供应商主数据最终用户培训教材

供应商主数据

(维护和查询)

培训教材

作者：董梅

日期：2000/8/25

审核：张建飞

目录

流程介绍 (3)

基本概念 (6)

系统操作步骤 (7)

系统操作方法 (2)

供应商主数据的查询…………………………….

供应商主数据的创建 (7)

供应商主数据的更改 (19)

供应商主数据的冻结 (21)

供应商主数据的删除 (24)

一、维护供应商主数据流程介绍:

一、流程描述：

为了向供应商下达采购申请，完成采购任务。需要在系统中创建并维护供应商的主数据。如果供应商主数据发生变更，需要及时更改有关数据。

主要活动：

供应商主数据维护流程主要包括以下内容。

一、产生维护新的供应商主数据的需求。

1、在系统中查找是否存在该供应商的编码；

2、如果新的供应商在集团范围内已经存在，扩展维护公司代

码数据和采购组织数据；

3、如果新的供应商在集团范围内不存在，在SAP系统中创建

供应商的一般数据、公司代码数据和采购组织数据。

二、产生供应商主数据变更需求。

1．如果需要在集团范围内变更供应商的一般数据，通知相关平台后，在系统中更改有关数据；

2．如果需要在公司范围内变更供应商的公司代码数据和采购组织数据，在系统中更改有关数据。

三、需要冻结/删除供应商记录时，在系统中进行冻结/删除供

应商主数据。

二、基本概念：

供应商主数据包括三个层次：一般数据、公司代码数据、采购组织数据。

一般数据：是集团公司内部各子公司共同使用的数据。包括供应商的地址、电话、与其进行联系所使用的语言、以及供应

商的银行信息、税务信息等。

公司代码数据：是公司一级的有关供应商的会计信息。包括统驭科目、付款条款等。

采购组织数据：是存在于采购组织一级的与采购运作有关的数据。

包括定单货币、付款条款、合伙人功能等。

三、系统操作步骤：

1、在SAP系统中查询供应商编码。

2、在SAP系统中创建供应商主数据。

3、在SAP系统中查询已经维护了的供应商主数据。

4、对SAP系统中的供应商主数据进行更改。

5、对SAP系统中的供应商主数据进行冻结。

6、对SAP系统中的供应商主数据进行删除。

四、R/3系统操作方法(含所需单据)

1、在系统中查询供应商是否已经存在：

-查询某供应商的一般数据是否在系统中存在？

-查询某供应商在某个采购组织下是否存在？

路径：后勤 ? 物料管理 ?采购?主数据?供应商?清单显示?采购清单

操作说明：

进入“供应商清单：采购”屏幕

将光标置于供应商空白处，点击图标出现检索条件窗口。点击图标选择“按供应商增殖税登记号查询”条件，进行查询。由于增殖税号码是唯一的，所以可以确定供应商的唯一性

输入字段

1)检索词：用于建立一个匹配码的短名。

检索词的命名规则：国外供应商以供应商英文名称的简称作为检索词。

国内供应商以中文名称前六个字的汉语拼音第一字母

命名。

例如：国外供应商TOSHIBA CORPORATION的检索词为“TOSHIB”

国内供应商上海惠普有限公司的检索词为“SHHPYX”。

操作方法：1、直接在空白处输入所要查询的检索词，然后点击图标。

2、使用模糊查询。如：要查询所有检索词中带有“H”的供应商，

需要在空白处输入“*H*”，然后点击图标。

3、如果需要将所有供应商全部列出，空白处不输入任何内容然

后点击图标。

2)名称：供应商名称

操作方法与检索词相同

3)增值税代码：供应商的增殖税代码

操作方法与检索词相同

显示查询结果：

如果所查询的供应商已经存在，双击供应商编号，再点击图标显示查询结果。

结果显示该供应商是在0107这个采购组织下的，如果需要在0205LTL(沈阳)采购组织下创建，就需要在0205这个采购组织下继续创建采购组织数据。2、创建供应商主数据：

（1）创建一般数据：

路径：后勤 ? 物料管理 ? 采购?主数据?供应商?中央的?创建

操作说明：一般数据包括地址、控制、收付交易。

进入创建供应商：初始屏幕

输入字段：

1）、公司代码：输入公司代码，或者按键选择输入。

2）、采购组织：输入采购组织，按键选择输入

3）帐户组：输入帐户组，或者按键选择输入。

帐户组分为集团内供应商（如：香港联想）、集团外国内

供应商（能够开具增值税专用发票的供应商，如：上海惠

普有限公司）、集团外国外供应商（如：东芝）、临时供

应商（不能具增值税专用发票的供应商）。

4）参考：可以参考已经创建好的供应商的数据创建。

I）供应商：输入要参考的供应商

ii）公司代码：输入要参考的供应商所在公司代码

iii）采购组织：输入要参考的供应商所关联的采购组织

输入所须项后，按键进入下一屏幕：

输入字段：

名称：供应商公司注册名称。(必填)

检索词：查询所使用的短名。(必填)

街道：作为地址部分的街道和房屋号码。(必填)

城市：作为地址部分的城市名称。(不带”市”字)(必填)

地址：对街道的补充。

邮政编码：注册地址的邮政编码。(必填)

国家：在空白处输入国家代码，或者点击图标进行选择。(必填)

地区：为供应商所在的省份。在空白处输入国家代码，或者点击图标进行选择。(必填)

语言代码：在空白处输入语言代码，或者点击图标进行选择。(必填) 电话：在空白处输入电话号码。

传真号：在空白处输入传真号码。

因特网地址：在空白处输入因特网地址。

回车或者点击图标，进入下一屏。