档案计算机检索系统概述

档案计算机检索系统概述

档案计算机检索是指利用计算机对档案信息进行查找与利用与传统的档案信息查找方法相比，计算机检索的本质没有变，只是检索的手段、信息的表示方式、存贮结构和匹配方法发生了变化。计算机检索是用计算机可以识代码来表示信息，用便于计算机决速存取的方式来存贮信息，其匹配方法由人工比较变为机械匹配，匹配标准由隐式变为显式。在计算机匹配过程中，原先表达概念的问语符号变为没有内涵的字符串；信息检索过程是字符串匹配和逻辑运算的过程，与用户需求的字符中与计算机内存贮的大量字符串进行比较和处理的过程，若两者一致或部分—致，并符合给定的逻辑运算条件，即为命中，系统最后将命中的信息输出给用户。

一、档案计算机检索的特点

利用计算机进行档案文献检索，相对于传统的手工检索有许多不同的特点。

（一）检索速度快

使用手工查找文件级档案条目，须逐张翻检有关检索工具。繁琐又费时而计算机的高速运算能力和强大的逻辑判断能力，使计算机检索的速度大大超过了手工检索。

（二）检索途径多

计算机检索能同时满足多途径检索的要求，如可将关键字、责任者等项目进行组配，进行“人机对话”式的检索，随时分析判断检索结果，根据需要扩大或缩小检索范围，不断地调整修改检索策略，直到获得满意的检索结果，而手工检索则不易做到。

（三）实现动态检索

由于计算机检索系统采用灵活的逻辑运算，使各类检索词之间能够灵活地进行组配，并能动态地修改检索式。这种检索方式特别适用于比较复杂的多元检索。另外，通过联机可及时检索到最新更新的档案信息。

（四）实现检索信息共享

计算机检索系统的数据库中的信息都是按一定规定编码的数字化信息，它们可以方便地套录、传输，并可根据需要制成多种形式的信息资料。通过计算机网络，还可使各个信息源之间连通，实现异地信息共享。

（五）检索结果比较直观

全文档案信息在检索系统中可以被加工处理成图像动画以及蚤各种视频、音频信息。这样，计算机对档案的检索具有灵活的数据组织、管理和检索的能力，便于用户检索。档案原文内容也可以作为检索结果直接进行浏览。

（六）检索结果输出方式灵活实用

档案计算机检索系统的检索结果可以在检索终端上显示阅读，也可以联机打印或脱机打印。

（七）检索内容新、实时性强

档案计算机检索系统能检索到所有刚刚收入计算机系统的、允许查阅的所有档案及有关数据和尚未纳入手工检索系统的最新开放的档案。

（八）建立系统的费用较大

计算机检索系统与数据库的建立需花费大量的人力和财力，档案计算机检索系统可能包含的检索费用不仅包括档案的显示费和计算机检索时用去的机时费，而且还包括国际和国内的通信费。费用问题还可能会成为用户的负担，因此建立计算机档案检索系统的费用较大。

（九）检索质量较难控制

计算机不具备人脑的思维能力，完全按照输入的提问词或其他标识进行机械“匹配”来命中检索结果。所以，档案计算机检索系统的查全和查准质量完全取决于所用提问词及其组配关系，这是一个比较复杂而难处理的问题。有时为了取得正确的提问词和检索策略，还需要事先进行手工预检。

二、计算机检索对档案数据的要求

要实现档案计算机检索，首先要对档案数据进行前期准备工作，即将收集来的大量档案资料按一定的体系和规则进行处理和存贮，其中包括著录、标引、填写输入单和进行输入等。只有将大量档案文献信息按—定的体系和规则进行处理后，才能使文献具有检索标识，具有检索标识的数据输入到计算机里，才能组织成具有一定的数据结构的系统以供检索。因此，处理是档案计算机检索的基础，并且直接决定了档案计算机检索工作的质量。

（一）档案数据制作必须符合标准化要求

为了充分发挥计算机检索系统的基本功能，必须坚持数据制作的标准化，即统一著录项目（明确规定著录主要项目和著录选择项目），统一著录格式（著录项目及其排列次序），统—检索语言（主题词表和分类表），统—审校（对著录协引结果的审校）。

（二）输入数据必须满足输出数据要求

通常计算机检索系统有三个主要部分，即数据输入，数据处理和数据输出；档案工作者在建立计算机档案检索系统实践中，总结了成功的经验，提出在设计具体的计算机档案检索系统时对档案著录标引的要求。首先必须考虑输出问题，即在确定使用计算机时，先明确我们要计算机给我们什么样的处理结果，并用处理结果的要求确定输入数据所要求的内容。进一步说，在确定输入数据时，必须满足输出时可能应用到的所有档案数据，而且还要事先确定统一的档案数据录入的著录格式，以确保建立起来的计算机检索系统有一个系统的统—基础，使系统适应多种方式的档案信息开发和利用的要求，充分发挥计算机系统一次输入、多次、多种、多样输出的功能。为此，在设计一个检索系统时，就要特别注意这样一个问题，如果所需要的档案输入信息数据不容易得到，这时就要重新考虑输出要求，或者修改系统目标。

（三）检索标识必须满足检索要求

档案计算机检索系统如同其他任何文献计算机检索系统一样，系统建立时，必须具备检索标识。所谓检索标识是以简明形式表示档案内容特征的标识，使用这种一目了然的检索标识可以区分档案文件，辨识档案文件，并作为档案存贮和检索的主要依据和线索，它可以在档案文件和检索者或用户之间建立一定的检索关系，从而使建立起来的档案检索系统成为存贮有标识、检索有途径的名副其实的检索系统。档案标引是对档案文献赋予这种检索标识的过程。

三、结论

总之，计算机检索档案信息的经验是知识的积累，档案人员者掌握档案信息检索知识与检索技巧，能极大地提高档案信息的社会价值，使档案工作服务能力得到显著提高。