机关档案工作简报

机关档案工作简报

第三期

（总第4期）

三水区档案局编2005年6月30日━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

编者按：年度归档工作是机关档案管理工作的重要组成部分。做好归档工作，对确保档案完整、安全及档案的连续性有十分重要的意义。为进一步加强和规范区直单位的档案管理，去年8月下旬，区档案局首次实行档案年检制度，依法对区直有关单位文件材料归档工作进行检查，通过边查边指导，取得了良好的成效。2004年度文件材料归档工作已经开始，希各单位继续予以重视，加强组织领导，落实好年度归档工作，并认真做好今年档案年检准备工作。

目录

＊文件材料归档工作的主要做法

＊佛山市档案系统先进集体和先进工作者名单（三水区）＊简讯三则

文件材料归档工作的主要做法

去年初，我局根据国家档案局制定的《归档文件整理规则》和省、市档案局关于文件材料归档方法改革的文件精神，在全区范围内开展文件材料归档方法改革。这种全新且简捷的按件整理方法得到多数档案员的认可。据不完全统计，去年我区应用新方法立卷的单位已达80%以上。为让广大档案人员进一步熟悉和掌握这一归档方法，现将有关归档工作的主要做法说明如下。

一、归档原则

遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适应新技术应用的需要，便于保管和利用。

二、归档整理主要程序

以件为归档单位，逐件整理归档。按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。

整理过程中注意对“件”含义的理解：单份文件，一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿、正件与附件合为一件；文件处理单（表）与被处理文件合为一件；来文与复文合为一件，如果分属不同年度的可分开归档。

㈠分类

按年度--保管期限逐级进行分类。由文件的形成日期决定该份文件的归档年度。

㈡装订

去掉原来文件上会生锈的金属物，用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订（粘）合。装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后。在每页的右下面居中（背页的在左下居中）编页码；

凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱，对字迹模糊的文件要进行复制；

在该份文件的正文输入计算机之前，不宜用乳胶或缝纫机来装订（因为会影响到以后将该文件拆订、扫描）。

㈢排列

先将归档文件材料按保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按照时间先后排列，并且尽可能将关系密切（如同一次活动、同一项工作、同一个会议）文件材料排列在一起。

㈣编号

在每件文件首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关栏目的内容。

档号章的项目及填写内容：

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号；

类别号：文书档案的类别号为A；

期限：即保管期限，分三类，填写“永久”、“长期”或“短期”；

年度：该份档案实际形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年；

机构：不分机构编档号的单位此栏可不填；

件号：以年度为界线，档案在同一保管期限中的排列顺序号；同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号，件号不得重复；

在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

㈤装盒

档案编号后，要按照编号顺序装入档案盒（新格式），并在盒的背脊填写“档号”。每一个档案盒内只能装入同一年度、同一保管期限的文件。

填写盒内备考表：

盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写；

整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名；

日期：填写归档的年、月、日。

㈥编目

一是编制《档案目录》。《档案目录》由“目录夹封面与脊背”、

“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成。“目录夹封面”内容应包括全宗名称、全宗号、类别、年度、保管期限五个基本项目；“目录夹脊背”项目由全宗号、类别、年度、期限组成。

二是编制“归档情况登记表”。内容包括：年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注。不同的保管期限分开不同的登记表填写。

三编写“归档说明”。内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及主要领导人变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。

四是填写“归档文件目录”。应包括以下基本项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注，需要时还可增加其它项目，如“文件格式”。

五是做好目录的装订。各种保管期限的归档文件目录，按不同年度、不同保管期限分开装订在不同的目录夹，连年续订，直到该目录夹装满（使用区府OA的单位也按此执行）。新目录与原来立卷的“案卷目录”和“卷内目录”独立。

“归档文件目录”应一式二份，其中一份移交档案馆。

六是使用计算机对档案进行管理。按件归档方法是以使用档案管理软件为前提的。目前，我区正推广使用省档案局推荐的优秀档案管理软件。各单位应统一使用该软件，逐步实现我区档案管理软件应用的规范、统一。

七是编制其它检索工具。各单位应根据实际需要（特别是没有使用档案管理软件的单位），选择编制一些其它的档案检索工具，如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等，以方便日常手工检索。

三、做好电子文件管理与移交

各单位档案室日常在收集应归档纸张文件和做好年度文件材料归档的同时，要收集对应的电子文件，对电子文件进行集中统一保管，并建立相应的移交电子文件签名确认制度，以确保电子文件的真实。

档案室要采取适当措施，确保机读目录和电子文件的安全，要及时用光盘或磁盘进行备份，要求至少复制两套，一套用于封存保管，一套供查阅使用。

各单位在完成文件材料归档工作后应向档案馆移交归档目录，并要用光盘提供相应的电子文件和机读目录。

按：为表彰先进，树立榜样，推动全市档案事业快速、协调、全面发展，6月13日上午，佛山市召开了档案系统先进集体和先进工作者表彰会议，全市55个单位和95人分别受到表彰。我区人事局等8个单位和梁砺等14人分别被授予“佛山市档案系统先进集体”和“佛山市档案系统先进工作者”称号。

佛山市档案系统先进集体和先进工作者名单（三水区）

先进集体

佛山市公安局三水分局区人事局

区财政局区地方税务局

西南街道办事处乐平镇政府

白坭镇政府西南街基塘村民委员会

先进工作者

卜映芬区档案局梁砺区委、区政府办公室周艳云区司法局原小梅区发展和改革局

曾笑兰区交通局李凤兰区水利局

何铭驱区审计局林晖区档案局

韦辛彤区档案局伍淑瑜区气象局

梁红中国农业银行佛山三水支行梁萍崧西南街道办事处

刘丽好大塘镇政府黄建棠芦苞镇政府