受控文件发放回收记录表格格式
文件和记录管理制度
记录借阅登记表（R02—1）
序
记录名称
号
编 号 借阅 批准 借阅 归还 人 人 日期 日期
过期记录销毁记录（R02—2）
记录名 称 生成部
编号：
记录编 号 生成时
门 保存期 限 处理情况：
间 批准 人
执行 人
月日
见证 人
年
55记录151文件发放回收记录表r011252收文登记表r012353文件更改通知单r013454作废文件处理记录r01455受控文件清单r016文件发放回收记录表r0111文件名称文件编号受控号发放日期收文部门份数签收人旧文件回收人及回收日期备注收文登记表r0122收文日期收文编号来文单位原文字号文件标题份数每份张数收者签名领导批示处理意见领导签名主附文件更改通知单r0133编号
部门副总审核所辖职责的安全管理文件及规章制度，经 公司总经理审批后发布实施。 4.1.3 标识
公司安全管理文件统一采用“东深工程[****]***号格 式，[****]——代表年度，***——文件编号，由行政部统 一管理。 4.1.4 收发 4.1.4.1 建设管理部（技术质安部）具体承办安全管理规章 制度的登记、发放、回收工作； 4.1.4.2 对所有受控版本由行政部进行统一编号； 4.1.4.3 行政部负责发放到相关领导、部门和项目部，并做
编号：
印发日期：
作废
新文件执
文件
行日期
处理
方式
文件名称 页 章 修改内容（摘要） 更改 部门 分
码节
方式 负责 管
人领
导
作废文件处理记录（R01-4）
文件名 称
发放范 围
作废时 间
处理情况：
文件编 号
处理方 式
文件发放记录表
文件名称
文件编号
文件发放/回收记录表
版本 分发号 受控状态
发放记录
签收
日期
份数
表单编号：
备注 份数
序号
81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96
6/8
文件名称
文件编号
文件发放/回收记录表
版本 分发号 受控状态
发放记录
日期
备注 份数
序号
113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128
8/8
文件名称
文件编号
文件发放/回收记录表
版本 分发号 受控状态
发放记录
签收
日期
份数
表单编号： 版本号：
回收记录
签回
日期
备注 份数
签收
日期
份数
表单编号： 版本号：
回收记录
签回
日期
备注 份数
序号
97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112
7/8
文件名称
文件编号
文件发放/回收记录表
版本 分发号 受控状态
发放记录
签收
日期
份数
表单编号： 版本号：
回收记录
签回
2/8
文件名称
文件编号
文件发放/回收记录表
版本 分发号 受控状态
发放记录
签收
日期
份数
表单编号： 版本号：
回收记录
签回
日期
备注 份数
序号
文件发放回收记录及数据分析
顾客满意程度调查表
GD/JL-32
4
电话订货记录
GD/JL-20
1
采购物质分类表
GD /JL-24
办公室
马秀波
2010.9.1
2
供方评价表
GD /JL-25
3
合格供方名录
GD /JL-26
4
供方业绩评定表
GD /JL-27
5
采购计划实施记录
GD /JL-28
文件发放、回收记录
编号：GD/JL-----01
×100％= 100％
成品检验总次数（28）
供方
原材料检验合格总次数（11）
×100％＝100％
原材料检验总次数（11）
分
析
结
论
1.顾客满意为94.31分，超过质量目标4. 31个百分点；
2.产品出厂检验合格率为100％，今后继续保持，确保产品质量稳定；
3.改进措施有效率为100％，继续加强改进措施的跟踪验证力度，确保改进措施长期有效；
7
生产计划单
GD /JL-29
8
过程确认表
GD /JL-30
9
确认过程监控记录
GD /JL-43
文件发放、回收记录
编号：GD/JL-----01
序
号
文件名称
编号
分发号
版本
发放记录
回收记录
部门
签收
日期
份数
签回
日期
份数
1
监视和测量设备9.1
2
不合格品报告
GD/JL-43
19
不合格项分布表
GD/JL-37
20
内审报告
GD/JL-38
受控文件发放记录表
SM-QP-18 A/0
1 14.08.01
19 内部审核控制程序
SM-QP-19 A/0
1 14.08.01
20 数据分析控制程序
SM-QP-20 A/0
1 14.08.01
制 表：
审核：
批准：
SM/Form
序号
文件名称
1 文件控制程序
受控文件发放回收记录表
文件编号 版本号
发放数 量
发放日 期
签收人
回收日 期
回收人
备注
SM-QP-01 A/0
1 14.08.01
2 质量记录控制程序
SM-QP-02 A/0
1 14.08.01
3 人力资源控制程序
SM-QP-03 A9 生产过程控制程序
SM-QP-09 A/0
1 14.08.01
10 生产设备控制程序
SM-QP-10 A/0
1 14.08.01
11 来料检验控制程序
SM-QP-11 A/0
1 14.08.01
12 制程检验控制程序
SM-QP-12 A/0
1 14.08.01
13 成品检验控制程序
SM-QP-13 A/0
SM-QP-04 A/0
1 14.08.01
5 采购控制程序
SM-QP-05 A/0
1 14.08.01
6 供方选择控制程序
SM-QP-06 A/0
1 14.08.01
7 产品设计与开发控制程序 SM-QP-07 A/0
1 14.08.01
8 生产计划控制程序
SM-QP-08 A/0
1 14.08.01
1 14.08.01
14 不合格品管理程序
【优质】记录文件表格
编号：D02-4.2受控文件清单编号：D03-4.2文件审批表编号：D04-4.2文件修改申请编号：D05-4.2编号：D06-4.2编号：D07-4.2技术标准登记表编号：D09-4.2质量记录清单编号：D10-4.2质量策划实施情况检查表编号：D11-5.4管理评审计划编号：D12-5.6管理评审通知单编号：D13-5.6管理评审报告编号：D14-5.6编号：D15-6.2编号：D16-6.2年度培训计划编号：D17-6.2职工花名册编号：D18-6.2设施管理卡编号：D19-6.3 序号：生产设施一览表编号：D20-6.3设施报废单编号：D21-6.3 序号：产品要求评审表编号：D22-7.2□初次审核□修订（原评审表号：）序号：定单确认表编号：D23-7.2 序号：供方评定记录表编号：D24-7.4 序号：合格供方名录编号：D25-7.4采购计划编号：D26-7.4 序号：采购要求单编号：D27-7.4 序号：采购单编号：D28-7.4 序号：领料单物料标识卡编号：D30-7.5 序号：物资发放卡顾客财产问题反馈表编号：D32-7.5 序号：编号：D33-7.6 序号：编号：D34-7.6计量校准计划编号：D35-7.6顾客满意度查表编号：D36-8.2 序号：编号：D37-8.2编号：D38-8.2 序号：审核组组长：组员：日期：第页共页1、审核目的：2、审核依据：GB/T 19001-2000 idt ISO 9001：20003、审核覆盖产品：4、审核时间：年月日至年月日首次会议时间：月日时分末次会议时间：月日时分5、现场审核期间请被审核方有关人员参加下列活动：首、末次会议：最高管理者或其代表及与审核有关的管理人员参加。
审核活动：按审核日程安排，被审核方有关人员在本岗位。
6、审核安排：内审检查表编号：D39-8.2 共页第页审核员：不合格报告编号：D40-8.2 序号：内部体系审核报告（可另附纸叙述）编号：D41-8.2 序号：内审首、末次会议签到表编号：D42-8.2 时间：地点：不合格项分布表编号：D43-8.2 序号：进货验证记录。
受控文件清单
3年
生产部
37
某某车间合浆温度控制记录
SC-LZ-37
3年
生产部
38
冷冻岗位操作记录
SC-LZ-38
3年
生产部
39
烘干车间温度控制记录
SC-LZ-39
3年
生产部
40
成品出入库记录
SC-LZ-40
3年
生产部
41
某某某某出厂检验原始记录
SC-LZ-41
3年
生产部
42
某某出厂检验报告单
SC-LZ-42
1
受控文件清单
SC-LZ-01
3年
办公室
2
文件发放、回收记录
SC-LZ-02
3年
办公室
3
会议记录
SC-LZ-03
3年
办公室
4
外来文件清单
SC-LZ-04
3年
办公室
5
年度培训计划
SC-LZ-05
3年
办公室
6
培训记录表
SC-LZ-06
3年
办公室
7
质量手册
SC-LZ-07
3年
办公室
8
职工岗位任职评价表
SC-LZ-08
质量管理手册、规章制度
供销部
A
3.
质量管理手册、规章制度
质检部
A
4.
质量管理手册、规章制度
生产部
A
5.
质量管理手册、规章制度
办公室
A
6.
作业指导书
生产部
A
7.
某某某某企业标准
Q/ZLZ0001S-2010
办公室
ISO9001-2015全套记录表格
质量记录清单
文件发放、回收记录
文件借阅、复制记录
部门受控文件清单
文件更改申请
文件销毁申请
质量记录清单
质量策划实施情况检查表
管理评审计划
管理评审通知单
管理评审报告
培训记录表
培训申请单
年度培训计划
生产设施配置申请单
设施验收单
生产设施一览表
编制：日期：
设施日常保养项目表
编号：SC-6.2-05
注：保养后，用“V”表示日保，“ ”为周保、“ ”为月保，“X”表示有异常情况，应在“异常情况记录”栏予以记录。
设施检修计划
编号：SC-6.2-06
编制：日期：批准：日期：
编号：SC-6.2-07
编号：SC-6.2-08
领物单
领物单
生产要求评审表
编号：YX-7.2-01
订单确认表
项目建议书
设计开发任务书
总工程师签名：年月日
设计开发方案
设计开发信息联络单
试产报告
新产品鉴定报告
供方业绩评定表
月采购计划
临时采购要求单
采购单
月生产计划
物料标识卡
物资收发卡
领料单
随工单
生产日报表
顾客财产问题反馈表。
质量管理体系各种质量记录格式
编号：QR-4.2.4-01
序号
记录名称
质量记录清单
编号
使用部门 保存部门 保存期限 备 注
质量策划实施情况检查表
编号：QR-5.4-01 质量策划项目名称：
执行部门： 执行情况：
№：
检查结论（成果及改进的要求、建议、措施）：
检查人：
日期：
对改进的要求、建议、措施落实的验证情况：
批准人：
日期：
验证人：
管理人员由总经理评价。
编号：QR-6.2-03 申请部门 培训方式
培训对象 共人
申请原因：
培训申请单
申请人 期限
申请日期
培训内容：
申请部门负责人意见： 管理者代表意见：
签名：
日期：
签名：
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
日期：
编号：QR6102 时间：
培训题目：
地点： 参加培训人员签到（共 人）：
培训记录表
№： 培训老师：
培训方式：
23
顾敏华
生产部
钱润琦 2015.2.1
25
范陈峰
技术质量部
钱润琦 2015.2.1
说明： 1、能力评价：“强”——指业务水平高，工作责任心强；“一般”——指业务水平尚可，责任
心较好；“差”——指不能胜任本岗位工作，责任心较差。 2、人员类别及评价人：人员类别分为操作工人、管理人员；操作工人由各车间负责人评价、
日期：
编号：QR-5.6-03 主持人
会议记录
地点
日期
年 月日
会 议 主 要 内 容
记录人:
参 加 人 员
管理评审计划
编号：QR-5.6-01 评审目的：
№：
公司受控文件清单
公司受控文件清单 The document was prepared on January 2, 2021XXXX有限公司受控文件清单:编制：批准：XXXX有限公司文件更改申请单XXXX有限公司文件资料发放/回收记录质量记录清单年度部门质量目标审核: 日期: 批准: 日期:XXXX有限公司质量目标考核记录NO审核:XXXX有限公司管理评审计划NO：XXXX有限公司管理评审通知NO：编制：年月日批准：年月日XXXX有限公司管理评审报告编制: 批准:XXXX有限公司管理评审验证报告XXXX有限公司培训申请表NO.申请部门/人:XXXX有限公司员工培训计划编制：批准：XXXX有限公司培训记录XXXX有限公司员工名册表NO:XXXX有限公司员工年度考评记录部门XXXX有限公司XXXX有限公司设备（设施）台帐NO.编制：XXXX有限公司编制/日期：批准/日期：设备验收单 NO:设备报废单 NO:XXXX有限公司编制：XXXX有限公司工作环境抽查记录XXXX有限公司特殊合同评审表XXXX有限公司售后服务记录 NO：XXXX有限公司供方评定记录XXXX有限公司紧急采购/让步放行申请单 NO.XXXX有限公司编制：批准：XXXX有限公司供方质量保证能力调查表填写单位（盖章）年月日XXXX有限公司XXXX有限公司供方启用、停用、通知书 NO：。
受控文件发放回收记录(3个doc)3
受控文件发放回收记录(3个doc)3
受控文件发行、复印、借用申请
表格编号：R-003-A
申请类别: 发行复印受控文件副本 借用受控文件正本
补发受控文件副本 增加发放部门 损坏文件更换
文件名称
文件编
号
版次页数发行部门（申请部门）/份数
批准：日期：申请：日期：
编号：版次：
受控文件发行、复印、借用申请
表格编号：R-003-A
申请类别: 发行复印受控文件副本 借用受控文件正本 补发受控文件副本 增加发放部门 损坏文件更换
文件名称
文件编
号
版次页数发行部门/份数
批准：日期：申请：日期：
编号：版次：。
文件发放、回收、销毁登记表
受控/外来文件清单文件更改申请单文件评审表记录清单环境因素调查表环境因素清单环境因素评价表重要环境因素清单危险源辨识清单职业健康安全危险源登记表职业健康安全风险评价表重大职业健康安全风险及其控制措施一览表编制：审批：法律法规与其他要求清单管理方案信息交流表培训申请表年度培训计划表人力资源/专业技术人员能力确定台帐培训有效性评价表培训档案B—21 编号：机械设备台帐B—22 编号：重要设备履历表施工设备维修保养记录设备/设施购置申请表审核：批准：设施验收表设备/设施报废申请表招标书/标书/合同评审记录工程要求更改/评审表合同交底记录表交底部门：接收部门：日期：日期：合格供方名录供方业绩评定表供方调查表物资采购计划表编制/日期：审批/日安全检查记录安全检查隐患整改通知单顾客意见处理报告B—59 编号：应急计划演练记录施工工程顾客/相关方满意度调查表B—75 编号：调查人：日期：竣工工程顾客/相关方满意度调查表B—76 编号：调查人/日期重点施加影响相关方一览表年度内审计划内部审核实施计划日期：年月日日期：年月日内审检查记录表B—81 编号：不符合项报告B—82 编号：不符合项分布表B—83 编号：不符合项分布表B—83 续篇编号：内部审核首（末）次会议签到联合管理体系内部审核报告联合管理体系内部审核报告B—84续编号：纠正和预防措施处置单B—87 编号：联合管理体系持续改进记录表B—88 编号：。
质量管理体系表格汇总大全
质量管理体系表格大全参考质量记录清单名 称 编 号 保存期（年）文件发放、回收记录文件借阅、复制记录部门受控文件清单文件更改申请文件销毁申请质量记录清单质量策划实施情况检查表 管理评审计划管理评审通知单管理评审报告培训记录表培训申请单年度培训计划生产设施配置申请单设施验收单设施管理卡生产设施一览表设施日常保养项目表设施检修计划设施检修单 ZG-4.1-01ZG-4.1-02ZG-4.1-03ZG-4.1-04ZG-4.1-05ZG-4.2-01ZG-5.2-01ZG-5.4-01ZG-5.4-02ZG-5.4-03RS-6.1-01RS-6.1-02RS-6.1-03SC-6.2-01SC-6.2-02SC-6.2-03SC-6.2-04SC-6.2-05SC-6.2-06SC-6.2-0733长期33长期53353333长期长期长期长期33领物单产品要求评审表定单确认表项目建议书设计开发任务书设计开发方案设计开发计划书设计开发输入清单 设计开发信息联络单 设计开发评审报告 设计开发验证报告 设计开发输出清单 试产报告试产总结报告客户试用报告新产品鉴定报告供方评定记录表合格供方名录供方业绩评定表月采购计划 GY-6.2-01YX-7.2-01YX-7.2-02KF-7.3-01KF-7.3-02KF-7.3-03KF-7.3-04KF-7.3-05KF-7.3-06KF-7.3-07KF-7.3-08KF-7.3-09KF-7.3-10KF-7.3-11KF-7.3-12KF-7.3-13GY-7.4-01GY-7.4-02GY-7.4-03GY-7.4-04355长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期333名 称 编 号 保存期（年）临时采购要求单采购单月生产计划周生产计划生产日报表领料单随工单合格证物料标识卡物资收发卡顾客财产问题反馈表 测量监控设备履历卡 测量监控设备一览表 计量校准计划内校记录表销售情况反馈表售出成品质量报告 顾客满意程度调查表 年度内审计划审核实施计划内审检查表不符合报告GY-7.4-05GY-7.4-06SC-7.5-01SC-7.5-02SC-7.5-03SC-7.5-04SC-7.5-05SC-7.5-06SC-7.5-07SC-7.5-08SC-7.5-09ZG-7.6-01ZG-7.6-02ZG-7.6-03ZG-7.6-04YX-8.1.1-01YX-8.1,1-02YX-8.1.1-03ZG-8.1.2-01ZG-8.1.2-02ZG-8.1.2-03ZG-8.1.2-043333333长期3长期3长期长期333333333内审首（末）交会议签到表不合格项分布表进货验证记录半成品检验记录成品检验记录紧急（例外）放行产品申请单不合格品报告信息联络处理单改进计划纠正和预防措施处理单改进、纠正和预防措施实施情况一览表 ZG-8.1.2-06ZG-8.1.2-07ZG-8.1.3-01ZG-8.1.3-02ZG-8.1.3-03ZG-8.1.3-04ZG-8.2-01ZG-8.3-01ZG-8.4-01ZG-8.4-02ZG-8.4-0333333333333文件发放、回收记录 编号：ZG－4.1－01序号 文件名称编号分发号版本发放记录 回收记录部门签收日期份数签回日期份数文件借阅、复制记录 编号：ZG-4.1-02时间 文件名称 编号 版本受控状态份数 签名归还时间部门： 编号：ZG-4.1-03序号 文件名称 编号 版本 备注文件更改申请编号：ZG-4.1-04 序号：文件名称 编号 版本 更改位置及原因：更改后内容：受此影响引起的其它更改文件名称：申请人： 日期：所在部门意见：签名： 日期： 审批部门意见：签名： 日期：文件销毁申请编号：ZG-4.1-05 序号：编号 版本 份数 文件名称销毁原因：申请人： 日期：所在部门意见：签名： 日期：文件保管部门意见：签名： 日期： 管理者代表意见：签名： 日期：质量记录清单编号：ZG-4.2-01序号 记录名称 编号保存期（年）备注质量策划实施情况检查表 编号：ZG-5.2-01 序号：质量策划项目名称：执行部门：执行情况：检查结论（成果及改进的要求、建议、措施）：检查人： 日期： 批准人： 日期： 对改进的要求、建议、措施落实的验证情况：验证人： 日期：管理评审计划 编号：ZG-5.4-01评审目的：评审参加部门、人员：评审内容：各部门评审准备工作要求：计划的评审时间：编制： 审核： 批准： 日期：评审会议时间：评审会议地点：参加人员：评审内容要点：编制： 审核： 批准： 日期：评审会议时间、地点： 评审目的：参加评审人员：评审内容摘要：评审结论：改进、纠正和预防措施摘要及责任部门：编制： 审核： 批准： 日期：培训记录表编号：RS-6.1-01 序号：时间： 培训题目： 培训教师： 地点： 培训方式：参加培训人员名单（共 人）：培训内容摘要：考核方式及成绩：考核合格率： 备注：培训申请单编号：RS-6.1-02申请部门 申请人 申请日期 培训方式 期限培训对象共 人申请原因：培训内容：申请部门负责人意见：签名： 日期：管理者代表意见：签名： 日期：年度培训计划编号：RS-6.1-03日期 受培训部门 参加培训人员 培训方式 培训内容 考核方式 备注 编制： 审核： 批准： 日期：生产设施配置申请单编号：SC-6.2-01 序号：设施名称 购置数量单价预算型号（规格）使用部门 到厂日期主要技术参数：用途说明：预定的订购厂家及对厂家质量控制能力的评价（必要时附各种证明资料）：申请人： 审核： 批准： 日期： 日期： 日期：设施验收单 编号：SC-6.2-02 序号：设施名称 出厂编号 型号（规格） 价格生产厂家 进厂日期 主要技术参数：随机附件及数量：随机资料：设施安装调试情况：设施验收结论： 参加验收人员： 备注：使用部门签名： 日期： 生产部签名： 日期：生产设施一览表 编号：SC-6.2-04序号 本厂编号设施名称、型号规格价格起用日期使用部门放置地点备注编制： 日期：保养项目 1 2 3 4 5 6 7 89 11112131415161718192212223242526272829331异常情况记录备注设施日常保养项目表编号：SC-6.2-05设施名称： 设施编号： 使用部门： 保养人： 月：注：保养后，用“V”表示日保，“ ”为周保、“¡”为月保，“X”表示有异常情况，应在“异常情况记录”栏予以记录。
受控记录管理制度
受控记录管理规程Controlled Record Management Procedure目的：规范记录的编制、填写、发放、保存与销毁操作，确保记录受控。
范围：适用于除证件以外，所有与 GMP 管理相关的工作记录、台账等。
责任：各部门专人对记录受控负责。
内容：一、记录编制1、依据所属文件进行相应记录编号的编制，并将记录作为附件附于所属文件。
标明所属文件编号和记录编号。
需要对记录进行变更时，按文件修订程序进行变更，并同时修订记录版本号。
2、记录编号原则：编码使用英文字母和阿拉伯数字两类符号，由十二位字母和数字组成。
1—2 位3—4 位5—6 位7—10 位11—12 位↓↓↓↓↓文件类型文件类别分支类别流水号版本号各项目之间以“—”分隔。
如：RC-AA-AA-0000-00本文件中所指的文件类型均为RC，文件类别和分支类别的定义参见《文件编码管理规程》（文件编号：MP-WJ-AA-0002 ）。
如有特殊需要，可在流水号后加 1 位英文字母，表示一系列相关记录。
例如：RC-QC-AA-0050A-01 、RC-QC-AA-0050B-01 、RC-QC-AA-0050C-01验证所需检验用实验记录编号按照：RC-QC-验证方案号编写。
3、当文件内容需要变更但记录格式以及内容没有变化，记录不用更换。
二、记录发放1、文件中所附受控记录的PDF版由质量保证部文件管理员发放给质量保证部记录管理员，记录管理员不得对记录进行任何改动，当记录所属文件生效时，记录同时生效。
质量保证部记录管理员负责与纸版文件核对，内容、版本无误后，下发加盖质量保证部部门红章的记录原件，各部门受控记录管理员与文件核对内容、版本无误后，负责接收记录、保存记录以及发放记录。
记录变更版本时，质量保证部受控记录管理员负责收回旧版记录原件，同时下发新版记录原件。
填写附件1“受控记录原件发放回收记录”。
质量保证部记录管理员负责旧版红章记录的留档。
文件和记录控制程序(含表格)
文件和记录控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。
2.0范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。
3.0职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。
3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。
负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。
3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。
受控文件的会签、签收、保管、执行。
4.0文件管理工作流程及说明单位文控中心4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时，有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。
4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考。
相关文控中心4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也不再进行跟踪管理。
4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗失，则备注于发放记录，并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因，交于文控中心存档。
4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面，由各单位根据需求请文控打印后自行影印。
若表单版次变更，有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单。
4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保管”的原则。
4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再进行发放、回收。