常用公文处理排版方法

常用公文处理排版方法

根据审人发〔2001〕103号、审办法〔2002〕21号文件的有关规定，以及厅办公室日常文处理工作的处理工作的经验，审计机关常用公文的排版方法如下：

一、平行文的排版方法。云审发文件中的平行文，包括厅党组、厅机关党委、纪检组文件、经责领导小组办公室文件，云审函文件，云审办发文件，审计意见书，审计通知书，审计决定等。

（一）如文件为WPS文件格式太的WORD文件，另存为TXT文件，用WORD打开重新排版。公文中所用阿拉伯数码均用半角。

（二）页码设置。纸张为A4型；页边距上为3.7CM、下为3.5CM、内外侧（或左右侧）均为2.7CM、页眉页为2.5CM。

（三）字符数、行数设置。正式公文要求每页22行、第行28字。可用“页面设置”中“文档网格”进行设置数值并无固定的设置数值（参考数据：第行42个字符、第页44行），需自行调节。页面、字、行设置应在录入文字前进行

行数设置另一方法：可在“页面设置”中“文档网格”设置为“无网格”后，用“格式”，“段落”，“行距”，“多倍行距”进行设置。

（四）发文字号：居中排布在第6行此为参考数值，针

对各种文头不同略微调整行数数），设置为3号仿宋，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号括入。如“云审发〔2006〕88号。”“〔〕”可在“插入”菜单“特殊符号”的“标点符号”中选择，也可在“输入法状态栏”的“软键盘”中选择。

（五）公文标题：排布在发文字号下空2行的第3行，设置为2号小标宋体（即方正小标宋简体。如无此字体，可暂用宋体加粗代替），可成1行或多行居中排布；回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当。（如是方正小标宋简体，需选定后将行间距设置为“格式”中“段落”“行距”中“固定值”设为32磅。）

（六）主送机关：标题下空1行顶格排布，设置为3号仿宋，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称全冒号。

（七）公文正文：排在主送机关名称下1行，每起一自然段均要左空2字，回行顶格。数字、年份用阿拉伯数码标识的的不能折行，如折行，通过字间距调整。

正文层次序数：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”第五层为“①”。（操作方法见六角括号“〔〕”操作方法。“（一）”、“1”、“（1）”、“①”在“数字序号”中）。正文中的标题：正文中如有小标题（指单列的小标题，正文层次第一层“一、”仍用3号仿宋体）用3号小标宋体（即方正小标宋简体。如无此字体，可暂用

宋体加粗代替）或3号黑体字。

（八）页码设置。页码设置在“外侧”。用4号半角白

体阿拉伯数码标识，数码左右各饰1条4号一字线。操作方法：

1、进入“页面设置”的“版式”中选择“奇偶页不同”打√。

2、进入“插入”菜单中“页码”，“位置”选择页脚，“对齐方式”选择“外侧”，在“首页显示页码”打√。

3、先在单页码处操作一次，再在双页码处操作一次。

如页码位置被移动，可手动将单页码调至页面右端，双页调至页面或端。

将鼠标移至页码所在位置双击鼠标左键，出现页码菜单，将原页码删除；选择页码菜单中“插入自动图文集”中“-

页码-”命令，这时原页码所在页脚位置处即出现“-页码-”（以页码1为例，即出现“-1-”），将“-1-”选定后（必须连同一字线一并扫黑）在字号字体快捷菜单中选择为四号仿宋。

（九）附件：公文如有附件，在正文下空1行、左空2字，用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附

件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1、×××”）；附

件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前

后标识应一致。如附件与公文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（十）成文日期：落款年月日（发文单位不必落款）必须与正文同一页，与正文之间空3行。如排版时日期至下一页，就调整正文的行距或字距（一般调整最后几页的行数），不得采取标注“（此页无正文）”的方法解决；成文日期中“00”设置为全角，用全角英文状态下的大写“○○”。成文日期也可用“插入”中的“日期和时间”自动生成。单一机关发的公文，位置在靠右端并离右边界7字；3个机关联合发的公文，在最后一排印章之下或空2字标识。

（十一）有密级的文件，如“秘密”，将其放在首页第1行右端，两字之间空1字（全角），如“秘密”，如需同进标识保密期限的，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密两字间则不空1字距离，如”秘密★三个月“，密级文件的份数编号在同一行左端，字体均设置为3号黑体。

（十二）版记部分：版记部分位置放在公文的最后一页的最下面的位置。如果公文主体之后的空白位置容纳不下版记部分，另加一页在最下面标识版式记，前面可完全空白；每条下划线均顶两头。版记部分排版方法如下：

1、主题词：“主题词“用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字（即方正小标宋简体。

如无此字体，可暂用宋体加粗代替），词目之间空1个全角字。

2、抄送机关：抄送机关在主题词下居左空1个全角字，用3号仿宋字标识，后标全角冒号；抄送机关回行时与上一行冒号后的抄送机关对齐。

3、印发机关和印发时间：印发机关和印发时间位于厅内分送，用阿拉伯数码标识，占1行位置，用3号仿宋体字；印发左空1个全角字，印发时间右空1个全角字。

二、审计重要情况反映、审计工作简报等公文的排版方法。

（一）期数：居中排在第4行（此为参考数值，针对各种文头设置字体不一致的情况，排版时可根据文头不同略微调整行数），设置为3号仿宋。

（二）成文日期：居右顶格排在第6行，设置为3号仿宋。

（三）标题：排在成文日期后第3行。

（四）拟文单位：居右排在正文后，外加圆括号。

（五）报送单位：必须在最后一页末下端，每一条下划线均顶两端，文字部分空1个字。

其他排版方法与云审发平行文相同。

三、云南审计信息的排版方法。

（一）期数：居中排在第4行，设置为3号仿宋。