供应商主数据最终用户培训教材

供应商主数据(维护和查询)培训教材作者：董梅日期：2000/8/25审核：张建飞目录流程介绍 (3)基本概念 (6)系统操作步骤 (7)系统操作方法 (2)供应商主数据的查询…………………………….供应商主数据的创建 (7)供应商主数据的更改 (19)供应商主数据的冻结 (21)供应商主数据的删除 (24)一、维护供应商主数据流程介绍:一、流程描述：为了向供应商下达采购申请，完成采购任务。

需要在系统中创建并维护供应商的主数据。

如果供应商主数据发生变更，需要及时更改有关数据。

主要活动：供应商主数据维护流程主要包括以下内容。

一、产生维护新的供应商主数据的需求。

1、在系统中查找是否存在该供应商的编码；2、如果新的供应商在集团范围内已经存在，扩展维护公司代码数据和采购组织数据；3、如果新的供应商在集团范围内不存在，在SAP系统中创建供应商的一般数据、公司代码数据和采购组织数据。

二、产生供应商主数据变更需求。

1．如果需要在集团范围内变更供应商的一般数据，通知相关平台后，在系统中更改有关数据；2．如果需要在公司范围内变更供应商的公司代码数据和采购组织数据，在系统中更改有关数据。

三、需要冻结/删除供应商记录时，在系统中进行冻结/删除供应商主数据。

二、基本概念：供应商主数据包括三个层次：一般数据、公司代码数据、采购组织数据。

一般数据：是集团公司内部各子公司共同使用的数据。

包括供应商的地址、电话、与其进行联系所使用的语言、以及供应商的银行信息、税务信息等。

公司代码数据：是公司一级的有关供应商的会计信息。

包括统驭科目、付款条款等。

采购组织数据：是存在于采购组织一级的与采购运作有关的数据。

包括定单货币、付款条款、合伙人功能等。

三、系统操作步骤：1、在SAP系统中查询供应商编码。

2、在SAP系统中创建供应商主数据。

3、在SAP系统中查询已经维护了的供应商主数据。

4、对SAP系统中的供应商主数据进行更改。

5、对SAP系统中的供应商主数据进行冻结。

6、对SAP系统中的供应商主数据进行删除。

四、R/3系统操作方法(含所需单据)1、在系统中查询供应商是否已经存在：-查询某供应商的一般数据是否在系统中存在？-查询某供应商在某个采购组织下是否存在？路径：后勤 ? 物料管理 ?采购?主数据?供应商?清单显示?采购清单操作说明：进入“供应商清单：采购”屏幕将光标置于供应商空白处，点击图标出现检索条件窗口。

点击图标选择“按供应商增殖税登记号查询”条件，进行查询。

由于增殖税号码是唯一的，所以可以确定供应商的唯一性输入字段1)检索词：用于建立一个匹配码的短名。

检索词的命名规则：国外供应商以供应商英文名称的简称作为检索词。

国内供应商以中文名称前六个字的汉语拼音第一字母命名。

例如：国外供应商TOSHIBA CORPORATION的检索词为“TOSHIB”国内供应商上海惠普有限公司的检索词为“SHHPYX”。

操作方法：1、直接在空白处输入所要查询的检索词，然后点击图标。

2、使用模糊查询。

如：要查询所有检索词中带有“H”的供应商，需要在空白处输入“*H*”，然后点击图标。

3、如果需要将所有供应商全部列出，空白处不输入任何内容然后点击图标。

2)名称：供应商名称操作方法与检索词相同3)增值税代码：供应商的增殖税代码操作方法与检索词相同显示查询结果：如果所查询的供应商已经存在，双击供应商编号，再点击图标显示查询结果。

结果显示该供应商是在0107这个采购组织下的，如果需要在0205LTL(沈阳)采购组织下创建，就需要在0205这个采购组织下继续创建采购组织数据。

2、创建供应商主数据：（1）创建一般数据：路径：后勤 ? 物料管理 ? 采购?主数据?供应商?中央的?创建操作说明：一般数据包括地址、控制、收付交易。

进入创建供应商：初始屏幕输入字段：1）、公司代码：输入公司代码，或者按键选择输入。

2）、采购组织：输入采购组织，按键选择输入3）帐户组：输入帐户组，或者按键选择输入。

帐户组分为集团内供应商（如：香港联想）、集团外国内供应商（能够开具增值税专用发票的供应商，如：上海惠普有限公司）、集团外国外供应商（如：东芝）、临时供应商（不能具增值税专用发票的供应商）。

4）参考：可以参考已经创建好的供应商的数据创建。

I）供应商：输入要参考的供应商ii）公司代码：输入要参考的供应商所在公司代码iii）采购组织：输入要参考的供应商所关联的采购组织输入所须项后，按键进入下一屏幕：输入字段：名称：供应商公司注册名称。

(必填)检索词：查询所使用的短名。

(必填)街道：作为地址部分的街道和房屋号码。

(必填)城市：作为地址部分的城市名称。

(不带”市”字)(必填)地址：对街道的补充。

邮政编码：注册地址的邮政编码。

(必填)国家：在空白处输入国家代码，或者点击图标进行选择。

(必填)地区：为供应商所在的省份。

在空白处输入国家代码，或者点击图标进行选择。

(必填)语言代码：在空白处输入语言代码，或者点击图标进行选择。

(必填) 电话：在空白处输入电话号码。

传真号：在空白处输入传真号码。

因特网地址：在空白处输入因特网地址。

回车或者点击图标，进入下一屏。

输入字段：客户：如果该供应商既是我公司的供应商又是我公司的客户，则点击图标选择客户类型。

目前暂不使用此功能。

税务代码 1：此处输入该供应商的增值税代码。

国外供应商此处不填.(15位)(必填)回车或者点击图标，进入下一屏。

在国家空白处输入国家代码或者点击图标进行选择。

然后将光标置于银行户主空白处，按回车键弹出银行数据窗口。

在空白处输入银行的名称(必填)、地区、街道、城市、分行信息，然后按回车键进入下一窗口。

在银行帐户空白处输入相关信息.(必填)在银行户主空白处填写完全的帐号的科目。

(必填)点击图标进行选择。

银行户主是银行帐户的全集,银行帐户是银行户主的子集.如图所示:然后按回车键进入下一窗口排序码：此处选择014，即订单号。

(必填)统驭科目:2030100,即应付帐款-集团外(必填)回车或者点击图标，进入下一屏。

付款条款：向供应商付款的期限。

(必填)容差组：选择103，即应付帐款。

(必填)检查双重发票:选中.(必填)回车或者点击图标，进入下一屏。

信函功能暂不使用。

回车或者点击图标，进入下一屏。

催款程序：LXJT（必添项）回车或者点击图标，进入下一屏。

创建采购组织数据：订单货币：在空白处输入或者点击图标进行选择。

(必填)付款条件：应向供应商付款的日期。

在空白处输入或者点击图标进行选择。

系统会自动统计在某一时点应向供应商付款的总金额。

(必填)国际贸易条件：如果是国外供应商，在第一个空白处选择贸易条件。

在第二个空白处填入补充条件。

例如：在第一个空白处输入CIF，在第二个空白处输入“北京”。

方案组, 供应商：平台向北京采购使用的供应商选择2“公司间采购”，其他情况不选。

销售员：供应商销售员的名称。

电话：供应商销售人员的电话。

控制数据：基于收货的发票校验：收货以后才能进行发票校验 (必填)回车或者点击图标，进入下一屏。

系统提供了多项合伙人功能。

当商品供应商、发票提供者、承运方与供应商不同时，将该供应商的编号输入在号码空白处。

例如：发票提供者为“董梅的集成东芝测试供应商，财务部将应付帐款计到“董梅的集成东芝测试供应商”而不是“新进电脑系统（上海）有限公司”身上。

回车或者点击图标，屏幕显示产生一个新的供应商。

系统信息栏显示在该公司代码下的某采购组织下创建了编号为XXXX的一个供应商。

创建结束。

3、在SAP系统中显示已经维护的供应商主数据。

路径：后勤 ? 物料管理 ? 库存管理?采购?主数据?供应商?中央的?显示操作说明：根据SAP菜单路径操作，将出现初始屏幕1 、显示供应商：初始屏幕输入字段1）供应商：输入要显示的供应商的编码，或按键选择输入 2）公司代码：输入公司代码，或者按键选择输入3）采购组织：输入采购组织的编号，或按键选择输入4）一般数据：如须显示，用“√”选择I）地址：如须显示，用“√”选择ii）控制：如须显示，用“√”选择iii）收付交易：如须显示，用“√”选择5）公司代码控制I）会计信息：如须显示，用“√”选择ii）受付交易：如须显示，用“√”选择iii）信函：如须显示，用“√”选择iiii）预扣税：不选择。

6）采购组织数据I）采购数据：如须显示，用“√”选择II）合伙人功能：如须显示，用“√”选择点击图标全选。

填入须填项后，按键进入下一屏：显示供应商：地址连续按键可查询在初始屏幕中所选各项目的明细信息。

查询后，按键退出操作。

4、供应商主数据的更改：路径：后勤 ? 物料管理 ? 库存管理?采购?主数据?供应商?采购?中央的?修改操作说明：更改供应商：初始屏幕输入字段选择需要修改的字段，用“√”选择。

方法与显示相同。

进入需要修改的屏幕后对有关字段进行修改。

按键结束操作。

5、供应商主数据的冻结路径：后勤 ? 物料管理 ? 库存管理?采购?主数据?供应商?中央的?冻结操作说明：1、冻结/解冻供应商：初始屏幕输入字段：1、供应商：输入已知供应商编号，或按键选择输入2、公司代码：按键选择输入3、采购组织：输入供应商所对应的采购组织，或按键选择输入输入完毕，按键进入下一屏幕：2、冻结/解冻供应商：细节1）记帐冻结I）所有的公司代码：在所有的公司代码下冻结。

ii）指定的公司代码：选中指定的公司代码下进行冻结。

解除冻结时，则将√”取消。

2）采购冻结：I）所有的采购组织：如果要在所有的采购组织范围内冻结某一供应商，则用“√”选择此项；如果要解除某一供应商的冻结，则将“√”取消。

II）选择的采购组织：如果在某采购组织内冻结某一供应商，则用“√”选择此项；如果在某采购组织内解除某一供应商的冻结，则将“√”取消。

3）由于质量原因而冻结：按键选择。

如解除冻结时，此处空白。

操作完毕后，按键回到初始屏幕：在此屏幕下的信息栏有“变化已经发生”的信息出现按键结束操作。

6、删除供应商主数据：路径：后勤 ? 物料管理 ? 库存管理?采购?主数据?供应商?中央的?删除标记操作说明：待删除标记供应商：初始屏幕输入字段：1、供应商：输入已知供应商编号，或按键选择输入2、公司代码：按键选择输入3、采购组织：输入供应商所对应的采购组织，或按键选择输入输入须输入的项后，按键进入下一屏幕：2、待删除标记供应商：细节删除标记：1） 所有范围：若对某供应商删除的动作在全集团范围内进行，用“√”选择此项； 2） 公司代码的删除标记：若删除有关公司代码数据时，用“√”选择此项； 3） 选择的采购组织：若对某供应商删除的动作针对某采购组织进行，用“√”选择此项； 按键，再按键回到初始屏幕：在删除供应商主记录前在此屏幕下的信息区有“变化已经发生”的信息出现 按键结束操作。