档案计算机检索系统概述
第七章 文书工作与档案管理-档案的检索、利用与编研
7．文号索引
文号索引是将档案的文号与档号相对 应，提供按文号检索档案途径的检索工具。 文号索引一般采用表格形式，所以通常称 之为文号档号对照表。
8．人名索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物 并指明其出处的检索工具。档案人名索引 的编制方法，是将档案内容中涉及的人名 摘录出来加以排列，所以索引的格式主要 包括人名和档号两种。档案馆(室)日常使 用的人名索引，通常采用卡片形式。
分类标引概念转换的基本做法是根据 主题分析的结果，查找档案分类表，将其 相应类目的分类号作为检索标识赋予被标 引文件。
7.1.3 常用档案检索工具及其编制方法
1. 案卷目录
案卷目录是以案卷为单位，依据档案 整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统 计案卷数量，监督、保护档案材料的一种 管理工具；也是档案馆(室)最基本的、使 用较为频繁的一种检索工具。它既是查找 档案最基本的工具，又是编制其他检索工 具所必须使用的工具。
（1）主题分析
主题分析是确定被标引档案主题概念 的过程。主题分析的主要内容有两方面： 一是分析主题的类型；二是分析主题的构 成要素(亦称主题因素)。主题的类型依据 档案内容可分为单主题和多主题。单主题 是指一件(卷)档案只表达一个问题，多主 题是指一件档案表达两个以上的问题。
（2）概念转换
在确定了文件的主题概念之后，应将 其转换为检索语言标出，这个过程即为概 念转换的过程，也就是给出检索标识的过 程。
（1）档案开放的本质
档案开放的本质就是让更多的人利用更 多的档案，充分发挥档案的价值。
档案的开放和档案的利用也是一对具有 从属关系的概念。档案的开放从属于档案的 利用，档案的开放也是档案利用的一种特殊 形式。
（2）档案开放的办法
各级国家档案馆开放档案的利用手续： 大陆公民持有效身份证或工作证、介绍信， 可直接到档案馆利用。
2021自考“档案文献检索”笔记(1)
2021自考“档案文献检索”笔记（1）第一章档案文献检索系统概述单选、多选：1、狭义的档案文献检索是指（查找）。
2、存储是查找档案信息的（前提）或（基础）。
3、档案文献检索的基本原理是实现档案需求与相关档案信息的（匹配）。
4、存储阶段的目的是使档案信息达到高度的（组织化）。
5、事实检索是直接回答利用者所需特定主题的（确定性）检索，检索出的结果是某种事实。
6、（文献检索）是一种（相关性）的检索，一般说来，并不能直接回答利用者提出的问题。
7、存储部分的主题功能是通过著录标引，编制检索工具，建立数据库等手段使档案信息（有序化）。
8、检索部分的主要功能是通过编制检索策略实现利用者提问与档案信息的（有效匹配）。
9、存储阶段的对象是（档案文献群）。
10、文献单元方式和标识单元方式的结合，可将全部文献数据组成一个（文献_语词矩陈）。
11、（检索效率）是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性程序，它是衡量检索系统性能的一个最基本的指示。
12、（查全率）是衡量某一检索系统从文献集合中检出相关文献与全部相关文献的百分比。
13、查全率和查准率之间存在着（互逆）关系。
14、数据覆盖之称为收录范围，指一个检索系统（已收录数据量）与（应收录数据理）的百分比，它反映该检索系统的资源拥有状况。
15、（响应时间）是指一次检索过程中从利用者向检索系统提出问题到检索完成（匹配）过程，形成检索结果，应付利用者的需要全部时间。
16、可存性是指一个档案文献检索系统的（易用程度），横量系统可存性的定律是（穆斯定律）。
多选：1、广义的档案文献检索包罗（存储）和（查找）两个具体过程。
2、档案文献检索可以采取的形式有数据检索、事实检索、文献检索、智能化检索。
3、数据检索是直接回答利用者所需要的有关特定主题的查询、检索出的结果是（数据）、（公式）、（图表）等。
4、原始文献通常是通过转化成（二次文献）或（三次文献）的方式进入存储子系统的。
5、档案文献检索按照，目录构成或计算机文档中数据摆列方式的不同，可区分（文献）单元方式和（标识）单元方式。
计算机及网络检索概论
计算机及网络检索经历了手工检索、脱机批处理检索、联机检索和网络检索等 多个发展阶段，随着计算机技术和网络技术的不断进步，检索效率和准确性不 断提高。
重要性及应用领域
重要性
计算机及网络检索是现代信息社会的 重要组成部分，能够快速、准确地获 取所需信息，提高工作效率和决策水 平。
应用领域
计算机及网络检索广泛应用于图书馆 、情报机构、科研机构、企业等领域 ，为学术研究、产品开发、市场竞争 等提供有力支持。
阅读操作。
利用搜索引擎进行网络资源查找和筛选操作演示
访问搜索引擎
在浏览器中输入搜索引擎网址，进入搜索引 擎界面。
输入关键词
在搜索引擎的检索框中输入需要查找的关键 词。
执行搜索
点击“搜索”按钮，执行网络资源查找操作 。
筛选结果
根据搜索结果中的标题、摘要、链接等信息， 筛选出与需求相关的网络资源。
THANKS
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全球最大的同行评议学术论文索引数据 库。
VS
Google Scholar
学术资源搜索引擎，涵盖各类学术出版物 。
数据库检索方法与技巧分享
关键词检索
输入与主题相关的关键词进行检索。
高级检索
使用逻辑运算符（AND、OR、NOT）组合关键词，提高检索精度。
数据库检索方法与技巧分享
数据库检索方法与技巧分享
使用加减号限定检索范围
在搜索框中输入带有加号或减号的关键词，限定或排除某些特定信息的检索结果。
利用高级搜索界面进行复杂查询
通过搜索引擎的高级搜索界面，设置多个查询条件，实现复杂查询需求。如限定时间范围 、指定网站域名、设置文件类型等。
04
学术资源数据库介绍及使用指南
第八章___档案检索
第二节 《中国档案主题词表》
《中国档案主题词表》是由表达档案内 容主题的自然语言中优选出的语义相关、族 性相关的科学术语所组成的规范化词典。
一、《中国档案主题词表》的选词原则与选 词范围 （一）选词原则 （二）选词范围
二、《中国档案主题词表》的结构体例 （一）主表 （二）词族索引 （三）范畴索引 （四）附表——人名表、机构名表
第八章 档案检索
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节 第六节 第七节 档案检索概述 中国档案分类法》 《中国档案分类法》 中国档案主题词表》 《中国档案主题词表》 档案著录 档案标引 档案检索工具与目录中心 档案的计算机检索
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二、档案检索工具的种类 （一）按检索范围分 1.全宗范围 2.档案馆（室）范围 3.若干馆范围 4.专题范围
（二）按载体形式分 1.纸张式检索工具 2.缩微式检索工具 3.机读式检索工具
（三）按编制方式分 1.目录 2.索引 3.指南
（四）按排检方法分 检索工具按排检方式分为分类和主题 两大类。
第七节 档案的计算机检索
一、档案计算机检索的特点 （一）检索速度快 （二）检索点多，检出率高 （三）能满足多元检索需求，检索效果好 （四）利于实现资源共享 （五）服务方式灵活多样
二、计算机检索系统的基本结构 （一）硬件 （二）软件 （三）数据
三、计算机检索系统的流程 （一）档案信息的输入（存储） （二）档案信息的输出
一、档案标引方式 （一）标引工作按照工作方式分为人工标引和 机器标引 （二）标引工作按照检索体系区分为分类标引 和主题标引 （三）标引工作按提供检索标识的数量可分为 浅度标引和深度标引
谈档案信息检索系统和检索效率
谈档案信息检索系统和检索效率摘要：档案信息检索系统由与档案信息检索密切相关的因素所构成，主要包括：档案信息检索系统的目标、数据库、检索语言、检索设备和装置、检索软件、检索方式等。
关键词：档案信息；检索系统；建设效率档案信息检索系统由与档案信息检索密切相关的因素所构成，主要包括：档案信息检索系统的目标、数据库、检索语言、检索设备和装置、检索软件、检索方式等。
1 档案信息检索系统的构成要素1.1 系统目标明确档案信息检索系统的服务对象、专业范围、所包含的档案种类、档案载体类型、档案的时间跨度等，从而确立档案信息检索服务所要达到的基本目标和基本任务。
1.2 档案数据库数据库是档案信息检索系统必不可少的要素，包括档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库等。
档案目录数据库是对档案内容和形式特征的描述和表达，它反映了档案的情报特征，可以记录和识别一份档案，档案目录信息的有序集合构成了不同的档案检索工具。
随着多媒体技术的广泛应用，在档案目录检索系统、全文检索系统的基础上，多媒体档案信息检索系统将逐渐增多。
1.3 档案检索语言档案检索语言是表达档案主题概念及其相互关系的概念标识系统，是档案标引和检索的工具。
检索语言是转换主题概念的依据，它的作用是将档案文献内容和检索课题的主题概念转换成检索系统可以识别和处理的标识，从而实现档案信息的检索。
1.4 计算机硬件系统中采用的各种硬件设备和装置的总称。
包括存储和记录档案信息的载体，用于档案检索的机具、装置和信息传递设备等，如卡片式、书本式、缩微式、计算机网络检索设备等。
从20世纪70年代末至今，档案检索设备和装置的更新和换代反映了档案手工检索逐步走向计算机化和网络化检索的发展历程。
1.5 档案检索软件档案检索软件是计算机档案信息检索系统的构成要素之一。
档案检索软件可自行开发，也可以从市场上购买。
必须事先分析本单位、本系统档案检索需求，以档案信息检索系统服务的目标定位为依据，开发或选择档案检索软件。
计算机检索技术概述
截词检索与截词检索算符
后截断
无限截断
如：physic*
Physic physics physicst
中文数据库里面 习惯称为“前方一 致”
physicalism
有限截断
如：physic??
Physic physics
1.本课题包含“神经网络” “旋转机械” “故障诊断”三个概 念,“应用”和“研究”属于意义过于宽泛的词，不应该作为检索 词。
2.扩展 神经网络：相关的上位词有人工智能 旋转机械 故障诊断：相关词有故障定位、故障检测，上位词有
容错技术 3.检索式：
（神经网络 OR 人工智能）AND（旋转机械）AND (故障诊 断 OR 故障定位 OR 故障检测 OR 容错技术）
检出的相关文献量系统数据库中的相关文献总量x1004545扩大检索范围扩大检索范围提高查全率的方法提高查全率的方法11跨库检索跨库检索22选择较大检索范围的字段如摘要选择较大检索范围的字段如摘要33外文单词使用截词符外文单词使用截词符44使用上位词如飞行器使用上位词如飞行器航天飞机航天飞机载人载人航天飞机航天飞机55考虑同义词或近义词使用布尔逻辑符考虑同义词或近义词使用布尔逻辑符oror连接连接66逐步扩大算符的检索范围逐步提高查全率的算逐步扩大算符的检索范围逐步提高查全率的算符依次是
检索策略在计算机检索中直接决定检索结果 的准与全。
计算机检索技术概述
1. 确定检索词
➢ 切分：是对课题的语句以词为单位进行切 分，转换为检索的最小单元。
例：检索“吸烟与肺癌的关系研究”相关文献。 例：检索“肺气肿病人的血氧测定法”方面的相
自考“档案文献检索”笔记(6)
自考“档案文献检索”笔记（6）第十章单选、多选1、档案计算机检索由硬件、软件和数据三部分构成。
2、数据检测的内容一般有四个方面，即一致性检测、完整性检测、合法性检测、合理性检测。
3、档案计算机检索系统的安全保密功能包含两个方面：一是数据库系统的安全；二、是计算机网络系统的安全。
4、数据库系统包罗数据库、数据设库办理软件和数据库办理员三部分。
5、带有倒排索引的数据库称为倒排数据库。
6、按计算机处理技术分类计算机检索包罗：布尔检索、截词检索、原文检索、；加权检索、聚类检索。
7、按检索项目分类计算机检索包罗：单项检索、多项检索。
8、按检索系统功能的强弱分类计算机检索包罗：普通检索\初级智能检索\高级智能检索。
9、档案计算机检索的开发过程包罗四个阶段：系统分析、系统设计、系统实现（程序编制与调试）和系统运行与维护。
10、系统设计阶段需要考虑三个因素：用户、资源、数据。
11、对系统的维护集中在以下四个方面：紧急维护、日常性维护、满足用户特殊档案需求、改善系统性能。
简述、论述一、简述档案计算机检索系统的基本功能和基本结构？答：功能：①数据输入，检测与维护功能；②编目与检索功能；③利用统计与借阅办理功能；④信息安全与密级控制功能。
基本结构：硬件是检索系统的依赖的设备，由主机和外设组成；软件是为了完成检索操作而编制的计算机程序，主要由系统软件和应用软件组成。
数据主要有档案目录信息，电子文件多媒体文件，检索语言词典，相关的数据属性信息。
二、简述计算机脱机批处理检索的特点？（1）它是把用户的查按要求进行分批处理，对用户提问不立即回答。
而是集中起来，一起送入计算机，统一处理。
（2）户一般不直接使用计算机，提出的查找要求，也不能马上得到检索结果，而是系统操作人员统一输入提问，统一整理查询结果分发给用户。
三、简述计算机联机检索的特点？答：用户或检索中心的检索的检索人员通过计算机终端或网络工作站，以人手一机对话方式直接对档案数据进行检索，浏览输出。
电子档案管理系统
电子档案管理系统随着信息技术的不断发展，电子档案管理系统成为了现代企业管理的重要工具。
电子档案管理系统是一种通过电子设备存储、管理和检索档案的系统，使得企业可以更加高效地管理和利用档案资源。
本文将对电子档案管理系统的定义、特点以及使用的好处进行探讨，并介绍一些常见的电子档案管理系统。
一、电子档案管理系统的定义电子档案管理系统是一个综合的信息管理系统，通过数字化的方式将档案资料存储于计算机或网络服务器中，并提供相应的管理和检索功能。
它的主要目标是提高档案管理的效率和可靠性，减少纸质档案的使用和维护成本。
与传统的纸质档案管理相比，电子档案管理系统具有更加便捷、高效的特点。
二、电子档案管理系统的特点1. 数字化存储：电子档案管理系统将档案资料以数字化的形式存储在计算机或网络服务器中，可以实现大规模、高效率的存储管理。
2. 统一管理：所有的档案资料都可以在同一个系统中进行统一管理，方便管理人员进行档案的整理、归档和调阅。
3. 多用户共享：电子档案管理系统支持多用户使用，不同部门的员工可以同时访问和维护档案，提高工作效率。
4. 安全可靠：电子档案管理系统具有完善的权限管理机制，可以对档案资料进行加密和备份，保证档案的安全性和可靠性。
5. 快速检索：通过电子档案管理系统，用户可以通过关键词、日期、部门等多种方式快速检索到需要的档案资料，提高检索的准确度和速度。
三、电子档案管理系统的好处1. 提高工作效率：电子档案管理系统可以快速、准确地检索和获取档案资料，避免了传统人工检索耗费的时间和精力，提高了工作效率。
2. 节约空间：电子档案管理系统不需要大量的纸质档案空间，节约了企业的存储成本，同时也减少了对自然资源的消耗。
3. 保护档案安全：电子档案管理系统具有严格的权限管理和备份机制，可以有效地保护档案的安全，防止损毁和丢失。
4. 便于共享合作：电子档案管理系统支持多用户同时访问和维护档案，方便不同部门之间的合作和信息共享。
检索系统名词解释
检索系统名词解释
根据对信息资源中不同对象和层次揭示上的需要，文献目录、索引、机读数据库、网络搜索引擎等信息资源检索工具构成的以不同检索需要为目标的、形式多样的、完备的系统。
所谓检索系统，是指图书情报档案工作者和其他学者按某种方式方法建立起来的供读者查检图书情报档案资料等信息的某种有层次的体系。
它们是客观存在的设施和设备，依次有如下两大层次。
就文献信息事业来讲，我国主要有三大文献信息系统，即图书馆系统、情报所系统和档案馆系统，可视为宏观检索系统。
（1）图书馆系统，纵横交错组成了一个全国性的图书馆网。
读者查找图书情报资料，不仅要利用自己所在单位的图书馆，而且可以通过互联网络上每一个互联的网馆查找信息。
（2）情报信息系统，是以中国科学院文献情报中心和中国科学技术信息研究所为核心的全国信息所网络，以及中国社会科学院情报信息系统。
（3）档案馆系统，是从中央到地方的各级各类档案馆组成的网络系统。
就检索的工具和方式来讲，有机器检索系统和手工检索系统。
（1）机检系统，即计算机检索系统，是指用电子计算机和数据库存储、检索文献信息资料的系统。
其组成包括计算机、数据库、管理软件和通信网络检索终端，数据库是其核心。
而这些所有的用于文献检索的电子计算机可以联成一个庞大的网络，进行国内外的联机检索，现已发展成网络检索系统。
但仅有计算机和网络还不行，还必须依赖数据库才能检索到文献信息。
（2）手工检索系统，是指传统的靠查目录卡片、工具书等来检索的体系，如图书馆目录体系、工具书检索体系等。
档案信息计算机的检索
档案信息计算机的检索作者：王萍来源：《办公室业务》 2013年第4期文／王萍一、档案信息计算机检索的特点一是信息存储量大、检索速度快、检索效果好。
二是检索途径多元化。
三是档案信息的检索对计算机系统的依赖性强。
运用计算机检索档案信息的查全率、查准率与档案工作者、利用者熟练掌握计算机检索文档的知识及检索技能的掌握有着密切的关联，特别是在档案信息服务经济建设和服务民生工作中，要求档案工作者不仅要掌握计算机档案检索知识，而且要向广大的利用者普及档案检索知识，才能有效地提高档案信息的利用效益，极大地扩展档案工作的社会影响力，提高档案工作的社会地位。
二、档案计算机检索系统的建立建立功能完善的档案计算机检索系统，应科学地进行检索流程和档案信息检索级别设计。
（一）计算机检索流程设计。
档案计算机检索流程包括档案文献信息的输入和档案文献信息的输出两部分，具体流程如图所示。
1，档案文献信息的输入。
计算机文献检索系统的基础是数据库的建立，包括文献的选择、标引、加工和输入等一系列的过程，数据库的数据数量和质量对于计算机检索系统的性能具有直接影响。
为适应档案现代化管理需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息，实现档案信息共享，目前，我国各省（市）国家档案馆均制定了《综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》。
该标准分别制定了适用于文书立卷改革前的档案目录的《案卷级目录数据库结构与著录格式》和适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案目录的《文件级目录数据库结构与著录格式》。
文档管理系统机读目录输入规范，采用19992月1日实施的《档案著录规则DA/T 18-1999》的著录项，文档管理软件在案卷级著录和文件级著录选取的主要著录项目字段有：题名、并列题名、文件编号、责任者、附件、稿本和文种、密级与保管期限项、文件形成时间项、载体类型、数量及单位、分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。
档案文献检索系统.doc
第一章档案文献检索系统概述1．广义的档案文献检索包括存储和查找两个具体过程。
前者是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，通过编制检索工具、建立数据库等方法使之成为有序的档案信息集合的过程；后者则是指在档案信息集合中选择、获取特定档案信息的过程。
2．简答档案文献检索的基本原理：是实现档案需求与相关档案信息的匹配，即将特定的档案需求与存储在检索系统中的档案信息进行相符性比较，根据一定标准从中选择出符合需求的档案信息。
匹配的实现是存储和查找互相作用的结果。
3．存储阶段的目的是：使档案信息达到高度的组织化。
主要采取对档案文献进行标识化压缩处理的方法，即把档案文献中具有检索意义的特征用语词、代码等符号表示出来，通过编目、编写提要等方式将档案原件转换成一种篇幅较短的特殊文献形式，一般成为简短记录档案文献特征的一个条目，并按照一定的规则把这些条目组织起来，形成有序的档案信息集合，供查找之用。
4．查找阶段的目的：是获取所需档案信息，主要方法是对档案需求课题进行标识化处理，形成检索提问，再将提问标识与档案信息集合中的标识进行相符性比较，选择出所需要的档案信息，也就是说，在存储的逆过程中把所需档案查找出来。
（3、4题可合并一题）5．档案文献检索同其他文献检索一样，可以采取三种形式：（1）数据检索。
这种检索是直接回答利用者所需要的有关特定主题的查询，检索出的结果是数据、公式、图表等。
（2）事实检索。
这种检索也是直接回答利用者所需特定主题的确定性检索，检索出的结果是某种事实。
（3）文献检索。
这种检索是要查出记载所需信息的档案文献，但检索结果所提供的并不是文献本身，而是文献线索，检索人员借助文献线索中提供的存址提取档案文献，再从文献中获得所需信息。
6．试述档案文献检索系统的构成与功能？从检索系统的整体功能出发，去设计规划各个因素或环节的构成方式及其相互关系，可以使整个检索系统的功能得到改善，从而获得较好的检索效果。
档案文献检索系统包括两大部分：存储部分和检索部分。
检索系统简介介绍
信息获取
检索系统是现代社会信息获取的 重要工具之一，它能够快速、准 确地查找出所需信息，提高工作
效率和生活品质。
数据处理和分析
检索系统在数据处理和分析领域 中也发挥着重要作用，它能够从 大量的数据中提取出有价值的信
息，为决策和预测提供支持。
知识管理和传承
检索系统有助于知识的积累、管 理和传承，它能够将大量的知识 进行分类、组织和索引，方便用 户查询和使用，促进知识的传播
提供网页、图片、视频、新闻 、地图等搜索服务。
搜狗搜索算法注重提供准确、 相关的搜索结果，并强调对用 户隐私的保护。
支持多种搜索语法，如关键词 搜索、高级搜索、布尔搜索等 。
04
检索系统的优化建议
提高信息质量
精确匹配算法
采用精确匹配算法，确保用户输入的关键词与检索结果中的信息 完全匹配，提高检索准确率。
特点
检索系统具有高效性、准确性和便捷性等特点。它能够根据 用户的查询需求，快速地搜索和筛选出相关信息，并对其进 行排序和展示，使用户能够更加方便地获取所需信息。
检索系统的应用范围
01
互联网搜索
搜索引擎是互联网上最常用的检索系统之一，它能够根据用户的关键词
输入，快速地搜索出相关的网页、图片、视频等信息。
和应用。
02
检索系统的工作原理
检索系统的工作原理
• 检索系统是一种用于信息检索的工具，它可以帮助用户快速、 准确地找到所需的信息。随着互联网的快速发展，检索系统在 各个领域都得到了广泛的应用。下面将分别介绍检索系统的工 作原理以及在信息检索过程中的各个环节。
03常见的检索系统搜索全球最大的中文搜索引擎，日均搜索 请求量达数十亿次。
06索引擎，通过不断优化算法和提升用户体验，行分类和匹配，等功能，提高用户体验和搜索效 率。
档案信息管理系统
档案信息管理系统摘要：随着科技的不断发展，传统的纸质文档管理方式正在逐渐被数字化档案信息管理系统所取代。
档案信息管理系统是一种以电子化形式存储、管理和检索档案信息的工具。
本文将介绍档案信息管理系统的概念和功能，分析其优势和应用场景，并讨论其对档案管理工作的影响和未来发展方向。
一、引言档案是组织或个人长期积累的重要信息资源，对于保护和利用这些档案，提高信息管理效率和质量具有重要意义。
传统的纸质档案管理存在许多问题，如存储空间占用大、档案检索困难、易损坏等。
而档案信息管理系统的出现，为档案管理工作提供了全新的解决方案。
二、档案信息管理系统的概念和功能档案信息管理系统是一种基于计算机和网络技术开发的管理工具，它能够将档案信息电子化存储、管理和检索。
档案信息管理系统的主要功能包括：1. 档案信息的电子化存储：将原始档案信息转换为电子文档，并利用数据库等技术进行统一管理和存储。
采用数字化存储方式，可以有效地节约存储空间，并且方便快捷地进行备份和恢复。
2. 档案检索与查询：通过系统提供的检索功能，用户可以根据关键词、时间范围等条件快速找到所需档案，提高检索效率。
同时，系统还可以为用户提供多种查询方式，如按类别、按关联性等。
3. 档案权限管理：系统可以对不同用户进行权限划分，实现对档案信息的安全可控。
只有具备相应权限的用户才能查看、修改或删除档案信息，保护档案信息的完整性和可信度。
4. 档案流程管理：系统能够对档案的流转过程进行全程管理，包括档案的申请、审批、归还等环节。
通过电子化的流程管理，可以提高档案管理的效率和准确性。
三、档案信息管理系统的优势和应用场景档案信息管理系统相比传统的纸质档案管理方式具有许多优势，主要包括：1. 提高工作效率：通过电子化的方式管理档案信息，可以减少人工操作和查找时间，提高工作效率。
同时，档案信息管理系统还可以自动化流程，减少了人为的操作错误。
2. 节约资源成本：传统的纸质档案管理方式需要大量的存储空间和人力物力去维护，而档案信息管理系统可以将档案信息电子化存储，有效节约了存储成本，同时减少了纸张的使用。
第九章_档案的检索
二、档案标引工作 三、《中国档案分类法》和 《中国档案主题词表》
一、档案著录工作
档案著录就是在编制档案检索工具时，对档 案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 著录工作是编制检索工具的前提和基础，此外， 还具有档案登记，介绍、报道和交流馆（室）藏的 作用。 按照国家标准《档案著录规则》的规定，档案 著录工作主要包括著录项目、标识符号、著录格式、 著录级别、著录项目细则等内容。
段落符号式条目著录格式将著录项目分为四个段落
著录条目实例 A1
M33+P13 462001
8172-39 83-45 [奏为请饬川省筹拨银两以济甘民采买籽种情由并与左宗棠 接交篆务事]/(清)穆图善(署理陕甘总督).—副本： 录副奏 片 .—永久 .—同治8年2月18日(18690330) .—朱批时间同 治8年3月29日(18690510) 筹拨银两 采买籽种 交接篆务 左宗堂 四川省
代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。
？ 用于不能确定的著录内容，一般与“[ ]”号配合使用。 用于下列著录内容之间：
日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。
… □ 用于节略内容。 用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证
出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。
（三）著录格式
第一段 分类号、档号
第二段 题名与责任说明、稿本与文种、密级与保 管期限、时间、载体类型及形态、附注
NW57
2-13-18-3 12-011-15
05022
36-21
关于批转《××市环境保护实施办法》的通知：×环 字［1998］16号／××县环保局＋××市环境保护实 施办法 ． — 通知． — 内部：长期． —19981112.—4 页： 260mm×184mm （提要略） 环境保护
档案计算机检索特点和过程论文
浅谈档案计算机检索的特点和过程摘要随着信息技术的快速发展，计算机技术在人们的日常生活与工作中发挥着越来越重要的作用，对于档案管理工作而言也是如此。
本文先对档案计算机检索的涵义进行了简单介绍，然后重点分析了档案计算机检索的特点和过程，并在最后呼吁针对档案计算机检索在存在的薄弱环节和问题进行整改与创新。
关键词档案计算机检索特点过程档案计算机检索是以电子计算机作为检索设备，将档案信息以二进制代码形式记录在磁性载体或光学载体上，由计算机检索软件进行控制，对输入的档案信息进行整形、存储、输出、统计等操作的一种检索。
它与其他手工检索的差别在于档案检索系统是以计算机作为检索设备，档案信息不是以汉字形式记录在计算机上的，而是以计算机能识别的语言，也就是所谓的0、1形式的二进制代码形式记录的。
计算机检索是档案部门与用户互动的楔口。
建立档案计算机检索系统能充分提示和开发档案信息资源，将静态的“死”档案转变成动态的“活”信息，并向社会各界提供利用，有助于推动档案信息化事业的繁荣与发展。
档案计算机检索工作是一项专业面广、技术性强、难度大的信息咨询服务工作，其质量控制受到诸多因素的影响，几乎每个环节都对计算机检索产生作用。
但对其起关键作用的因素主要是两方面：硬件即数据库质量，软件即档案检索人员的综合素质。
其中，数据库是计算机检索系统中的信息源。
数据库中存储的信息数量和质量，对于检索系统性能的优劣具有决定性影响。
查全率、查准率是衡量检索系统性能的基本指标，也是决定用户满意度的关键因素。
一、档案计算机检索的特点档案计算机检索在检索方法、检索性能上与手工检索相比，具有以下特点：（一）信息储存量大，检索途径多计算机具有一次输入、多次输出的特点。
凡是输入计算机的检索项目均可成为检索入口，产生众多的检索点。
因此，在档案检索时，既可以按单个著录项目检索，也可以将若干个著录项目组合起来检索；既可以用人工语言检索，也可以用自然语言检索，有效地提高了档案信息的检出率。
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档案计算机检索系统概述
档案计算机检索是指利用计算机对档案信息进行查找与利用与传统的档案信息查找方法相比，计算机检索的本质没有变，只是检索的手段、信息的表示方式、存贮结构和匹配方法发生了变化。
计算机检索是用计算机可以识代码来表示信息，用便于计算机决速存取的方式来存贮信息，其匹配方法由人工比较变为机械匹配，匹配标准由隐式变为显式。
在计算机匹配过程中，原先表达概念的问语符号变为没有内涵的字符串；信息检索过程是字符串匹配和逻辑运算的过程，与用户需求的字符中与计算机内存贮的大量字符串进行比较和处理的过程，若两者一致或部分—致，并符合给定的逻辑运算条件，即为命中，系统最后将命中的信息输出给用户。
一、档案计算机检索的特点
利用计算机进行档案文献检索，相对于传统的手工检索有许多不同的特点。
（一）检索速度快
使用手工查找文件级档案条目，须逐张翻检有关检索工具。
繁琐又费时而计算机的高速运算能力和强大的逻辑判断能力，使计算机检索的速度大大超过了手工检索。
（二）检索途径多
计算机检索能同时满足多途径检索的要求，如可将关键字、责任者等项目进行组配，进行“人机对话”式的检索，随时分析判断检索结果，根据需要扩大或缩小检索范围，不断地调整修改检索策略，直到获得满意的检索结果，而手工检索则不易做到。
（三）实现动态检索
由于计算机检索系统采用灵活的逻辑运算，使各类检索词之间能够灵活地进行组配，并能动态地修改检索式。
这种检索方式特别适用于比较复杂的多元检索。
另外，通过联机可及时检索到最新更新的档案信息。
（四）实现检索信息共享
计算机检索系统的数据库中的信息都是按一定规定编码的数字化信息，它们可以方便地套录、传输，并可根据需要制成多种形式的信息资料。
通过计算机网络，还可使各个信息源之间连通，实现异地信息共享。
（五）检索结果比较直观
全文档案信息在检索系统中可以被加工处理成图像动画以及蚤各种视频、音频信息。
这样，计算机对档案的检索具有灵活的数据组织、管理和检索的能力，便于用户检索。
档案原文内容也可以作为检索结果直接进行浏览。
（六）检索结果输出方式灵活实用
档案计算机检索系统的检索结果可以在检索终端上显示阅读，也可以联机打印或脱机打印。
（七）检索内容新、实时性强
档案计算机检索系统能检索到所有刚刚收入计算机系统的、允许查阅的所有档案及有关数据和尚未纳入手工检索系统的最新开放的档案。
（八）建立系统的费用较大
计算机检索系统与数据库的建立需花费大量的人力和财力，档案计算机检索系统可能包含的检索费用不仅包括档案的显示费和计算机检索时用去的机时费，而且还包括国际和国内的通信费。
费用问题还可能会成为用户的负担，因此建立计算机档案检索系统的费用较大。
（九）检索质量较难控制
计算机不具备人脑的思维能力，完全按照输入的提问词或其他标识进行机械“匹配”来命中检索结果。
所以，档案计算机检索系统的查全和查准质量完全取决于所用提问词及其组配关系，这是一个比较复杂而难处理的问题。
有时为了取得正确的提问词和检索策略，还需要事先进行手工预检。
二、计算机检索对档案数据的要求
要实现档案计算机检索，首先要对档案数据进行前期准备工作，即将收集来的大量档案资料按一定的体系和规则进行处理和存贮，其中包括著录、标引、填写输入单和进行输入等。
只有将大量档案文献信息按—定的体系和规则进行处理后，才能使文献具有检索标识，具有检索标识的数据输入到计算机里，才能组织成具有一定的数据结构的系统以供检索。
因此，处理是档案计算机检索的基础，并且直接决定了档案计算机检索工作的质量。
（一）档案数据制作必须符合标准化要求
为了充分发挥计算机检索系统的基本功能，必须坚持数据制作的标准化，即统一著录项目（明确规定著录主要项目和著录选择项目），统一著录格式（著录项目及其排列次序），统—检索语言（主题词表和分类表），统—审校（对著录协引结果的审校）。
（二）输入数据必须满足输出数据要求
通常计算机检索系统有三个主要部分，即数据输入，数据处理和数据输出；档案工作者在建立计算机档案检索系统实践中，总结了成功的经验，提出在设计具体的计算机档案检索系统时对档案著录标引的要求。
首先必须考虑输出问题，即在确定使用计算机时，先明确我们要计算机给我们什么样的处理结果，并用处理结果的要求确定输入数据所要求的内容。
进一步说，在确定输入数据时，必须满足输出时可能应用到的所有档案数据，而且还要事先确定统一的档案数据录入的著录格式，以确保建立起来的计算机检索系统有一个系统的统—基础，使系统适应多种方式的档案信息开发和利用的要求，充分发挥计算机系统一次输入、多次、多种、多样输出的功能。
为此，在设计一个检索系统时，就要特别注意这样一个问题，如果所需要的档案输入信息数据不容易得到，这时就要重新考虑输出要求，或者修改系统目标。
（三）检索标识必须满足检索要求
档案计算机检索系统如同其他任何文献计算机检索系统一样，系统建立时，必须具备检索标识。
所谓检索标识是以简明形式表示档案内容特征的标识，使用这种一目了然的检索标识可以区分档案文件，辨识档案文件，并作为档案存贮和检索的主要依据和线索，它可以在档案文件和检索者或用户之间建立一定的检索关系，从而使建立起来的档案检索系统成为存贮有标识、检索有途径的名副其实的检索系统。
档案标引是对档案文献赋予这种检索标识的过程。
三、结论
总之，计算机检索档案信息的经验是知识的积累，档案人员者掌握档案信息检索知识与检索技巧，能极大地提高档案信息的社会价值，使档案工作服务能力得到显著提高。