文件档案分类标准
文书档案分类方案
文书档案分类方案一、组织机构分类按照公司或机构的组织结构，将文书档案划分为以下几个类别：1. 公司级档案：包括公司章程、董事会决议、重大决策等。
2. 部门档案：按照各部门职责划分，将各部门文书档案归类。
例如，人力资源部档案、财务部档案、市场部档案等。
3. 职能档案：根据公司或机构的基本职能，将文书档案进行分类。
例如，管理类档案、业务类档案、技术支持类档案等。
二、时间分类按照时间顺序或事件发生的时间，将文书档案分为以下几个类别：1. 年度档案：按照档案产生或事件发生的时间，将文书档案按年度分类。
例如，2010年档案、2011年档案等。
2. 季度档案：在年度档案的基础上，按照季度对文书档案进行分类。
例如，2010年第一季度档案、2010年第二季度档案等。
3. 月份档案：在季度档案的基础上，按照月份对文书档案进行分类。
例如，2010年第一季度第一个月份档案、2010年第一季度第二个月份档案等。
三、主题分类按照文书档案的主题内容，将其分为以下几个类别：1. 人事档案：包括员工个人信息、招聘文件、考核记录等。
2. 财务档案：包括财务报表、收支记录、审计报告等。
3. 市场档案：包括市场调研报告、营销计划、广告宣传资料等。
4. 合同档案：包括各类合同、协议书等。
5. 会议档案：包括会议记录、决议文件等。
6. 工程项目档案：包括工程计划、进度报告、验收文件等。
四、级别分类按照文书档案的保密级别、重要性等因素，将其分为以下几个类别：1. 公开档案：可对所有人公开的文书档案。
2. 内部档案：仅对公司或机构内部人员公开的文书档案。
3. 机密档案：涉及公司或机构核心机密的文书档案，需采取严格的保密措施。
4. 重要档案：对公司或机构具有重要价值的文书档案，需重点关注和保护。
五、地理位置分类按照文书档案的产生地点或有关地点，将其分为以下几个类别：1. 国内档案：包括在国内产生的文书档案。
2. 国际档案：包括在国际上产生的文书档案。
档案分类方案、文件材料、归档范围
档案分类方案、文件材料、归档范围档案分类方案是组织和管理文件材料的重要依据，它直接影响到档案管理的效率和质量。
合理的档案分类方案能够使文件材料的归档范围清晰明确，便于查找和利用。
本文将从档案分类方案、文件材料以及归档范围三个方面进行探讨。
一、档案分类方案档案分类方案是将文件材料按照一定的规则和原则进行分类，以便于管理和利用。
常见的档案分类方案包括按照机构职能、业务分类、时间顺序、地理位置等进行分类。
其中，按照机构职能分类是最常见的分类方式，它将文件材料按照机构的不同职能进行划分，如行政类、财务类、人力资源类等。
这种分类方式便于机构内部对文件材料的管理和查找，同时也有利于机构间文件材料的交流和共享。
二、文件材料文件材料是指各种组织机构在开展工作过程中产生的各类文件。
它包括公文、报告、会议纪要、合同协议等。
文件材料是档案管理的重要组成部分，它记录了机构的工作过程和决策结果，是机构运行和发展的重要依据。
文件材料的管理要求对其进行分类、编号、归档和保管，以确保其安全可靠地保存和利用。
三、归档范围归档范围是指文件材料的归档界限和范围。
根据不同的机构和业务特点，归档范围可以有所不同。
一般来说，归档范围应包括机构内部产生的所有文件材料，无论是纸质文件还是电子文件。
对于纸质文件，归档范围可以包括公文、报表、合同等各类文件；对于电子文件，归档范围可以包括电子邮件、电子合同、电子报告等。
归档范围的确定应考虑到文件材料的重要性和保密性，对于涉及国家秘密、商业机密等敏感信息的文件材料，应采取相应的安全措施进行保护和管理。
同时，归档范围还应考虑到文件材料的利用价值，对于具有历史价值、学术研究价值的文件材料，应予以特殊保护和利用。
档案分类方案、文件材料和归档范围是档案管理中的重要内容。
合理的档案分类方案能够提高档案管理的效率和质量，便于文件材料的查找和利用。
文件材料是档案管理的重要组成部分，需要进行分类、编号、归档和保管。
文书档案分类方案
文书档案分类方案一、引言在现代社会，各个组织和机构都需要处理大量的文档和档案。
而有效地对文书档案进行分类和管理，不仅可以提高工作效率，还可以保障信息的安全性和便捷性。
因此，制定一套科学合理的文书档案分类方案是很有必要的。
本文将提出一种适用于各类组织和机构的文书档案分类方案，旨在帮助组织和机构更好地进行文档管理。
二、文书档案分类原则1. 目的性原则：根据文档所服务的具体工作目标和需求进行分类。
例如，可以根据工作流程、部门、项目等来划分文书档案分类。
2. 时效性原则：根据文档的时效性进行分类，包括常备文件、办理中文件、已归档文件等。
3. 类型原则：根据文档的具体类型进行分类，如报告、合同、备忘录等。
4. 重要性原则：根据文档的重要程度进行分类，包括重要文件、一般文件、次要文件等。
三、文书档案分类方案根据以上原则，我们可以制定如下的文书档案分类方案：1. 按工作流程分类这种分类方式是根据工作流程的不同阶段来划分文书档案。
可以分为计划阶段、执行阶段和总结阶段。
计划阶段的文档包括项目计划书、工作计划等；执行阶段的文档包括日报、周报、会议记录等；总结阶段的文档包括项目总结报告、工作总结报告等。
2. 按部门分类这种分类方式是根据组织机构的各个部门来划分文书档案。
可以按照人力资源部、财务部、市场部等来分类。
每个部门都有其特定的工作内容和需要保存的文档，通过按部门分类可以更加便捷地进行文档管理。
3. 按项目分类这种分类方式是根据不同的项目来划分文书档案，每个项目都有其独特的要求和文档需求。
通过按项目分类可以更好地整理和管理项目相关的文档，方便查阅和使用。
4. 按文档类型分类这种分类方式是根据文档的具体类型进行分类，例如报告、合同、备忘录等。
可以将同类型的文档放在一起，方便查找和使用。
5. 按重要性分类这种分类方式是根据文档的重要程度进行分类。
可以分为重要文件、一般文件、次要文件等。
重要文件需要特别关注和保护，一般文件按照常规管理，次要文件可以进行适当的清理和归档。
档案文件的分类排列与装订要求
档案文件的分类排列与装订要求档案文件分类什么是分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
分类包括：选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。
（一）分类方法的选择归档文件的分类,一般按照保管期限、年度、机构或问题进行分类，并保持分类体系的稳定。
根据我区实际情况，规定了三种分类方法:（1）凡单位内设机构比较稳定健全、职责分工明确的，选择保管期限——年度——机构分类法；（如区委、区政府、区教委、区卫生局等单位）（2）单位内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的，应选择保管期限——年度——问题分类法；（3）单位规模小，年底形成归档文件数量少的，应采用保管期限——年度分类法。
档案文件的排列（一）什么是归档文件的排列：归档文件的排列是指归档文件以件为单位,在分类方案的最低一级类目内、按照事由结合时间、重要程度排列。
（二）归档文件的排列要求（1）同一事由的归档文件,按文件形成时间的先后顺序排列。
（2）不同事由的归档文件,按不同事由形成时间的先后顺序排列；根据实际需要,也可按责任者或承办部门分别集中,或按不同问题分别集中排列。
（3）会议文件、统计报表、简报、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的材料等要分别集中排列。
（4）对于未能按规定时间归档,且具有保存价值的文件材料,应排列在相应类别的最后。
档案文件的装订要求（1）归档文件装订前,必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整,对破损的文件予以修裱；对字迹模糊或易退变的文件(永久、长期保存的)要进行复制,并附于原件后一并归档。
（2）对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料,应按照A4纸型的尺寸加以折叠,尽量减少折叠层次,折痕处应尽量位于字迹之外。
（3）归档文件按件装订。
装订时,正文在前,底稿在后；正文在前,附件在后；原件在前,复制件在后；转发文在前,被转发文在后；来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后；结论性材料在前,依据性材料在后。
档案分类方案及编号标准
档案分类方案及编号标准
档案分类方案和编号标准可以根据不同的组织或机构的需求和特点进行制定，以下是
一个常见的档案分类方案和编号标准的示例：
1. 档案分类方案：
- 机构类别：根据机构的性质和领域进行分类，如行政机构、教育机构、医疗机构等。
- 档案类型：根据档案的内容和形式进行分类，如文件档案、图书档案、音像档案等。
- 办公部门：根据机构内各个部门进行分类，如财务部、人力资源部、市场部等。
- 项目或活动：根据不同的项目或活动进行分类，如项目A、活动B、活动C等。
2. 档案编号标准：
- 机构标识：用于标识不同的机构或部门，可以使用字母、数字或符号进行编码，如A表示机构A，B表示机构B。
- 档案类别标识：用于标识档案的类别，可以使用字母、数字或符号进行编码，如
01表示文件档案，02表示图书档案。
- 档案顺序号：每个档案类别内部的顺序号，可以使用数字进行编码，从1开始递增，如01-001表示第一个文件档案。
这样的分类方案和编号标准可以使档案的管理更加规范和高效，方便档案的检索和归档。
同时，在制定方案和标准时，也可以根据具体的需求进行调整和定制。
公司文件分类管理制度
公司文件分类管理制度为了更好地管理和利用公司的各类文件，高效地开展工作，特制定本文件分类管理制度。
一、文件分类标准1. 根据文件内容分类按照文件的内容分为公司管理文件、业务文件、工作资料、行政文书、财务文件、人事档案、其他文件等七大类。
•公司管理文件：包括公司章程、会议记录、各类通告、规章制度等；•业务文件：包括合同协议、业务单据、报价单、售后服务记录等；•工作资料：指各部门用于开展工作所需的资料，如技术资料、市场动态、教学资料等；•行政文书：包括招标文件、申报资料、行政审批文件、名录册等；•财务文件：包括财务报表、税务文件、支票、银行存折等；•人事档案：包括员工档案、招聘文件、考勤表、薪资福利相关文件等；•其他文件：包括日常工作中产生的各种文件，如简报、会议材料、统计表格等。
此外，各种电子文档也应该按照上述标准进行分类。
2. 根据重要性分类公司要求各部门根据文件的重要性和紧急性，设置三个级别：重要文件、普通文件、一般文件。
具体要求如下：•重要文件：对公司长期发展和经营管理产生直接影响的文件，如规章制度、经营计划、合同协议等。
部门负责人应当对其进行特殊保管，确保其安全性和完整性。
•普通文件：对部门运营、业务开展等方面产生直接帮助和引导作用的文件，如市场调研报告、技术资料、业务合同等。
应当妥善保管，防止遗失或损坏。
•一般文件：对日常工作产生帮助作用的各类文件，如部门内部流转的简报、通告、工作计划等。
应该保管得当，防止遗失或妨碍日常工作。
二、文件管理流程1. 记录与备份各部门应当将所有文件记录在册，并做好分类存放。
要求部门负责人每周向公司办公室填写存档清单。
备份文件应当定期进行，并进行有效的存储管理。
计算机存储设备等要定期维护，确保数据不会丢失。
2. 借阅审批公司制定文件借阅制度。
借阅文件前，借阅人应当填写借阅申请单，并报部门负责人审批。
借阅期限分为1天、3天、7天三种时间段，特殊情况下可以进行异地借阅，但应当保证文件的安全性。
档案归档的标准是什么？
档案归档的标准是什么？
档案归档的标准是指按照一定的规范和标准将不同类别的档案分门别类地整理归档，以确保其安全、完整及可检索。
以下为档案归档的标准：
1. 档案重要性分类标准
按档案的重要性分为三类：一类为重要、二类为次重要、三类为一般。
重要性分类主要是便于管理人员有针对性地对重要性档案采取更为严格的管理措施和保障措施。
2. 档案年限归档标准
档案年限归档标准是指按照法律法规和规章及政策规定将档案分门别类地按照不同年限归置。
根据不同类型档案的要求，可将档案分为永久保存档案、定期保存档案和转移处置档案三类。
3. 档案分类标准
档案分类标准是指按照档案的机构、部门及内容等不同属性，将其分门别类地归档。
它是档案管理中最基本、最重要的标准，是
档案处理工作的出发点和基础。
它是区别不同档案之间关系的根本
标准，也是档案组成结构的基础。
4. 档案装订标准
档案装订标准是指分类归档后的每个档案单元的装订方式和格
式规定。
档案装订是档案工作中不可缺少的环节，而档案单元是档
案装订的基本单位，其装订方式和格式规定，既影响档案的外观效果，也关系到档案的使用和保存。
5. 档案目录编制标准
档案目录编制标准是指对档案材料进行内容摘要和关键词提取
的规范，以便于档案管理人员对档案信息的快速准确检索。
总之，档案归档的标准是基本且重要的规范，对于档案的管理、使用和保存都有着不可或缺的作用。
档案管理规定的文件分类与编目规则
档案管理规定的文件分类与编目规则一、文件分类原则在档案管理中，为了便于组织、存储和检索文件，需要对文件进行分类。
根据档案管理规定，文件的分类原则主要包括以下几个方面：1. 主题分类：将文件按照主题和内容进行分类，以便于查找相关信息和文件。
例如，按照招聘、财务、人事等主题进行分类。
2. 组织分类：根据文件所属的组织机构进行分类，以便于归档和管理。
例如，按照分公司、部门、科室等组织单位进行分类。
3. 时间分类：根据文件的生成时间或者收集时间进行分类，以便于掌握历史资料和进行查阅。
例如，按照年份、季度、月份等时间单位进行分类。
4. 权责分类：将文件按照不同的权责关系进行分类，以便于明确文件的权限和责任。
例如，按照领导、职员、外部合作伙伴等进行分类。
二、文件编目规则为了更好地管理文件，需要对文件进行编目。
编目是指为文件赋予一定的标识符和描述信息，以便于有效地管理和检索文件。
在档案管理中，文件编目规则主要包括以下几个方面：1. 文件标识符：为每个文件赋予唯一的标识符，通常采用数字、字母或者组合方式进行编码。
标识符应该清晰简明，易于辨识和检索。
2. 文件描述信息：对文件的标题、作者、时间、主题等进行描述，以便于查找和归档文件。
描述信息应该准确、完整，并且按照一定的格式进行记录。
3. 文件关联信息：将文件与相关的档案、卷宗、案卷等进行关联，以建立起档案的整体结构和关系。
关联信息应该清晰明了，便于查找和使用相关文件。
4. 文件存储位置：记录文件在档案库或者其他存储设备中的具体位置，以便于快速找到文件。
存储位置应该按照一定的系统进行编排，便于管理和维护。
5. 文件状态管理：对文件的借阅、归还、销毁等状态进行管理，以确保文件的安全和可追溯性。
文件状态管理应该严格执行，避免文件丢失或者被盗用。
三、文件编目实施步骤为了实施文件编目规则，需要按照以下步骤进行操作：1. 文件收集和整理：将文件按照不同的分类原则进行收集，并进行初步整理。
档案分类标准
档案分类标准档案分类是指按照一定的标准和规则，将档案资料按照其内容、形式、用途等特点进行归类、整理和管理的过程。
档案分类标准的制定对于有效管理和利用档案资料具有重要意义。
本文将围绕档案分类标准展开讨论，旨在为档案管理工作提供指导和参考。
首先，档案分类应当遵循内容的原则。
即根据档案资料的内容特点进行分类，包括主题、形式、载体等方面的内容。
例如，将档案资料按照政治、经济、文化等主题进行分类，或者按照文件、报表、图纸等形式进行分类，以及按照纸质、电子等载体进行分类。
这样的分类方式能够使档案资料的内容得到清晰的呈现，方便用户进行检索和利用。
其次，档案分类还应当考虑到档案资料的用途。
即根据档案资料在工作中的具体用途进行分类，包括管理、研究、展览等用途。
例如，将档案资料按照行政管理、学术研究、文化传承等用途进行分类，以及按照内部管理、公开利用等用途进行分类。
这样的分类方式能够使档案资料的用途得到充分的发挥，满足不同用户的需求。
另外，档案分类还应当考虑到档案资料的形式特点。
即根据档案资料的形式特点进行分类，包括文字、图片、声音、视频等形式。
例如，将档案资料按照文字档案、图片档案、声音档案、视频档案等形式进行分类，以及按照纸质档案、电子档案等形式进行分类。
这样的分类方式能够使档案资料的形式特点得到充分的体现，便于用户进行选择和利用。
最后，档案分类还应当考虑到档案资料的管理需求。
即根据档案资料在管理工作中的具体需求进行分类，包括归档、借阅、销毁等管理需求。
例如，将档案资料按照永久保存、定期销毁等管理需求进行分类，以及按照密级、保管期限等管理需求进行分类。
这样的分类方式能够使档案资料的管理需求得到有效的满足，保障档案资料的安全和完整。
综上所述，档案分类标准的制定应当综合考虑档案资料的内容、用途、形式和管理需求，以便为档案管理工作提供科学、规范的指导和参考。
只有这样，才能够更好地实现档案资料的管理和利用目标，为社会发展和文化传承作出积极的贡献。
文件、档案的分类整理与归档流程
文件、档案的分类整理与归档流程一、文件、档案归档的基本定义（一）归档文件定义“单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。
”（二）归档文件的整理“将需要归档文件，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的一个过程。
”（三）“事由”“一件具体的事、一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等。
如职务任免、晋升检察官等级或召开一次会议。
”（四）“件”“件”是指归档文件的整理单位，一般以每份文件为一“件”。
一般来说，文件正本与定稿为一件。
正文与附件为一件。
转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件。
文件处理单有实质内容的有批示或办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件。
会议记录一份为一件，可以装订成册来保存。
二、文件、档案的整理原则文件、档案的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管利用。
三、文件、档案的整理要求需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的相关要求。
四、文件、档案的整理方法（一）文件、档案的装订需要归档的文件材料，要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或专用包角粘连装订。
专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。
文件材料过厚可采用“三孔一线”左侧装订方法进行装订。
一般来说，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。
此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序依次在后。
（二）文件、档案的分类、排列归档文件一般采用“年度一保管期限”方法分类，即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。
文件档案资料归档分类划分
1、合同文件（A类）（1）委托监理合同（包括监理招投标文件） (A-1) （2）建设工程施工合同（包括施工招投标文件） (A-2) （3）工程分包合同，各类建设单位与第三方签订的涉及监理业务的合同 (A-3) （4）有关合同变更的协议文件 (A-4) （5）工程暂停及复工文件 (A-5) （6）费用索赔处理的文件 (A-6) （7）工程延期及工程延误处理文件 (A-7)(8)合同争议调解的文件（A-8）(9)违约处理文件（A-9）2、勘察、设计文件（B）(1)可行性研究报告（B-1）（2）设计任务书、扩大初步设计（B-2）（3）工程测绘资料、地形图（B-3）（4）工程地质、水文地质勘察报告（B-4）(5)测量基础资料（B-5）（6）施工图及说明文件（B-6）（7）图纸会审有关记录（B-7）（8）设计交底有关及会议纪要（B-8）(9)工程变更文件（B-9）3、监理工作指导文件（C类）（1）工程项目监理大纲（C-1）(2) 工程项目监理规划（C-2）（3）监理实施细则（C-3）(4)工程监理机构编制的工程进度控制计划、质量控制计划、造价控制计划等其他有关资料（C-4）4、施工工作指导文件（D类）（1）施工组织设计（总体或分阶段）（D-1）（2）分部工程施工方案（D-2）（3）季节性施工方案（D-3）（4）其它专项（分项工程）施工方案（D-4）5、资质资料（E类）（1）总包单位资质资料及人员上岗证（E-1）（2）分包单位资质资料及人员上岗证（E-2）（3）材料、构配件、设备供应单位资质资料（E-3）（4）工程试验室（包括有见证取样送检试验室）资质资料（E-4）6、工程进度文件（F类）（1）工程开工报审文件（F-1）（2）工程进度计划报审文件（F-2）（3）工程竣工报审文件（F-3）（4）其他有关工程进度控制的文件（F-4）7、工程质量文件（G类）（1）建筑材料、构配件、设备报审文件（G-1）（2）施工测量放线报审文件（G-2）（3）施工试验报审文件（G-3）（4）有见证取样送检试验报审文件（G-4）（5）分项工程质量报审文件（G-5）（6）分部/单位工程质量报审文件（G-6）（7）工程质量问题处理记录及质量事故处理报告（G-7）（8）其他有关工程质量控制的文件（G-8）8、工程造价审批文件（H类）（1）工程施工概（预）算报验资料（H-1）（2）工程量申报及审批资料（H-2）（3）工程预付款报批文件（H-3）（4）工程款报批文件（H-4）（5）工程变更费用报批文件（H-5）（6）工程竣工结算报批文件（H-6）（7）其他有关工程造价控制的资料（H-7）9、会议纪要（I类）（1）第一次工地会议纪要及监理交底会议纪要（I-1）（2）监理例会会议纪要（I-2）（3）专题工地会议纪要（I-3）（4）其他会议纪要文件（I-4）10、监理报告（J类）（1）监理周报（J-1）（3）专题报告（J-3）11、监理工作函件（K类）（1）监理工程师通知单、监理工程师通知回复单（K-1）（2）监理工作联系单（K-2）12、工程验收文件（L类）（1）工程基础、主体结构等中间验收文件（L-1）（2）设备安装专项验收记录（L-2）（3）工程竣工预验收报验表（L-3）（4）人防工程验收记录（L-4）（5）消防工程验收记录（L-5）（6）其他有关工程的验收记录（L-6）（7）单位工程验收记录（L-7）（8）工程质量评估报告（L-8）（9）工程竣工验收备案表及竣工移交证书（L-9）13、监理日记（M类）（1）项目监理日记（M-1）（2）监理人员监理日记（M-2）14、监理工作总结（N类）（1）阶段工作小节（N-1）（2）监理工作总结（N-2）15、监理工作记录文件（O类）（2）旁站检查记录（O-2）（3）监理抽查记录（O-3）（4）监理测量资料（O-4）（5）工程照片及声像资料（O-5）16、工程管理往来函件（P类）（1）建设单位函件（P-1）（2）施工单位函件（P-2）（3）设计单位函件（P-3）（4）政府部门函件（P-4）（5）其他部门函件（P-5）17、监理内部资料文件（Q类）（1）技术性文件（Q-1）（2）法规性文件（Q-2）（3）管理性文件（Q-3）。
档案整理标准和要求
档案整理标准和要求1、文书档案：《归档文件整理标准》（DB12/T127-2001）。
（1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。
（2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。
（3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。
永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。
归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。
填写归档章的项目可盖章也可手写。
字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。
将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。
档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。
（4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管理系统，做到文件级目录计算机检索。
2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。
（1）分类和保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。
其中：会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年）会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年总账、各类明细账（15年）财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久）其他类包括：会计移交清册（15年）会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）（2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。
会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。
会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。
档案归档标准
档案归档标准档案归档标准是组织和管理档案文件的重要手段，保障档案的安全、完整和可检索性。
以下是一些相关的参考内容，用于制定档案归档标准。
1. 归档文件的分类：根据文件的性质、内容和用途，将档案文件进行分类。
常见的分类方式包括按部门、按主题、按时间等。
档案分类的目的是为了更好地管理和检索档案，保证档案的有序性和可用性。
2. 归档文件的整理和标识：对归档文件进行整理和标识是保障档案安全的重要环节。
整理包括对文件进行翻修、调整和重组，确保文件的完整性和可用性。
标识包括标注文件的题名、分类代码、档号、保管期限等信息，便于档案的管理和查找。
3. 归档文件的保存期限：根据文件的重要性和价值，确定不同文件的保存期限。
文件保存期限需要结合相关法律法规和组织的实际情况来制定，以确保文件能按时归档和销毁。
保存期限过后的文件应及时进行处置，避免占用不必要的空间和资源。
4. 归档文件的存储环境：档案的长期保存需要提供合适的存储环境，包括温度、湿度、光照等因素的控制。
确保存储环境稳定和档案文件免受污染和损坏，避免信息的丢失和破坏。
5. 归档文件的存储安全：档案文件的存储安全是保证档案完整性和机密性的基本要求。
制定合适的存储措施，确保档案不被盗窃、损毁或滥用。
包括使用安全柜、密码锁、监控系统等来保护档案安全，避免档案文件的遗失和泄露。
6. 归档文件的检索和利用：归档文件的主要目的是提供信息的检索和利用。
制定档案检索和利用的标准，确保档案的检索过程简便而准确。
包括制定统一的检索规则、建立档案索引和目录、提供便捷的检索工具等。
7. 归档文件的转递和移交：当档案需要由一部门或组织转递给另一部门或组织时，需要制定相关的转递和移交标准。
包括档案移交清单的编制、移交手续的规范、档案的接收和确认等。
8. 归档文件的防火和防灾：为了保障档案的安全，制定防火和防灾措施是非常重要的。
包括培训员工的灭火知识和技能、安装火灾警报和灭火设备、制定应急预案等。
文书档案整理规范
文书档案整理规范文书档案整理规范是指对电子文书和纸质档案的整理和管理进行规范化的要求。
合理的文书档案整理规范可以提高工作效率，方便信息的查找和共享，保护重要数据的安全，以下是一些常见的文书档案整理规范：一、电子文书整理规范1. 文件命名规范：文件名应简明扼要，能够准确反映文件内容。
建议采用日期+文件名的形式进行命名，如“20220101_销售合同.doc”。
2. 文件目录结构规范：根据工作的性质和需求，合理设置文件夹，建立层次清晰的目录结构。
可以按照项目、部门、时间等进行分类。
3. 文件分类标准：将文件进行分类，如合同文书、报告文书、会议文书等，根据工作需要设立合适的分类。
4. 建立索引：建立文档索引，方便进行全文检索和快速定位。
5. 限制权限：对涉密的文书进行权限限制，确保重要信息的安全性。
6. 定期备份：定期对电子文书进行备份，确保数据的安全性和可靠性。
二、纸质档案整理规范1. 文件归档：按照时间、地点、部门等标准对纸质档案进行归档，建立起一个清晰的档案分类体系。
2. 文件编号：对每个纸质档案进行编号，便于查找和管理。
3. 清单备查：建立每个文件的清单备查，记录文件标题、编号和位置等信息，便于快速查找。
4. 质量管理：确保纸质档案的质量，如使用防潮、防虫、防尘等措施进行保护。
5. 存档环境：确保档案保存的环境干燥、清洁、温度适宜，并定期进行检查和维护。
6. 借阅管理：对档案的借阅进行登记和管理，避免遗失和损坏。
三、电子文书与纸质档案的整合规范1. 档案数字化：对纸质档案进行数字化处理，方便存储和共享。
2. 关联索引：建立电子文书和纸质档案的关联索引，实现电子文书和纸质档案的互通互用。
3. 档案标识：在电子文书中对相关纸质档案进行标识，便于实现纸质档案的快速查找和定位。
4. 统一存放：电子文书与纸质档案应统一存放，避免信息的分散和混乱。
5. 安全备份：对电子文书和纸质档案进行定期的安全备份，确保文件的安全性和可靠性。
档案文员档案整理标准规范
档案文员档案整理标准规范档案整理是一个重要的工作环节，它关乎到组织的高效管理和信息的准确保存。
作为档案文员，我们应该遵循一定的标准规范，以确保档案的完整性、可读性和易查性。
本文将从文件分类、档案编号、文件整理与保管等方面，介绍档案文员档案整理的标准规范。
一、文件分类文件分类是档案整理的第一步，目的是将档案按照一定的标准进行分类，便于整理与归档。
根据文件的性质、用途和内容等不同因素，我们可以将文件进行多种分类方式，如按文件类型、按业务流程、按时间顺序等。
1. 按文件类型分类根据不同的文件类型，我们可以将档案进行细分，如合同文件、员工档案、财务文件等。
这样有助于后续的整理和检索工作。
2. 按业务流程分类根据文件所涉及的业务流程，我们可以将档案按照不同的流程进行分类，如采购流程、销售流程、人事流程等。
这样有利于查找相关文件，加速工作的进行。
3. 按时间顺序分类按照文件产生的时间顺序进行分类，可以将档案按照年份、月份等时间单位进行划分。
这样可以帮助我们更加清晰地了解历史档案，及时进行归档和销毁。
二、档案编号档案编号是为了方便文件的管理与查找，确保档案的顺利维护与利用。
在进行档案编号时，应遵循以下原则：1. 编号规范档案编号应遵循一定的规范，如按照一定的数字编排或按照字母和数字的组合进行编号。
同时，档案编号应具有唯一性，避免出现重复的情况。
2. 编号顺序档案编号应按照文件分类的顺序进行编排，同一类别的文件应具有连续的编号。
同时，对于时间顺序分类的档案，应按照时间的先后进行编号。
3. 编号记录对于每个档案的编号，我们应当建立相应的档案数据库或记录表格，记录档案的基本信息，如文件名称、文件分类、文件编号等。
这样可以帮助我们更加方便地查询与管理档案。
三、文件整理与保管档案整理是将文件按照一定的规范进行排列，保证文件的易读与易查。
文件整理的具体方法如下：1. 文件分类整理根据文件分类的规则，将文件进行分类整理，确保同一类别的文件放置在相邻的位置。
档案分类方案及编号标准
档案分类⽅案及编号标准执剑⾛天涯2008 2017-07-26 15:31:14⼀、档案分类（⼀）⽂书档案：是机关、团体、企事业单位在管理事务活动产⽣的，由通⽤⽂书转化⽽来的档案的习惯称谓。
这⾥是指政治⼯作、⾏政管理、经营管理、⽣产管理四类管理性⽂件材料。
（⼆）财会类：报表，账簿，凭证，清册等。
（三）⼈事档案：包括员⼯履历材料；⾃传材料；鉴定、考核、考察材料；评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；政审材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励材料；处分材料；招⽤、劳动合同，调动、聘⽤、复员退伍、转业、⼯资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；其他可供组织参考的材料。
（四）⼯程类：建设项⽬的综合⽂件、监理⽂件、施⼯⽂件及竣⼯图。
（五）特殊载体类：包括照⽚、录⾳录像等。
⼆、编制原则（⼀）档号的格式全宗号-年度-分类号（或项⽬代号或⽬录号）-盒号（案卷号）即： XXX-XXXX-XXX···-XXX盒号（案卷号）分类号（项⽬代号或⽬录号）年度（⽂书档案标注）全宗号1.全宗号保留，暂时不填。
2.年度填写的是档案资料形成的所在年份，⽤四位阿拉伯数字标注，仅限于⽂书档案，其他档案不需标注。
（⼆）分类号的编制⽅法1.⽂书档案：WS。
全宗号-2012-WS···-XXX盒号分类号年度⽤WS和两位数字代表不同的⽂件材料类型，如下表：代号⽂件类型基本范围WS1政治⼯作类党务⼯作、组织⼯作、宣传⼯作、纪检⼯作、⼯会⼯作、共青团⼯作、协会⼯作等WS2⾏政管理类⾏政事务、治安保卫、审计⼯作、⼈事劳资、教育⼯作、医疗卫⽣、后勤福利、外事⼯作等WS3经营管理类经营决策、计划⼯作、财务管理、物资管理、企业管理等WS4⽣产管理类质量管理、安全管理、科技管理、标准化⼯作、档案与信息管理、⼯程管理、合同等2.财会类：CK，⽤CK和两位数字代表不同的⽂件材料类型。
档案归档范围及分类
档案归档范围及分类随着社会的发展和科技的进步，各行各业都面临管理和存储大量数据和文件的问题。
而对于档案来说，其归档范围和分类显得尤为重要。
档案的管理是一项复杂而又细致的工作，只有将档案正确归档并合理分类，才能保证档案的管理规范性和历史价值的保护。
下文将详细介绍档案归档范围及分类相关内容。
一、档案的归档范围档案的归档范围指的是档案管理工作涉及到的文件种类。
对于档案来说，其归档范围通常包括以下几类文件：1.机构或部门内部文件：这类文件包括机构或部门内部的行政文件、工作记录、内部通信、会议纪要等。
2.机构或部门对外文件：这类文件包括与外部机构或个人的合作协议、合同、信函、公告、通知等。
3.个人履历和档案：这类文件是指机构或部门中人员的个人履历和档案。
4.机构或部门的管理规章制度、历史资料和文化遗产档案：这类文件包括机构或部门的管理规章制度、历史资料和文化遗产档案等。
二、档案的分类方式档案的分类方式是指根据档案本身的特点和内容，将档案划分为不同的类别，以方便管理和查找。
档案的分类方式有多种，下面主要介绍以下几种：1.按档案的载体分类：这是一种最基本的档案分类方式。
此方法主要是根据档案的载体来区分，如纸质档案、电子档案等。
2.按档案的内容分类：这是一种比较科学的档案分类方式。
此方法主要是根据档案的内容来区分，如机构管理档案、人事档案、财务档案等。
3.按档案的保管期限分类：这是一种比较常用的档案分类方式。
此方法主要是将档案按其保管期限（永久保存、长期保存、短期保存）来区分。
4.按档案的管理责任者分类：此方法主要是将档案按所属机构或责任人来区分。
5.按档案的形式分类：这种方式主要是将档案按其所处形式来区分，如合同、协议、决策、案卷、报告等。
6.按档案的机密级别分类：在某些政府或机构中，档案的机密级别是一个很重要的问题，需要进行分类和保护。
此方法主要是将档案按其机密级别来区分。
三、档案归档的重要性尽管档案的归档范围和分类方式有多种，但无论采用哪种方式对档案进行管理，档案的归档都具有以下重要性：1.保护档案的完整性和真实性：对档案进行归档，可以保证档案的完整和真实性，防止档案被篡改或丢失。
文件档案分类
文件档案分类、分级和保管期限规定办公室提出文件档案分类分级及归档管理要求，明确文件档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门和密级等，编制目录，经公司经营班子审批后执行。
文件档案的种类包括但不限于：1）制度性文件：各项规章制度、管理办法等；2）会议性文件：股东大会、董事会、监事会、经营班子会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要等；3）计划性文件：公司总体计划或规划、项目开发计划、经营计划、财务计划等；4）证件性文书资料：法人营业执照、组织机构代码证、物业管理资质证、公司获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等；5）汇报性文书资料：公司上报上级主管部门的文件资料和相关统计报表，以及公司领导相关发言稿及汇报材料等；6）声像资料：外出学习或考察或物业办、物业协会等外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影像资料、光盘等；7）技术性资料：各类图纸、技术资料、验收资料等。
文件档案分级1）一级文件档案：保密等级为一级，是对公司经营影响重大的文件档案资料；2）二级文件档案：保密等级为二级，是对公司经营影响较大的文件档案资料；3）三级文件档案：为不保密文件档案，是对公司经营影响一般的文件档案资料。
文件档案保管期限依据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，将文件保管期限规定为永久、长期、短期三种。
1）永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管，保管期为50年以上；2）长期：凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有参考利用价值的文件材料，列为长期保管，保管期为15-50年；3）短期：凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管，保管期为15年以下。
对目录中未作明确规定的情况，由办公室组织相关部门提出建议，报经公司总经理批准后执行。
档案文件分类标准
一、创建档案资料（一）创建文件类1、县级文件：包括县委、县政府（县委办、县政府办）、县创建办、县目督办及县级有关部门关于法治政府创建文件、制度、政务公开、便民服务、三大调解等方面；2、镇乡、县级部门有关部门文件：包括创建、规范性文件清理、政务公开、便民服务、三大调解等组织机构建设文件；创建工作、规范性文件清理、行政执法、便民服务、三大调解、宣传动员等创建工作实施意见、方案、总结、汇报材料等。
（二）制度建设类1、县委、县政府关于创建工作的各项制度；2、镇乡、县级部门有关创建工作制度。
包括镇乡、县级部门制定的《三台县××镇（乡）人民政府工作规则》、《三台县××局（办）工作规则》、《三台县××镇（乡）人民政府重大行政决策基本程序暂行规定》、《三台县××局（办）重大行政决策基本程序暂行规定》、《三台县××局行政处罚自由裁量权基准制度》、《三台县窗口单位服务管理规定》、《乡镇政府一站式服务全程式代理实施意见》、《××行政调解工作规则》、《××人民调解工作规则》《××党委（党组）中心学习组学法制度》、《公务员学法用法制度》等。
（三）规范性文件类镇乡、县级部门有关部门有关规范性文件清理方面的文件、清理结果上报表、清理结果决定，总结、会议等。
（四）宣传发动类镇乡、县级部门有关部门有关创建工作宣传方案、动员、领导讲话、宣传稿、学习《纲要》、《决定》，学习县级有关创建文件和崔书记、赵县长在动员会上的讲话、学习心得、调研文章等。
（五）信息公开类镇乡、县级部门有关部门有关党务、政务、行政执法、便民服务等信息公开内容；创建工作信息、简报，上级采用的信息等。
（六）三大调解类镇乡、县级部门有关部门有关人民调解、行政调解、司法调解方面的文件、制度、个案登记等资料。
（七）会议记录类镇乡、县级部门有关部门关于创建工作的党委、党组、行政会议记录等。
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第三节业务标准规范
档案分类标准
1 范围
本标准规定了档案实体分类原则、分类方法、类目设置、标识符号、案卷编号等。
本标准适用于佳瑞煤业有限公司全部档案的分类整理、组织案卷和排架管理。
2 引用标准、法规性文件
国档发（1991）120号工业企业档案分类试行规则
国档发（1987）7号国营企业档案管理暂行规定
煤办字（1994）110号煤炭工业企业档案分类规则（试行）
3 定义
3.1 类目亦称类名，是表示具有共同性的一类档案的概念。
3.2 类号是类目的标识符号，用以表示类目在档案分类体系中的集团和排列顺序。
4 分类原则
企业档案实体分类是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案及其形成特点，保持档案材料之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。
5 类目设置
5.1 一级类目的设置设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、地质勘测类、基本建设类、科
学技术研究类、设备仪器类、会计类、特殊载体类。
5.2 二级类目的设置按企业管理职能和特点设置，类目的级位表示上下位的隶属关系。
5.2.1 文书档案（党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理）的二级类目按组织机构设置（见附表）。
5.2.2 地质勘测类的二级类目按专业设置（见附表）。
5.2.3 基本建设类的二级类目按工程项目性质设置（见附表）。
5.2.4 科学技术研究类的二级类目按专业及研究课题性质和专业设置（见附表）。
5.2.5 设备仪器类的二级类目按专业用途设置（见附表）。
5.2.6 会计类的二级类目按种类（名称）设置（见附表）。
5.2.7 特殊载体的二级类目按载体形式设置（见附表）。
5.3 三级类目的设置：十个一级类目中经营管理中的招标办、基本建设类、地质勘探类和特殊载体中的实物档案设置三级类目（见附表）。
5.4 类目设置的说明
5.4.1 以上类目设置适用于司马煤业有限公司全部档案。
6 类目标识符号
6.1 档案类目标识符号统一用阿拉伯数字。
6.2 上下级位的类号之间用间隔号“·”分开。
纪委（二级类目名称）
党群工作（一级类目名称）
7 案卷的排列和编号
7.1 各种档案以末级类目为单位排列案卷。
7.2 党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理档案案卷先按其形成年度排列，同一年度内的案卷再按组织机构代号排列。
7.3 地质、基建、科研、设备档案案卷同一年度内按项目排列。
会计档案同一年度按时间顺序排列。
7.4 特殊载体中的声像、电子、实物档案按时间先后顺序排列。
8 案卷封面和卷脊档号填写
8.1 档案全宗号、类目号和案卷顺序号构成，全宗号与类目号之间、类目号与案卷号之间用“一”隔开。
8.2 档号填写形式
案卷顺序号
二级类目号
一级类目号
全宗号
8.3 档号填写实例
全宗号（）附：佳瑞煤业有限公司档案分类及类目标识符号表
佳瑞煤业有限公司档案分类及类目标识符号表。