浅论企业采购中存在的问题及其需要改进的对策

浅论企业采购中存在的问题及其需要改进的对策

摘要：本文浅析企业传统采购存在的问题、现代企业迫切需要建设信息化采购系统、信息化采购的发展优势以及发展实施企业信息化采购的对策等。

关键词：企业采购传统采购问题信息化建设优势与对策

一、引言

随着市场经济的深入发展，企业的采购方式也正向多元化方向发展，最明显的趋势就是全球化采购与本土化采购相结合。由于经济的全球化，企业在一个快速变化的新经济秩序中生存与发展，就面临一个新的难题——跨国家、地区采购。要在最短的时间内完成最有效的采购计划，就必须借助资源共享，建立企业信息化采购平台。人们所熟知的电子商务，就是信息化采购的一种方式。信息化采购比一般的电子商务在本质上有了更多的概念延伸，其不仅是完成采购行为，更重要的是有效利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理，并整合资源，帮助供求双方降低成本，提高企业核心竞争力。

二、企业传统采购存在的问题

采购生产与消费活动的先导，其运作水平与成本的高低，对企业生产过程与生产成本都有重大影响。企业采购是如今市场经济下一种最主要、最主流的采购，不仅数量大，市场范围宽，且对采购活动要求也特别严格。但是，从计划经济体制走向市场经济体制的企业，遗留了诸多问题。企业在采购的专业知识方面比较缺乏，信息化采购发展水平较低，采购成本高居不下，过程消耗过多人力、物力，难以满足现代企业运营和发展的需要。

1.不能异地办公，计划、信息传递需要人工完成。业务人员出差频繁，以致很多业务不能及时进行与完成，降低了系统的可用性和使用效率。信息传递的滞后，延长了采购和物料的领用时间，消耗过多时间成本和人力成本，并造成对市场的反应速度缓慢，最新的产品信息、供应商信息和市场行情不能及时掌握。

2.信息利用率低吗，出现重复劳动。采购合同、收料信息、发料信息等不能进行信息的同步共享和利用，造成各个环节重复完成业务处理，无效的劳动多，为典型的非信息对称过程，买方无法有效地分析供应商的成本区间，竞争不彻底。

3.采购业务不能全面动态监控。传统采购诸多环节需通过人为因素确定，其“面对面”谈判，容易产生卖方价格同盟、买卖双方人为的权力或利益干扰等。降价空间缩小，交易过程透明度低，造成了不必要的资源流失。

4.供应商管理环节薄弱。采购行为是企业的重大战略，也可以说采购与供应链管理是企业利润的关键点。传统采购方式没有合理的评估体系，对供应商的服务、价格、交货、质量等数据无法充分利用，不能与关键供应商之问达成深层的

合作，缺乏对主要供应商的管理能力，在供应商流失或变更时还不能主动应变。原有采购系统只能完成基本业务处理，无法对索取信息进行深度分析和处理，对采购部的效益和绩效不能进行有效考评需要建立一套科学合理的采购管理流程、建立整体的采购管理系统。

三、现代企业迫切需要建设信息化采购系统

企业信息化是一个系统工程，是要把企业的产、供、销、人、财、物各个生产经营管理环节结合成一个有机的整体。因此，企业应该在建立系统的同时引进先进的管理思想和模式，这样才能在管理水平上有本质的提高。引进先进的管理思想和理念进行业务流程重组，建立集成、快速、高效的采购管理系统已成为采购信息化的重要工作。企业信息化采购系统所能完成的功能：①科学、有效的采购管理流程，能实现零库存管理，并降低库存储备资金的占用。②企业与企业间的采购活动无空间和时间限制，真正实现信息化的商务模式，实现网上办公。③完成业务分析，并出据有价值信息数据。如通过业务分析实现对物料采购的执行过程动态监控，完成采购业务的绩效评估，实现组织机构的优化和重组，实现企业采购过程的持续绩效改进等。④提高工作绩效。通过系统实施和多种采购方式的实施来优化采购流程。企业的信息化建设为采购管理带来了质的飞跃。利用信息化来不断深化管理，不断提高业务管理能力和专业化的能力、提高核心竞争力。建立高度集成、高效协作、快速响应的采购运行体系，实现科学、规范、专业的管理也是企业所有者的最终目标。

四、信息化采购的发展优势

为保证生产，在商品短缺的状态下必然形成库存采购，而在市场经济条件下，大库存则是企业的罪恶，零库存或少库存才是必然选择。信息化系统解决的不仅是工作量的问题，而且也带来了一种新的采购管理模式。信息化采购省去了中间不必要的环节，让采购工作更加简单有效。随着买卖通过电子网络的联结，使得商业交易实现了无缝对接，其优势十分明显。主要功能和优势表现在以下两点：一是缩短了采购周期，节约了大量的采购成本。二是增加了诸多有效地供应商。采购信息化系统能够企业提供采购状况的准确数据，并对供应商也更加了解，以便于选择更多、更合适的供应商；其次是丰富了采购方的供应商资源和情报，进一步了解相关物资的市场供求情况；再者可以根据供应商的资信，整合供应商资源。

信息化采购系统，利用网络技术，通过一个公共的交易信息平台，使采购、竞标变得更快速、高效和公平。一般性的采购，通过一个交易平台，拉近了空间的距离，缩短了竞标谈判的时间，节省了大量的人力和采购所需的大量间接资金投入，避免了在有人直接参与的采购与竞标中的不公正性。

五、发展实施企业信息化采购的对策

企业实施信息化采购是发展趋势，但实施信息化采购需要很强的执行力。一是要转变观念，提高认识。采购企业应把供应商和自身企业看成是为了自身利益

与共同利益并肩作战的合作伙伴，并在互惠互利的前提下开展合作，彼此增加信任感长期维持下去。推广信息化采购概念障碍是认识问题，当前还是成为不为人们所认识、认可的新生事物。信息化的推进，需要改变旧习惯和流程。只有转变观念，提高认识，特别是企业高层管理层要达成共识，决策者大力支持，才能排除各种内外的阻力，促使企业实现信息化采购。二是要鼓励和支持与信息化采购相关的信息技术和相关设备的研究开发活动，并加大资金投入，政策上要给予支持。鼓励采购信息系统建设，引入各种先进的采购管理软件，扶持上下游企业之间信息交流和信息共享的网络建设与管理创新。积极利用专业交易平台，依靠专业的技术力量为企业搭建网络系统。采购流程的信息化不是用计算机和网络技术简单替换原有的方式方法，而是要依据更科学的方法重新设计采购流程，需要摒弃传统采购模式中不适应社会生产发展的落后因素。三是要大力实施采购人才战略。信息化采购涉及到市场供求分析、供应商选择、采购运作、库存控制、采购成本核算、采购管理、采购谈判等，采购员必须具备采购和电子商务专业管理能力。现阶段企业更需要加大高素质信息化采购人才的培养力度。在新的经济条件下，传统的企业采购模式严重阻碍了现代企业的发展，必须更新采购理念，改革采购模式，倡导和实施信息化采购，增强企业可持续竞争能力。

参考文献

[1]陈晓莉.实施现代物资管理程序及相关系统控制程序[D].经济师.

[2]郝济萍.浅谈企业存货管理中的“零库存”管理[J].山西科技，2003，1：46-47.

[3]向欣.中国企业供应链管理现状及主要问题[J].中国流通经济，2004，（3）

[4]庞洪秀，刘翠娟等.企业采购物流存在的问题和对策[J].管理科学文摘，2005，4：32-34.

[5]李娟.我国企业物流采购现状[J].北京物资流通，2006，2：58-60.

[6]刘霞，李建明.我国大企业供应链管理的对策[J].企业研究参考，2007，（9）：14.

[7]秦学京.信息化采购是现代企业采购的必然方向[J].中国市场，2007.28：l14-ll5.

[8]于波.国有企业物资采购的管理途径[J].辽宁经济，2010，7.