秘书工作流程

秘书工作流程

一、上班时间：09：00-12：00/14:00-18:00

二、负责处理办公室日常事务

（一）打扫办公室卫生

（二）办公室后勤物品的补给工作，如：纸巾、饮水等

（三）办理各类办公用品等易耗品的申购、入库保管、发放等管理工作。

1、申购程序：发现库存物品已经超过定制的最低数量底线时，及时填写

申购单申购（如超过总经理规定的额度，需向总经理请示签字后方可

交给采购申购）；

2、入库保管：采购购买回来后，根据申购单进行数量及物品的核对，确

认后在收据背面签字，进行入库登记；

3、发放程序：各部门来领取办公用品时，需以旧换新（特殊情况除外）

并进行登记。

（四）公文的发文办理及收文办理

1、发文办理

由秘书拟稿编号→总经理核搞签发→秘书复印样稿→秘书发放公文→

秘书存档

2、收文办理

（1）收文存档：将收到的公文进行分类存档登记，包括上级部门的政策性、指导性、交办性、参阅性公文；下级部门的呈请性公

文；平行或其他不相隶属公司的商洽性、询问性公文；参加重

要会议的通知、会上印发的会议公文及其他材料等；重要的、

密级的刊物、资料以及具有政治、经济、历史、科学价值的公

文、资料等；

（2）承办：凡需要我酒吧贯彻执行、具体办理或阅读的公文将公文发放至相关部门处理、阅读并签字回传，存档。

（五）会务工作

1、会务通知

（1）临时会议：按照总经理要求通知相关人员会议时间、地址；

（2）固定会议：一般在第一次通知后，以后可以不用通知，特殊情况除外。

2、会议准备

（1）准备好会议相关资料；

（2）组织与会人员签到，统计到会情况；

（3）根据制定的会议记录对扰乱会议次序、缺席、迟到等情况会后进行处罚；

（4）做好会议记录并归档。

3、会议纪要的发放：将会议纪要整理完后，将会议纪要发放至与会人员，并进行登记。

（六）信件收发工作

1、及时将收到的信件发放给相关工作人员并做好登记工作。

（七）人事管理工作

1、招聘：协助各部门主管定期进行招聘工作，及时更新招聘信息

2、培训：由各部门组织新员工进行培训，秘书协助主管整理培训

文件

3、入职：新员工试工三天后，由部门主管带至总经办秘书处办理

入职手续。

入职流程：填写入职表→主管签字→总经办签字存档→入职

准备物品：身份证复印件及1寸照片2张

4、辞职：搬离宿舍后，后勤主管方可在辞职表上签字；将公司配

备物品，如工服洗净、工作用品退还后，总经办方可签字。辞

职流程：提前半个月到主管处申请辞职→到秘书处领取辞职表

→主管签字→后勤签字→总经办签字→辞职

5、HR系统的整理：将入职员工的相关资料编辑进行HR系统进行

存档

6、考勤管理：每月月底进行考勤统计、审核

（1）各部门主管于月底最后一天完工后，将考勤交至秘书处；

（2）秘书根据部门主管交至的考勤将考勤整理成电子表格，结合考勤机进行核对，看是否有舞弊行为；

（3）将每月奖惩统计入考勤表；

（4）将参与考核部门的分数统计入考勤表中；

（5）收集整理员工银行卡号；

（6）统计完成后将原考勤表、评分表、奖惩单、请假条等及考勤电子表格于每月3号前交予财务部，进行工资核算。

7、人员晋升

（1）领班及以下的人员晋升：到秘书处领取人员晋升表→部门主

管推介填写→交至秘书处审核→总经理签字批准

（2）主管及主管级以上人员晋升：到秘书处领取人员晋升表→部

门经理（总经办）推介填写→交至秘书处审核→总经理签字

批准→上报总部→总部总经理批准

8、人员开除

严重违反公司相关规定后，由总经办下文开除并上报进入黑名

单，以后均不得录用。

三、差旅安排

（一）调出程序：除演艺部外，其他部门的调职，在相关店沟通完毕后，上报总经理下文后方可安排调职。

相关店沟通完毕后→调出部门主管申请→秘书→总经理同意→调出

秘书将调职表发至调入店

（二）调入程序：除演艺部外，其他部门在收到公文，调出店差旅表、调职表后，通知后勤安排住宿等相关工作。

收到调职表→入档→安排宿舍→通知相关部门

如调职人员未来报到，在报到之前不计入考勤

四、完成领导安排的其他工作

秘书与各部门的对接工作

对各部门的对接工作

1、办公用品的领用：各部门部相关负责人到秘书处，以以旧换新的形式领取办

公用品，秘书做好物品的领用登记，领取人签字；

2、制服、对讲机的领取：新员工办理入职后，由部门主管到秘书处领取制服并

做好登记；领班级（楼面部、吧台吧、咨客部、保安部、包房部、收银部）以上管理人员配备对讲机，做好对讲机的领取登记；

3、整理各部门的相关资料文件，如：培训文件，相关制度等；

4、辞职员工到秘书处办理辞职手续，将洗干净的工服、工作用品、对讲机等退

还；

5、与各部门主管保持良好的沟通模式。

与财务部的对接工作

1、考勤整理后交予财务部核算工资；

2、费用报销，交发票收据等粘贴、填写后交予财务，每张发票收据要签上报销

人姓名及大致报销内容；

3、每日供货商的相关收据在收集好后交予财务；

4、日常工作中如遇到员工询问关于财务的事情，如：工资、费用报销等，向财

务了解情况后，转述当事人；

5、差旅费用，如财务不清楚相关人员的差旅费用，需向财务说明部门、职务、

挂账何店、差旅费用产生原因等；

6、遇到向财务借支费用时，向财务说明原因并及时冲账。