第四章会计凭证设计培训资料

第四章会计凭证设计

第四章会计凭证设计

通过本章学习，要求理解会计凭证设计的意义；掌握原始凭证和记账凭证以及会计凭证传递程序设计的原理。

第一节原始凭证的设计

会计凭证是记录经济业务、明确经济责任，据以登记账簿的书面证明。填制和审核会计凭证是整个会计核算工作的基础和起点，是会计信息处理的重要方法之一。离开了会计凭证，就无法进行会计核算工作。会计凭证设计的好坏直接影响到会计质量的高低和会计监督作用的发挥等。

会计凭证的种类很多，按填制程序和用途的不同分为原始凭证和记账凭证。因此，会计凭证的设计也分为原始凭证的设计和记账凭证的设计两大部分。在设计会计凭证时，要按会计凭证的用途不同而分别设计。原始凭证是记录经济业务活动的具体内容和发生、完成情况，作为会计核算原始资料和重要依据，并具有法律效力的书面证明。

根据新的《会计法》规定，对发生的经济业务事项必须填制或取得原始凭证并及时送交会计机构。会计机构、会计人员必须按照国家统一的规定对原始凭证进行审核，对不真实、不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按国家统一的会计制度的规定更正、补充。任何单位和任何个人不得伪造、变更原始凭证。

原始凭证记载的各项内容均不得涂改，原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应加盖出具单位印章，如果是金额有错误必须由出具单位重开。

原始凭证设计之前，必须掌握和了解原始凭证的不同分类和应具备的要素，以区别各种原始凭证的特点，从而设计出能完整反映经济内容、适合管理需求、结构合理、使用方便的各种原始凭证。

一、原始凭证的种类

原始凭证需要反映不同的经济内容，其形式繁多，按不同的标准可进行不同分类，归纳起来主要有以下几种，如图 4 — 1 所示。

从原始凭证的设计范围看，主要考虑自制原始凭证和专用原始凭证。原因有以下两方面：一方面是作为企业设计人员主要考虑本企业范围内的凭证，对外来凭证无从干预；另一方面是自制原始凭证又可分为内部原始凭证和对外原始凭证。原始凭证在业务处理过程中一部分要流出本企业，它们对本企业来说是自制凭证，而对接受凭证的企业来说则是外来凭证，考虑自制凭证设计，实际上也同时需要考虑外来凭证的设计要求。

（一）自制原始凭证和外来原始凭证

自制原始凭证是由本单位经办业务的部门和人员在执行或完成某项经济业务时填制的原始凭证。常见的有材料人库的收料单、材料出库的领料单、出差人员归来后报销的差旅费报销单、工资结算汇总表等。外来原始凭证是经济业务活动发生或完成时，从本单位以外的部门或个人处直接取得的原始凭证。常见的有增值税专用发票、银行收款通知、火车票等。

（二）一次凭证、累计凭证和汇总凭证

一次凭证是指只反映一笔经济业务或同时反映若干同类经济业务发生情况，填制手续一次完成的原始凭证。常见的有收款收据、车票等。日常情况下外来原始凭证全为一次凭证。累计凭证是指一定时期内将连续发生的同类经济业务多次进行登记，并随时计算累计数的原始凭证。常见的有定额领料单、限额领料单等。汇总凭证是指根据一定时期同类经济业务的原始凭证汇总编制的原始凭证。常见的有工资结算汇总表、发料汇总表等。

（三）专用凭证和通用凭证专用凭证是指具有特定内容和专门用途的原始凭证。常见的有差旅费报销单、医药费报销单等。通用凭证是指在一定范围内具有统一格式和使用方法的原始凭证。常见的有全国统一的商业承兑汇票、税收缴款书等。

二、原始凭证设计的原则

原始凭证设计时除遵循“企业会计制度设计的原则”的总体要求外，还必须符合下列具体设计原则。

（一）要素完备原始凭证包含要素非常多，主要分为一般要素和特殊要素。

1 ．一般要素

（1）原始凭证的名称。

（2）经济业务发生的时间（年、月、日）和凭证编号。

（3）接受凭证的单位或部门。

（4）经济业务的内容（内容摘要、计量单位、数量、单价和金额等）。

（5）填制凭证单位和经办人员的签名和盖章。

2 ．特殊要素

（1）从外单位取得的原始凭证和对外开具的原始凭证，必须盖有填制单位的“发票”专用章或财务专用章；自制原始凭证必须有经办人和经办单位部门负责人的签名和盖章。

（2）购买实物的原始凭证，必须有验收手续和验收人签名；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和个人的收款证明。

（3）发票必须有税务部门监制印章，收款收据必须有财政部门监制印章。

（4）收付款项的原始凭证应由出纳人员签名或盖章，并分别加盖“现金收讫”、“现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”印章。

（5）一式多联的原始凭证必须用双面复写纸复写，应注明各联用途，并只能以其中的一联作为报销凭证；作废时应在各联加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得缺联、不得销毁。

（6）发生销货退回时，除填制退货发票外，必须取得对方的收款收据或银行汇款凭证，不得以退货发票代替对方的收据。

（7）职工因公借款，应填制正式收据，附在记账凭证后，报销时，应另开收据，不得返还原借据。

（二）适合该企业经济业务的特点

设计的原始凭证要能够反映经济业务的特点。

首先，任何一项经济业务都会涉及经济业务发生的具体时间、具体地点、具体责任人等，所以设计原始凭证时，要针对这些要素把经济业务发生的时间、地点、责任人等基本情况如实、完整、详细地记载反映出来，以达到提供最确切、最完整的原始资料，全面而详细地反映经济业务发展的全过程。

其次，不同企业发展的经济业务不同，如：涉及外币业务的原始凭证中的金额单位，除原币外还应反映汇率及本位币资料。又比如：零售商业企业在进货汇总表上应按商品类别分别设计零售价、商品进销差价和成本价、进项税额等项内容。

最后，原始凭证必须体现经济业务特点、只有这样，才能保证业务顺利开展，为会计核算的后续步骤提供良好的条件，为进行会计核算与会计监督提供充分、完整的原始资料；也只有这样，才能为后续核算提供相应的信息资料。

（三）加强内部控制

原始凭证是实施内部控制的重要工具。在设计原始凭证时，必须根据企业内部控制制度的要求，针对各种不同的经济业务，规定必要的填写联数、次序和合理的传递程序，以严密手续、堵塞漏洞，并把各种业务的过程有机地联系起来，起到企业内部相互联系、相互牵制的作用。如根据企业规模大小、物流程序、机构设置的不同，对“材料人库单”分别设置不同的联数与不同的传递程序，以保证业务顺利开展并有严密的控制制度。

（四）满足管理和核算要求

原始凭证的设计既要满足会计专业核算及加强企业管理的要求；又要符合经济责任制，加强经济核算的要求。