毕业生档案整理工作

毕业生档案整理工作

一、填报学生档案去向信息

根据毕业生档案去向填报“毕业生档案交寄信息登记表”。由毕业生本人填报并签名确认，毕业生未能填报由负责老师填报，并加盖院系公章。

(信息登记表内有两个表格:“档案交寄信息(电子版)”，“档案交寄信息(打印版)”，将“档案交寄信息(电子版)”表格的信息收集齐备发至就业办邮箱，将“档案交寄信息(电子版)”打印盖章交至就业办)

几种情况的填写说明：

1.暂缓就业的同学：档案交寄地址为“广州市农林下路72号”，档案接

收单位为“广东省高校毕业生就业指导中心”；

2.攻读华师研究生的同学：档案交寄地址为空，档案接收单位为“华南

师范大学研究生处”；

3.留级等不能正常毕业的同学：档案交寄地址为空，档案接收单位为“‘留

档原因’+留档”（留档原因为：留级、延迟学籍等）。

其他情况按档案交寄的实际情况填写。

说明：档案交寄地址以派遣去向为依据。档案一般寄到报到证主管单位，如果报到证有备注单位，看是否要求寄到具体单位，同时要看具体单位是否有人事接收权，若具体单位无人事接收权，档案仍寄到主管单位。广东省内各地市毕业生档案工作部门的地址可参考相关文档。

二、档案整理前的准备工作

1.准备好毕业生的各种归档材料。以下为参考目录

□党员档案

□团员档案

□大学生评优登记表

□行政处分文件

□大学体格检查表

□大学学习成绩单

□高等学校毕业生登记表

□实习鉴定表

□高校毕业生报到证存根

□授予学士学位通知书

□其他材料

（注：暂缓就业学生的预备党员材料不归档，党员材料由学院保管）

2.领取档案交寄袋

领取信封交寄袋（机要信封），填写学生基本信息，在档案交寄袋封面填写学生档案编号、院系、专业、姓名、年级；密级为机密。交寄袋背面有档案目录，请填写基本信息，并将毕业生现有材料先入袋，并在目录处做标记。

三、档案整理过程中的工作流程

1.领取档案。

2.检查入学时、大一、大二、大三入档的档案材料是否齐备（根据原有《档案

目录》检查）。

3.将所有材料装入学生档案袋，并在档案交寄袋背面目录相应地方画勾，若无

相应内容，在“其它材料”一栏中补充）。

4.再次检查档案袋里学生档案材料是否齐全（根据《档案目录》检查）。

5.再次检查无误后辅导员在“整理人”上签名，（每份档案要求两个同学负责

整理、核查）。

6.仔细将学生档案材料装入档案交寄袋（千万注意——不要张冠李戴！）。

7.将条形码贴暂缓就业学生档案交寄袋横贴在左上角。注意一定要按条形码粘

贴样式粘贴，否则拒不收档。粘贴样式见文后附件。

8.所有档案按编号排序，按20份一捆绑好。将特殊或情况不明档案单独捆绑，

并在档案上用铅笔注明情况。

9.再次清点份数无误后，交回就业办，并做好登记。

10.同时，上交毕业生交寄地址登记表（登记表需加盖院系公章）。

11.同时上交暂缓就业协议书（一式两份）。（按条形码编号排序）。

四、档案整理后的工作

1.将暂缓就业毕业生档案及其暂缓就业协议书送至省就业指导中心

2.将广州生源及到广州工作的毕业生档案（就业方案主管单位为广州市高校毕

业生就业指导中心）送到广州市高校毕业生就业指导中心

3.将到正常派遣的毕业生档案通过邮政交寄

4.将直接升研到华南师范大学的毕业生档案直接送到校研究生处

5.将就业单位是华南师范大学的毕业生档案直接送到校人事处

6.将延长学籍（欠费、延长学籍一年）同学的档案暂留在学校

五、注意事项

院系在整理档案时，是以班级为单位来整理档案的，所以在档案整理完后，档案的分类通常也是以班级为单位的，因此要检查档案是否根据院系的档案编号来排序，院系最后要以院系为单位整合毕业生的档案。

齐心协力，共同完成任务！