实物档案整理规则
档案分类、排列、编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案:2000年前的文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、长期(C)、短期(D),在每一个保管期限内,按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3(D)一个永久(XX(D10)件号年度:4位,如“2013”保管期限:1或3位,如永久“Y”,长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。
机构或问题:2位,如无该项内容,则用“ZZ”表示。
件号:4位,如“0001”二、会计档案:按“卷”整理,有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序,一年一个流水号,每年按保管期限永久、25年、15年排列,同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。
档号构成:全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号:4位,如“0134”目录号:2位,如:“K1”123案卷级档号构成:全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成:全宗号—目录号—案卷号—顺序号4、计生(再生育审批档案):按“卷”整理,一个目录号一个流水,保管期限为长期。
案卷级档号构成:全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成:全宗号—目录号—案卷号—顺序号5、二轮土地承包档案:按“件”整理,一个年度一保管期限一流水号,保管期限为永久,机构或问题号为ELTD。
档号构成:全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号6、综治(调解案件档案):按“件”整理,一个年度一个流水,保管期限为永久,机构或问题号TJ。
7。
1、JJ2、JJ3、2为SB文件级档号构成:全宗号—目录号—案卷号—顺序号五、特种载体档案:分为实物档案、印章档案、照片档案、光盘档案。
载体分类号分别按序设为SW、YZ、ZP、GP。
1、实物档案按卷整理,目录号为SW。
档号构成:全宗号—分类号—年度—件号。
2、印章档案按卷整理。
目录号为YZ。
案卷级档号构成:全宗号—目录号—案卷号。
档案分类排列编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案:2000年前的文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、长期(C)、短期(D),在每一个保管期限内,按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,长期(C)一个流水号、短期(D)一个流水号。
按“卷”整理档号构成为:全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号:4位,如“0134”目录号:3位,如“001”案卷号:4位,如“0001”顺序号:3位,如“001”2000年后的文件按“件”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、30年(D30)、10年(D10),在每一个保管期限内,按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,30年(D30)一个流水号,10年(D10)一个流水号。
按“件”整理档号构成为:全宗号—年度—保管期限—(组织机构或问题)—件号全宗号:4位,如“0134”年度:4位,如“2013”保管期限:1或3位,如永久“Y”,长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。
机构或问题:2位,如无该项内容,则用“ZZ”表示。
件号:4位,如“0001”二、会计档案:按“卷”整理,有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序,一年一个流水号,每年按保管期限永久、25年、15年排列,同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。
档号构成:全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号:4位,如“0134”目录号:2位,如:“K1”年度:4位,如“2009”案卷号:4位,如“0001”。
三、专业档案:分为民政(低保困难家庭档案)、统计档案、危房翻建档案、计生(再生育审批档案)、二轮土地承包档案、综治(调解案件档案)、信访档案。
实物档案整理规则
实物档案整理规则
实物档案整理规则是指对纸质档案进行分类、整理、归档和保管的一系列规定和标准。
下面将按段落解释实物档案整理规则的要点和注意事项,以便更好地理解和应用这些规则。
1.分类:首先需要将档案进行分类,根据档案的性质、用途和内容进行划分。
可以按照机构、部门、时间、地点、人物等多个维度进行分类,以便于后续的整理和归档。
2.整理:在分类的基础上,需要对档案进行整理。
首先需要对每个档案进行检查,确保每份档案都有清晰的文件名称和档案编号,以避免混乱和遗漏。
其次需要将档案进行排列,按照先后顺序或者重要程度进行排序,以方便后续的查找和使用。
3.归档:归档是指将已经整理好的档案按照一定的规则放置到指定的存储位置。
首先需要确定一个统一的归档原则和标准,例如按照机构、部门、时间、地点、人物等维度进行归档。
其次要制定明确的归档流程和程序,确保每份档案都能够被准确地归档到指定的位置。
4.保管:保管是指对档案进行长期的保存和管理。
首先需要选择适合的存储介质和存储环境,包括温度、湿度、光线等方面的要求,以确保档案能够长期保存。
其次需要定期检查档案的完整性和可读性,进行必要的维护和修复。
此外,需要
制定保密措施,对于涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的档案进行安全保密处理。
总之,实物档案整理规则是对纸质档案进行分类、整理、归档和保管的一系列规定和标准,包括分类、整理、归档和保管四个环节。
这些规则对于管理好企业、机构等各类组织的档案具有重要的意义,可以提高档案的管理效率、保障档案的完整性和可用性,进而为组织的发展和决策提供有力的支持。
档案资料整理规范、分类有序
档案资料整理规范、分类有序一、档案整理几个概念(一)档案整理定义:是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。
(二)档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。
(三)档案整理的文件范围:凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。
(四)档案整理的方法:一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1)以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2)所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。
3)以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,2.0cm三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4)以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5)以“案卷”为单位档案整理的适应范围(1)大部分单位短期保管(现10年)的文书档案,乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理(2)各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
(3)科技档案按“卷”整理,整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。
其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。
档案分类、排列、编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案:2000年前的文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(丫)、长期(C)、短期(D),在每一个保管期限内,按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,长期(C)一个流水号、短期(D)一个流水号。
按“卷”整理档号构成为:全宗号一目录号一案卷号一顺序号全宗号:4位,如“ 0134”目录号:3位,如“ 00T案卷号:4位,如“ 000T顺序号:3位,如“ 00T2000年后的文件按“件”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、30年(D30)、10年(D10),在每一个保管期限内,按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,30年(D30)一个流水号,10年(D10)一个流水号。
按“件”整理档号构成为:全宗号一年度一保管期限一(组织机构或问题)一件号全宗号:4位,如“ 0134”年度:4位,如“ 2013”保管期限:1或3位,如永久“ Y”,长期“C',短期“D',定期30 年“D30'、定期10 年“D10'。
机构或问题:2位,如无该项内容,则用“ ZZ'表示。
件号:4位,如“ 000T二、会计档案:按“卷”整理,有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序,一年一个流水号,每年按保管期限永久、25年、15年排列,同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。
档号构成:全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号:4位,如“ 0134”目录号:2位,如:“K1”年度:4位,如“ 2009”案卷号:4位,如“ 0001”。
三、专业档案:分为民政(低保困难家庭档案)、统计档案、危房翻建档案、计生(再生育审批档案)、二轮土地承包档案、综治(调解案件档案)信访档案。
房地产公司实物档案整理规则(试行)
房地产公司实物档案整理规则(试行)一、档案归档基本原则(一)档案分类原则。
将档案资料按照内容、性质、用途、结构和形式等特点进行分类。
(二)档案完整性原则。
要求档案材料的完整和准确,不得删减、假造。
(三)档案秘密性原则。
保护档案材料的秘密性,严格限制查阅档案的范围和条件,加强档案保密管理。
(四)档案防火原则。
保证档案的安全,防止火灾和其他意外事故造成的损失。
二、档案分类和编制(一)按部门划分:将档案材料按照部门或单位来分类,文件归类,给每个部门或单位一个编号。
(二)按时间划分:将档案材料分为不同的时期或年代,依据时间编序号。
(三)按主题划分:将档案材料按照特定的工作领域或者主题来划分,具体分类方法和编制规则要按照相关部门和代码进行。
(四)按地区划分:按照不同的地理区域来划分档案资料,具体分类方法和编制规则要按照相关的部门和代码进行。
三、档案存储和保护(一)档案室的环境应保持安静、通风、干燥、温度适宜,避免受到阳光直射、潮湿、有害气体等环境影响。
(二)档案材料应当归档存放,编号齐全,防止错乱。
对于特定的档案材料,如借款协议、重要合同等,可以制定单独的存放规则。
(三)档案材料保护工作需落实到位,规定精细防盗、防火和防水措施,防止窃取、损坏和丢失。
同时,也要定期维护清理设备设施,提升防范风险的能力。
(四)档案材料要进行维护保养,定期翻新、鉴定、消毒和整理,保证档案材料的完整性和质量。
对于有缺陷的档案材料,如发霉变形、虫鼠侵蚀、水涝损毁等,要及时处理和整改。
四、档案查阅和利用(一)档案查阅应符合规定程序,不得超越权限查看档案材料。
(二)档案材料不得外传、复制、涂改,不得用于不正当的目的。
(三)档案材料被污损、遗失或者有误时,应及时报告并解决。
(四)档案查阅人员要认真维护档案秘密性,遵守相关规定,不得出现泄漏档案秘密的情况。
以上为房地产公司实物档案整理规则(试行)的内容,希望能对房地产公司实物档案管理有所帮助。
实物档案整理规范
实物档案收集整理规则为保证实物档案收集齐全,管理规范,便于发挥实物档案的作用,依据《档案法》特制定本规则。
1 主题内容和适用范围。
1.1 实物档案是指单位在各种活动中形成或接受的以实物为载体的,反映单位活动并具有保存价值的历史记录(如:奖状、证书、锦旗、奖杯、奖牌、奖章状等)。
1.2 本规则规定了实物档案收集整理的一般程序、质量及其基本要求。
1.3 本规则适用于区属机关、团体和企事业单位的实物档案管理。
2 实物档案整理原则实物档案整理原则是按照实物自然形成规律及其制成材料不同的特点,保持实物档案的历史联系,并区别不同制成材料形成的特点和不同保存价值,便于保管和利用。
3 实物档案整理的一般程序3.1 区分实物类别3.2 划分保管期限3.3 按分类要求排列实物档案3.4 包装实物档案3.5 编制实物档案目录4 实物档案整理要求4.1 实物档案归档应遵循收集齐全完整的原则。
凡是本单位公务活动中形成或接受的奖状、证书、锦旗、奖杯、奖牌、奖章等实物档案均应收集齐全完整,整理归档。
4.2 分类科学标准一致根据本单位实物档案的制成材料和数量,进行科学的分类,全宗内应保持分类的一致性。
4.3 保管期限划分准确省(市)部级以上单位颁发或授予的各种荣誉实物档案,列为永久保管;区级及区级以下单位授予的各种荣誉实物档案列为长期保管;其它类实物档案应参照以上所述根据其不同价值确定保管期限。
5 实物档案的分类实物档案的分类要根据其形成规律和特点合理分类,一般按其制成材料和载体类型分为:第一类:奖状、证书类第二类:锦旗类第三类:奖杯类、奖牌类第四类:其它类6 实物档案的整理与保管6.1 将收集到的实物档案划分期限,实物上无明显授予级别标志的要考证明确,然后划分期限。
6.2 将收集到的实物档案区分授予年代,无明显标志的要考证明确。
6.3 按照类别,分别按年代固定排列顺序。
6.4 固定档号标识。
用印制或打印的档号标签(见附表),按项填写或打印清楚后,固定于实物档案的右上角;奖杯、奖牌固定于背面明显处。
实物档案管理办法
实物档案管理办法-标准化文件发布号:(9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII实物档案管理办法1 目的为加强公司实物档案管理,进一步理顺和规范实物档案归档程序和管理机制,更好地开发利用实物档案,制订本办法。
2 范围本办法规定了实物档案归档、整理、保管与利用的一般要求。
本办法适用于公司各类实物档案的管理。
3 术语实物档案是指公司在各项工作中形成的具有保存价值的不同形式的实物,主要包括荣誉证明、公务活动礼品、物证、书画文稿等类别。
4 职责4.1各单位负责本部门实物档案的形成、积累、整理与归档。
4.2综合部档案室(员)负责实物档案的收集、保管与开发利用。
5 管理内容与要求5.1 实物档案的归档要求5.1.1 归档范围5.1.1.1 荣誉证明类:公司或职能部门获得的公司级以上的奖牌、证书、奖杯、奖状等各种荣誉证明。
5.1.1.2公务活动礼品类:公务活动中公司或职能部门接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其它具有特色的物品。
5.1.1.3物证类:反映和佐证本单位重大活动、重大事件的有纪念和凭证作用的物品。
5.1.1.4书画文稿类:领导人和著名人物的书法、绘画、著作、题词及其他手迹。
5.1.1.5 其它有保存价值的实物。
5.1.2 归档时间各职能部门将获得的属归档范围的实物档案随时送综合部办公室进行价值鉴定,确有保存价值的,由办公室统一于次年1月20日前归档。
5.1.3归档单位必须填写移交清单一式两份,经档案室(员)检查验收合格后,办理盖章、签字移交手续。
5.1.3 归档要求5.1.3.1归档文件材料必须完整、准确、系统,层次分明,符合形成规律。
5.1.3.2归档文字材料在形成时,要求采用A4纸张,书写时左侧留出25mm宽的空白处(装订用),使用碳素或蓝黑墨水书写,字迹清楚整洁。
5.1.3.3图样材料依据国家规定的标准图幅,按新的绘图规则绘制。
归档的文件资料必须是原件,竣工图一定要与实物相符,各项签字手续完备,每张竣工蓝图要加盖竣工章。
四个标准_档案管理制度
随着社会的发展和科技的进步,档案作为记录历史、服务现实、传承文化的重要载体,其重要性日益凸显。
为了确保档案的完整、准确、安全和有效利用,特制定以下四个标准档案管理制度:一、档案分类与编号标准1. 分类原则:根据档案的内容、性质、形成时间、来源等因素,按照《中华人民共和国档案法》及国家档案行政管理部门的有关规定,将档案分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、声像档案、实物档案等类别。
2. 编号规则:- 文书档案编号:由年度、室号、件号、页号组成,例如:2023/01/01/001。
- 科技档案编号:由项目代号、卷号、页号组成,例如:T2023/01/001。
- 人事档案编号:由年度、室号、人员编号、页号组成,例如:2023/HR/001。
- 会计档案编号:由年度、室号、账册编号、页号组成,例如:2023/AC/001。
- 声像档案编号:由年度、室号、档案编号、页号组成,例如:2023/AV/001。
- 实物档案编号:由年度、室号、实物编号、页号组成,例如:2023/PR/001。
二、档案收集与整理标准1. 收集范围:按照档案分类原则,全面收集各类档案,确保档案的完整性。
2. 收集方法:- 定期收集:根据档案形成规律,定期对各类档案进行收集。
- 随时收集:对突发事件、重要活动等产生的档案,及时收集。
- 建立档案收集责任制,明确各部门、各岗位的档案收集职责。
3. 整理规则:- 按照档案分类和编号标准,对收集到的档案进行分类、编号。
- 档案整理应遵循“一事一档”的原则,保持档案的原始性、完整性和连续性。
- 对破损、褪色、污染的档案进行修复和保护。
三、档案保管与利用标准1. 保管条件:- 温湿度控制:档案库房温度控制在14℃-24℃,相对湿度控制在40%-60%。
- 安全设施:配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施。
- 库房布局:档案库房应保持清洁、整齐、有序,便于查找和利用。
2. 保管期限:- 按照国家档案行政管理部门的规定,确定各类档案的保管期限。
实物档案整规则
实物档案整规则
1.明确整理的目的和范围,确定整理的时间节点。
2.了解档案的存放地点、数量、种类和状态,编制清单或目录,建立档案档案室或文化室。
3.准备必要的整理工具和资料,如手套、面罩、除尘布、标签、笔、相机等。
4.对于有特殊处理要求的档案(如病历、遗产档案等),应提前做好相关准备工作。
第二条:整理的方法
1.先按照文种、年代、机构或人名等分类,将档案分类整理。
2.逐一清理档案,除尘、除蛀、除湿、除污等,确保档案的完好。
3.通过数字化技术,将档案进行一定程度的数字化处理,存储在电子文档中。
4.对于需要修补的档案,如有缺失或损坏的情况,应及时进行修补并标明修补日期和修补人员。
第三条:整理的要求
1.对于重要的档案,应编制详细的目录,确保档案的查阅和使用。
2.档案的存放位置应明确标示,防止档案混乱或遗失。
3.档案整理完成后,应做好档案的保管工作,定期进行检查和维护。
4.凡是涉及到保密内容的档案,应按照相关规定进行保密处理。
第四条:整理的注意事项
1.在整理过程中,应注意保护个人隐私和机构机密,防止档案泄露。
2.对于敏感档案,应在整理前进行审查,确保档案的合法性和完整性。
3.在整理过程中,应注意防火、防潮、防蛀等事项,确保档案的安全。
4.对于需要迁移的档案,应按照相关规定进行迁移,并做好档案数据的备份工作。
本规则由档案管理部门负责制定和实施,应用于各类档案的整理工作。
档案分类、排列、编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案:2000年前得文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、长期(C)、短期(D),在每一个保管期限内,按照XX单位得《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,长期(C)一个流水号、短期(D)一个流水号.按“卷"整理档号构成为:全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号:4位,如“0134"目录号:3位,如“001”案卷号:4位,如“0001”顺序号:3位,如“001”2000年后得文件按“件"整理,按年度—保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、30年(D30)、10年(D10),在每一个保管期限内,按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,30年(D30)一个流水号,10年(D10)一个流水号.按“件”整理档号构成为:全宗号—年度—保管期限-(组织机构或问题)—件号全宗号:4位,如“0134”年度:4位,如“2013”保管期限:1或3位,如永久“Y”,长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。
机构或问题:2位,如无该项内容,则用“ZZ”表示。
件号:4位,如“0001”二、会计档案:按“卷”整理,有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序,一年一个流水号,每年按保管期限永久、25年、15年排列,同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证与其她类得顺序排列。
档号构成:全宗号-目录号—年度-案卷号全宗号:4位,如“0134”目录号:2位,如:“K1"年度:4位,如“2009”案卷号:4位,如“0001"。
三、专业档案:分为民政(低保困难家庭档案)、统计档案、危房翻建档案、计生(再生育审批档案)、二轮土地承包档案、综治(调解案件档案)、信访档案.1、民政(低保困难家庭档案):按“卷”整理,一个目录号一个流水,保管期限为长期.案卷级档号构成:全宗号-目录号—案卷号文件级档号构成:全宗号-目录号-案卷号—顺序号2、统计档案:按“卷"整理,一个目录号一个流水,保管期限为永久。
实物档案整规则
实物档案整规则
实物档案整规则是指对实物档案进行整理和规范管理的一系列操作和流程。
实物档案是指以物质形式存在的文件、资料或文献,包括纸质档案、磁盘、光盘、胶卷、照片等形式。
实物档案具有不可替代性和历史价值,对于保护历史文化遗产、维护社会公共利益具有重要意义。
实物档案整规则一般包括以下几个方面:
1. 整理原则:按照文件的性质、用途、时间、主题等进行分类、整理和编目,便于查找、利用和管理。
2. 保存环境:为保护实物档案的安全性和完整性,要求建立合适的保存环境,包括温度、湿度、光照、通风等条件的控制,以及防火、防盗、防潮等措施的落实。
3. 标识标注:对档案的名称、编号、归档位置、保存时间等信息进行标识并做好标注工作,方便管理和查找。
4. 借阅管理:对于需要借阅实物档案的单位或个人,要进行严格的申请和审批程序,并做好档案的保密措施,以保证实物档案的安全性和完整性。
5. 档案移交:当实物档案需要移交或转移时,要按照相关规定进行程序化的操作和记录,以确保档案的完整性和追溯性。
上述规则是实物档案整理和管理的基本操作和流程,对于保护实物档案和维护社会公共利益具有重要意义。
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档案分类排列编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案:2000年前的文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、长期(C)、短期(D),在每一个保管期限内,按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,长期(C)一个流水号、短期(D)一个流水号。
按“卷”整理档号构成为:全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号:4位,如“0134”目录号:3位,如“001”案卷号:4位,如“0001”顺序号:3位,如“001”2000年后的文件按“件”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、30年(D30)、10年(D10),在每一个保管期限内,按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,30年(D30)一个流水号,10年(D10)一个流水号。
按“件”整理档号构成为:全宗号—年度—保管期限—(组织机构或问题)—件号全宗号:4位,如“0134”年度:4位,如“2013”保管期限:1或3位,如永久“Y”,长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。
机构或问题:2位,如无该项内容,则用“ZZ”表示。
件号:4位,如“0001”二、会计档案:按“卷”整理,有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序,一年一个流水号,每年按保管期限永久、25年、15年排列,同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证与其她类的顺序排列。
档号构成:全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号:4位,如“0134”目录号:2位,如:“K1”年度:4位,如“2009”案卷号:4位,如“0001”。
三、专业档案:分为民政(低保困难家庭档案)、统计档案、危房翻建档案、计生(再生育审批档案)、二轮土地承包档案、综治(调解案件档案)、信访档案。
实物档案管理办法
实物档案管理办法第一章总则第一条为加强(以下简称“公司”)实物档案管理,有效保护和利用实物档案资源,充分发挥实物档案在公司各项活动中的重要作用,根据国家有关规定,结合实际,制定本办法。
第二条实物档案是公司在生产、经营、管理等各项活动中形成,具有保存价值的以物质实体为载体的物品档案,是公司档案全宗的重要组成部分,主要包括荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗、印信、字画及公司发展历程中有纪念意义的物品和有收藏价值的设备设施等。
第三条本办法适用于公司各部门及各单位的实物档案管理。
第四条实物档案是公司档案的重要组成部分,实行统一领导、集中管理。
第二章管理职责第五条公司各部门各单位负责本部门及本单位产生的实物材料的收集、整理、归档和移交工作。
第六条公司档案管理中心负责实物材料收集、整理、归档全过程的指导、监督、检查,并接收保管、提供利用。
第三章实物材料的收集归档第七条归档范围(一)奖品实物材料:公司在重大经济、科学文化等活动中获得的省级以上(含省级)颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。
(二)印信实物材料:机构变更、撤销、合并失效的印章(经公安机关审批后制作的)。
(三)纪念品实物材料:1.公司举办重大活动形成的具有保存价值的活动标识、证件、证书、奖章等;2.公司在对外交往中获赠的重要纪念品等;3.党和国家领导人及社会知名人士的题词、作画;4.公司发展历程中具有纪念意义的物品和有收藏价值的设备设施,如使用过的牌匾等。
第八条归档时间实物材料原则上在实物取得一个月内向公司档案室归档,一般不应跨年度。
第九条归档要求(一)归档实物应保持整洁、无破损。
(二)实物档案原则上一件一归,如有同类重复者,只归一件。
(三)各部门各单位应填写《实物档案移交清单》(见附件1),连同实物向档案管理中心移交,档案管理人员检查合格后,双方人员签字确认,完成移交手续。
第四章实物档案整理第十条档案管理中心按实物材料移交归档的先后顺序逐件编制档号,在不影响实物品像的合适位置粘贴标签,一般立体型实物材料粘贴于底座,平面型实物材料粘贴于背面。
实物档案整理规则,实物档案管理制度,荣誉证书奖状奖杯等管理规范,实物档案整理制度
实物档案整理规则
实物档案主要包括本单位获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章,获赠的纪念品、
宣传品及反映本单位不同发展阶段的产品样品,实体性科
技成果、工装和设备等物品。
一、实物档案的归档时间
一般自形成后的第二年六月底前向档案管理部门移交。
由于特殊原因,应归档的实物确需在有关部门保留一段时
间的,可将应归档实物移交档案管理部门后,再办理档案
借用手续。
二、实物档案的归档要求
(一)各部门要按规定的时间将应归档的实物档案移
交档案管理部门,任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人;
(二)归档的实物档案要保持整洁、无破损。
三、实物档案按物品种类分类。
四、实物档案的档号一般包括档案类目号、年度号、顺序号。
五、实物档案按种类结合级别或时间进行排列。
六、实物档案以“件”为单位,在同一位置粘贴口取纸,
并填写档号。
七、编制实物档案目录
实物档案目录采用《特殊载体档案目录》格式。
实物
档案目录按实物档案的类别分别编制。
八、实物档案的交接应填写《档案移交(接收)登记表》,交接双方应在《档案移交(接收)登记表》上签字。
九、实物档案的保管
(一)实物档案一般应专库或专柜陈列保管;
(二)实物档案库房应保持整洁,定期除尘,避免褪色,确保实物档案完好无损;
(三)存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜,要投放防虫剂。
广西壮族自治区实物档案整理规则
广西壮族自治区实物档案整理规则
1. 嘿,你知道吗?整理广西壮族自治区实物档案可不能瞎搞哦!就像整理自己的宝贝一样要细心。
比如说一个古老的壮族手工艺品,你得轻拿轻放吧!不然弄坏了可不得了。
2. 哎呀呀,整理实物档案一定要分类清晰呀!就好比把水果和蔬菜要分开摆一样。
像那些有民族特色的服饰档案,就得单独放一处嘛!
3. 喂喂喂,标注可太重要啦!这就像给每件档案贴上它的专属标签呀。
比如一个壮族乐器档案,标注清楚它是啥,从哪来的呀!
4. 嘿,别小看了存放环境哦!这就如同给宝贝找个舒适的家一样。
广西壮族自治区那些珍贵的档案,得放在合适的地方保护起来呀!
5. 哇塞,整理的时候可不能乱呀!这跟排好队一样要有秩序呢。
像一些历史文献档案,就得按时间顺序好好排呀!
6. 哎呀,保护措施要到位呀!这可比给宝贝穿上铠甲还重要呢。
比如那些易碎的实物档案,得用心保护好呀!
7. 嘿,对档案的尊重可不能少呀!就像尊重长辈一样。
广西壮族自治区的文化遗产档案,那可都是宝贝呀!
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那些档案过段时间就得看看有没有啥问题呀!
9. 总之,广西壮族自治区实物档案整理可真是个精细活,我们得用心、细心、耐心!每个环节都不能马虎呀!。
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实物档案整理规则
关于印发《广西壮族自治区实物档案整理规则(试行)》的通知
各市档案局,区直各有关单位:
现将《广西壮族自治区实物档案整理规则(试行)》印发你们,请在工作中认真贯彻执行。
广西壮族自治区档案局
2007年6月8日
广西壮族自治区实物档案整理规则(试行)
1 范围
本规则规定了归档实物档案的整理原则和方法。
本规则适用于广西各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的实物档案整理。
2 定义
本规则采用下列定义
2.1 归档实物
立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的,并具有长远保存利用价值的历史记录。
2.2 归档实物整理
将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架,使之有序化的过程。
2.3 件
归档实物的整理单位。
一般以每件实物为一件。
3 收集
3.1 收集范围
3.1.1 本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。
3.1.2 本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。
3.1.3 本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。
3.1.4 本单位已宣布停止使用的印信(包括旧印章、印模、徽标)。
3.1.5 其它有重要保存利用价值的实物。
3.2 收集要求
3.2.1 归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交,任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。
3.2.2 收集的实物没有明确标明主题和时间的,移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
3.2.3 归档的实物应保持整洁、无破损。
3.2.4 归档的实物应当拍照归档,所拍照片纳入本单位照片档案管理,两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
3.2.5 本单位对外交往中赠送给对方的重要实物,也应拍照归档。
3.2.6 归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。
3.3 收集时间
对具有归档保存价值的实物,单位或个人应及时整理,交档案室归档,一般不应跨年度。
4 整理
4.1 整理原则
实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
4.2 整理要求
4.2.1 归档实物应齐全完整。
凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损,整理归档。
4.2.2 每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。
4.3 整理方法
4.3.1 鉴定
4.3.1.1 根据本单位的归档范围,对每一件实物进行鉴定,判断其是否应当归档。
4.3.1.2 对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。
4.3.1.3 归档实物的保管期限一般划为永久保存。
其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。
4.3.2 分类
归档实物应在其全宗—实物类别内,按照年度或类别——年度进行分类。
归档实物数量较少(每年少于30件)的立档单位可不进行分类。
同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。
4.3.2.1 按年度分类
将归档实物按形成或获得年度分类。
采用公元纪年标识,如“2006”。
4.3.2.2 按类别分类
将归档实物按问题进行分类。
归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类。
荣誉类包括:证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等;
纪念品(礼品)类包括:纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等;
印信类包括:本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。
4.3.3 排列
根据分类方案,每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。
格式主要有如下几种:
格式①:全宗号—实物—件号。
格式②:全宗号—实物—年度—件号。
格式③:全宗号—实物—类别—年度—件号。
实物档案较少的单位(每年少于30件)可选择格式①或②;实物档案较多的单位可选择格式③。
4.3.4 编号
根据排列方式,编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号,即编制归档章。
并在实物上粘贴项目完整的归档章(见图1)。
平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方,立体实物将归档章粘贴在实物底座。
归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。
图1:归档章
4.3.4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
如无全宗号,则用“000”代替。
4.3.4.2 实物档案代号:用第一个汉语拼音字母标识,即“SW”。
4.3.4.3 年度:见4.3.2.1
4.3.4.4 类别:见4.3.2.2
4.3.4.5 件号:归档实物的排列顺序号。
在分类方案的最低一级类目内,按归档实物排列顺序从“1”开始标注。
4.3.4.6参见号:指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
4.3.5 著录
每件实物都应按分类方案,在相关的管理软件上著录各项目要素,并打印出归档目录(见图2)。
实物档案归档目录包括件号、题名(文字说明)、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。
图2:归档目录
4.3.
5.1 件号:见4.3.4.5
4.3.
5.2 题名(文字说明):综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。
4.3.
5.3 材质:实物的制成材料。
4.3.
5.4 型制:实物的外形,长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm。
4.3.
5.5 年度:见4.3.2.1
4.3.
5.6 类别:见4.3.2.2
4.3.
5.7 参见号:见4.3.4.6
4.3.
5.8 备注:注释实物档案除题名外需说明的情况。
4.3.
5.9 实物档案目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽=279mm×210mm)。
4.3.
5.10 目录封面
实物档案目录应编制目录封面。
封面可以视需要设置全宗名称、年度、类别、起止件号等项目(见图3)。
其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。
图3:目录封面
(见下图)
注:长×宽=297mm×210mm
4.3.6 上架
实物档案应按分类方案排列顺序上架。
5 保管
5.1 实物档案应专柜保管。
对贵重的实物档案,要采取相应措施确保安全,移出档案室必须要履行签字手续。
5.2 存放实物档案的库房和框架应保持整洁,定期除尘,避免实物档案褪色,确保实物档案完好无损。
5.3 易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护工作。
5.4 有条件的单位应建立实物档案库房,作为专门保管实物档案的场所。