公司合同管理制度

合同管理制度

为使公司经济合同管理规范化，依据相关法律法规及公司有关制度，结合公司实际情况，制定本制度。

第一章合同的立项

第一条公司对外签订的合同中，年度合同、采购合同由采购部立项，代供代扣代付材料物资款三方协议（以下简称三方协议)、材料供货合同由合同管理部立项；其它类合同由责任部门立项。

第二章合同的主要内容

第二条合同一般应包括以下主要内容：

①合同主体、当事人的名称或者姓名、地址、联系方式；②标的（货物名称、品名、规格、型号及价格)；③数量及单位；④质量及验收标准；⑤价款或者报酬（结算方式)；⑥履行期限、地点和方式；⑦违约责任；⑩解决争议的办法；

⑨廉洁条款。

第三条必须十分严谨地约定付款条款，不仅应约定付款期限，还应约定严格、周密的付款前提条件。原则上若合同约定定金（备料款或预付款）的，一般情况下，金额控制在合同总金類的15%以下。

第三章合同的送审、报批及下发

第四条合同立项部门完成合同文本后，由立项部门负责人及立项部门分管领导在合同审批表相应栏目中签署意见。

第五条立项部门将合同、合同审批表及合同须附带的资料原件一并报合同管理部，由其进行审核。立项部门送审合同时所附相关资料不齐全的，由立项部门补齐后再随合同一并送审。资料原件包括：

1、合同对方商务资料包括主体资格资料、资质证书、法定代表人身份证明、代理人身份证明及代理权限证明等；

2、立项资料（如领导批示的报告)；

3、定标资料；

4、合同文本；

5、合同涉及到的相关图纸及技术资料，且需相关部门进行技术确认。

第六条合同管理部在合同审核中，如对合同内容有异议，应及时与合同立项部门进行沟通、协调。取得一致意见后，形成正式合同文本并逐级报批；如大不成一致意见，合同管理部则在合同审批表上签署意见后逐级报批。

第七条合同审核合格后，由审核人员、合同管理部分管领导分别签署意见后，加盖“合同条款已审核”印章；并将合同逐级报批。

第八条公司合同审批权限：

1、年度合同及其补充协议均需报集团董事局主席审批。

2、以广州恒大材料设备有限公司名义经办的合同，合同标的额为500万（含500万）以下的，由立项部门本项、拟草，合同管理部审核，合同管理部分管领导审阅后，报公司负责人申批即可。超过上诉审批权限的合同，需按照相关制度，逐级上报。

3、以恒大地产集团采购配送中心名义经办的合同，合同标的额100万 (含100万）以下的，由公司立项部门立项、草拟，合同管理部审核，合同管理部分管领导审阅后，报公司负责人审批即可；超过上述审批权限的合同，需按照相关制度，逐级上报。

4、三方协议和材料供货合同，由合同管理部立项，合同管理部分管领导审核后，报公司负责人审批。

5、内部关联和同，报审一律须经经营中心审核后报董事局主席审批。

第九条合同金额发生变更时，变更金额增加10万元以下（含10万元）的由材料公司负责人审批，超过上述审批权限的合同，需按照相关制度，逐级上报。

第十条合同审批完成后，由合同管理部负责报档案室加盖公章，合同管理部负责按有关规定分类编号后下发。

集团或公司领导不批准的合同文本，由合同管理部退回立项部门，立项部门根据领导批示进行处理。

第十一条合同审核人需在立项部门报送合同后1个工作日内审核完毕。

第十二条合同签订完成后，合同管理部相关责任人需在2个工作日内复印

扫描且完成发放工作。

第四章合同文本的管理

第十三条各部门的书面合同文本须在双方签字盖章后由合同管理部将原件交档案室二份；另两份原件由合同管理部转交给合同对方。

第十四条合同管理部必须建立合同信息台帐；每月2日前，合同管理部将合同信息台帐报集团法律事务中心备案。

第十五条合同管理部、相关部门根据需要保留合同复印件（扫描件)。合同复印件的保管适用集团公司档案管理的有关规定。

第五章合同履行监督管理

第十六条合同管理部应认真检查合同履行责任部门是否严格按照规定督促对方全面履行合同义务；检查我方是否正确和适当的履行合同；检查指导合同履行责任部门维权取证的及时性、有效性，并按相关制度及时提出维护我方权益的措施和办法。

第十七条对方履行义务与合同的约定不符时，合同履行责任部门应当及时收集保存相关证据（照片或有关纪录)，以书面形式发函给对方明确其违约事实及责任，要求对方改正，并交由合同管理部备案。合同履行过程中对方出现严重违约行为时，如需发出律师函、终止合同或可能诉讼，由合同履行责任部门提出报告，经公司分管领导审批后，将相关资料报合同管理部，合同管理部根据取证结果向公司领导提出书面建议。