秘书角色意识培养途径探析

秘书角色意识培养途径探析

【摘要】秘书从业人员的角色意识对于秘书工作有着重要的意义,所以培养秘书从业人员正确的角色意识是秘书教育和培训工作的一项重要内容。本文试着从三个层次上分析了树立正确角色意识的途径。

【关键词】秘书;角色意识;培养

秘书,从世界范围看,它是分布最广泛的社会职业之一,但是在我国,却正在经历着一个从职位向职业过渡的过程。很长一段时间以来,由于我国是社会主义国家,所以从事秘书工作的都属于国家工作人员,即公职秘书。绝大部分从属于d政机关、企事业单位内的综合办事机构秘书厅(室)或秘书科(室),少部分秘书人员由机关、单位配备给首长或专家做工作助手,仍是国家公务员。[1]然而随着改革开放的不断深化,随着多种经济模式的协同发展,我国秘书队伍的构成也在悄然发生着变化,正逐渐与世界接轨,秘书这一行业已经成为了一个复杂广泛的社会职业群体。d政机关、工矿企业、军队,包括一些学术团体组织都设有秘书机构。秘书工作也由原来的以秘书群体为领导群体服务为主,越来越多地出现了秘书个人为领导个人一对一的服务模式。

我国目前秘书职业教育和秘书工作的现状又是怎样呢一方面,应对秘书职业领域中出现的这些变化,我国各级各类秘书教育机构,从大中专院校中的秘书专业到社会上的各种培训机构,都与时俱进的对教育培训内容做出了相应的改革和调整。改革调整后的课程内容确实为培养新型秘书人才提供了扎实的专业知识和娴熟的职业技能,然而另一个很重要的内容却在专业教学和培训中被忽略,没有引起足够的重视,这就是秘书角色意识的培养。另一方面,不少从事秘书工作的人员本身为了适应新时期秘书工作的要求、提高工作效率、提升自身工作能力,也在不断自我提高要求,加强工作技能的培训,学习掌握了许多现代化办公技术。但是,技能提高的同时,却忽略了在思想认识上的同步提高,对自己的职业缺乏正确的认识,对自己在组织中扮演的角色没有形成正确的定位。

作为秘书从业人员,技能的培养固然非常重要,但是,职业认知和角色定位也应该同步提升。正确的思想认识能够提高秘书人员的心理素质,能够推动秘书工作的有效开展,更能够提高工作的积极性与主动性。

1 秘书角色及秘书角色意识

角色,原本是戏剧、电影等表演艺术中的概念。上世纪初,由乔治米德引入到社会心理学的领域中,意指人处于一定社会地位上所具有的一套权利义务和行为规范。[2]那么,套用这一概念,秘书角色我们就可以理解为当一个人处于秘书这一社会地位上时所具有的一套权利义务和行为规范。因为一个人生活在社会中,经常需要扮演不同的身份,例如在家庭中可以是儿女、父母、夫妻,在社会交往中可以是朋友、敌人、陌生人。在这里,我们所强调的是当一个选择了秘书一职作为自己的职业时,他在工作时所应具备的权利义务和行为规范。

角色意识则是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知和认识、自己对周围人的种种角色关系的理解与协调。[3]相应的,秘书的角色意识也就是秘书人员对自己所担任的秘书这一角色的社会地位以及由社会地位所规定的社会职责的感知和认识。

正确认识秘书角色,是成为称职秘书从业人员的基本要求,是脚踏实地做好秘书工作的保证,更是促进秘书职业化进程快速健康发展的强化剂。因此,应该把秘书角色意识的培养作为秘书职业教育中的一项重要而且是必要的内容。

2 秘书角色意识的培养

如何培养秘书人员正确的角色意识呢笔者认为可以采用分三步呈阶梯状层层推进的方式。

第一层阶梯:形成基本的职业角色认知。

形成正确的职业角色认知,即摆正自我在工作中的位置,认清自己在职业生活中扮演的角色。

秘书在职业生活中,一般扮演着三种角色:在组织单位内部,秘书只是所有职工中的普通一员,他和其他所有职工一样,都是为完成组织任务、实现组织目标而工作的,除职务不同和分工不同外,并无任何特殊之处;[4]在和领导相处时,秘书人员是下级、是配角、是辅助者和服务者,应该接受领导的指挥和安排,协助领导做好工作,完成任务;当秘书受到领导和单位的委派,作为领导或组织的代表参加一些活动时或从事工作时,秘书人员又成为了单位的代表,可以在领导授权范围内做出决定,同时应该注意建立和维护组织在公众心目中良好的形象。

形成正确的职业认知,还应该注意摆脱错误的角色认知造成的误导。目前,我国的秘书人员队伍,尤其是行政机关、事业单位的秘书中,不少对自身的角色定位有偏差、有错觉。在我国,很多行政机关、事业单位的领导都是从秘书岗位上提拔起来的,这就容易给人造成一种错觉:今天的秘书就是明天的领导。再加上我国传统官本位文化的影响,更是让一些人为了升官而选择了秘书职业。这种错误认识在非秘书人员中也普遍存在,以至于形成了一个错误氛围,也在一定程度上对秘书人员形成正确认识带来了影响。做秘书是为做官打基础、做准备,秘书是准领导,一旦产生了这种错误认知,在工作中难免会无法认清、摆正自己的地位,无法用正确的心态来面对自己的工作和工作中的各种关系,从而影响了正常的工作开展。这种错误认知同时也影响和阻碍了秘书职业化发展的道路,即,秘书,应该被看作是和教师、医生等一样的一种职业,而不只是一个职位,更不是一个通向仕途的跳板。许多领导人从事过秘书工作,这是事实,但走向领导岗位不是选择秘书职业的目的更不是秘书工作的本质和目标。其实,在西方,包括我国的港台地区,许多秘书人员把秘书这一职业作为自己终身奋斗的事业,四、五十岁的资深秘书大有人在,而且他们以自己的努力赢得了荣誉和他人的尊重。如果把秘书职业作为跳板或者领导储备库,势必会影响到工作的动机和态度,甚至会急功近利、苦心钻营而无心把工作做好、做精、做细。

我们无意否定有些人走仕途的理想,固然,不想当将军的士兵不是好士兵。但是,身为士兵却不首先正确认识士兵的职责,这就更不是好士兵。一个士兵首先要考虑的是正确认识自己的职责,做一个优秀的士兵。

所以,培养正确的秘书角色意识首先应该培养正确的职业角色认知。

第二层阶梯:培养正确的职业角色认同。

虽然认知与认同仅一字之差,但职业角色认同却比职业角色认知更进一步。如果说认知还只是从客观上正确认识自己所从事的职业,那么认同则是从主观上给自己一个正确的评价。

许多秘书人员在谈到自己的工作时,常常不愿意用秘书两个字,似乎这两个字给人的感觉是琐碎、平凡,甚至低等,而换用助理、文员等看似更专业、更上档次的名称。的确,秘书的工作可以用琐碎、平凡来概括,但绝不低等。秘书工作可以分为三大类:办文、办事、办会。仅就办事一项,就包含了许多琐碎而复杂的内容:接打电话、收发文件、打印复印、替上司安排日程,甚至端茶倒水这些事情看似简单并不复杂,更看不出对于一个决策的制订、一个组织的运营会起到什么决定性的作用,所以,许多秘书人员觉得自己的工作技术含量太低,随便换个人都能做,好似勤杂工,成就感很低。因为自己所做的百分之八十甚至更多可能都是一些不起眼的琐事,而自己在单位中也只是名不见经传的无名小辈,有了成绩是领导指挥有方,失误了却是自己的失职,甚至要背负骂名,时间久了,难免会产生职业倦怠。

其实,作为秘书人员,应该看到自己在一个组织中所发挥的作用,应该自己首先认同自己的作用、肯定自己的价值。

秘书人员在一个组织中就像一颗螺丝钉,虽然很小,很不起眼,容易被人忽略,但