4内外部信息交流和协商控制程序

建材有限公司

内、外部信息交流和协商

控制程序

发放号：

受控状态：

文件编号： SZJC—信息CX—B2—2007 编制：××× 2012 年 1 月 10 日

审核：××× 2012 年 1 月 12 日

批准：××× 2012 年 1 月 16 日

发布时间：2012年1 月16日生效时间：2012年1 月20 日

1.目的

保证管理体系相关信息在本公司内、外及时畅通地传递、交流。

2.适用范围

适用于本公司各部门之间以及本公司与外部相关方之间质量和环境及职业健康安全方面的信息交流和协商。

3.职责

3．1公司办负责内、外部信息交流、协商的统一管理，并负责将重要信息向管理者代表报告。

3．2各部门负责本部门内、外部信息交流。

3．3公司工会主席和各部门员工代表负责就员工职业健康安全问题与有关部门协商并将有关信息向有关部门和员工传递。

4.控制要求

4．1要在管理体系不同部门、不同层次员工之间建立起横向和纵向沟通联系渠道，形成全公司范围内的信息沟通网络，保证体系相关信息能够得到迅速、及时地传递，实现质量、环境及职业健康安全管理全员参与，人人为管理目标的实现作出自己的贡献。

4.2内部信息交流内容

沟通内容包括体系运行及其有效性的相关信息。如：相关法规及方针、目标指标、管理方案的实施情况、危险源、产品检验结果、体系绩效及例行检测结果等。

4.3内部信息交流方式

信息沟通方式包括口头传达、电话传达、书面材料或文件传达及记录传递、会议、电视、新闻媒介传达等。具体规定如下：

4.3.1危险源：以记录方式交流。

4.3.2中高度风险危险源：以文件发放方式交流。

4.3.3相关法规及遵守情况：以记录和报告方式交流。

4.3.4目标、方案及完成情况：以文件发放、报告和记录等方式交流。

4.3.5内审、管理评审、外部审核信息：以报告方式交流。

4.3.6各种检验、试验、监测、测量结果，不符合与纠正情况：以报告、记录传递方式交流。

4.3.7应急准备与响应：以记录、报告等方式交流。

4.3.8相关方反馈的意见与要求：以记录、报告的方式交流。

4.3.9总经理、管理者代表有关指示、决定、要求等：以文件发放或会议方式交流。

以上书面的内部信息传递必须办理签收手续，接收部门在5个工作日内处理并回复,若需继续向上传递的，需在两个工作日内向上传递。

4.4外部信息交流内容及交流方式：

4.4.1上级部门的要求：由公司办以文件转发方式传递给公司内部有关领导和部门。

4.4.2本公司管理体系运行的有关信息向外部传递：由各主管部门形成书面材料经公司主管领导批准后，向外传递。

4.5内、外协商（职业健康安全管理体系要求）

4.5.1 协商的种类

4.5.1.1 内部协商种类

a危害因素辨识、风险评估及风险控制策划；

b职业健康安全方针、目标及管理方案的制订；

c职工有关环境及职业健康安全方面的合理抱怨。

d作业场所变更的职业健康安全方面的审议；

e重大事故、事件及不符合的调查和处理；

f新、改、扩项目的职业健康安全风险的评估。

4.5.1.2外部协商种类

a外承包商在作业场所内面临的职业健康安全问题的协商；

b工伤待遇的纠纷引起的与员工家属的协商及外部相关方的抱怨。

4.5.2 协商方式

a各种沟通会；

b员工抱怨的处理。

4.5.3协商的处理程序

4.5.3.1公司工会主席每季度组织各部门员工代表召开一次专门会议，以征求员工在职业健康安全方面的建议和抱怨。会议结束后应及时将有关信息向主管部门传递，并监督处理过程和效果。具体执行《纠正和预防措施控制程序》。

4.5.3.2 各部门在发生事故、事件后，应及时向安环室报告，安环室应立即采取措施，并对事故、事件展开调查和处理。对于轻伤级别以上的事故、事件，安环室可召集相关人员共同调查、处理。公司办负责本公司工伤的申报，并将事故、事件的处理结果及时反馈责任

部门。

4.5.3.3 公司办应因工伤待遇引起的与职工家属的协商，作到妥善合理解决。

4.5.3.4 相关方在公司内进行作业时，必须严格遵守本公司的相关规定，作业过程中发现不合理的职业健康安全问题时，应及时向安环室反映，安环室确认后根据具体情况与相关方协商解决方法。

4.5.4 重大问题安环室应及时报告管理者代表、总经理。

4.5.5 通过与内、外部协商，确保员工能够参与方针和体系文件的制定；参与商讨影响工作场所职业健康安全的任何变化；参与职业健康安全事务；同时能够将体系相关要求及时通报外部相关方。

4.6各部门要将本部门信息交流协商的记录妥善保存。

5 记录

5.1 JL—信息—01 《员工抱怨/建议登记表》