度办法
员工档案管理制度_员工档案管理制度办法员工档案管理制度篇1第一章总则第一条为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。
第二条企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。
第三条企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章机构和职责第五条职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理。
实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。
第六条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。
第七条职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。
对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。
第八条企业职工档案管理部门的职责：(一)保管职工档案;(二)收集、鉴别和整理职工档案材料;(三)办理职工档案的查阅、借阅和转递手续;(四)登记职工工作变动情况;(五)为有关部门提供职工情况;(六)做好职工档案的安全、保密、保护工作;(七)定期向企业档案室(馆)移交档案。
(八)办理其它有关事项。
第三章档案的内容第九条企业职工档案的内容和分类：(一)履历材料;(二)自传材料;(三)鉴定、考核、考察材料;(四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);(五)政审材料;(六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;(七)奖励材料;(八)处分材料;(九)招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;(十)其他可供组织参考的材料。
员工档案保管规定
员工档案保管规定概述企业的员工档案是一份非常重要的文书，存放了员工的基本信息、员工工作、教育经历、表现记录及奖惩记录等内容。
员工档案的管理涉及到多个部门，包括人力资源、财务、行政等。
因此，对于员工档案的保管规定十分重要，必须要制定出良好的规范性文件。
目的制定员工档案保管规定旨在规范企业员工档案的管理，并且通过制定规范，确保员工档案的完整性、真实性和保密性，保障企业和员工的利益。
责任部门1.人力资源部门：负责档案的存储、借阅、维护和管理。
2.财务部门：负责存储与员工工资有关的档案材料和工资报表等。
3.行政部门：负责存储员工请假、出差等相关档案材料。
员工档案的备案及建立原则1.新员工入职时，应在入职三日内将员工档案资料交由人力资源部备案，并且进行档案建立。
2.档案的建立应严格按照员工表格上的内容进行建档，必须准确无误填写。
员工档案应采用二者一种方式建立。
第一种，电子档案，要加密存储，每个员工的资料要建立单独文件夹；第二种，纸质档案，要用袋子封存并标注员工档案的基本信息，然后备案登记。
3.对于离职员工，应在离职一个月内完成档案的整理、归档和存储。
员工档案保管办法电子档案1.电子档案采用计算机存储，存储设备应使用高品质防病毒软件。
2.所有电子档案的存放必须有备份，定期进行备份存档，并进行定期检测，以确保档案不丢失。
3.记录员一定要有登记册。
对于每个员工的档案，必须要记录详细信息，包括借阅日期、归还日期、借阅人等。
纸质档案1.纸质档案应存放在有防火、防潮、防盗等设施的存档室内，并且该室内专门设置员工档案陈列室和办公室。
2.对于纸质档案，员工必须在填表（任职合同、保密协议、申请表格等）后，将其放到袋子内进行密封，并在袋子的外表附上员工姓名、填表日期等信息。
3.柜子内的档案应定期检修，检查是否在有效期内，并且检查档案是否有破损或者遗失情况。
员工档案借阅规定1.具有查阅权限的人员：人力资源部门、财务部门以及其他授权部门员工。
企业职工档案托管管理制度
为了更好地规范企业职工档案托管管理工作，保障员工个人信息的安全和保密，提高档案管理效率和服务质量，制定本制度。
一、总则1.1 为了规范企业职工档案托管管理工作，保护员工个人隐私，本制度适用于公司内所有雇员的档案托管管理工作。
1.2 公司对职工档案的托管和管理将严格按照国家法律法规，公司内部规章制度和保密要求进行。
1.3 公司负责设立并管理职工档案托管管理办公室，负责全公司员工档案的统一管理。
二、职工档案的建立2.1 入职时，员工需提交个人身份证、户口本等有效证件和相关资料，公司将按规定建立员工档案。
2.2 员工档案包括个人简历、入职审批表、学历证明、工作证明、离职审批表等各类文件，所有文件由职工档案托管管理办公室进行信息归档整理和存放。
2.3 员工的个人信息属于保密范畴，公司对此类信息承诺严格保密。
三、职工档案的保管3.1 公司设立专门的档案管理室，确保员工档案的安全保管。
3.2 档案管理室要求有专门的人员进行管理，管理人员需要经过严格的安全教育培训，了解档案管理的重要性和安全要求。
3.3 档案管理室要保证室内环境整洁，保持档案整齐、清晰、便于查找。
3.4 档案管理室要有严格的管理规章制度，规定档案使用的权限和范围，对外不得随意泄露员工档案信息。
四、职工档案的使用4.1 公司内部各部门根据工作需要，可向档案管理室提出申请，申请使用员工档案。
4.2 档案管理室要对部门的申请进行审核，审核通过后，方可将员工档案送交申请部门。
4.3 使用部门必须按照规定使用档案，不得随意将档案外借或复制。
4.4 使用部门必须严格按照档案管理室的规定进行使用，不得擅自更改或损坏档案文件。
5.1 职工档案的存档期限为员工离职后的五年，存档后的档案应经过严格保管。
5.2 档案管理室应对存档档案进行定期检查，确保档案的完整性和安全性。
5.3 存档期满后，档案管理室应按规定程序对档案进行销毁处理。
销毁包括彻底销毁纸质文件和清空电子文件，以确保员工个人信息的安全和保密。
规范员工档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工的档案管理，包括入职、在职、离职等各个阶段的档案资料。
第三条员工档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保员工档案内容的完整性，不得遗漏重要信息。
2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确，不得篡改、伪造。
3. 安全性原则：采取有效措施确保档案安全，防止丢失、损坏和泄密。
4. 利用性原则：提高档案利用率，为公司的决策、管理和员工服务提供依据。
第二章职责与分工第四条公司档案管理部门负责员工档案的收集、整理、保管和利用工作。
第五条各部门负责人对本部门员工的档案管理负直接责任，应指定专人负责档案管理工作。
第六条员工本人对个人档案的真实性负责，有权查阅、复制本人档案。
第三章档案收集与整理第七条员工档案收集范围：1. 入职登记表、劳动合同、身份证复印件等。
2. 学历、学位证书复印件。
3. 职称、技能证书复印件。
4. 工作经历证明、离职证明等。
5. 奖惩记录、绩效考核结果等。
6. 其他与员工工作相关的资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案类别和编号顺序排列。
2. 使用规范的档案袋、档案盒等存储设备。
3. 档案目录应详细记录档案名称、编号、页数等信息。
第四章档案保管第九条档案保管场所应符合以下要求：1. 安全：防火、防盗、防潮、防虫蛀、防尘等。
2. 温湿度：温度控制在15℃-25℃，相对湿度控制在40%-60%。
3. 防止光、磁、电等辐射。
第十条档案保管人员应做到：1. 定期检查档案，确保档案安全。
2. 对破损、霉变的档案及时修复、消毒。
3. 严禁私自借阅、复制、销毁档案。
第五章档案利用第十一条档案利用范围：1. 公司内部管理、决策和业务工作。
2. 员工入职、离职、调岗、晋升等。
3. 应对法律诉讼、仲裁等。
4. 其他需要利用档案的情况。
员工人事档案管理办法
员工人事档案管理办法第一章总则第一条为加强公司员工人事档案管理，有效地保护和利用档案，促进员工人事档案收集、查阅、转递等各个环节有章可循，逐步提升人事档案工作制度化、规范化、科学化。
根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）有关规定，制定本规定。
第二条公司员工人事档案是公司行政、人事、业务等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据。
第三条公司员工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。
任何个人不得查阅或借用本人档案。
第二章档案的管理第四条员工人事档案统一托管在就业和人才服务局，并由公司人事部人事专员负责办理托管手续。
第五条所有与公司签订劳动合同的员工都必须将其人事档案转移至公司人事档案托管地。
员工转正后,公司人事专员持介绍信到就业和人才服务局办理调档手续,由对方提供调档函给原单位。
对于人事档案不在人才交流市场或工作单位的特殊情况，参照《进一步规范公司—1—人事档案管理工作的通知》执行。
第六条人事任免、奖惩、鉴定、职称等人事资料的变动由人事部出具正式文件，人事专员带单位介绍信到就业和人才服务局办理人事资料归档手续。
第七条员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，人事专员在一个月内，将员工离职手续等资料转交就业和人才服务局保管，待员工另就业后，由所在单位办理档案调出手续。
第八条档案的查阅只能由公司人事部提交查阅说明，经总经理批准后综合部出具介绍信，人事主管领导及人事专员负责到就业和人才服务局办理查阅手续。
第三章附则第九条本制度由人事部负责制定、修改并解释，自印发之日起实施。
附件：干部人事档案转递审核表—2—附件：干部人事档案转递审核表备注：1.转递干部人事档案前，须对档案进行认真审核。
２.对出生日期等信息档案记载前后不一致或涂改的，以及档案材料无法查找补充完善的，须在“档案遗留问题或需要说明的情况”栏说明。
(完整版)员工档案管理规定
(完整版)员工档案管理规定
续规范。
同时，要注意保护员工隐私，避免泄露敏感信息。
档案中的资料应当及时更新，确保档案的完整性和准确性。
第五章档案的使用
第十二条公司各部门需要查询员工档案的，必须填写《档案查阅申请表》，经过人力资源部门审批后方可查阅。
未经许可，任何人员不得擅自查阅或泄露档案内容。
第十三条员工有权查询自己的档案，但需提前向人力资源部门提出申请，并按照规定的程序进行申请和查阅。
第十四条档案中的资料不得随意更改或涂抹，如有错漏应当及时更正并记录。
档案中的资料应当妥善保管，防止遗失或损毁。
第六章档案的保密和销毁
第十五条员工档案应当严格保密，未经员工本人同意，不得向外部机构或个人透露。
对于涉及商业秘密或个人隐私的资料，更应当加强保密措施。
第十六条员工离职后，其档案应当及时进行销毁或归档保管。
销毁应当按照规定的程序和安全要求进行，防止信息泄露。
归档保管的档案应当妥善保存，防止损坏或丢失。
第七章附则
第十七条本规定自颁布之日起施行，原有的有关档案管理规定同时废止。
对于违反本规定的行为，将依照公司相关规定进行处理。
第十八条本规定解释权归公司人力资源部。
在实际应用中，如有需要，可根据实际情况进行适当调整和补充。
公司档案管理规定
公司档案管理规定是公司正常运营的重要制度之一，对于保障公司信息安全、便于信息检索和提高工作效率都具有重要意义。
在日常工作中，所有员工都应该严格按照公司档案管理规定的要求进行操作，确保公司档案的完整性和可靠性。
一、档案归档规则1. 档案应按照文件类型、日期以及重要程度进行分类归档，确保易读易找。
2. 每个档案文件都应配备明确的档案号，以方便查找和归档。
3. 归档的文件应注明归档日期、归档人员以及归档位置等相关信息，以便查询和管理。
二、档案保管和存储1. 档案室应设有专门的安全措施，包括门禁控制、监控摄像、防火、防潮等设施，确保档案的安全性。
2. 档案应按照文件类型、保密程度和保存期限进行合理的存储，防止遗失和损坏。
3. 档案管理人员应定期进行档案整理、清理和盘点，确保档案的秩序和完整性。
4. 涉及重要信息的档案应备份并妥善存放，确保在意外情况下能够快速恢复。
三、档案检索和利用1. 档案管理人员应建立完善的档案检索系统，确保快速准确地找到所需档案。
2. 员工若需要使用档案，应提前向档案管理人员提出申请并注明用途，经过审批后方可使用。
3. 使用完档案后应及时归还，保持档案的完整性和可用性。
四、档案销毁1. 档案销毁应按照公司的相关规定进行，包括规定的保存期限到期，档案内容已无继续价值等情况。
2. 档案销毁应由专门的人员进行，并进行相应的销毁记录和报备。
五、档案管理责任1. 公司应指定专人或部门负责档案管理，并确保其具备相应的专业知识和管理能力。
2. 档案管理人员应定期进行档案管理培训，提高自身的业务水平和管理能力。
六、档案管理违规处理1. 对于违反档案管理规定的人员，将视情况给予相应的纪律处分，并追究相应的法律责任。
2. 档案管理人员应严格执行档案管理规定，并及时发现和处理违规行为。
以上为公司档案管理规定的基本内容，希望全体员工都能够认真遵守，确保公司档案的安全性和可靠性。
只有通过规范的档案管理，才能更好地支持公司的发展和运营。
员工档案管理规定
员工档案管理规定员工档案管理规定一、目的员工档案管理是为了规范、统一和完善员工档案管理工作，保护员工的合法权益，提高人力资源管理的效率和准确性。
二、适用范围本规定适用于公司所有员工档案的管理工作。
三、档案分类1. 员工个人档案：包括员工基本信息、教育背景、工作经历、奖惩记录等。
2. 员工合同档案：包括员工入职合同、劳动合同、续签合同等。
3. 员工薪酬档案：包括员工薪资结构、薪酬调整记录、奖金发放记录等。
4. 员工培训档案：包括员工培训记录、培训成绩、培训证书等。
5. 员工福利档案：包括员工福利申请记录、福利发放记录等。
四、档案管理责任1. 人力资源部门负责员工档案的建立、归档和保管工作。
2. 相关部门负责提供员工档案所需的信息和资料。
3. 员工本人负责提供真实、准确的个人信息和相关证明材料。
五、档案存储要求1. 员工档案采用电子化管理，确保档案的安全性和可靠性。
2. 档案存储设备应定期备份，并设置权限控制，确保档案的机密性和完整性。
3. 档案存储设备应放置在安全、防火、防潮的环境中，避免损坏和丢失。
六、档案查询和使用1. 员工有权查询和使用自己的档案，但不得随意更改和删除档案内容。
2. 其他部门需要查询员工档案时，需提出书面申请，并经过相关主管部门批准。
3. 档案查询和使用应遵守保密原则，不得泄露员工个人隐私。
七、档案保管期限1. 员工个人档案、合同档案、薪酬档案、培训档案、福利档案的保管期限为员工离职后5年。
2. 档案保管期满后，应进行彻底销毁，确保员工个人信息的安全。
八、违规处理对于违反员工档案管理规定的行为，将依据公司相关规章制度进行处理，包括但不限于口头警告、书面警告、解除劳动合同等。
九、附则本规定的解释权归公司人力资源部门所有，并可根据实际情况进行调整和修改。
以上为员工档案管理规定，希望员工和相关部门能够严格遵守，确保员工档案管理工作的规范性和有效性。
公司人员档案管理制度
第一章总则第一条为了规范公司人员档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，为公司发展提供人力资源保障，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，包括在职员工、离职员工和临时工等。
第三条公司人员档案是指在公司工作期间形成的、反映员工个人基本情况、工作经历、教育培训、奖惩、考核等信息的各类资料。
第二章档案管理机构及职责第四条公司档案管理工作由人力资源部负责，具体职责如下：1. 负责制定、修订和完善公司人员档案管理制度；2. 负责建立、整理、保管和利用公司人员档案；3. 负责对各部门档案管理工作进行监督、检查和指导；4. 负责档案信息的统计、分析和上报；5. 负责处理档案查询、借阅、复制等事宜。
第五条各部门应指定专人负责本部门人员档案的管理工作，具体职责如下：1. 负责收集、整理和归档本部门员工档案；2. 负责保管本部门员工档案，确保档案的完整、准确和安全；3. 负责办理本部门员工档案的查阅、借阅、复制等事宜；4. 负责向人力资源部报告档案管理工作中存在的问题和不足。
第三章档案收集与整理第六条人员档案的收集应遵循以下原则：1. 完整性原则：收集的档案资料应全面、完整，反映员工的真实情况；2. 真实性原则：收集的档案资料应真实、准确，不得篡改、伪造；3. 及时性原则：档案资料的收集应与员工的工作变动同步进行。
第七条人员档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：根据档案资料的性质、内容、用途等进行分类整理；2. 编号归档：对档案资料进行统一编号，并按照编号顺序归档；3. 标题规范：档案资料的标题应规范、简洁，便于查阅；4. 档案装订：档案资料应按照规定格式装订，确保档案的整洁、美观。
第四章档案保管与利用第八条人员档案的保管应遵循以下要求：1. 安全保管：确保档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损毁、泄密；2. 规范存放：档案资料应按照规定存放，保持档案室的整洁、有序；3. 定期检查：定期对档案资料进行检查，及时发现和消除安全隐患。
公司入职员工档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，确保员工档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有入职员工，包括正式员工、合同制员工、临时工等。
第三条员工档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实反映员工的实际情况；（二）完整性原则：档案内容应包括员工个人基本信息、工作经历、培训记录、考核结果等；（三）安全性原则：确保档案信息安全，防止档案遗失、损毁和泄露；（四）有效性原则：档案应及时更新，保持档案信息的时效性。
第二章档案收集与整理第四条员工档案收集范围：（一）身份证、户口簿、学历证书、学位证书、专业技术资格证书等证件复印件；（二）劳动合同、入职登记表、离职登记表、工资条等；（三）工作表现、考核、奖惩、培训、休假等记录；（四）其他与员工工作相关的资料。
第五条员工档案整理要求：（一）按照员工姓名拼音或工号顺序排列；（二）档案目录清晰，便于查阅；（三）档案内容完整，无缺页、破损；（四）档案存放有序，便于归档和调阅。
第三章档案保管与使用第六条员工档案保管责任：（一）档案管理人员负责档案的日常保管工作；（二）档案管理人员应定期检查档案的保管情况，确保档案安全；（三）档案管理人员应严格执行档案保密制度，防止档案信息泄露。
第七条员工档案使用规定：（一）查阅档案需经公司相关部门负责人批准；（二）查阅档案时，应填写查阅登记表，注明查阅目的、内容、时间；（三）查阅档案人员应妥善保管档案，不得随意翻阅、涂改、损毁；（四）档案查阅完毕后，应立即归还，不得私自留存。
第四章档案归档与销毁第八条员工档案归档：（一）员工离职时，档案管理人员应将档案归档；（二）档案归档后，应填写归档登记表，并注明归档时间、档案内容。
第九条员工档案销毁：（一）员工档案达到法定保管期限的，经公司相关部门负责人批准后，可进行销毁；（二）销毁档案前，应进行彻底清理，确保档案内容完整、无遗漏；（三）销毁档案时，应采用符合国家规定的销毁方式，确保档案信息安全。
公司员工档案管理制度
公司员工档案管理制度第一章总则第一条为规范公司员工档案管理工作，保护员工个人信息，维护公司利益，制定本制度。
第二条公司员工档案包括入职档案、在职档案、离职档案等各类档案。
第三条公司员工档案管理工作应遵守法律法规，保护员工隐私，确保档案的真实、完整、准确、安全。
第四条公司员工档案管理工作由人力资源部门负责组织实施。
第五条公司员工档案管理制度适用于公司全体员工，员工违反本制度规定应承担相应的法律责任。
第二章入职档案管理第六条入职档案包括员工个人信息、入职材料、合同协议等。
第七条入职档案应及时建立、收集、整理，确保信息的真实性和安全性。
第八条入职档案由人力资源部门管理，其他部门不得私自保管员工档案。
第九条入职档案中的个人信息不得泄露给无关人员，如有泄露行为需追究责任。
第十条入职档案中的合同协议应明确员工的权利和义务，确保双方权益。
第十一条新入职员工需在入职后1周内完成入职档案的建立和完善。
第三章在职档案管理第十二条在职档案包括员工的绩效评定、奖惩记录、晋升晋级等。
第十三条在职档案应及时更新，维护员工的正当权益。
第十四条在职档案的管理应严格按照规定程序进行，确保档案的完整性和安全性。
第十五条在职档案中的个人隐私信息不得随意泄露，如有泄露行为需追究责任。
第十六条公司应定期对员工的在职档案进行审核，及时发现并解决问题。
第四章离职档案管理第十七条离职档案包括员工的离职手续、结算清理等。
第十八条离职档案应在员工离职后立即办理，确保信息的准确性和安全性。
第十九条离职档案中的个人信息应在员工离职后妥善处理，不得泄露给无关人员。
第二十条离职档案应保存至少3年，如有需要可延长保存时间。
第五章档案保管和安全管理第二十一条公司员工档案的保管应按照规定程序进行，确保档案的安全性。
第二十二条硬拷贝档案应存放在专门的档案柜中，不得随意移动或外借。
第二十三条电子档案应设置权限管理，确保档案的保密性。
第六章档案查询和使用第二十四条公司员工档案的查询应事先经过本人同意，并按照规定程序进行。
公司员工档案保管规定
公司员工档案保管规定一、概述公司员工是公司的重要资源，作为公司管理部门，要合理保管员工档案，确保档案完整、准确、保密。
本文档为公司的员工档案保管规定，以保证员工档案的安全性和完整性。
二、档案范围涉及公司人事、劳动合同、保险、福利、工资、考核评估等所有员工相关信息的文件都被视为员工档案，并保存在档案馆中。
三、档案保管责任人公司人事部门是员工档案保管的责任人，负责员工档案的保管和维护工作，负责制订和完善员工档案管理和保密制度，还要定期检查、保养和更新员工档案信息。
四、保密措施1.确保员工档案信息保密，突出保密要求。
所有员工档案信息应严格过滤，加强保密教育，建立健全的保密制度，严格限制员工档案信息的查询范围。
2.建立完善的员工档案保管制度。
公司要制定明确的员工档案保管政策和制度，确定员工档案保管的位置、保管人员、档案管理的流程和时间、档案防火安全措施等方面的规程。
3.档案管理系统的科学化和规范化。
采用现代化的计算机化技术和信息技术，实现员工档案的数字化管理，使管理更加科学化和规范化。
4.员工离职后的档案处理。
对于已经离职的员工档案，公司要立即存档，尽量缩短档案存档时间，将员工档案信息集中在一个地方保管，保护其中的保密信息，不得随意向外公开。
五、档案管理流程1.员工档案的建立：公司要根据实际需要建立员工档案，建立员工档案应由人力资源部门主管负责，并且应按规定填写完整，签字并加盖公章。
2.档案资料的归档：对员工档案资料进行常规整理和校对，并按照部门、岗位和年度进行分类、归纳和由初级到高级的排列和组织，存放在统一的档案室内，确保取出时方便和迅速。
3.档案查询管理：员工档案查询需要严格审批，涉及到重要信息的需要领导批准后方可查询，编写档案查询表格，由管理人员审核批准后，方可领取档案进行查询。
4.档案修缮：由管理人员统一负责档案材料的修复、粘贴、印刷、整理、装订等工作，保证员工档案材料的完好。
六、档案保存期限根据国家档案管理局的有关要求，公司员工档案保存期限为50年。
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2-，必须在回执上签字盖章，且及时退回。
四、档案的统计
企业人事档案的有关情况应进行统计。人事档案统计的内容主要有以下几项：
1.人事档案的数量；
2.人事档案材料收集补充情况；
3.档案整理情况；
4.档案保管情况；
5.利用情况；
6.库房设备情况；
7.人事档案工作人员情况。
二、档案的保密
企业制订档案保密制度的具体要求如下：
1.对于较大的企业，一般要设立专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备；
2.库房应备有必要的防火、防潮器材；
3.库房、档案柜保持清洁，不存放无关物品；
4.任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合；
5.无关人员不得进入库房，严禁吸烟；
6.离开时关灯关窗，锁门。
五、档案的检查核对
企业应该对人事资料档案进行定期或不定期检查与核对。
检查人力资源档案的内容时，既要对人事档案材料本身进行检查，如查看其是否有霉烂、虫蛀等；也要对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
在下列情形发生后，应对人事档案进行彻底检查与核对。
1.突发事件，如遗失、被盗或水灾之后；
制度名
员工档案保管规定
电子文件编码
GLWA065
页码
2-1
××公司员工档案保管规定
一、档案资料的归档
档案管理人员应该对新形成的档案材料及时归档，归档的大体程序是：
1.对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；
2.按照材料的属性、内容确定其归档的具体位置；
3.在目录上补登材料名称及其相关内容；
4.将新材料存入档案。
三、档案的转递
档案的转递一般是由于工作变化等原因引起的，转递的大致程序如下： 1.取出应转走的档案；
2.在档案底账上注销；
3.填写《转递人事档案材料的通知单》；
4.按发文要求包装、密封。
档案在转递中必须遵循保密原则，一般通过机要通道转递，不
签发人
责任人签名
制度名
员工档案保管规定
电子文件编码
GLWA065
2.对有些档案发生疑问后，如不能确定某份材料是否丢失；
3.发现某些损害之后，如发现材料发霉，发现虫蛀等。
签发人
责任人签名