电子商务部财务管理制度

1 目的

为促进公司经营业务的规模化发展、推动公司资源的优化组合，发挥财务在电商经营管理和提高经济效益中的作用。依照《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》等国家有关财务管理法规度和公司章程有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

2 范围

本办法适用于电商部所有工作人员，以及与电商业务相关的所有其他部门人员。

3 职责

3.1负责建立、健全公司相关财务制度，监督各项制度的实施与执行；

3.2负责公司支付宝及其他店铺账户收支及银行结算业务，保证公司资金安全；

3.3负责财务系统记账、对账、财务报表、财务分析及财务档案管理工作；

3.4负责公司纳税及税收筹划工作，按月申报相关税务报表，及时缴纳各项税费；

3.5协助上级制定年度经营指标、对年度经营情况与当年经营指标进行对比分析；

3.6负责公司各项财务支出的审核、账务核对。

4 内容程序

4.1资产管理制度

4.1.1资金管理

4.1.1.1现金：实行日清日结，定期盘点制度。每月盘存现金余额，做到账实、账账相不得白

条抵库和挪用现金；

4.1.1.2银行存款：每月及时核对，并编制银行存款余额调节表，确保账面余额与银行对账单

日账与总账相符；

4.1.1.3银行账户印签实行分管、并用制，不得一人统一保管使用。严禁在任何空白合同上加

盖银行账户印签。

4.1.2淘宝店铺和支付宝、京东钱包等其他账户管理

4.1.2.1企业店铺相关信息包括店铺账户名称、登录密码、绑定手机号、支付宝账号、支付宝登

码、绑定邮箱及邮箱登陆密码须到财务做纸质资料备案，并有电商经理的签字,如有更

新需及时报备。

4.1.2.2公司所有淘宝账号和支付宝账号所绑定手机号，一律使用店铺负责人手机号，公司所有

淘宝账号和支付宝账号所绑定邮箱，一律使用店铺负责人企业邮箱。手机号码和邮箱

需做统一备案登记，员工离职和办理工作交接需立即变更店铺登录密码、手机号及企

业邮箱。

4.1.2.3.公司支付宝账户由财务指定专人进行管理，并在接收账号后重置登陆密码和支付密码，

严禁向他人泄露支付宝账户信息。

4.1.2.4公司支付宝所绑定的银行账户均为同一名称下的企业银行账户，使用集团内其他公司名

义开具店铺及支付宝账户需经审批，未经审批严禁使用任何个人或其他公司银行账户。

4.1.2.5公司店铺支付宝需关闭对外付款功能，除支付宝自动扣点外，不允许由支付宝直接支付。

4.1.2.6严禁公司员工盗取并泄露管易及其他第三方软件中客户资料或其他商业信息，发现一次

处罚4000元并开除，情节严重者追究法律责任。

4.1.2存货管理

4.1.2.1坚持先进先出，定期盘点的原则（每月1日上午）；电商自有仓库每月需进行盘点、其

他线上平台运营仓库依据商品库存量及流动量每半年或一年盘点一次。

4.1.2.2仓库盈亏处理：原则上无特殊原因的，仓库出现盘亏，将由仓库保管员及仓库负责人，

按公司相关赔偿价格，全额进行赔偿；仓库盘盈，将由财务按相关会计处理方式，进行

仓库产品盘盈处理。每月出具盘点报表，经电商经理、电商总经理及财务总监审批后，

做盘点单调整仓库库存，未经批准不得私自处理调整库存。

4.1.2.3仓库残损品管理：每月出具盘点报告的同时，出具仓库残损品报告，并提出处理意见，

经公司总经理、财务总监审批后，进行处理，仓库不得私自处理残损品。

4.1.2.4仓库进销存退各项操作规范详见《电商仓库进销存流程》、《电商仓库退货处理流程及残

次品处理流程》、《电商供应链进销存操作流程及规范》。

4.1.3固定资产管理

4.1.3.1 固定资产确定标准：一般设备采购价值在2000元以上并且使用年限在1年以上的有

形资产纳入固定资产核算范围。

4.1.3.2 采购、报废固定资产：由使用部门提出申请，经电商经理、财务主管审核、公司总经

理审批方能采购或报废；

4.1.3.3 固定资产台账登记及盘点：由行政部详细登记固定资产的采购时间、金额、使用者等

信息；每半年度由行政部及财务部共同对固定资产进行盘点；固定资产发生盘盈或盘

亏，应查明原因和追究责任。

4.1.3.4固定资产折旧：采取平均年限法计提固定资产折旧；折旧年限：房屋建筑物20年、机

器设备10年、电子设备3年、运输设备4年、工具及办公家具5年。

4.1.3.5固定资产外借与调拨：公司资产原则上不准外借使用，特殊情况需临时外借（借用时间

不超过2 天）的，须事先向提出申请，经电商总经理审批后方可外借。

4.2应收账款管理

总原则：坚持先款后货的原则。

4.2.1应收账款

4.2.1.1合同签订人或业务经办人为应收账款清收第一责任人，负责督促客户按合同约定条件

付款；负责应收款项的财务人员对应收款项应进行明细核算，每月出具应收款款明细，

及时发现异常情况，查清原因，落实责任。

4.2.1.2对分销商严禁赊销，不允许新的应收账款发生。若确实需要先发货后打款的客户，需

建立信用评估机制，经集团总经理和财务总监审批授信申请报告后执行；如有在授信

到期后未及时回款的，追究当笔授信、铺底的申请人及责任人相关责任。

4.2.1.3对于需要公司提供铺底的电商平台，应约定还款期限，确保铺底资金及货品安全；如有

货款授信、铺底未在约定期限内归还货款的，追究铺底的申请人及责任人相关责任。

4.2.1.4收回的货款无特殊情况，当天必须上交财务部门，如发现货款未及时上交，公司将视同

挪用资金处理，情节重大时依法追究法律责任。

4.2.2其他应收款管理

4.2.2.1 个人借支

总原则：前款未清，后款不借。员工申请借支在两个月内未还款或报账，在财务通

知后当月发放工资中扣除借款，当月发放工资不足的，从后期发放工资及费用中扣

除。

a淘宝店铺活动返现款、押金以及电商部日常业务支出，可由经办人员填写借款单先

向财务借款，借款单上需注明还款日期，活动完成后到财务履行报销手续并归还

剩余款项；报销所提供发票内容必须与原借款用途一致，不一致时需在报销时书

面说明原因，否则财务不予报销。