项目文档管理制度

营销中心

项目文档管理制度版本信息:

一、目的

建立营销中心的文档管理制度，对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制，实现项目文档的有序保管与规范流动，为项目文档提供规范化的管理，提高项目的成功率，有效控制项目成本、进度、时间。

二、范围

本文适用于营销中心各单元、公司内配合部门及与之有关的客户、合资公司、渠道的文档。

三、原则

（一）定义

文档包括接收、发放和内部文档，含传真、电邮、备忘录或是会议纪要、邮递、商务运作阶段文档及其他内部文档。

（二）规范

1.明确内部文档的编制和命名

（1）文件名应是文件的标题。

（2）标题应能直观简明体现文件的内容。

（3）每个文档必须有一个统一的编号。

（4）在电子文档的命名后面加上编号。

（5）文件编制应使用对应的统一文档模板。

2.接收文档控制编号

所有接收文档需有统一文档控制编号，统一由文档中心管理。文档控制编号形式由项目管理者根据实际情况确定，建议体现接收日期的信息。

3.明确项目文档的使用制度

（1）在项目前，应建立一套文档的管理程序

明确文档的拟制、审核人员，文档控制员。

明确所有文档的编号、收发登记操作，及受控等级。

（2）建议接收文档的管理程序

由文档控制员统一接收。

加盖或记录接收日期（时间）。

赋予文档控制编号。

记录输入文档中心数据库，保存原件。

（3）明确发送文档的管理程序

加盖或记录发送日期（时间）。

记录输入文档中心受控库，保存原件。

发送后由文档控制员统一记录归档。

（4）明确合同各方之间的文档传递等相关规定

（5）文档借阅登记和保密规定

原则上严禁文档原稿进行借阅。

借阅副本应进行登记，加盖副本章。

副本销毁的规定。

限期返还原件的规定。

（6）电子文档的共享规定

4.明确文档的归档存放

（1）建立纸面存储和电子件存储两套相对应的文档管理系统, 附表一

目录结构见《项目文档归档结构》

（2）按文档的阶段及用途属性（主题）归档分类，如售前阶段、售中阶段, 再按标书、合同、方案、会议纪要等分类。

四、文档提交

（一）外埠部门提交部门的文档，经过审核后及时提交给文档保管人员备案、存档。

（二）部门内部文档定稿后及时提交给文档保管人员备案、存档。

（三）部门对外交流或是与项目单位汇报、沟通所提交的文档，经过沟通、汇报后整理成终稿的，由文档负责人及时提交到文档管理人员备案、存档。

（四）部门外埠工作人员与项目单位交流、沟通时准备的文档或是会议纪要定稿后提交部门领导，经部门领导审核后报文档管理人员备案、存档。

（五）备忘录或是会议纪要以周为单位提交文档；建设方案、PPT规划、设计等文档定稿后以月为单位提交；涉及变更的方案、规划等文档经过部门与项目单位确认后及时报文档管理员备案、存档。

五、具体内容

（一）文档编号

凡项目有关的文档，均统一编号。

文档编码方式：文档属性-发放对象-顺序编号-文档日期-文档密级文档属性：本字段

用两位英文字母表示

发放对象：本字段用两位英文字母表示

文档日期：本字段6位数字，表明文档的发生时间，以便于查询和统计。

顺序编号：本字段4位数字，系文档的顺序编号，此编号表示同一文档属性、发放对

象内所有文档的顺序号。

文档密级：本字段1位数字，表明了文档的保密级别

0级代表机密，项目经理及其指定人员阅读

1级代表秘密，项目组核心成员阅读

2级代表内部公开，项目组所有成员阅读

3级代表公开，所有项目组干系人均可阅读

表1文档属性字段对照

表2文档接收对象字段对照

项目文档分别建立电子和纸面件档案。

纸面文档按文件的属性、分类存放，并填写《文件存放控制表》进行存放、

（附件一）借阅登记。

电子档案目录如下，通过权限设置控制不同文档人员访问权限

表3:电子文档目录

（三）文档借阅

（1）借阅人查阅文档编号清单（内部公开），确定所需借阅文档（2）向文档管理员提出借阅申请。

（3）文档管理员根据其身份确定阅读权限。

(4)若所借阅文档超过其阅读权限，需经领导批准

(5)文档管理员填写文档借阅记录表。

(6)借阅人签署文档借阅记录。

(7)借阅文档需在指定时间内归还、不得拷贝。

(四)文档取向

文档取向意在明确项目各阶段需要提交的主要文档、

文档负责人及文档的主要应用单元。详见附表二：《文档取向表》。