员工费用报销制度

员工费用报销流程及办法

一、报销规定：

1.任何一种类型之请购及支出，包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等，必须于事件发生前依照预算及费用之审核权限规定取得核准。

2. 报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证——发票的单位名称必须是正确无误（天津市****股份有限公司），由报销人整齐地自行粘贴在粘存单上（如果需报销的费用较多，可以另附纸），如果实际情况确属无法取得发票，须经批准（批准权限：部门经理100元以下、100元以上须经董事长批准），同类性质的发票必须粘在一起。“报销请款单”和“费用报销单”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写，并自行编号以便参照。付款一般采用支票、转账及汇入员工账户等方式，经授权人员核准并经财务部复核通过，方可付款。

3. 当月发生的费用应尽量在当月报销，最晚不得超过发生月份的次月，尤其是每年度的12月份，务必于12月31日之前将本年度的费用报至财务部，否则除经董事长批准延期外，财务部将不予报销。

4. 签名的规定：

①所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。

②所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议时，未签注日期之员工将承担最不利之结果。

5. 财务复核结果视情况做下列处置：

①退回报销单(注明退回原因：如票据与报销金额、报销事项不符、票据过期、审批流程不全等)。

②要求报销人员补充说明或补必要单证（主要针对经批准的无票的支出）。

③付（汇）款。

6. 每周集中汇员工报销款一次，每月28日——次月5日不汇款。

7. 在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。

8. 各部门在每月25日前需向财务报送下个月的费用预算，以便财务备款。

二、报销流程：

1、经手人填写“费用报销单”——部门主管审核签字——财务部门审核签字——董事长审核签字。

2、部分费用支出需事先经董事长核准，报销表单流程如下：

部门主管填写申请“报销请款单”并签字——董事长审核签字——财务部门付款——经手人填写“费用报销单”——部门主管审核签字——财务部门审核签字——董事长审核签字。

具体情况包括：

①公司自用物品采购：报销条件为发票、验收（采购）单、缺一不可，特别情况为采购单带支票提货，请先填写“报销请款单”，经核准入账后再开出支票，三日内缴回支票签收之存根及发票、验收单。

②出差：“报销请款单”和“费用报销单”；市场开发人员须另附《行动周报及时间分配表》。

③交际费：“报销请款单” 和“费用报销单”。