高效会议管理(定稿).ppt

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一、会议效率不高的原因及具体表现
项次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）
原因 时间
地点
开会对象的选择
主持人的技能
参会者的技能
会议的准备工作 开会的原因、目 的和结果
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开 会。
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正 常进行。
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一、主持人的守则与责任
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二、与会者的守则与责任
1.与会者守则
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2.参会者的责任
时间 开会前
开会中 开会后
参会者的责任 根据个人的观点研究问题 依据提供的资料准备论证的材料 记下开会的日期、时间、地点 做好在会议中尽量表达的心理准备 倾听他人的意见 积极发表自己的见解 关注正在讨论的事项 会议达成了什么结果 还有哪些事情未完成 分配给自己的任务如何完成
按开会目的分类 ● 宣布人事安排、讲解政策的会议 ● 当众表扬或批评别人的会议 ● 临时处理突发事件的会议 ● 固定的团队会议 ● 集思广益的会议
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四、会议的频率
每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握 了合理的会议发生频率，才能更高效地利用 各种会议解决问题、达到目的。
二、三大会议误区
第一误区 社会性懈怠 第二误区 从众心理 第三误区 团体极化
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三、谁能胜任会议记录者
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四、对会议记录的10大建议
1、重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。 2、除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。 3、大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工
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五、团队会议的误区
1、社会性懈怠 2、团队思维 3、团队极化
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六、团队思维产生的原因
1、达成一致的时候，没有考虑所有的信息； 2、可能是团队有很强的凝聚力和特别强的领
导，他占主导地位，逼着大家都往一个方 向思考； 3、更重要的是来自规范性的从众压力，使得 学员不得不同意最终的决策，而不是内心 的。
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三、会议准备工作核对单
会议准备工作核对单
1、了解会议的目的 3、确定会议的形式 5、决定会议的时间 7、决定会议的地点 9、确定出席人数 11、是否准备会议名签 13、是否安排与会者住宿 15、确定视听教材 17、准备会场周边位置图 19、确定自己人的相关资料
2、是否一定要开会 4、安排会议的议程 6、确定会议的主持人 8、研究会场如何布置 10、安排出席者座位 12、是否安排交通工具 14、是否发出了会议通知 16、确定辅助教材 18、是否要求与会者准备资料 20、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知
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三、造成沟通困难的因素
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四、如何建立信任
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五、会议中的反馈技巧
1．反馈的两种方式
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2．反馈的两种类型
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3．反馈时的特征
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3．倾听的误区
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4．“倾听”小总结
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二、会议中的说话技巧
◆ 展示。 ◆ 探询。 ◆ 评论。 ◆ 建立。 ◆ 测试理解情况。 ◆ 排除与引进。 ◆ 就程序提出建议。
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第六讲 主持人与参会者的守则与责任
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第八讲 会后跟进
一、作为参会者的会后跟进
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二、作为主持人的会后跟进
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三、怎样提高下次会议的质量
1、只有必要时才开会。 2、召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。 3、制订出色的会议议程并事先分发。 4、时间是宝贵的，开会是要花钱的；准时开会，才能准时结
作。此外，会议记录者最好由与会者轮流担任。
4、会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最 好用电脑打出来，方便参阅。
5、会议记录者的责任还包括：及时指出令人困惑的发言，请该发言 人解释清楚。适时做总结，协助讨论进行。向与会者确认各议案 的排序是否无误。
6、会议记录内容包含：讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦 地向与会者确认每个结论都无误）有哪些证据支持次议案的通过， 及反对意见如何分派工作的详细情形及完成日期。
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4．如何接受反馈
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第五讲 主持人的会议管理技巧
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主持人（主席）职责
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一、倾听的技巧
1．倾听的礼节
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2．倾听的具体方法
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必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加 者。
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑， 无法达到会议意图。
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致 使会议失败。
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。
开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确， 致使会议毫无意义、宣告失败。
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会场的布置需要特别注意：
◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ” 字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协 调讨论;
◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；
◆5到7人的会议，最好安排成半岛型。
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束。
5、经常加以归纳,有意识地把握会议的方向。 6、注意力集中在政策和行动上,别让意外事件让你陷入困境。 7、会议记录应阐明最后的结论。 8、会议成功只有用结果来衡量。注重结果，但更强调实施所
有的决定。
9、作为主持人，要劝阻冗长的发言,鼓励沉默的人发言,阐明 糊涂的观点,删除重复的话题。
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会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、 固定的会议流程规范以及会议规范本身。
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1．会议时间安排的规范
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2．会议规范本身
◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找 出最适宜所有参会人的开会时间。
◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 ◆所有与会者都要准备在会上发言。 ◆准时开始，准时结束。 ◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 ◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，
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1.固定的部门会议
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2.全体会议
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3.处理突发事件的会议
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4.一对一会议
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第二讲 会议效率不高的原因及解决方案
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选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。
参会者的技能 会议的准备工作
参会者一定要具有倾听能力。 一定要提前做好具体的准备工作。
开会的原因、目的和结 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通
果
知所有的参会者。
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三、高效会议的八大特征
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四、会议规范
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二、预防性管理
效率不高的原因 时间
地点
开会对象的选择 会议
主持人的技能
预防性管理措施
会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两 点半之后，避免安排在周一或周五。
地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最 好围着圆桌进行。
事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人 分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者 几类。
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一、会议的意义
1．会议是一个集思广益的渠道 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 3．会议是一种群体沟通的方式
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二、会议的目的
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三、会议的种类
按人数分类 ● 团体会议 ● 一对一会议
按开会方式分类 ● 面对面会议 ● 电话会议 ● 视频会议
高效会议管理
主讲：xx
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内容提要
第一讲 关于会议
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案
第三讲 开会前的准备工作
第四讲 会议中的沟通与反馈技巧
第五讲 主持人的会议管理技巧
第六讲 主持人与参会者的守则与责任
第七讲 会议记录
第八讲 会后跟进
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第一讲 关于会议
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第七讲 会议记录
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一、会议记录者的功能
◆会议记录者特别重要，仅次于主持人。 ◆会议记录者的一个主要功能是记录和维持议
程所设计的程序。 ◆会议记录者还有协助主持人做好会议总结与
归纳的功能。 ◆观察预防功能。
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第三讲 开会前的准备工作
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一、 是否要开会
1．无需开会的“五个如果”
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2．必须开会的“五个如果”
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二、准备工作的作用
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1．1H 5W
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四、主持人的准备工作
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第四讲 会议中的沟通与反馈技巧
一、会议中的沟通
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3种沟通图画 1．沟通漏斗
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2．沟通金三角
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3．沟通的冰山模式
2019年8月3
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二、有效沟通原则
7、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。 8、会议记录应有组织地整理如下：标题，会议目标，主席名字，缺
席及出席人名单应列在会议记录起头处。 使用列点或简短的一 段文字，名数与会者重点；工作分派情形及完成日期记录无误。 通过此决议的评估标准（如有必要）。
9、会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分。 10、将此份会议记录发送给与会者。
这条规则最重要，需特别注意。 ◆意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑
脸”。 ◆会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。 ◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 ◆必要时请第三方监控，以保证会议质量。
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3．固定的会议流程规范
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