浅谈档案管理工作规范化标准化
浅谈档案的规范化管理
浅谈档案的规范化管理引言随着信息技术的快速发展和普及，档案管理工作也迎来了新的挑战和机遇。
在数字化时代，档案的规范化管理变得尤为重要。
本文将深入探讨档案规范化管理的定义、背景、重要性以及实施步骤，旨在为相关部门和从业人员提供有效的档案管理方法和策略。
1. 档案规范化管理的定义档案的规范化管理是指按照一定的标准和程序组织、存储、管理和利用档案信息的过程。
其目的是为了保证档案的完整性、可追溯性和安全性，提高档案的利用价值和管理效率。
2. 档案规范化管理的背景随着社会的发展和进步，各个行业和组织都面临着海量信息的积累和管理问题。
档案作为记录和保存信息的重要手段，在各个领域扮演着不可替代的角色。
然而，由于缺乏统一的管理标准和规范，档案往往存在安全性、可读性和可持续性等问题。
另外，传统的纸质档案已经无法满足现代管理的需求。
数字化档案的出现使得档案的保存和管理变得更加高效和便捷，但也带来了新的挑战。
因此，档案规范化管理成为了必然的趋势和需求。
3. 档案规范化管理的重要性档案的规范化管理具有以下几个重要方面的意义：3.1 保障档案的完整性和可追溯性规范化管理可以确保档案的完整性和可追溯性。
通过建立统一的分类、编码和编号系统，可以方便地追溯和查找档案信息。
同时，规范的管理流程和操作规范可以防止档案遗失、损坏或篡改，从而保证档案的完整性和可信度。
3.2 提高档案的利用价值规范化管理可以提高档案的利用价值。
通过建立详细的档案目录和检索系统，可以方便用户查找和利用档案信息。
此外，规范的数字化管理可以使多个用户同时访问和共享档案，提高档案利用的效率和便利性。
3.3 提升档案管理的效率和安全性规范化管理可以提升档案管理的效率和安全性。
通过制定明确的管理流程和操作规范，可以提高档案管理的效率和准确性。
同时，关于档案的安全存储和访问控制的规定可以保护档案信息不被非法获取和使用。
4. 档案规范化管理的实施步骤要实施档案的规范化管理，需要以下几个步骤：4.1 制定管理政策和规范制定适合本单位的档案管理政策和规范是实施档案规范化管理的基础。
浅谈如何推进档案工作标准化
Ｔ 作 。“ 以我 为 主 ” 的 立 卷归 档 原 则 ， 即归 档 的 文件 要 以 本 单位 形 成 的 文件 为 主 的原 则 ， 不仅 是 在 我 国文 书立 卷 归 档工 作 实践 中形 成并 坚 持 下 来 的原 则 ， 而 且 还是 推 进 档 案工 作 标准 化的 一 个重 要 原 则 。要 在 坚 持 贯彻 “ 以我
而促 进 档 案管 理 规 范化 ， 保 证 档 案 的质 量 。庸 （ 作者单位 ： 武汉航道管理处 ）
责任 编辑／ 张 杰
公 文是档案 的前身 ， 档案由公文转化而来。 可以说 公文制发 得怎样 ， 不 仅仅决定公 文本身 的质量 ， 同时 ，
２、 实施“ 以我为主” 的 立 卷 归 档 原 则 是 推 进 档 案 工 作 标 准化 的关 键
在我国， 依 据文 件产 生使 用 的现 状 ， 将 文件 的 生命 运
动过程划分为制作阶段 、 现实使用 阶段 、 暂时保存阶段和
永久 保存 阶段 。 我们 通过 归档 口的设 置将 文件 的第 一 、 二 阶段 作 为 文件 ， 将第三 、 四 阶段 作 为档 案 ， 并 采取 非 统 一 的标 准 和方法 进行 管理 ，这 使 文件 运动 的不 同阶段 相 对 独立 ， 因此 造成 了文档 分 离 的不正 常现 象 文 档分 离带 来
３ 、 提 高 案卷 质量 是推 进档 案 工作标 准 化的可 靠保 证
在现实 中主要是对二、 三阶段文件的一体化管理。 文档一
体 在理 论上 是必 要 的 ， 在实践 中也是 切实 可行 的 。 随 着 高 新 技 术 的发 展 ，文 件 计算 机 管 理 变 得 极 其 普遍 。 文 件 档 案 的 计算 机管 理 克 服 了 以往 丁 作 环节 、 工
浅谈档案管理的规范化及标准化
单位 都要配置相应 的档案资料储存库 房 ， 档案资料库房有一定的要求 ， 如通风、 采光 等， 这是文书档案 、 医疗护理档案管理和保
一
医院科技档案管理 与规范化
管 的必须条件。如果保存 条件不符合档案
综 合管理的要求 ， 将使相应资料受到极 这
大 的损失。 此外 ， 如没有现代化的计算机管 理 系统 ， 则不能实现文档一体化 、 档案 网络 化， 也不能实现资源共享， 而且加大 了重复 劳动 。 １ ３各级医院应建立有效的科技档案 ．
医为主”的原则指导下确立立卷归档的重 点。 在实际工作 中要注意 区分文件 与资料 ，
特 别是注意区分在内容 、形式和作用等方 面都具有很多相似之处的文件与资料之别， 具体 问题具体分析 ，以减少档案管理 中的 重复和信息冗余，提高档案利用的效率和 效果 。 三是要坚定不移地贯彻 “ 以医为主” 的归档原则， 注意维护卷宗的完整性 。 在归 档工作巾既要掌握重点， 分清主次 ， 把住卷 宗的入 口关 ，使不该归档的文件和资料不 致混入 。 同时 ， 又要注意防止应当归档的文
医院档案 管理 与企业 改央它柽 悄 单证招繁 管 ＼ 奖项 目、 重点学科的申报材料、科研成果、 理的标 准与量化既 相似 又有其特殊 性。 因为 ｆ 研 究生档案等是较完善的。一些重要学术
枉遘 ’特殊响惫 要丸龠 侮
娟辍 案 ＼ 论著 、 极强 论文仅保存了其复印件 ， 还没有按分
和标准化
上可见 ，改革现行医疗制度提高医疗科技 档次的同时 实行信息管理体制 ，达到技术 资源共享 的 目的 ，是档案管理标准化和规
范 化 的重 要 环 节 。
下 转 第 １５页 ５
期货 品种 中，那些我 国 自身产量不能 ＼ ｜ §。巷 鸹ｊ 抽 幕、 Ｑ页 。 自给 自足 ， 国外进 口比较依赖的品种 ， 对 往 ２ ２ 档案管理人 员、科研管理人 员以 ． 往和 外盘 品种 的联 动性 较强 ，那 么外盘走 ｌ 势势必会 对该 品种 产生 比较 显著的 影响 ， 及科研人 员的相互沟通 配合 ，将 会更好地 在对这些 品种进行跨期 套利 时 ，必须得兼 顾 国际价格变动情况 。 １、人为 因素 ｉ 完成 科技 档案管理工作 。科技档案主要是 由科 学研 究第一线的研究人 员承担 ，在完 成重 大课题项 目的过程 中产生 ，科研项 目
浅谈如何实现档案工作的规范化与标准化
档 案具有极 高 的科 研价值 和保存 价值 ，而档 案管 理方法得 当与否直接 关系着科研机 构 、国家机关 和企事业 单位 日常工作 能 否顺 利进行 。 目前 ，我国 的档 案管理 工作 中存 在一些 问题亟 待解 决 ，而传 统的档案 管理理论 、管理方 法和 工作方式 ，已经 越来 越不适应 当今经济 社会快速 发展 的要求 。所 以 ，加 快推进 档 案管理 的规范化和标 准化进程 应成 为我 国当前 档案管 理工作 的重中之重 。
信 恩 资 源 与 管 理
２ ０ １ ３年 第 ９期
浅谈如何 实现档案工作的规范化与标准化
张丽敏
（ 吉林 省 磐石 市 医疗保 险 管理 中心 ，吉林
摘
磐石 １ ３ ２ ３ ０ ０ ）
要：档案是历史的原始记录 ，为各个领域 的科 学研究提供 最真 实、最可靠的资料 ；它还是领 导决策及机 关工作人 员和企事业单
差 。许 多单 位 因领 导不重视 档案信息 库的建设 和管理 工作 ，出 现 了档 案不 完整 、无 人管理 或是派些 非专业 管理人员 应付差 事 的现象 。而档案管 理人员也 受上级领 导 的影 响 ，认为 档案管理 无足轻 重 ，平时工作 敷衍 了事 ；三是 管理不善 。许 多单位管理 模式和 管理制度落后 ，而档 案管理人 员平 时又疏于 管理 ，造成 档案管 理非常混乱 ，用时查 找费 时费力甚 至查找不 到 ，严重影 响科研 工作和机关 、企事业单 位 日常工作 进度 。 我 国当前档案管 理工作 中 的问题具有复 杂性 ，因此 ，导致 这些 问题 出现 的原 因是多方 面 的 ：一是许 多资金不 足 的单 位为 节省 开支 ，大 大削减或是 砍掉 了档案管理部 门的维护经 费 ，希 望 以此 来改变运 营困难 的窘境 ，从 而划拨经 费安装 计算机 和互 联 网技术这一 高科技来 武装档案 管理部 门也使不 可能 的 ；二是 社会 主义市场 经济条件下 ，人们 盲 目追求经 济利 益 ，同时 也对 档 案管 理 存在 误解 ，再加 上 国家 对档 案 管理 知识 的宣 传不 到 位 ，致使人们 没有意识 到档案管 理的重要 性 ，从 而忽视 了为社 会 各项事业服 务的档案 管理工作 ；此外 ，管理人 员职业 责任感 不 强 ，道德观 念和法律 意识差 ，新 的管理模 式 、管理理论 知识 宣 传不到位 等都是 出现 上述档案 管理问题 的原 因之一 。 由此可见 ，我 国当前档案 管理工作 中存在 的问题 已严重影 响到社会各项 事业前进 的脚 步 ，所 以积 极推进 档案管 理工作 的 规 范化与标 准化刻不容 缓。
浅谈事业单位的档案管理工作
浅谈事业单位的档案管理工作档案工作规范化，标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。
标签：规范化;标准化;档案管理;文书处理;基础工作档案管理是单位日常工作中最基础性的工作，也是一项非常重要的工作。
对于工作人员的流动性大的事业单位，档案比工作人员能够更好地为事业管理工作的连续性提供重要的基础参考数据。
借助档案资料，能够使管理人员更好地了解该项工作的过去，把握现在，更好地谋划未来。
通过对档案资料的研究，可以少走弯路，取得事半功倍的成果。
现实情况是，事业单位的档案工作远远没有得到应有的重视。
多数单位普遍做得较好的是荣誉档案。
对于本单位各项工作的各个历史时期所取得的成绩，比如：以本单位或本单位内部机构的名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作活动中获得的奖状、锦旗、奖牌、奖杯、锦旗等;上级领导知名人士来本单位参加表彰奖励活动的题词、书画、照片、录音带、录像带等;上级领导和名人来本单位参加表彰大会所形成的录音带、录像带、照片、底片、光盘等，主要领导接见颁奖视察慰问获得荣誉的集体和个人，有先进集体和个介绍经验、载誉归来外地外系统取经学习的活动等内容;本单位的科研成果证书及奖牌等，其他与表彰奖励有关的实物等收集齐全，归档及时。
而单位的工作档案、人事档案等诸多方面往往归档范围不清楚，建档不完整，查阅困难。
档案管理工作存在许多亟待改进的地方。
一、存在的主要问题（一）重视程度不够，多数单位没有专职档案工作人员单位领导对档案管理的重要性没有足够认识，或者虽然认为档案管理工作很重要，但是在工作安排上，却没有足够重视。
对档案管理工作被动应付，更谈不上加强服务。
事业单位由于编制少，往往是一人兼数职，从事档案管理工作的人员更是一人多岗，有的没有经过岗前培训，不能很好地适应档案管理工作的需要。
（二）时紧时松，管理制度不完善一些事业单位对于档案的管理没有形成完整的制度，有的单位对于资料收集抓一时，急时抓一抓，过了就不过问，档案工作形同虚设。
浅谈如何做好档案管理工作
浅谈如何做好档案管理工作【摘要】档案管理是组织中非常重要的一项工作，它不仅有助于保护和管理组织的信息资产，还可以提高工作效率和服务质量。
要做好档案管理工作，首先需要建立健全的档案管理制度，包括明确的档案管理政策和流程。
其次是档案的分类与归档，要根据档案的特点和重要性进行有效分类和归档。
数字化档案管理也是不可忽视的一环，通过数字化可以提高档案的存储和检索效率。
保密与安全措施是保障档案安全的重要手段，必须加强对档案的保密和安全管理。
定期审查与更新档案能够保持档案的及时性和准确性。
通过不断提升档案管理效率和水平，充分发挥档案管理的作用，持续改进和完善档案管理工作，可以更好地利用档案资源，推动组织发展。
【关键词】关键词：档案管理、重要性、建立健全、档案分类、数字化、保密、安全措施、定期审查、更新档案、提升效率、发挥作用、改进、完善。
1. 引言1.1 认识档案管理的重要性认识档案管理的重要性是每个组织和个人都应该重视的问题。
档案是组织和个人活动的记录，是维护和传承文化遗产的重要载体。
档案管理不仅关乎组织内部运作和管理效率，更涉及到信息的安全、知识的传承以及历史的保存。
通过对档案管理的有效管理，可以更好地保护和利用信息资源，提高工作效率，规范管理行为，确保法律合规性，传承文化遗产，促进历史记忆的传承和发展。
档案管理不仅是一项具有重要意义的工作，更是维护组织和社会长远利益的需要。
只有深入认识档案管理的重要性，才能够更加全面地认识并把握好档案管理工作的目的和意义，从而为日后更高效地开展相关工作奠定坚实的基础。
1.2 目的和意义档案管理的目的和意义在于保护和管理组织或个人的重要信息资料，确保其能够有效、有序地运用和利用。
通过档案管理，可以提高工作效率，避免信息丢失或混乱，为决策和研究提供可靠的依据。
档案管理还有助于保护隐私和个人权利，确保信息安全和保密性。
良好的档案管理也是组织规范化、标准化运作的基础，有助于建立良好的企业形象和信誉，提高工作质量和效率，保障法律合规和风险管理。
档案工作规范化标准化
档案工作规范化标准化汇报人：2024-01-07•档案工作概述•档案规范化管理•档案标准化操作目录•档案工作现代化•档案工作法规与制度•档案工作人才培养与交流01档案工作概述档案工作是对档案信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
档案工作是维护历史真实面貌、保障单位正常运转、服务社会大众和推动档案事业发展的重要基础。
档案工作的定义与重要性重要性定义以手工操作为主，档案载体多为纸质，管理方式较为简单。
古代档案工作随着信息技术的发展，档案载体逐渐多样化，档案管理方式也日趋复杂。
近代档案工作强调规范化、标准化和数字化，注重档案信息的共享和利用。
现代档案工作档案工作的历史与发展各级各类档案机构应接受同级档案行政管理部门的监督指导。
统一领导、分级管理确保档案实体安全和信息安全。
维护档案的完整与安全档案工作应以服务社会和满足用户需求为宗旨。
便于利用运用信息技术提高档案管理效率和水平。
推进档案信息化建设档案工作的基本原则02档案规范化管理档案分类与编号根据档案的内容、性质、时间等因素，将档案进行分类，以便于管理和检索。
档案编号对每一份档案进行编号，以便于识别和定位档案，同时也有助于对档案进行有序管理。
档案整理与归档档案整理对散乱的档案进行整理，使其有序化，便于管理和检索。
档案归档将整理好的档案按照一定的规则和方法进行归档，以便于长期保存和利用。
采取有效的措施和方法，确保档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失等现象的发生。
档案保管定期对档案进行检查、修复、保养等，以确保档案的长期保存和利用。
档案维护档案保管与维护档案鉴定对档案的价值进行评估，确定其保管期限，以便于对档案进行有针对性的管理和利用。
档案销毁对于保管期满或者无保存价值的档案进行销毁，以避免对其他档案造成影响和损失。
档案鉴定与销毁03档案标准化操作确保档案数字化的格式统一，以便于存储、传输和展示。
数字化格式统一分辨率要求存储介质与备份根据档案类型和利用需求，设定合适的分辨率，以保持档案清晰度和完整性。
档案管理工作规范化标准化
档案利用流程应规范化，包括申请、审批 、登记、归还等环节，确保档案的安全、 合规使用。
保密要求
对档案的利用情况应进行详细记录，包括 利用人、利用时间、利用目的等，以便于 后续跟踪管理和统计分析。
对于涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息 的档案，应严格执行保密规定，确保档案 内容不被泄露。
实现档案管理规范
存放有序
档案存放应按照分类和编号顺序进行，保持档案存放的有序性和易 查性，方便后续档案的查找和利用。
环境要求
档案存放环境应符合一定的温度、湿度和光照要求，以确保档案的 长期保存和保护。
档案检索与利用标准化
检索工具
利用流程
应提供统一、高效的档案检索工具，支持 按照分类、编号、关键词等多种方式进行 档案检索，提高档案利用效率。
合理利用
制定档案利用规定，明确 利用方式和范围，确保档 案的合理利用，同时防止 档案的滥用和损坏。
用户友好
从用户的角度出发，优化 档案管理流程，提供用户 友好的档案服务，满足用 户的实际需求。
档案管理标准化的
03
内容
档案分类与编号标准化
分类明确
档案分类应按照统一的标准进行 ，确保分类明确、逻辑清晰，方
档案管理工作规范化标 准化
汇报人： 日期:
目 录
• 档案管理规范化的意义 • 档案管理规范化的基本原则 • 档案管理标准化的内容 • 实现档案管理规范化标准化的措施 • 档案管理规范化标准化的实践案例 • 总结与展望
档案管理规范化的
01
意义
提高档案管理效率
流程优化
档案管理规范化能够通过优化档案管理流程，消除冗余和不必要的环节，从而 提高管理人员的工作效率。
促进档案管理的现代化和信息化建设
浅谈档案信息化重要性及规范化管理
浅谈档案信息化重要性及规范化管理随着信息化的飞速发展，各行各业都在努力推动信息化进程，档案管理也不例外。
档案信息化是将传统的手写档案转变为数字化的电子档案，以实现档案信息的快速传输、存储和管理的一种现代化管理方式。
本文将从档案信息化的重要性以及规范化管理两个方面进行探讨。
一、档案信息化的重要性1、提高效率档案信息化可以提高档案管理的效率。
在以往，档案管理员需要逐一检索大量手写档案，非常耗时。
而通过电子档案管理系统，可以快速地进行进出档案登记、检索、存储和归档等操作，从而提高效率。
2、节省空间电子档案可以节省大量的存储空间。
传统的手写档案需要专门的档案室来进行存储，而电子档案可以通过服务器存储，不占用实体空间。
3、增强安全性电子档案相对于手写档案来说，具有更高的安全性。
在传统的档案管理中，档案易被丢失、损坏或者被盗。
而电子档案服务器则具备数据备份和恢复、多层次的安全防护机制，可以有效的保障档案信息的安全性。
4、提高查询便利性电子档案查询更加方便快捷。
通过电子档案管理系统可以输入查询关键字，从而快速找到所需要的档案信息，避免了手写档案查询时需要逐一查找的不便。
二、档案管理的规范化在档案信息化的进程中，档案管理的规范化也不可忽视。
规范化管理不仅在保障档案管理合规方面具有重要性，同时对于减少档案管理中一些常见的问题及矛盾也有极大的积极作用。
做好规范化管理的关键，主要有以下几点：1、建立规范的档案管理机制档案管理应有规范的制度，包括档案的归档、保管、利用、借阅等方面的制度。
通过制度建设，可以使档案管理得到系统的规范化和科学化。
2、强化档案管理人员的培训和管理档案管理人员是档案管理中的重要组成部分。
要想建立良好的档案管理机制，需要对档案管理人员进行专业的培训和管理。
3、提倡档案管理的工作标准化在日常档案管理中，需要通过工作标准化建立有序的档案管理流程，避免出现不规范的档案处理方式。
4、加强档案信息化的管理档案管理的数字化处理需要建立完善的档案信息管理体系。
对档案管理规范化、标准化若干问题的研究与思考
保管 ，便于按不同年代 、不同期 限定 期拷贝 ，以延 长归档 电子 文件的 保管寿命。二是外来文件。通过处理 ，扫描成影像 文件。根据 文件 的 重要程度分类 ，然后进入档案 数据库 将归 档电子 文件转储 到 光盘上 ， 便于长久保存 ，在管理过程中要规范保管条件 ，加 强病毒 防范。 三 、做好档案人员交接工作 。切实保证档案材料连续完好 《 机关档案工作业务建设规范》规定 ：机关档案人 员调动工作 时 ， 必须在办完档案移交手续后方能离 开岗位。做好档 案交接工作 ，不 仅
四、提高档 案管理人员的素质 ，切实做好档案工作 保 密工作 ，是关 系到党和 国家安全 的大事 ，是关系 到全国人 民最 大利益 的大事 。从根 本上说 ，是为 了保证社 会 的安全 与发展 。当前 ， 在经济 、社会 发展的大潮流 中，加强对保密工作 的建设尤为重要 。 保密工作 ，并非等同于一般个体 意义上的保 守秘 密 ，当保 密这一
节都要 实施规范化、标准化的管理，本员的职责 ，就是要收集 、整理和 维护档案 的完 整与安 全 。这既是档案管理工作的基本任务 ，也是 档案管理工作 的 目的。档 案工作规范化 、标准化是实现档案管理现代 化的重要 中间环节 ，在工 作中必须 实行标准化 、规范化 的工作方法 和程序 ，才能提 高档案管理 基础工作 水平 。 提高案卷质量 。保证档案 的真 实性 ，同时公文制 发是推进档
档案规范化管理。 做好文书处理工 作则是 实现档案 工作规范化 、标准 化的重要基 础 工作 。公文是档案的前身 ，档案由公 文转化而来 。可 以说公文制发 的
交接手续 ，然后再办理调动手续。对 于移交方来说 在正式移交 之前对 所保管 的档案进行一次全面清理 ，做到帐物相符 、心中有数 。 另外 ，档案丁作人员在保管工作 中要使 档案保管得完好 无损 ，对
浅谈如何使档案管理工作更规范化、标准化
浅谈如何使档案管理工作更规范化、标准化【摘要】档案管理是一个组织中至关重要的工作，规范化、标准化对于档案管理的意义不言而喻。
本文通过建立规范的档案管理流程、制定档案管理制度和规范、加强员工培训、采用专业软件以及定期进行审计等方法，探讨如何使档案管理工作更规范化、标准化。
这些措施能够确保档案管理工作的高效性和准确性，从而提高组织的信息管理水平和运作效率。
结论部分总结规范化、标准化对档案管理工作的重要性，展望未来档案管理工作的发展方向。
通过本文的阐述，读者将深刻理解规范化、标准化对档案管理工作的重要性，以及如何实施这些措施以提升档案管理的效率和质量。
【关键词】档案管理，规范化，标准化，流程，制度，培训，软件，审计，重要性，发展方向1. 引言1.1 介绍档案管理工作的重要性档案管理工作是组织中至关重要的工作之一，它不仅能够规范和保护档案信息，更能够提高管理效率，增强信息化管理能力。
档案管理工作的重要性表现在以下几个方面：档案管理是组织运行的基础。
档案是组织的重要资产，记录着组织的历史、决策和活动等重要信息，对于组织的正常运转起着至关重要的作用。
规范化的档案管理能够确保档案的完整性和准确性，为组织提供可靠的信息支持。
档案管理是组织发展的动力。
通过对档案信息的有效管理，组织能够更好地了解自身的历史和发展轨迹，从而为未来的发展做出更明智的决策。
规范化、标准化的档案管理可以帮助组织更好地利用档案信息，推动组织的创新和发展。
档案管理是保障组织合法权益的重要手段。
规范化、标准化的档案管理可以有效防范档案信息的丢失、篡改和泄露，保障组织的合法权益不受损害。
对于一些重要的法律案件和纠纷处理，规范的档案管理能够为组织提供有效的证据支持。
档案管理工作的重要性不可忽视。
只有加强规范化、标准化的档案管理，组织才能更好地利用档案信息，提高管理效率，增强竞争力。
档案管理工作是组织发展的基石，必须引起足够的重视和重视。
1.2 阐述规范化、标准化对档案管理的意义档案管理工作的规范化和标准化对于确保档案管理工作的效率和质量至关重要。
浅谈学校档案工作的规范化、标准化管理
随着计算机信息 管理技术 的广 泛应用 以及 “ 办 公无纸化 ” 采用 以计算机 为主要手段 的新工作模式 ， 取代 了原来 的手工管理模式 。现代化档案管 理系 统应用 电脑文字处理软件 ， 灵活使用表格 、 图形对 档
案分 门别类 ， 并组成学 校档案 管理 系统 ， 以方便 地 可
查询 、 阅读 、 修改 、 交流 和重复使用 。
（ ） 态运 转 之 后 的低 成 本 三 常
现代 化学校 档案管理 系统 有着很 大的容量 ， 可 以存储历届 的学 生档案 ， 并且 能够安全 、 高效地 实现
学校师生 的档 案 日常管理 ， 以随时迅速 地查到 所 可
（ ） 一 要求档案 管理人 员具有较 高的综合 素质
工 作 。２ １世纪 是信 息时 代 ， 跟上社 会发 展 ， 决 要 解
作用 。当前 ， 大部 分学 校采用 的都 是传统 的人 工档
案管理方式 ， 存在着效率低 、 保密性差 ， 档案查找 、 更
档案 事业发展 中的问题 ， 须重视 档案 工作者 素质 必 的提 高 ， 断调 整更新 档案 人员专 业结构 和知识 结 不
２ １ 年 ９月 ０１ 第２ ９卷第 ３期
扬州教育学 院学报
Ｊｕ ｎ ｌｏ ｎ ｚ ｏ ｏｌｇ ｆＥ ｕ ａｉｎ ｏ ｒａ ｆＹａ ｇ ｈ ｕ Ｃ ｌ ｅ ｏ ｄ ｃ ｔ ｅ ｏ
Ｓ ｐ ２ １ ｅ ．０ １ Ｖ０ ． ９． ． １２ Ｎｏ ３
浅 谈 学 校 档 案 工 作 的规 范 化 、 准化 管理 标
特 点 以 及 档 案 管 理 工 作 规 范化 、 准 化 的 内容 ， 结 了实 现 档 案 管 理 规 范化 、 准 化 应 注 意 的 问题 。 标 总 标
机关事业单位档案管理工作标准化和规范化存在的问题及对策建议思考
机关事业单位档案管理工作标准化和规范化存在的问题及对策建议思考档案管理工作属于机关事业单位的重点工作环节，但是传统的管理方法具有一定的局限性，因此机关事业单位一直在寻求档案管理工作的突破路径。
当前科技的快速发展以及社会发展形势的日新月异，从管理方法和管理技术上都给机关事业单位档案管理工作提供了更多质量提升的可能性。
完善和优化机关事业单位的档案管理工作，必须首先对其工作特点、内涵等方面进行深入了解，并结合目前档案管理过程中存在的问题进行针对性地探讨，明确机关事业单位档案管理工作发展目标和方向。
一、机关事业单位档案管理工作的特点及意义（一）档案管理工作在机关事业单位的重要性。
档案工作是对历史的客观记录及见证，是保障各方权益的基础，同时也是机关事业单位管理工作的重要环节。
一直以来，档案管理都是机关事业单位中的重头戏，随着各项工作的不断推进和发展，机关事业单位的档案资料数量不断增加，因此档案工作难度也随之攀升，标准性和规范性有待提升，在很大程度上影响着机关事业单位档案管理的工作效率。
（二）机关事业单位档案管理工作的特点分析。
首先，档案管理具有全面性的特点，会对工作的各项内容及程序进行客观记录，同时也会对相关人员的工作过程进行标注，体现了单位的运行流程和行政历史。
其次，行政事业单位的档案内容涉及资料较多，包括单位的发展轨迹以及人事管理，因此应注重其保密性，要在法律范围内对资料进行有效保护,不得随意外传，管理的保密性需要在法律程序范围内进行查看或复制，因此对行政单位提出了更高的保管要求。
最后，行政单位的档案管理要注重其真实性的表达，对档案内容进行真实可靠的记载，以便于单位的各类管理制度进行优化和完善。
（三）档案管理的标准化、规范化管理要求。
行政事业单位是我国的重要组成部分，对于社会发展具有重要意义，而且自身的管理职能较为广泛，因此资料繁杂，所以档案管理的标准化和规范化需要得到相关部门重视。
标准化及规范化的管理方式可以让档案工作效率得到有效提升，保证自身的工作质量，对于资料查询、资料搜索以及资料利用都具有重要作用。
浅谈如何使档案管理工作更规范化、标准化
浅谈如何使档案管理工作更规范化、标准化【摘要】档案管理工作对于一个单位或组织来说至关重要，而使其更规范化、标准化更是至关重要的。
本文将从规范化和标准化的重要性入手，探讨档案管理工作的规范化和标准化方法。
规范化可以提高工作效率，减少工作失误，确保档案的安全性和完整性；而标准化可以统一工作流程，提高工作质量，便于监督和管理。
在档案管理工作的规范化方法中，可以采取建立相关制度和规章制度、加强员工培训、使用现代化档案管理工具等措施；而在档案管理工作的标准化方法中，可以制定标准操作流程、建立档案管理评估体系、持续改进和完善档案管理制度等。
通过本文的探讨，可以帮助单位或组织提升档案管理工作的规范化、标准化水平，从而更好地保障档案信息的安全和有效利用。
【关键词】档案管理工作、规范化、标准化、重要性、必要性、方法、结论1. 引言1.1 引言档案管理工作是组织中一个非常重要的环节，它直接关系到组织的运作效率和管理水平。
而要使档案管理工作更规范化、标准化，需要付出一定的努力和管理手段。
规范化和标准化不仅可以提高档案管理工作的效率和质量，还可以减少错误和避免混乱，从而更好地保障档案的完整性和安全性。
在当前信息化快速发展的时代，档案管理工作的规范化显得尤为重要。
规范化可以帮助组织建立起一套科学有效的档案管理制度和流程，明确各个环节的责任和规范操作，确保档案的归档、检索、利用和保管等方面都能按照既定的标准进行，避免出现漏洞和疏漏。
规范化还可以提升档案管理人员的专业素养和服务意识，使其更加注重细节和质量，从而提升整个档案管理工作的水平和效果。
2. 正文2.1 规范化的重要性规范化的重要性在档案管理工作中占据着至关重要的地位。
规范化可以确保档案管理工作的有效性和高效性。
通过明确确定档案管理的流程、标准和规范，可以避免工作中出现混乱、错误或遗漏的情况，提高工作效率和准确性。
规范化还可以保障档案的完整性和安全性。
在规范化的框架下，能够建立起一套完善的档案管理制度和安全措施，确保档案的存储、传递和使用过程都符合规定，避免档案被篡改、丢失或泄漏的风险。
浅谈如何实现档案管理工作规范化和标准化
三 、 注 意有 效 的 维 护 全 宗 的完 整 性
在 坚持贯 彻 “ 以我为 主” 的归档 原则 的前 提下 ，要注 意有 效 的维护全 宗 的完 整性 。 “ 以我 为主 ” 的归 档原 则 ，即归档 的 文件要 以本单 位形 成 的文 件为 主的原则 。在 归档工 作 中既要 掌 握 重 点 ，分 清主次 ，把住全 宗 的入 口关 ，使 不该 归档文 件不 致 混 入 ，同时 ，又 要 注 意 防止 归档 文 件 的散 失 。 分别 是 在 立 卷 中 ，要 把具有 内在联 系 的文 件材料 组在 一个 卷 内，保持 同一 问 题 的完 整性 ，反映 同一 问题 的全部 处理 过程 及来龙 去脉 ，从 而
浅 谈如何 实现档案 管理 工作规 范化和标 准化
彭 琼
（ 山东省 东明县城镇计划生育管理 办公 室，山 东 东明 ２ ７ ４ ５ ０ ０ ）
摘 要 ：工作实践表 明 ，公 文规 范的制发是档案工作规 范化 、标 准化的前提。在此基础上 ，档案管理要 实施 ‘ ‘ 以我 为主”的立卷 归 档原 则。一是要 改 变传统的立卷方法 ；二是 明确立卷 归档的重点和进行合 理的立卷分工 ；三是推进 以计算机为现代科技手段在档案部 门 的有效利 用，促进文档一体化 管理 的实现 。 关键词 ：档案管理 规 范化
、
全 面 普 查 案卷
这是 实现档案 管理规 范化 、标 准化 的第一 步工 作 。因为一 般 的综合 性档案 馆多年来 大 多未做 全面 的清查 ，有移 交单 位划 分保 管期 限不准 确 ，有案 卷标 题不规 范或无 标题 ，有 缺少卷 内
目录 ，组卷 混乱 ，不可避 免地存 在许 多重 份现象 ，也有 相 当一 部 分无 查 考 价值 的文 件充 数 其 中 。首 先要 剔 除 这 些无 用 的文 件 ，去糟取 精 ，以防计算 机管理 时 出现 重复 与低效率 的情况 。
浅析档案工作规范化管理
浅析档案工作规范化管理
孙海梅 吉林省安图县二道白河镇婚姻登记处
【 摘 要 】 规 范化、 标准化的管理档案工作 ， 是如今档案管 理 工作的 化 。
重要环 节， 搞好硬件建设， 并同时做好文书处理工作 ， 这些都是 实现档案工 作规 范化 、 标准化的重要基础工作。 并且 ， 在档案管理工作 中 ， 加 强管理 ，
想做好档案 工作 就少不 了各级 领导的重视 。 所以在 争取 宣传 主管 部门、 规范 、 标准， 符 合国家的有关规 定， 排 版形式 为横 写横 排 ， 左侧 装订； 二是 新 闻单位 的大力支持 引起社 会关注的同时提高 全民， 特别是 各级领导及 注意 检查 制发 公文 是否履行 了签发手 续 ， 是否符 合审批权 限 ， 公文标 题 主送单位和 抄送 单位准不准 ， 落款是 否与公文一 致 ， 有无 日 期 有关人 员的档案意识 ， 创造一种良好的档案工作氛围， 然后 ， 就是 要抓住 是否 准确 ， 等； 三是 公文字迹 要牢 固清 晰。 不论 是草拟 公文、 缮 印公文 ， 还是 做 出的 机 遇， 服务中心工作。
总体来说 ， 档案 工作的管理 队伍 转型也素质比较低 ， 主要针 对的是
加强监督， 找到其中 存在的问题 ， 并提 出解决方法。 【 关键词 ｌ信息电子化 ； 档案创新服务； 文书管理
一
基层档案队伍对档案 的理论 知识 比较 匮乏。 目 前在职 的档案人 员多数没 有经过 档案专业理论 的学 习， 又没有 经过 高级专业培训 。 没有丰 富的专
（ 二） 加 强管理 工作 ， 制定 相关办 法， 狠抓制 度落 实。 要加 强管 理必 各种记 录、 报表 、 签字、 批 注等 ， 都 不应使用容 易褪色的笔种 、 墨水 和纸 须 建立 相应 的 管理 制度 ， 并且加 强规 范管 理 ， 将产生 的声像 材 料从收 张 ， 以保证字迹 鲜明、 清晰 ， 有利于 日 后长 久保管 利用 ； 四是 使用 文种要 拟制格 式要规范 ， 行文不要滥 用简称 和使用不规范 的字 ， 以利 于 日 集、 归档 到移交 档案室统一 管理 ， 制定严格 的规章 制度 ， 防止档 案的分 合理 ，
浅论如何推行档案工作的规范化和标准化
浅论如何推行档案工作的规范化和标准化摘要:档案管理是一门具有高度实践的学科,在现代各行各业不断进步的过程中,对档案管理的各种形式和态度都慢慢蔓出苗头。
而强调档案工作的规范化和标准化就尤其重要了。
本文通过对档案规范化的重要性来描述档案工作,通过各个方面对其规范化、标准化作了简单的分析。
关键词:档案管理规范化趋向在创新时代的我们,面对任何事物都要保持创新的态度和不断进取的心态。
但是对于规范和标准还是不能放弃的。
我们要辩证的继承。
所以本文由对档案管理规范化的重要性开始,分析了档案管理工作的规范化和标准化,并且对未来的趋势加以探索。
下面我们就来分析了解。
1 档案管理规范化的重要性知识经济时代,是知识、信息、人才、技术为主要特征的经济时代。
在这个时代,正确认识档案管理规范化建设的重要性,不仅是市场经济发展的客观要求,而且也是为了适应经济全球化对管理的挑战。
概括起来主要有三个需要。
1.1 它是遵循管理规律的需要根据管理规律的要求,首先,它是要求全面贯彻和执行党的教育方针,具体探索和实践符合时代发展的思想和理念,坚持正确的人才培养方向,造就适应新世纪新阶段需要、富有时代特征和创新精神的社会主义建设者和接班人的需要。
其次,它是要求不断加强全面型人才队伍建设,促进市场与人才协调发展,正确实施有效的管理,把管理作为经常性的中心工作,在各个方面都要实现管理规范化的需要。
根据管理规律的这些要求,加强档案管理规范化研究和建设,是一项重要的基础性工作,必须引起我们高度重视。
1.2 它是维护秩序的需要根据管理秩序的要求。
首先,它是研究管理规律,改进管理工作,提高管理水平,建立稳定的秩序,保证工作正常运行的需要。
其次,它是加强基本建设,创造良好的环境,研究并组织实施改革,把改革成果渗透到人才培养模式中去,努力调动所有人的积极性,提高质量意识,增强教学的有效性的需要。
但是,这些要求都离不开档案管理规范化的支持作用。
1.3 它是提高管理效率的需要管理以刚柔兼容为特点,突出以人为本,建立了企业和单位动态管理机制。
浅谈档案工作的规范化、标准化管理
浅谈档案工作的规范化、标准化管理摘要:文章针对档案管理工作的规范化和标准化问题进行探讨,以期提高档案管理基础工作水平。
关键词:档案管理规范化标准化档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。
日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。
因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
1 公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提公文是档案的前身,档案由公文转化而来。
可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。
因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。
首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。
排版形式为横写横排,左侧装订。
二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。
三是公文字迹要牢固清晰。
不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。
四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
2 实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。
档案管理工作规范化标准化
浅谈档案管理工作规范化标准化摘要：强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
关键词：档案管理规范化标准化中图分类号:f239 文献标识码:a 文章编号:1674-098x(2011)06(b)-0224-01档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。
日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。
因此,我认为我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提，公文是档案的前身,档案由公文转化而来可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。
因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。
首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。
排版形式为横写横排,左侧装订。
二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。
三是公文字迹要牢固清晰。
不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。
浅谈怎样做好档案管理工作
浅谈怎样做好档案管理工作浅谈如何做好档案管理工作如今社会经济高速发展，作为一种知识管理，档案管理在社会发展中表现出来的重要性越来越明显。
面对社会新形势的发展、新时期档案工作的需要，怎样将档案管理工作做好，促进档案事业与经济社会协调发展，使档案管理工作更加规范化、标准化、制度化，并以此来指导档案管理工作，应从以下几个方面抓起：一、增强服务意识，提高服务水平，争取领导重视无论任何单位的任何一项工作，都必须得到领导的重视，才能使这项工作顺利开展，档案工作也如此。
领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。
把档案工作列入议事日程，是规范档案工作的需要。
档案管理人员应该充分发挥其主观能动性，以实际行动去影响并争取领导的重视。
要使单位的档案工作更好的发展，领导和档案人员都必须同时重视档案工作。
档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。
这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。
然而如何发挥主观能动性，争取领导重视，档案管理人员应当做到如下几点：1、加大档案宣传力度，使领导增强档案管理意识有的单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位可有可无，因此，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，在领导的脑海里留下印象，尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。
档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，使领导更加重视档案工作。
2、爱岗敬业，使领导满意自己的工作领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。
因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。
二、拓宽视野，加强现有资源的综合利用，实现现代化档案管理随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。
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浅谈档案管理工作规范化标准化
摘要：强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
关键词：档案管理规范化标准化
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。
日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。
因此,我认为我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提，公文是档案的前身,档案由公文转化而来
可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。
因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提
高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。
首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。
排版形式为横写横排,左侧装订。
二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。
三是公文字迹要牢固清晰。
不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。
四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则,推进档案工作规范化、标准化
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。
实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。
而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。
“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。
它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把
握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。
二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。
要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。
三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。
在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。
特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
三、提高案卷质量,推进档案工作规范化、标准化过程中证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素
因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类
和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理
四、加快数据准备,推进档案计算机管理
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。
在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
（1）分清轻重缓急,循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。
综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。
这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
（2）分级次著录,省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映
问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。
这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
（3）分门别类,充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。
这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。