声像档案管理(2)

播 放 时 长
播放 设备
互见 号
备 注
题名：简明概括、准确反映照片的基本内容、 人物、时间、地点、事由等要素。
拍摄时间：指拍摄内容发生的时间，由年月 日构成。
摄录人：指拍摄者，需在声像档案移交时， 在移交单上签名。
载体形式：包括磁带、磁盘、光盘、录影带 等。
播放时长：指拍摄内容的播放时间。 播放设备：指用什么设备播放。 互见号：指与本张照片有密切联系的其他载
四、《照片档案管理规范》
《照片档案管理规范》是2003年5月1 日由国家档案局制定，经国家质量监督检 验检疫总局发布实施的。《规范》是根据 我国照片档案管理的现状和需求，结合国 际标准和相关国家标准、行业标准在 1992年《规范》的基础上进行的修订。
（一）照片档案的定义
照片档案指国家机构、社会组织 或个人在社会活动中直接形成的以静 止摄影影像为主要反映方式的有保存 价值的历史记录。
一般包括：底片、照片和说明三部分。
（二）照片档案的收集
１、收集范围
（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成 果的照片。
① 领导人和著名人物参加与本单位、本地 区有关的重大公务活动的照片。
② 本单位组织或参加的重要外事活动的照 片。
③ 记录本单位、本地区重大事件、重大事 故、重大自然灾害以及其他异常情况和现象的 照片。
（2）记录本地区地理概貌、城乡建设、 重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间 风俗和著名人物的照片。 （3）其他具有保存价值的照片。
2、收集要求 3、收集时间
（三）照片档案的整理
1、基本要求 （1）整理原则
应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有 利于提供利用的原则；照片档案的照片和源自文库片 应分开存放。
7、单位领导、专家、学者在国内外重大 活动中形成的声像材料。
8、上级领导来本单位视察、检查工作形 成的声像材料。
9、单位重要工程建设、重大技术改造和 技术引进中形成的主要声像材料（包括现 场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工 仪式、试生产情况或工程全貌等）。
10、单位历年生产的主要产品照片。
二、收集范围
1、反映单位概貌的声像材料。 2、反映单位名称的照片。 3、单位历届主要领导人的照片。 4、上级领导机关授予单位或个人的奖
状、奖旗、证书等的照片。
5、单位召开的各类重要会议形成的主 要声像材料（包括大会会场、主席台、 主要领导讲话等场面）。
6、单位在涉外活动中形成的声像材料。
声像档案管理
一、声像档案的概定
1、定义：声像档案（audio-visual archives）是指国家机构、社会组织以 及个人从事政治、军事、经济、科学、 技术、文化、宗教等活动中形成的对国 家和社会有保存价值的照片（包括底片、 反转片）、影片（正负片）唱片、录音 带、录像带等不同材料为载体，以声像 为主，并辅以文字说明的历史记录。它 是全宗档案的重要组成部分。
11、单位获国优、部优、省优产品的奖 杯或证书等的声像材料。
12、反映新技术、新工艺、新材料应用 的声像材料。
13、单位历年重要科研成果、科技发明 等的声像材料。
14、单位其它重要活动、重要事件或重 大事故形成的声像材料。
15、搜集来的其它具有保存价值的声像 材料。
三、归档整理要求
1、归档要求
（3）保持一致。归档的照片档案应是照片、 底片、说明齐全，底片与照片影像一致，对反 映同一内容的若干张照片，应选择主要照片归 档。录音、录像归档应保证与其目录和备考表 内容保持一致。
（4）其他要求
①任何部门或个人不得私自保存或据为己有。
②归档的录音、录像材料应当声音清晰、画面 清楚，禁止使用劣质录音、录像材料作载体。
（2）保管期限和密级
有关的重大公务活动的；
③记录本单位组织或参加的重要活动、
会议的；
④记录本单位及与本单位相关的重大事
件、重大事故、重大自然灾害以及其他异常情
况和现象的。
30年： ①记录本单位非主要职能活动和常规工 作的；
②记录以其他单位为主的与本单位相关
的；
10年：其他具有保存价值的。
（3）保管单位：张、册、盘 照片档案保管单位：张 录音、录像档案保管单位：册、盘
③声像材料可采取随时归档的办法，于形成后 一个月内，由摄录者整理并编写文字说明后向 档案部门移交。
2、归档整理
（1）原则
声像档案的整理应遵循保持档案的有机 联系、利于保管、便于利用的原则。
（2）保管期限：永久、30年、10年 。
永久： ①记录本单位主要职能活动和重要工作 成果的；
②记录领导人和著名人物参加与本单位
的，以时间为顺序，按“分类号-件号”编号， 应在同一全宗，同一类别，在同一保管期限、 同一年度下顺序编流水号。应按声像档案的内 容编号，一盒（册）中存在多个不同内容的声 像文件，应对每一个声像文件进行流水编号， 并填写目录。
——编目（录音、录像）
编 号
题名或内容
拍 摄 时 间
摄 录 人
载体 形式
声像档案转为电子档案保管单位：盘， 一般一光盘对应一册（盘）声像档案。
（4）分类、编目、编号
——分类
由于声像档案记录的形式、载体不同， 应按其形式分成照片 sx1、录音sx2 、 录像sx3 、光盘sx4 、其他sx5五类， 分别编目编号、排列、保管，不能混杂。
——编号
视频、音频文件是以盘、盒、册为单位保管
体档案的档号。
（5）存放
保管声像档案要设置专用库房或装具， 要能防盗、防火、防水、防日光及紫外 线照射、防污染、防有害生物、防震、 防潮，配备温、湿度调节等设施，并要 保持清洁。
对长期保存且不常用的录音带、录像带， 每隔半年重绕一次；照片、底片、光盘 和磁盘每年检查一次，发现有变质、损 坏迹象的要及时修补和复制。
（1）保证真实。声像材料形成部门负责 归档声像材料的收集、鉴定、整理和移交 工作；归档的声像材料必须真实，对真伪 有疑义的应采取必要措施进行鉴定。
（2）保持历史原貌和自然形成规律。归 档的声像材料应进行价值鉴定，确认有保 存价值的方可归档；归档的声像材料必须 是原版（即经过视、音频处理编辑过的成 品）、原件，内容完整，图像清晰，数据 准确，并附有详细的说明。