对开展重要档案异地备份的认识-精选资料

对开展重要档案异地备份的认识

重要档案异地备份是档案部门有效应对突发事件和自然灾害的积极举措，也是省XX局今年布置的一项新工作。接到省XX局《关于开展重要档案异地异质备份工作的通知》后，我们及时向市委、市政府作了汇报，得到了领导的重视和支持。为确保工作的顺利开展，我市一是成立了市委常委、副市长赵建军任组长，市直相关单位负责人和各县市区委常委办公室主任、分管档案工作的副县市区长为成员的市重要档案异地备份工作领导小组；二是市委办公室、市政府办公室下发了《关于做好重要档案异地备份工作的通知》，对全市需异地备份保存重要档案的范围、方法步骤、工作要求进行了明确；三是市XX局组织业务指导小组，对各县市区和部分市直重点单位进行督促检查。根据各县市区自查上报的需备份档案目录清单，我们又下发了《关于加快推进重要档案异地备份工作的通知》，要求各级档案部门进一步提高认识，将重要档案异地备份作为档案安全体系建设的重要内容和手段，积极向当地党委、政府汇报工作进度，争取政策扶持和资金支持，要本着为历史负责、对人民负责的态度，建立档案保护的长效机制，确保重要档案“形成一批、鉴定一批、备份一批”。但也存在一些问题，主要是各县市区进展不平衡，个别同志对此还有保留意见，对下步工作如何开展心中无数。

1 备不备

异地备份是档案安全体系建设的重要一环，不论什么地方都应如此。对位于华北平原地震带与汾渭地震带之间，受这两个地震带地震活动的影响较大，多年来被确定为全国地震重点监视防御区和全国重点抗震设防城市之一；且中心城区地势北高南低，平原过渡带短，夏季降雨集中，一旦遭遇突发性和破坏性较强的暴雨，极易造成洪涝灾害的焦作来说，应率先做好此工作。

2 备什么

省局《通知》规定的保存在各级国家综合档案馆的五个方面内容是异地备份的重点，结合焦作的实际，我们扩大了备份的范围。一是将备份的范围扩大到了全市各级各部门。要求不管是已移交档案机构保存的，还是仍保存在其他机构，甚至是仍保存在个人手中的，只要对国家和社会具有重要保存价值，都应进行异地备份。由于种种原因，许多很有价值的档案，并未全部移交到国家综合档案馆，以往我们档案部门也采取了一些措施，但效果并不是很好。现在开展的异地备份工作，在不改变档案的所有权，甚至不改变档案原件保管地的前提下，通过柔性接收的办法，可以将我们想接收但接收不过来的重要档案收进档案馆保存，达到档案保护和丰富馆藏的双重目的。二是不放松异地备份的另一个重点各类民生档案。近年来我们加强档案资源体系建设，其重点就是民生档案，如果只是对其进行了规范，而未整合保存到档案馆，没有进行异地备份，其安全就没有根本保障，自然也谈不到档案利用体系的建设。

3 怎么备

一是备份件怎么做，二是在备份库里如何存放备份档案。关于备份件，如果我们以往已经制作有第二套或复制卷(件)，或已经进行了数字化转换，拿出一份纸质的或电子的进行备份就行了。比如现保存在市房产管理中心的房产档案，已经全部扫描加工有电子档案，只需用磁带复制一套即可。如果是新制作，现在设备和技术均不成问题，原则上应以电子档案为主。对劳动就业、社会保障、教育、卫生医疗等民生领域中形成的动态业务电子文件和数据库，应每年异地备份一次，同时保存其系统文件。

档案馆的基本职能，一是存史，二是利用。所谓异地备份，存是主要目的，在备份库一般不提供利用。所以，备份档案在存放上(装盒、装箱、上架)与现在的办法应有原则性区别，其关注点，一是防火、防潮、安全保密；二是便于搬运；三是不同载体保管环境要求不同，最好分库存放。

4 将来怎么办

重要档案异地备份是项长期工作，要建立长效工作机制，定期收缴，定期向备份库移送。对平时存档和年度文件归档制度进行调整，纸质文件至少要多存一份，要明确细化需异地备份保存档案的范围。加强电子文件和电子档案的管理，通过政务内网，实行电子文件即时在线归档。除法定进馆单位的重要电子文件和数字档案外，将劳动就业、社会保障、教育、卫生医疗等民生领域中形成的业务电子文件和数据库，市级以上重点建设项目档案

的数字化成果(包括项目前期文件、隐蔽工程和竣工图等)，作为监管的重点，确保各类专门档案的安全可控。加强档案馆基础设施建设，根据备份库的特点，设计建设经济实用、方便整体搬运的档案架柜等装具。