1封面文件控制程序
文件控制程序
xx--xx—xx—xx表单流水号
部门识别
文件类别
公司名称
7.1.2四阶文件（表单）编号：
xx--xx—xxx—xxx--xxx表单版本号
表单流水号
部门识别
附属文件的编号
注：*流水号使用两位阿拉伯数字；公司名称
*表单版本号使用英文大写字母（A、B、C、……）；
*部门代号缩写：
章节
内容
页次
封 面
1
2
修订履历
3
1
目的
42范 围4 Nhomakorabea3
参 考 文 件
4
4
权 责
4
5
定义
4
6
流程
4
7
内容
4-9
8
附件/附 表
10
---------------END----------------
※※修订履历※※
版次
变更页次
变更内容简述
变更依据
变更者
生效日期
1．目的:
对与一体化体系有关的文件和资料进行控制，确保在各相关场所能得到并使用文件的有效版本，防止误用失效文件。
7.5.3文件使用人在“文件发放回收记录表”上签名后领取文件，并负责将所有领用的文件保存好。
7.5.4受控及试行文件发行用“红色”印章，其他文件发行用“蓝色”印章。
7.6文件的控制
7.6.1文件分“受控”和“非受控”两大类，凡与一体化体系运行紧密相关的文件应为受控，对这些文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收及作废等均应受到控制，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件的封面的指定位置和内页右上角加盖“发行章”，并在封面上注明分发部门、分发号、版本号及发行日期。发放给供方以规定提供服务质量要求的文件也属于受控文件范畴。客户或其他外界组织，需要本公司相关文件时，经一体化管理者代表批准，由文控中心编号发放，属非受控文件，盖“非受控”印章，不负责修改和更新。
文件控制程序
一、文件控制程序1 目的对文件进行控制，确保相关部门能够及时得到并使用有效版本的文件。
2 范围适用于与管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。
3 定义3.1 受控文件是指对文件的发放、更改、回收、销毁等应进行有效控制的文件，其封面或内部应盖红色“受控”章。
3.2 外来文件是指来源于公司外部且与产品相关的法律法规、产品标准/规范、技术资料等。
4 职责4.1 总经理负责方针与目标的制定与批准，负责管理手册和程序文件的批准。
4.2 总经理负责管理手册和程序文件的审核及管理体系文件发放范围的批准。
4.3 人事财务部负责管理体系文件及外来文件的归口管理。
4.4 相关部门负责相关文件的编制、使用及保管，部门负责人负责相关文件的审批。
5 工作程序5.1 本公司文件按其性质进行分类如下：A、管理手册（含方针和目标）A、程序文件C、管理文件（如管理制度、管理标准）D、作业文件（如操作规程、检验规范）E、其他文件（如质量计划、产品说明）F、外来文件G、质量记录5.2 文件的编号5.2.1 下列质量管理体系文件的编号规定如下表：注：字母YASW表示公司名称“银奥生物科技”、SC表示“质量环境职业健康安全手册”、CX表示“程序文件”、GL表示“管理文件”、ZY表示“作业文件”，年号为文件发布的年代号，顺序号依次为01、02、03、……。
5.2.2 其他文件的编号由编写部门根据具体情况进行确定。
5.2.3 外来文件直接采用原文件编号和版本号。
5.2.4 记录的编号规定见《记录控制程序》。
5.3 文件的编写与审批5.3.1 方针目标由总经理制定并由总经理批准发布。
5.3.2 管理手册、程序文件、质量目标分解由总经理制定计划，并组织相关部门编写，由总经理审核批准。
5.3.3 管理文件、作业文件、其他文件由相关部门编写，部门负责人进行审批。
5.3.4 记录表格的编制与审批执行《记录控制程序》的有关规定。
5.4 文件的发放5.4.1 文件的发放应确保在需使用文件处能获得有关适用版本的文件。
质量管理体系文件：文件控制程序
文件控制程序1 目的为使与质量管理体系和产品有关文件的编制、修改、发放、废止等进行有效控制，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废的文件。
特制定并执行本程序。
2 范围本程序适用于公司所有与产品和质量管理体系有关的内部文件和外部文件。
包括以纸张（含照片）、电子媒体（硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。
3 职责3.1行政部负责组织编制公司管理制度、文件的归口管理。
3.2品质部负责编制质量手册、组织编制程序文件等质量管理体系文件及监督管理。
3.3各职能部门负责编制对应的程序文件、部门的管理制度、专业技术与业务文件。
4 管理程序4.1 文件的分类4.1.1按质量管理体系管理性文件层次分为：a）第一层次：质量手册。
b）第二层次：程序文件。
c）第三层次：各部门的相关管理制度、作业指导书和技术文件等。
d）第四层次：表单、记录。
4.1.2按文件的控制状态分为：a) 受控：对文件的使用、修改、作废、换版进行跟踪管理。
b)非受控：对文件不进行跟踪管理。
4.1.3 按文件的来源分为：内部和外来文件。
对重要的外来文件应按照受控文件进行控制。
4.2 文件的编写与审批4.2.1质量手册由分管质量副总经理组织品质部编制，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2程序文件由品质部组织对应部门负责编制，分管领导审核，管理者代表或总经理批准；4.2.3各部门的相关管理制度由各职能部门负责人编写，分管领导校对及审核，管理者代表批准；4.2.4各部门的作业指导书、技术文件以及对应的表单、记录等由各部门人员编写，部门负责人校对及审核，分管领导批准；4.2.5对相关文件中已规定编制、审批人的质量记录按文件规定进行审批。
4.3 文件的编号4.3.1除技术、标准、工艺文件、图样和合同外的，所有与产品质量和质量管理体系有关文件的编号规定如下：1) 质量手册2) 程序文件JUST C □□-□□□□发布年号程序文件序号程序文件缩写公司名称3) 质量记录序号文件年份部门编码质量记录缩写公司名称4) 管理文件JUST GL □- □□□□- □□序号文件年份部门编码管理文件缩写公司名部门编码说明：a) 技术、标准、工艺文件、合同的编码按国家或行业标准执行；b) 质量管理体系文件类型采用字母缩写的方式，即质量手册：QM；程序文件：C；质量记录：QR；管理文件：GL；江西佳时特精密机械有限责任公司缩写为：JUST；c) 文件的版本采用数字A、B、C……方式，修改状态采用数字0、1、2……表示，文件的版次用于质量手册、程序文件、管理文件；质量记录不实行版次控制，当文件更改涉及记录时应同时对质量记录的格式进行同步更改或换版。
文件控制管理程序文件
文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。
范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。
文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。
作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。
在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。
文件控制管理程序的版本为A，共14页。
在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
1文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1.目的确保所有与公司质量管理体系有关的文件和资料,均能保持其有效性和适用性，并且能够安全有效地被管理与使用。
2.范围2.1本程序适用于下列文件的管理：2.1.1 质量体系手册；2.1.2 质量体系程序文件；2.1.3 技术文件、工程规范、相关标准等；2.1.4 作业指导书；2.1.5 手册、程序文件、作业指导书中规定使用的各种记录；2.1.6所有与体系相关的外来管理性和技术性的文件资料，包括顾客图纸及工程规范。
3.职责3.1 文件的制定3.1.1质量体系手册：由管理者代表组织实施质量体系手册的制定、修订，管理者代表审核，总经理批准。
3.1.2质量体系程序文件：相关部门负责人组织实施质量体系程序文件的制定、修订，管理者代表审核，总经理批准。
3.1.3作业指导书：相关部门负责人组织实施作业指导书的制定、修订，由相关部门分管副总审核、批准。
3.2 人力资源部是文件管理的归口部门，负责公司文件编号、建立清单及文件销毁备案。
同时负责外来文件的传递、登记。
3.3技术质检部负责公司技术类文件，包括外来标准的登记、分发、收回、和旧版/作废文件的销毁。
3.4 文件使用部门:负责建立《部门文件清单》，负责使用文件的签收、保管、防损/防污，负责对旧版/作废文件的收集与交回。
4.定义4.1 受控文件：在使用过程中随时保持是最新、有效的文件。
具有制定、修订、分发的记录，其失效、废止的文件由文件管理部门依规定收回和销毁，并随时保持最新版本。
文件的封面加盖有红色的“受控文件”印章。
4.2 非受控文件：分发时是最新版本，但修订时不再另行分发，废止时无须收回及销毁。
文件上不需加盖“受控文件”印章。
4.3 质量体系手册：是公司建立和运行符合ISO9001要求的质量体系，落实质量方针和质量目标的指导性纲要。
是质量体系文件的第一层文件。
文件和资料控制程序4.4 质量体系程序文件：是质量体系手册中所描述的管理重点的延伸和引用。
文件控制程序1
文件编号 制定部门 标题
5.2 受控文件
COP01
版本 总经办
A3
页次 发布日期
2/7
文件控制程序
5.2.1 必须盖有“受控文件”印章 5.2.2 必须在发布前经过审核及批准,以确保其充分性,适宜性,正确性,并确认其发放 范围是否适当,如需其他部门负责人核准文件,应由原作者或其部门负责人界定. 5.2.3 文件编制、审批与管制详见下图： 文件类别 拟定
文件编号 制定部门 标题
5.6 文件的修订:
COP01
版本 总经办
A3
页次 发布日期
5/7
文件控制程序
5.6.1 质量手册﹑系统运作程序﹑指导类文件制订版本为第 A 版,版次为 0,尔后修订 一次即改变该版次(00 C/00 01 02 ﹒﹒09),并抽变更之页,修改至第九次 B/00 B/01- „B/09 B/0„ 时候即更改版本为第 B 版 , 版次为 0 (A/09
COP01
版本 总经办
A3
页次 发布日期
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文件控制程序
QR-GM01-A0 QR-GM02-A0 QR-GM03-A0 QR-GM04-A0 QR-GM05-A0 QR-GM06-A0 QR-GM07-A0
文件编号 制定部门 标题
附件一:
COP01
版本 总经办
A3
页次 发布日期
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文件控制程序
5.3.3 程序文件的编写
COP01
版本 总经办
A3
页次 发布日期
4/7
文件控制程序
5.3.3.1 目的:描述制定该作业管制程序之目的、控制要求。 5.3.3.2 范围:说明该作业管制程序适用的范围。 5.3.3.3 职责:作业内容中,涉及到主要部门或人员所须担当之事项. 5.3.3.4 定义:解释在本程序内容中,涉及非国际公认或特殊事项专业名称或英 文之缩写.若无需定义的名词,可标明无. 5.3.3.5 程序内容:说明该作业程序之流程及内容. 5.3.3.6 参考或引用文件:列举与该作业程序相关之程序文件、指导类文件等. 5.3.3.7 附件/表格:列举并附上与该程序文件相关之附件,可包括流程﹑表格 范例等.原始表格大小不予规定,但作为作业程序书之表格,不必将表 格放在文件内页格式中,只附表格在程序后供参考. 5.3.4 三级文件的编写: 三阶文件每页编写项目必须包括 : 公司名称﹑文件编号﹑制定部 门﹑版本、 版次﹑页码;首页还包括制定/日期﹑审核/日期﹑批准 /日期. 5.4 版本变更: 文件首次发行为 A0 版，首次修订为 A1 版，二次修订为 A2 版 „„..当变更至 A9 版 时，从 B00 开始，以此类推. 5.5 文件发放/回收: 5.9.1 文件经评审并批准后， 由文控在正本文件正面逐页加盖红色 “正本文件” 印章， 文控将分发之文件登录于《受控文件一览表》 ，并按规定的分发部门及数量， 制作副本，并逐页加盖“受控文件”印章，依照规定的分发要求分发至各相关 的部门。 5.9.2 文控发放受控文件时，应填写《文件分发/回收记录表》 、由收文部门签收，旧 版/作废副本由文控收回统一处理。作废的正本文件可作为知识经验由文控盖 “作废”印章隔离保管。 5.9.3 对发给顾客、认证机构或供方的质量体系文件或相关标准类文件需盖上“参考 文件”章；对发给顾客或供方的相关工程技术文件或图纸，需盖本公司“受控 文件”印章，必要时可加盖公司印章。所有的发外文件均由文控登记，并进行 发放，外发文件不需回收。 5.9.4 文件印章由文控负责保存管理。
1.文件控制程序(模板)
修订次/版本号 A/0 发布日期 XXXXXXXX-XX-XX-XXX1/8XXXXXX文件编号页次生效日期文件编号 页 次 生效日期A/0 发布日期修订次/版本号XX-XX-XX-XXX2/8 XXXXXXXXXXXX对集团管理体系所要求的文件进行控制， 确保相关部门(单位)及时得到并使用有效文件， 防止失 效或者作废。
本程序合用于 XX 集团管理体系有关文件的控制。
(一)、各部门负责所在部门文件按本制度标准进行编写； (二)、行政部负责文件是否标准化的核查与考核。
1、管理文件；2、作业指导书；3、集团行政文件；4、数据记录；5、外来文件。
1、总裁办文件编号: XX -GM －000文件编号总裁办文件XX 集团缩写2、管理文件、作业指导书编号：XX - WI －XX -000编号(流水号)部门编号管理文件、作业指导书A/0 发布日期XX-XX-XX-XXX3/8 XXXXXX修订次/版本号 文件编号 页 次 生效日期XXXXXX文件编号页次生效日期3、集团表单编号：XX－GFORM－XX－000编号(流水号)部门编号集团表单XX 集团缩写4、公文红头文件编号XX - XX－[XXX] -000流水号(第X 号)年份部门代号XX 集团缩写5、文件的版号以 A、B、C…挨次类推，修改号以 0、1、2…挨次类推。
6、外来文件编号按各自原来的编号。
人事部行政部数据部财务部采购部HR AD SHFD PD总裁办设计部摄影部型设部选片部门市部礼服部渠道部网销部企划部客服部后勤部GMCDECPDCSDHJXPMSDDTDSYMDA/0 发布日期XX-XX-XX-XXX4/8XXXXXX修订次/版本号XXXXXX文件编号 页 次 生效日期1、集团级文件及行政文件由人资行政中心政部组织编写,直属上级审核,总裁办批准。
2、各部门管理办法由相关职能部门编写，直属上级审核，总裁办批准。
3、其他文件分别由相关职能部门编制,部门领导审核,直属分管领导批准。
文件控制程序
7.2.3 作业规范（三阶文件）
（WI）工作文件（如管理制度、作业指导、作业标准、工艺规范、图纸和技术标准等）：各部门运行一体化管理体系的常用实施细则，由各部门自行保存并报文控中心备案存档并控制，是完成具体作业和任务的作业方法与规定的要求。
目的
4
2
范 围
4
3
参 考 文 件
4
4
权 责
4
5
定义
4
6
流程
4
7
内容
4-9
8
附件/附 表
10
---------------END----------------
※※修订履历※※
版次
变更页次
变更内容简述
变更依据
变更者
生效日期
1．目的:
对与一体化体系有关的文件和资料进行控制，确保在各相关场所能得到并使用文件的有效版本，防止误用失效文件。
7.8.3受控文件如有损坏、遗失或因工作需要增补，可以提出申请经一体化管理者代表审核后办理补发手续。
7.8.4 文件持有人调离原职或离开本公司时，需将文件交还给文控中心或移交指定接收人，文控中心应在“文件发放回收登记表”上作好记录。
7.9文件借阅和复制
7.9.1因工作需要，借阅、复制文件者应填写“文件借阅/复制申请表”，由本部门主管按规定权限审核，交一体化管理者代表批准后，向文控中心借阅、复制。复制的文件必须由文控中心登记编号，并加盖“发行章”或“非受控”印章。
中文名
英文名
缩写形式
工程部
Engineering Department
ENG
品质部
Quality Assurance Department
ISO9000认证-文件控制程序
文件控制程序编号：XT-02-7.5-00011、目的对企业质量、环境和安全管理体系所要求的文件进行控制，确保质量、环境和安全管理体系运行各场所使用有效的版本文件。
2、适用范围本程序适用于质量、环境和安全管理体系各类文件的管理和控制(包括外来文件)。
3、职责3.1综合管理部负责组织管理手册、程序文件及相关文件和资料的编写、编号、登记发放、回收、销毁、原稿的保存及做好相关记录并负责修改和及时更新、标识。
3.2生产技术部负责外来图纸、标准的收集、控制和管理，综合管理部负责相关法律法规的收集、控制和管理。
3.3生产技术部负责操作规程，作业指导书等技术性文件和相关管理文件的编写。
3.4管理体系负责人负责管理手册、程序文件的审核，总经理批准；生产技术部负责技术文件的编制、审核、批准。
3.5安环部负责环境、安全管理文件的编写。
4、工作程序4.1文件的分类4.1.1管理手册4.1.2程序文件4.1.3第三层次文件：包括技术文件(产品标准、图纸)、工艺文件、操作规程、质量、环境和安全管理规定、外来文件及适用的法律法规和其他要求等。
4.1.4记录：按《记录控制程序》控制。
4.2文件编号4.2.1企业代号：XT（泰山瑞豹拼音首字母）表示。
4.2.2文件类别代号：管理手册“01”，程序文件为“02”，第三层次文件为“03”，记录为“04”，体系运行之前的外来文件和技术性文件、记录编号引用原编号登记控制。
程序文件代号后加标准条款号。
如：XT (企业代号)-02(程序代号)-4.2.3(标准条款号)-0001（文件序号）。
4.2.3文件的顺序号，在标准条款号或以四位数字代替的文件名称后加0001、0002……以此类推。
例：XT —03(第三层次文件代号)—0701(文件名称)—0001(文件序号)。
同一名称的表单有多种不同内容格式时，在文件顺序号后面加A1、A2…来表示。
4.3文件的编制与审批4.3.1在管理体系负责人的领导下，管理手册由综合管理部组织编写，管理体系负责人审核，总经理批准发布。
文件控制程序
文件控制程序1 目的本程序规定了文件的批准、发放、更改和保管的控制要求及办法，以确保现场使用的文件都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件。
2 范围本程序适用于本公司与质量管理体系有关的所有文件（包括与体系有关的外来文件）。
3 职责3.1 质量手册、程序文件由质保部部长组织人员编写，分管体系副总审核，总经理批准。
3.2 第三级文件由各部门编写，分管体系副总审批。
3.3 所有与质量管理体系有关的文件均由质保部负责统一发放。
3.4 各个部门指定专人负责本部门的质量管理体系文件和质量记录的保管、收集、整理、归档。
3.5 员工调离时，质量管理体系文件、质量记录等由本部门负责人指定专人进行交接。
4程序本公司的文件包括质量手册、程序文件和第三级文件。
4.1 文件编号规则a)质量手册JQM /SPR.XXX A－XXXX发文年号（如 2018）版本号（用A、B、C......表示）质量手册文件号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）企业代号（见《文件编号规范》）质量手册文件代号（见《文件编号规范》）b)程序文件JQ /SPR.XXX A－XXXX发文年号（如 2018）版本号（用A、B、C......表示）程序文件号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）企业代号（见《文件编号规范》）程序文件代号（见《文件编号规范》）c)管理制度QG/SPR.XX XX A-YYMM发文年号（如 1806）版本号（用A、B、C......表示）顺序号（用阿拉伯数字01、02、03......表示）管理文件代号（见《文件编号规范》）企业代号（见《文件编号规范》）程序文件代号（见《文件编号规范》）d)作业文件、验收准则、技术规范SPR/JS-XX XXX A.XXXX发文年号（如 1806）版本号（用A、B、C......表示）顺序号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）管理文件代号（见《文件编号规范》）部门编号（见《文件编号规范》）企业代号缩写（见《文件编号规范》）e)质量记录文件SPR / X- X. I- 001顺序号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）版本号（用罗马数字I、II、III.....表示）子分类编号（见《文件编号规范》）总分类编号（见《文件编号规范》）企业代号（见《文件编号规范》）注：以上“X”和代号间无空格须连续书写。
文件控制程序 WSQP
文件控制程序WSQP-4.2.11 目的对与质量管理体系有关的文件编制、批准、发放、使用、评审、更改、作废和回收等进行控制，确保与质量管理体系运行有关的场所都能及时使用相应文件的有效版本。
2 适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制(包括适用的外来文件)。
3 职责3.1总经理负责批准发布质量手册及程序文件。
3.2副总负责审核质量手册及程序文件。
3.3品质部负责体系文件和质量检验文件的归口管理。
3.4技术部负责新产品图样、工艺文件等技术文件的编制和管理，技术部负责老产品图样、工艺文件等技术文件的更改。
3.5各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
4 工作程序4.1 新文件的编写、编号4.1.1 文件的编写4.1.1.1 质量手册、程序文件由品质部组织编写。
4.1.1.2 设计文件、工艺文件、企业产品技术标准、采购清单、采购规范、检（试）验规范、产品图纸等由开发部组织编写。
具体按《设计、工艺文件管理规定》执行。
4.1.1.3 其它管理文件由相关部门组织编写。
4.1.1.4 同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一、。
格式不作统一要求。
4.1.2 文件的编号4.1.2.1 质量手册、程序文件、与体系有关的管理文件按《质量体系文件编号办法》进行编号。
4.1.2.2设计性文件的编号按《设计、工艺文件管理规定》进行编号。
4.1.2.3其它管理文件由相应的文件编写部门自行编号。
4.1.2.4文件取号时，需填写《文件发放编号登记单》记录文件名及文件号，确保文件的唯一编号。
4.2 文件的批准4.2.1 公司行政管理文件由副总经理批准。
4.2.2 质量手册、程序文件由副总审核，总经理批准。
4.2.3 设计性文件由技术部经理审核，副总批准。
4.2.4其它部门管理文件由相关部门负责人审核，副总批准。
4.3 文件的发放、回收、保存4.3.1 文件发放前，发放人应对文件进行以下确认：a）是否进行了有效的批准；b）标题、文件号、版本号、页数是否完整。
文件控制程序
文件控制程序1.目的对公司质量和食品安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2.适用范围适用于与质量和食品安全管理体系有关的文件。
3.职责3.1 总经理负责批准发布管理手册。
3.2 管理者代表和食品安全小组组长负责组织编写管理手册和程序文件。
3.3 各部门负责与本部门相关的文件编制、使用和保管。
3.4 品保部负责组织对现有体系文件的定期评审。
3.5 各部门资料员负责本部门与质量和食品安全管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。
4.工作程序4.1 文件分类及保管文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量和食品安全管理体系运行相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。
受控文件必须在该文件封面加盖“受控”印章，注明受控号，并登记于《受控文件清单》。
4.1.1 质量和食品安全管理手册、程序文件，由品保部备案保存。
4.1.2 公司级管理性文件（如各种行政管理制度），由品保部保存。
4.1.3 公司第二级质量管理体系文件，由各相关部门自行保存并报品保部备案存档；4.1.4 外来文件的控制a）品保部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖“受控”印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回，同时填写《受控文件清单》和《文件发放、回收记录》。
b）收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效性，填写《（部门）受控文件清单》，并报品保部备案。
4.1.5 由质量控制体系衍生出的记录文件及表单，由各相关部门自行保存并报品保部备案存档。
4.2 文件格式与编号4.2.1基本格式公司管理文件的封面上，必须标注文件名，文件编号、生效日期，受控状态、版本号、分发号、编制人、审核人、批准人。
无封面的文件需注明文件编号、版本。
相关权责认的签发日期即为文件的生效日期。
4.2.2文件编号a）一级文件:管理手册b ） 二级文件:程序文件cQH/QC-×××作业文件代号（为C 层 ）公司代码d)4.3 文件的编写、审核、批准、发放4.3.1 4.3.2 核，上报总经理批准发布，由品保部负责登记、发放。
程序文件封面1、封面2、说明、目录.doc
特此说明。
株洲电力机车电机修造有限公司
XXXX年09月
质量管理体系程序文件目录
序号
程序文件编号
版本
程序文件名称
提出部门
1
DJXZ—CXWJ01—XXXX
B/0
外包控制程序
项目管理部
2
DJXZ—CXWJ02—XXXX
B/0
文件控制程序
技术质量部
3
DJXZ—CXWJ03—XXXX
B/0
质量记录控制程序
体系内部审核管理程序
技术质量部
22
DJXZ—CXWJ22—XXXX
B/0
检验和试验控制程序
技术质量部
23
DJXZ—CXWJ23—XXXX
B/0
不合格品和不符合过程控制程序
技术质量部
24
DJXZ—CXWJ24—XXXX
B/0
数据分析和使用管理程序
技术质量部
25
DJXZ—CXWJ25—XXXX
B/0
纠正和预防措施控制程序
技术质量部
4
DJXZ—CXWJ04—XXXX
B/0
管理评审程序
技术质量部
5
DJXZ—CXWJ05—XXXX
B/0
人力资源提供管理程序
财务人资部
6
DJXZ—CXWJ06—XXXX
B/0
生产设备控制程序
项目管理部
7
DJXZ—CXWJ07—XXXX
B/0
与顾客有关过程的控制程序
市场营销部
8
DJXZ—CXWJ08—XXXX
技术质量部
DJXZ—CXWJ—XXXX
质量管理体系
程序文件汇编
文件和记录控制程序(含表格)
文件和记录控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。
2.0范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。
3.0职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。
3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。
负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。
3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。
受控文件的会签、签收、保管、执行。
4.0文件管理工作流程及说明单位文控中心4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时，有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。
4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考。
相关文控中心4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也不再进行跟踪管理。
4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗失，则备注于发放记录，并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因，交于文控中心存档。
4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面，由各单位根据需求请文控打印后自行影印。
若表单版次变更，有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单。
4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保管”的原则。
4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再进行发放、回收。
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文件编号LHY-QM 程序文件
版本号： A/0
受控状态：
分发号：
持有人：
2019年1月1日发布2019年1月1日实施
程序文件清单
1、LHY-QP-01《文件控制程序》
2、LHY-QP-02《记录控制程序》
3、LHY-QP-03《管理评审控制程序》
4、LHY-QP-04《人力资源控制程序》
5、LHY-QP-05《设备控制程序》
6、LHY-QP-06《与顾客有关过程控制程序》
7、LHY-QP-07《设计和开发控制程序》
8、LHY-QP-08《采购控制程序》
9、LHY-QP-09《生产和服务提供的控制程序》
10、LHY-QP-10《生产和服务提供过程的确认控制程序》
11、LHY-QP-11《标识和可追溯性控制程序》
12、LHY-QP-12《监视和测量设备控制程序》
13、LHY-QP-13《顾客满意度控制程序》
14、LHY-QP-14《内部质量管理体系审核控制程序》
15、LHY-QP-15《产品的监视和测量控制程序》
16、LHY-QP-16《不合格品控制程序》
17、LHY-QP-17《纠正和预防措施控制程序》
18、LHY-QP-18《批量管理控制程序》
1、目的
对与产品、质量管理体系有关的文件进行控制，确保相关场所得到和使用文件的有效版本。
2、范围
适用于产品和质量管理体系运行有关的文件的控制，包括硬拷贝或电子信息软件和一定范围的外来文件。
3、职责
3.1总经理负责质量手册及程序文件的批准、发布；
3.2管理者代表负责质量手册及程序文件的审核；
3.3品质部负责对质量管理体系文件的定期评审、管理；
3.4各职能部门负责本部门的质量管理体系文件和质量记录格式的编制。
4、工作程序
4.1文件的分类及编号
4.1.1文件的分类
a、第一级文件，质量手册
规定了本公司的质量方针和质量目标、组织机构及其职能、质量管理体系范围、过程及相互作用和所引用的程序文件。
b、第二级文件，程序文件
规定了本公司具体活动或过程的质量控制途径的文件，内容通常包括：活动或过程的目的和范围，做什么和谁来做，何时、何地、如何做；应使用什么材料、设备和文件；如何对活动或过程控制和记录。
c、第三级文件，包括管理标准、技术标准、工作标准、质量记录、报告等。
4.1.2文件的编号方法见《文件编码规则》；
4.2文件的编制、审核、批准、发放
4.2.1质量手册、程序文件由管理者代表组织有关人员编写，并负责审核，报总经理批准发布；行政部负责发放登记。
4.2.2其他质量管理体系文件由所属部门经理组织编写，部门经理审核，报管理者代表
批准发布；报行政部备案，由行政部负责复制发放登记。
4.2.3文件应发放到相应的使用场所,并确保使用有效版本文件。
文件发放时领用人要在《文件发放/回收记录表》上签字，文件失效时行政部应及时收回并做好记录。
4.3文件的受控状况
本公司的质量管理体系文件分为“受控”和“非受控”两类。
a、受控文件主要指与质量管理体系运行密切相关，在公司内部使用的文件。
主要控制此类文件的编制、发放、修改、收回、作废等；所有的受控文件应在其封面加盖“受控”印章标识，注明分发号。
b、非受控文件主要指用于投标或向顾客提供证实的文件，此类文件发放时不作出标识。
4.4文件的更改、标识
4.4.1质量管理体系文件的修订应由文件的使用部门向管理者代表提出申请，填写《文件制订修订废止申请单》。
4.4.2文件更改的申请应得到原审批部门的审批或得到相应的背景资料后再指定人员进行更改、发放、处理。
4.4.3文件应有相应的修订状态和版本标识，文件的修改内容较少，修订次数可由原稿0 次修订变为1、2、3……，累计修改达到10次以上或文件的一次修改内容较多时,文件的版本由原稿的A变为B、C、D……等。
4.4.4所有更改的文件的原稿一并更改，并由行政部备案。
作废文件由行政部收回后，将修改的文件发放到相应场所，以确保文件的惟一性。
4.5文件的保存和管理
4.5.1质量手册、技术文件、管理标准、工作标准、技术标准、质量记录等原稿由行政部统一备案保存，建立《受控文件清单》，质量管理体系文件存放必须分类放在干燥、通风、安全的地方。
4.5.2对受控文件，各部门收到文件时应及时进行签收登记。
4.5.3任何人不得在各类文件上乱画乱涂、不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.5.4若需借阅或复制文件，应向相应部门的文件管理员提出申请，并进行登记，由部门负责人批准后借阅或复制。
复制的受控文件按原文件管理要求发放登记。
4.5.5工作人员调离其工作岗位时，须向本部门移交全部文件。
4.6文件的作废与销毁
4.6.1所有的失效作废文件由相关部门的文件管理员及时从使用场所收回，并在《文件发放/回收记录》签字。
作废文件要加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。
4.6.2为某种原因具有保留价值的作废文件，应加盖“保留”印章以示区别。
4.6.3对要销毁的作废文件,相关部门填写《文件制订修订废止申请单》，经管理者代表审批后，由行政部组织进行销毁。
4.7外来文件的控制
4.7.1外来文件由行政部档案统一管理，加盖“有效”印章或“受控”印章，统一编号，
并编制外来文件清单；
4.7.2行政部和技术部门及时准确收集有关国家、行业、国际标准的最新版本，发放到相关部门，收回旧版标准，并做好发放和回收记录。
4.7.3行政部档案负责人员及时填写《文件受控清单》。
4.8管理者代表负责质量管理体系文件的评审，每年度至少一次，平时也可根据具体情况适时评审，必要时更改执行4.4 或4.6 条款规定。
4.9对承载媒体是磁盘、光盘、照片等形式的文件，也参照上述规定执行。
4.10记录是一种特殊类型文件，应按《记录控制程序》规定执行。
4.11技术文件的管理应执行《技术文件管理制度》。
4.12本程序执行中产生的质量记录按《记录控制程序》规定执行。
5、相关文件
5.1《记录控制程序》
5.2《文件编码规则》
5.3《技术文件管理制度》
6、质量记录
6.1《文件发放/回收记录表》
6.2《受控文件清单》
6.3《文件制订修订废止申请单》
6.4《产品图样和技术文件更改通知单》？？。