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第三节案卷整理规范
第三节案卷整理规范第三节案卷整理规范调整定卷之后 , 还需该对卷内文件和所有案卷进行系统的排列和编目工作。
一、卷内文件的排列与编目规范卷内文件的排列与编目工作是系统化整理、组合案卷的重要基础工作。
其主要工作程序如下 :( 一 ) 排列卷内文件卷内文件的排列 , 是指通过对卷内文件进行认真分析 , 仔细研究 , 寻找出它们之间的主要联系 , 并按照其主要联系排序 , 从而固定每份文件在卷内文件中的位置。
卷内文件排列的目的是为了使杂乱无章的文件变成有序的互相联系的有机整体。
如前所述, 文件的效用和功能是由一组密不可分的文件来体现的 , 这是由产生文件的机关各项活动的联系性决定的 , 单份的孤立的文件往往无法说明问题。
因此, 对卷内文件按照其各种特征和联系进行系统化排列是非常必要的。
卷内文件系统排列的方法, 应根据卷内文件的情况来具体确定。
文件组卷是按照文件的作者、问题、时间、地区、通讯者、名称、重要程度、载体形态等特征进行的, 因而文件的排列也应根据这些特征进行排序 , 也是常常采用几个特征相结合的方法进行 , 如按问题一一时间、名称一一时间、作者一一时间、地区一一时间、通讯者一一时间、文件的重要程度一一时间 , 作者一一文件重要程度等进行排列 , 其中用得比较广泛的是按文件的时间先后顺序或重要程度排列的方法。
按文件的先后时间顺序排列, 这种方法适用于严格按照地区、名称、作者或某一具体问题等构成的案卷。
时间特征必须与其他组卷特征结合使用 , 一般不单独使用。
通常情况下 , 对已分类的一组文件 , 按作者、问题、名称等特征分成小类, 然后每一小类中按文件形成时间的先后顺序排列。
例如 , 国家教育部、××省教育厅有关加强学生思想教育工作的一组文件 , 先按 " 国家教育部 " 、" ××省教育厅 "( 作者特征 ) 分开 , 然后 , 在两个作者中 , 各自按其文件形成的时间顺序排列。
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谢谢大家！
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全宗卷整理规范
新技术应用：应用现代技术管理档案的情况记录、 工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况， 电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及 数据格式说明等。
档案印证材料：档案工作相关的简报信息，分类 大岗，网络图，目录号使用情况表，领导分工文件， 单位年度工作等。
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全宗卷整理规范
档案保管：档案保管工作制度，档案安全检查、档案 破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案 仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况 分析和工作总结、报告等。
档案统计：档案基础统计台账，档案工作基本情况统 计报表，档案工作统计分析材料等。
档案利用：档案利用制度，检索工具编制情况，档案 开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布 情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例、定期分析 材料、专题概要、基础数据汇编等。
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全宗卷整理规范
全宗构成者时间：包括全宗构成者成立、合并、 改组、更名、名称增加、撤销时间；内部机构设置及 部门调整、增设、合并、更名、撤销时间；上级主管 单位变更时间；其他反映全宗构成者重要活动的时间。
全宗构成者的主要职能：特征性质、职能范围和 主要工作任务；
全宗构成者的主要领导名录：党政正副职姓名、 职务、任职时间；
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全宗卷规范
目录
二、全宗卷定义、作用
由记录和说明全宗立档单位及档案历 史和现状的有关文件材料组成的专门案卷， 是管理全宗档案的重要工具。
目录
三、全宗卷编制原则
1、平时注意收集、保管在档案管理过 程中形成的相关文件材料； 2、收集的文件材料应做到齐全、完整、 真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面 貌； 3、全宗卷的整理应做到分类合理、方 法科学、格式规范。
大事记
三、选事记录范围
1、本机关召开的各种重要会议 2、本机关作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件 3、本机关成立、撤销、合并以及内部机构设置、变化情况 4、本机关隶属关系和职能范围的变化情况 5、本机关党政领导人的任免、奖惩及其重要活动 6、本机关发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大科研 成果 7、本机关参加上级机关和其他机关召开的重要会议情况 8、上级机关对本机关的重要指示、批示、表彰、批评及来本机关检查指导工作的 情况 9、本机关所辖范围内发生的重大灾情和事故 10、本机关开展的重要外事活动 11、也可将人员入党、退休、考录、职称的评定、内部科室及下属单位负责人等录 入大事记。
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大事记
一、定义 ： 大事记是按照时间顺序简要记载各机关在一定时 期内发生的涉及范围较大，在事后仍有一定参考意 义的大事、要事的一种编研资料。 二、编写原则 大事记的编写内容要真实、文字简明、扼要，做 到大事突出，要事不漏，一般一条一事、每条大事 涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程，因果 关系等均应揭示出来。按月记述、或按年度记述。
全宗卷（六） 本单位历年来的销毁清册。
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五、全宗卷的整理
1、文件材料以件为单位进行装订；
2、编制文件材料目录，设置件号、责任者、
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全宗卷整理规范
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• 四、全宗卷的整理
• （一）整理前的准备工作：
全宗卷的文件资料，是随全宗卷管理的延续而逐渐增加的，平时必须 注意积累。整理前，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及保存 价值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予以剔除。
5）与全宗构成者基本职能和活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时 只做简要交代。
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6）人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情 况介绍，内容包括：
．个人手稿、著作、作品、题词、日记、回忆录的名称和特点。 ．履历、自传、证书、来往信件以及公务活动与社会活动中形成的文件名称和 特点。 ．财产状况与经济活动材料的名称和特点。 ．家庭亲属与主要社会关系材料的名称和特点。 ．图片、照片、录音、录像材料的名称和特点。
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2. 大事记
a. 即按照时间顺序，用简明的文字记载一定历史时期发生的重大事件的一种参 考资料。一般有机关大事记（反映一个机关的重大事件）、区域大事记（反 映一个地区的重大事件）、专题大事记（如党建大事记等）
b. 一般要求每年进行拟写。
c.大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五部分组成。
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5. 编制文件材料目录
全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。
“目录”内容包括为：件号、责任者、题名、日期、备注。
新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧几种版本时， 应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。
全 宗 卷 规 范
全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。
全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。
二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。
全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。
以便于保管和利用。
三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。
1、收发文登记本（一般只存15年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套]；⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订；⑷科技档案：总、分类目录；⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录1套；⑹资料目录。
㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。
（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。
（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。
全宗卷、全宗介绍整理规范要求
案借阅登记；４档案利 用事例汇编；５利用档案资料出版的书籍、 汇编、开放利用和控制使用范围说明。（1、 2、3项为必要项）
全宗卷的主要内容包括
档案产生社会效益和经济效益的典型事例 等。
全宗卷的含义
全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是 档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成 的，能够说明该全宗历史情况的有关文件 材料所组成的专门案卷。它详细和全面地 记载了立档单位和全宗历史变化情况，在 整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档 案的“档案”，对于档案馆、室的业务工 作具有重要意义。
全宗卷编制原则
1 档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以
2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清
3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的 特点，保持文件材料间的有机联系，反映 全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
全宗卷整理
1、全宗卷文件材料，是随全宗管理的延续 而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全 宗管理中产生的文件材料，先归入预设的 卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及 时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
全宗卷整理
卷内文件材料按问题——时间进行系 统排列，排列顺序为：全宗指南(全宗 介绍)、立档单位大事记和有关档案收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、 现代化管理等方面的文件材料，在此 基础上编制卷内目录。
全宗卷整理
4、装订 卷内文件材料去掉金属物，不锈钢钉或棉
线装订，逐件加封面、封底（封面和封底 采用A4尺寸）。封面设置全宗名称、文件 题名、时间、卷号、件号、页数项目，封 底空白。卷内文件材料逐件加封面、封底 、编件号，装订后装入卷盒。封面著录全 宗号、年号、全宗名称、文件题名、时间 、责任者。
全宗卷主要内容及整理要求
全宗卷主要内容及整理要求
全宗卷主要内容：
1．档案综合管理方面的材料：全宗指南（全宗介绍）；立档单位大事记；组织机构沿革；档案工作机构设置和调整文件；档案工作人员任免文件；档案工作大事记；档案工作规章制度。
2．档案收集方面的材料：档案交接文据（包括各种门类如文书、业务、会计、基建、设备、照片档案的移交表单）；档案移交目录；接收档案记录；征集档案记录；档案的来源和价值说明等。
3．档案整理方面的材料：档案分类方案、案卷目录说明（案卷序言或者归档文件说明：概况、现有机构及归档情况、几件大事等）、整理工作小结等。
4．档案鉴定方面的材料：成立和调整鉴定小组成员的文件、文件材料归档范围和档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。
5．档案保管方面的材料：库房安全记录、档案安全检查记录或报告、档案库房温湿度记录。
6．档案统计方面的材料：全宗内档案基本情况统计；档案分类统计；档案收进、移出登记；档案利用统计等。
7．档案利用方面的材料：档案借阅登记簿、档案利用效果登记簿，档案编研材料如年鉴、专题介绍、基础数字汇集、各类文件汇编等。
8．档案管理新技术的应用方面材料：办公自动化开发应用情况；计算机辅助管理等情况的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）、档案数字化方案、档案数字化成果说明、档案信息管理软件系统盘。
整理要求：
全宗卷文件材料按内容分为八类，每一类按形成时间顺序逐件编号，并编制目录，每一件文件加封面。
一类文件过多时分盒装，件号延续。
总之，凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材料应均入全宗卷。
全宗卷整理规范
全宗卷规范1范围本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。
本标准适用于各级各类档案馆和档案室。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705—88 文书档案案卷格式GB/T 12967—92 全宗单GB/T 12968—92 档案交接文据格式DA/T 14—94 全宗指南编制规范DA/T 18—1999 档案著录规则DA/T 1—2000 档案工作基本术语DA/T 22—2000 归档文件整理规则3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1全宗卷 fonds descriptive file由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
3.2综合全宗卷synthesize fonds descriptive file由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
3.3全宗属类fonds category馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。
档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。
4全宗卷编制原则4.1 档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。
4.2 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。
4.3 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。
4.4 综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。
档案全宗卷整理课件
五、全宗卷的整理
1、文件材料装订。文件材料以件为单位进行装 订。 2、文件材料分类。属于同一全宗卷的文件材料 ，按标准第5章“全宗卷构成”中5.1至5.8条 进行分类。
3、文件材料排序。文件材料分入不同类目后， 按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相 关类目，向后接续排列。
4、文件材料编号。在文件材料首页上方的空 白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类 号—件号三部分组成。
档案工作统计台帐
单位名称：
档 档案 收 案 集 总 量 年 收 移 度 进 出 文书档案 卷、 件 永 久
长期 短期 （30 （10 年） 年）
档案门类、数量
备 利用 工 检索 工 编研 资 注 作 具 料 抢救
档案
会计档案
科技档案
设备 声像 档 档案 案
电子档案
其它档案
卷、 件
人 卷 种 数 种 数 次 次 类 量 类 量
如果是个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒 年月日、籍贯、职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、 家族简况以及全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
（3）全宗指南——档案内容与成份介绍
档案内容与成份介绍一般应使用综合概括的方法 介绍。介绍内容包括： A、反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案； B、反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形 成的档案； C、具有重要历史价值和地方特色的档案； D、涉及具有全国和国际意义知名人物的档案； E、馆藏年代久远和特殊载体的档案；
报 帐 凭 长 永 定 永 长 短 永 长 短 表 簿 证 永久 期 短期 定 期 久 期 久 期 期 久 期 期
卷
本
册
（七）档案利用类
档案利用制度，检索工具编制情况， 档案开放与控制情况，档案编研与出 版情况，档案展览与公布情况，珍贵 档案介绍，档案利用效果典型事例等
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
36、“不可能”这个字(法语是一个字 )，只 在愚人 的字典 中找得 到。--拿 破仑。 37、不要生气要争气，不要看破要突 破，不 要嫉妒 要欣赏 ，不要 托延要 积极， 不要心 动要行 动。 38、勤奋，机会，乐观是成功的三要 素。(注 意：传 统观念 认为勤 奋和机 会是成 功的要 素，但 是经过 统计学 和成功 人士的 分析得 出，乐 观是成 功的第 三要素 。
39、没有有没有深切认识 的人， 决不会 坚韧勤 勉。
1、最灵繁的人也看不见自己的背脊。——非洲 2、最困难的事情就是认识自己。——希腊 3、有勇气承担命运这才是英雄好汉。——黑塞 4、与肝胆人共事，无字句处读书。——周恩来 5、阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根