怎样能快速的更新人事档案

怎样能快速的更新人事档案

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,以个人为单位集中保存起来的历史记录,是档案这个大家族中与我们每个人关系最为密切的专门档案之一。这是爱汇网小编整理的怎样能快速的更新人事档案，希望你能从中得到感悟!

一是定期填写职工情况履历表或者变动情况表，例如可一年一填，重点请学历、职位

等有变化的员工填写，然后审核后及时入档;

二是建立健全档案归档制度，凡公司各部门产生的与员工密切相关的材料，如体检表、职称材料、任职材料、工资材料、党团材料、奖励处分材料等，形成后一定有一份交由人事部门归档;

三是推行人事档案电子化管理，可以购买相关人事档案管理软件，建立基础数据库(这个过程工作量特别大)，然后利用软件适时更新，当然，一定要做好备份，防止意外。

人事档案更新是档案管理的基本功，特殊的捷径没有，关键要靠管档人员的责任心和

相关部门及员工的档案意识，有变动的鉴定后及时入档，这是最终的更新之道。

个人档案有六大功能:其一、保留个人原有干部身份;其二、办理工作调动时需要个人

档案;其三、参加公务人员招聘考试，需档案确定身份;其四、办理个人退休手续时，要查

看档案记录;其五、专业职称晋升的参考依据;其六、出国政审和公证时，需要查阅个人档案。

毕业生中有一种比较普遍的现象是对档案不了解，也不关心，甚至已经毕业几年，但

档案还放在学校，还有的将档案放在家里，更甚者档案早已丢失。其实不然，在国家公务员的选拔,国有企事业单位的招聘，成熟的民企在招聘时都要审查相关人员的档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要本人的人事档案。总之，现实生活中，人事档案具有不可替代的作用，应给予足够的重视，在参加工作以后，真正发挥作用的恰恰就是人事档案，如转正定级、职称评定等相关事宜。所以在高校毕业生在毕业的当年一定要在规定的时间内到各地人力资源和社会保障局人事档案管理科去存放档案(或者有人事档案管理权的单位落下档案，

这种情况集中在国有企业，国有事业单位，公务员单位，学校基本是把学生档案直接寄送到这些部门)，存放之后学籍档案就转化成了人事档案!人事档案在当年没有落下的话会在

以后的工作中存在很大的问题，例如有的评定是需要把人事档案落在工作单位所在地几年

才可以!

真正能证明学生学习经历的就是该学生的学籍档案，而工作经历的证明就是该档案袋

里面的工作档案!

学籍档案里面有本人在各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有

本人的党团材料，全部属于原始材料，不可复制。(学籍档案一般是从高中算起，也就是

从你的高考档案开始计算，党团关系的一般是由有党组织部门来接收，有的学校是把学籍

档案和党员关系档案一起转档，有的学校是分开转档，即学籍档案一个袋交由自己递交于

各地的人事档案管理科或者由关部门递交于各地的人事档案管理科，党员关系则是由自己转交在户籍所在地或者工作所在地的党委组织。工作档案就是工作之后的评级、获奖、晋升等这些材料!)所以，保存好自己的档案是一项重中之重的工作。根据有关规定，是要把

档案转递给各地人力资源和社会保障局人事档案管理科和有人事档案管理权的单位!

1.目的

第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须

按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

2.人事档案利用的方式

(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，

以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如:本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档

案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要

求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

3.人事档案利用的手续在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。

(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容:首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

(2)外借手续。借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。借档单位(部门)盖章，负责人签字。人事档案部门对其进行审核、批准。进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。归还时，及时在外借登记上注销。

(3)出具证明材料的手续:单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续:首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章;其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。