员工分享第四期企业电子邮件沟通规范和技巧

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员工分享第四期企业电子邮件沟通规 范和技巧
3、需要发送邮件的情况
§ 正式工作报告、通知
§ 部门之间事务往来，需要留下书面资料的。
§ 知识推荐和信息传递
§ 没有见面交流条件的其他交流内容
§ 难以简单用口头表达说明清楚的事项
§电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件。只 把有价值的信息提供给需要的人。 “在商务交往 中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。
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二、电子邮件写作规范
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电子邮件包含的内容
§ 发送对象 § 主题 § 称呼与问候 § 正文 § 附件 § 签名
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1、发送对象的选择
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以 及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则， 并充当了作为每个工作项目历史档案的功能
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事 实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以 合理的方式解决意见不和以及争端
–中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。
–俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的， 即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
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§要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘 送人）
§To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的， 理应对邮件予以回复响应。
§CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务 对邮件予以响应；如果CC的人有建议，可以回 Email。
§BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人 了的。这个可能用在非常规场合。
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§TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。 比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到 高都可以。顺序一般是将其他部门的经理放在第 一位，然后是本部门经理，科长，其他同事等。 适当的规则有助于提升你的形象！
§只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资 源。
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2、主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，要提纲挈领， 使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件 内容并判断其重要性。
1. 一定不要空白标题，这是最失礼的
2. 标题要简短，不宜冗长，是邮件核心思想的浓缩
3. 标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不 清的标题
– 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以 跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
§ 项目通报类的邮件
– 主送给项目小组成员 – 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
§ 寻求跨部门支持的邮件
– 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 – 同时抄送本部门的直接上级 – 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
–不能随便向群体邮箱发送不必要消息
• 全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工 ，只有一定级别才能发送
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几种常见的邮件发送对象选择
§ 工作计划的发送对象
– 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部 门内部相关经理人
–70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱 ，确认没有尚未处理的紧急邮件
–30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要 强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的 任务
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2、为什么使用电子邮件沟通
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了 ，许多事情从此“死无对证”。电邮存在公司服务器上， 白纸黑字，谁也赖不掉
–如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如 果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士”称 呼，但要把性别先搞清楚。
–不熟悉的人不宜直接称呼姓名，对级别高于自己的人也 不宜称呼姓名。
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§邮件开头结尾最好要有问候语
–最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”您好”；结 尾常见的写个Thanks and Best Regards.
▪ 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到 这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」
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选择邮件发送对象的时候避免以下现象
–非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄 送给包括直接和间接经理
–避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特 别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节
–避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人 、抄送人，用见面直接交流代替
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选择邮件发送对象的时候避免以下现象
–对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与 发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件 与发件人讨论
• 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确 定结果的邮件
员工分享第四期---企业 电子邮件沟通规范和技
巧
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2020/11/7
员工分享第四期企业电子邮件沟通规 范和技巧
一、电子邮件使用的基本原则
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员工分享第四期企业电子邮件沟通规 范和技巧
1、电子邮件沟通的重要性
–80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就 是打开电子邮箱收发邮件
4. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多 件事情
5. 可适当用使用大写字母或特殊字符来突出标题
6. 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题
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3、称呼与问候
§恰当地称呼收件者
–邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒 某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应； 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。