2020年最新知识产权管理体系一整套程序制度汇编

知识产权管理体系文件

程序制度汇编

XXX/XXX-2019

版本/状态： A/1.0

受控状态：受控

编制：

审核：

批准：

2019年**月**日发布2019年**月**日实施XXXX电子科技有限公司

修订记录

目录

1 目的

对知识产权管理体系中的文件（以下简称“文件”）进行控制，确保文件的编制、审核、批准、发布、更改以及管理均处于受控状态，确保与知识产权有关的部门和场所均使用相应文件的有效版本。

2 范围

适用于知识产权管理体系的所有文件的控制。

3 定义

3.1管理体系文件：包括形成文件的方针、目标、知识产权管理手册、程序文件和制度文件，以及管理所需的记录。

3.2受控文件：在使用过程中随时保持是最新、有效、统一的文件。具有制定、修订、分发的记录，其失效、废止的文件由按规定收回和销毁，并随时保持最新版本。文件的封面加盖有“受控文件”印章。

3.3非受控文件：一次性使用或短期内使用的文件，并且文件修订废止均无须进行控制，文件上不加盖“受控文件”印章。

4 职责

4.1总经理负责知识产权方针、目标以及知识产权管理手册、程序文件、制度文件的批准发布；

4.2管理者代表负责知识产权管理手册、程序文件和制度文件的审核；

4.3综合部负责知识产权管理体系文件的编制以及所有文件的发放、回收的控制，负责组织对文件进行评审与更新。

5 程序

5.1 文件的控制范围

本公司知识产权管理体系所要求的所有文件均属控制范围，记录是一种特殊类型的文件，依据《知识产权记录和外来文件控制程序》要求进行管理。

5.2 文件编号

5.2.1 管理手册：Duvonn/IPSC-2019。Duvonn代表公司缩写；IPSC表示知识产权手册；2019代表发文年份。

5.2.2 控制程序、管理制度：Duvonn/IPCX-2019。Duvonn代表公司缩写；IP

表示知识产权；CX为程序的缩写；2019代表发文年份。

5.2.3 运行记录：Duvonn-IPJL-XX-X。Duvonn代表公司缩写；IP表示知识产权；JL代表记录表单；XX表示记录序号；X代表流水号。

5.2.5 版本号：文件的版本以A/1.0开始，每修改1次版本为A/2.0，A/3.0，……A/5.0，B/1.0，B/2.0……以此类推。

5.3 文件编制、审核、批准、归口管理部门

5.3.1 为确保文件的充分性和适宜性，文件在发布前应予审批:

1）知识产权方针和目标由总经理制定，并批准发布；

2）知识产权管理手册、程序文件、制度文件由综合部组织编制，管理者代表审核，总经理批准。

5.3.2 编写文件时，要作到表述清晰、准确，版面整洁，易于理解。

5.3.3 综合部为知识产权体系文件的归口管理部门，负责对文件控制的执行情况予以监督、检查和管理，其他相关部门予以配合。

5.4 文件标识、发布

5.4.1 文件经授权人员批准后发布，发布时综合部按文件发放范围及份数统一制作，并在受控文件（知识产权管理手册、知识产权控制程序、知识产权管理制度）上加盖“受控”章，必要时注明文件的分发号或文件持有人的姓名，外来文件按阅批的意见办理。

5.4.2 文件发放由综合部负责，发放时由收文部门或人员在《文件发放回收登记表》上签字确认。

5.4.3 文件经综合部负责人或授权人批准同意后，可对外分发。对外分发由对口职能部门负责，对外分发的文件在失效或作废时不必予以回收。

5.5 文件使用、保存

5.5.1 文件的借阅、复制须登记在《文件借阅复制记录表》，归口管理部门监督借阅人按期归还。涉密文件的借阅、复制，按《保密管理控制程序》进行。

5.5.2 文件使用部门或人员负责文件保存，保持使用文件清晰、完整，任何人均不得在正式文件上加注标记，书写文字、符号等。现场使用文件须方便作业人员索取。

5.5.3 使用文件出现缺页、破损、字迹模糊等，文件使用部门或人员须向文件归口管理部门申请补发，文件不得私自影印，文件补发须以旧换新。

5.5.4 文件应存放在适宜环境、存取方便，文件可呈任何形式或类型媒体，如：磁带质、硬拷贝或电子媒体。

5.6 文件更改

5.6.1 文件在实施过程中发现存在问题，需要改或增订时，由使用部门或人员填写《文件更改单》，向文件归口管理部门提出更改或增订的请求。

5.6.2 更改或增订后的文件审批，按原途径办理审批。

5.6.3 文件归口管理部门根据文件发放范围和《文件发放回收登记表》，用更改或增订的有效文件撤回作废文件，并做好再次发放的记录。

5.6.4 受控文件使用者，在接到通知后未及时返回废止的文件或具有签名的被销毁声明，则该受控文件变更为非受控文件。

5.7 文件评审

5.7.1 管理者代表组织相关部门每年不少于一次对知识产权管理体系文件进行适用性的评审。

5.7.2 当公司的组织机构、产品品种、工艺流程、相关法律法规发生变化时，应对知识产权管理体系文件进行适用性的评审。

5.7.3 文件的评审可结合内部审核进行。

5.7.4 文件评审中的更改或增补，按本程序5.6条款的规定。

5.8 文件销毁

5.8.1 作废文件由文件归口管理部门及时从使用场所撤出、销毁，销毁作废文件需填写《文件销毁申请表》。

5.8.2 逾保存期限资料、记录，由保管部门填写《文件销毁申请表》后销毁。

5.8.3 作废文件当再生纸使用，须加盖“作废”章。

5.8.4 出于法律和积累知识的目的所保留任何已作废的文件，须加盖“作废留用”章，以防误用。

6 引用文件

保密管理控制程序