房地产开发企业档案资料管理系统

房地产开发企业档案资料管理系统

一、总则

第一条：为了完整、系统地保存本公司在工作活动中形成的公文、图纸、合同、资料、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片、传真等各种门类

和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，以适用公司领导决策科学

化和公司各项工作的需要，为公司积累门类齐全、结构合理的档案史料，

特拟订档案管理办法。

二、档案的分级负责与归口管理

第二条：本公司的档案管理为“两级分工管理制”即公司为“一级管理”由综合部部负责；各职能部门为“二级管理”，由各部门自行负责。

第三条：鉴于本公司的归档文件资料面广、量大，因此必须分工归口管理，具体分工管理如下：

1、公司一级管理归档范围：

（1）部门（含部门）以上的各种计划、方案、规划。

（2）部门（含部门）以上的各种总结、报告。

（3）部门（含部门）以上的各种重要通知、通报。

（4）部门（含部门）以上的各种文件、纪要、大事记。

（5）各种协议书、合同书。

（6）各种工程图纸底图。

（7）各种设备档案及说明书。

（8）各类工程检测、鉴定报告。

（9）公司财务部、公司年初财务预算报告及年终财务报告。

（10）公司各种审计报告、资产评估报告。

（11）公司各种管理规章制度。

（12）公司各种注册、登记证件、政府批文。

（13）公司各种法律、公证文件。

（14）公司各部门经理人事档案（其余员工的人事档案由人事主任保管）。（15）有董事会成员总经理参加的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和社会活动的图片资料及电视资料片。

（16）公司发展大事记。

（17）公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。

（18）公司通讯。

2、部门二级档案管理归档范围：

（1）公司、部门及职员的各种计划、方案、规划。

（2）公司、部门及职员的各种总结、报告。

（3）公司、部门及职员的各种重要通知、通报。

（4）公司、部门及职员的各种文件、纪要、大事记。

（5）公司的各种管理制度。

（6）其它各种职能业务性文件资料等。

三、公司档案分类表

注：编号解释说明，（公司）（类别）（年份）（细目名称） （月）（日）（编号）

四、档案的保管工作

第五条：档案的保管工作必须按规范进行科学管理。其程序如下：

（一）归档程序：

（二）保管程序：

第六条：归档的文件资料，必须根据其性质区别密级（秘密、机密、绝密）和 保管年限（短期、长期、永久）进行分类立卷。

第七条：必须建立按分工归口管理的档案借阅管理办法。

（一）凡属公司一级管理的档案——

（1）借阅一般档案资料由综合部部长批准。

（2）借阅秘密档案资料由总经理助理批准。

（3）借阅机密档案资料由副总经理批准。

（4）借阅绝密档案资料由总经理批准。

（二）凡属部门二级管理的档案——

（1）借阅一般档案资料由部门文员办理。

（2

）借阅秘密档案资料由部门负责人批准。

（3）借阅机密档案资料由总经理助理批准。

（4）借阅绝密档案资料由副总经理批准。

（三）凡借出或归还都必须健全登记和注销手续。

第八条：对已失去作用或已超过保管期限的档案资料经综合部部长鉴定后， 副总经理审核，总经理批准，并进行登记后予以销毁。

第九条：档案管理部门必须做好经常性的防潮、防晒、防虫、防鼠、防火、防 盗等维护性工作。

第十条：档案管理员应建立借（查）阅登记本，按文件名、借（查）阅日期、 归还日期等内容填写，并由借（查）阅人签名。

第十一条：档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容，发现问题应及时上报人 事行政部经理，重要问题应及时上报总经理。

第十二条：要妥善保管档案，谨防丢失，不得随意转借，或替当事人涂改内容。

第十三条：档案柜钥匙不得随身携带，应妥善保管。

第十四条：对档案、文件的机密内容，保管人员要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄露内容。

第十五条：档案管理员要经常清理档案柜卫生，要做到不堆放、不杂乱，整洁有序，醒目易找。

五、借阅人员

第十六条：为确保档案机密程度，档案资料只供本公司员工借（查）用，一般档案借阅期为七天，较重要档案为三天，重要档案不许拿走，在档

案管理人员监督下查阅。外单位若工作需要借（查）阅，必须经总

经理批准方可。

第十七条：借（查）阅人对所借（查）用一般性档案资料，须妥善保管，不得转借、拆散、抽出、复印或在文件上涂改。

六、附件

第十八条：每半年综合部组织相关人员对各级档案管理进行检查评分，

90~100分的档案管理人员记小功（奖励三天基本工资），80~89分嘉功奖（奖励一天基本工资），70~79分为合格不奖不罚，60分以下为

不合格，不合格者记小过（罚三天基本工资）并通报批评。

第十九条：本管理办法由总经理批准后实施，由综合部监控及实施。